Cómo organizar un acto de graduación

Cómo organizar un acto de graduación

Hay momen­tos en la vida que mere­cen una cel­e­bración espe­cial. Finalizar unos estu­dios con éxi­to, es uno de ellos. Esto es así en cualquier tipo de estu­dios, pero por su sim­bolis­mo como cam­bio de eta­pa y tran­si­ción vital hacia nuevos hor­i­zontes, la grad­uación uni­ver­si­taria es espe­cial­mente impor­tante para los estudiantes.

La cer­e­mo­nia de grad­uación (jun­to con la pos­te­ri­or fies­ta de grad­uación) es un momen­to que recor­darás siem­pre, por lo que la orga­ni­zación ha de ser impeca­ble. Para que no sus­pendas esta últi­ma asig­natu­ra, te guiamos por los pun­tos clave para organizarla.

Índice

      1. Definir el proyecto
        1. Quién orga­ni­za la graduación
        2. El tipo de cer­e­mo­nia de graduación
        3. Cuán­do y dónde ten­drá lugar
        4. El pre­supuesto
      2. Enviar las invita­ciones para el acto de graduación
      3. Ges­tionar la logís­ti­ca y el mate­r­i­al necesario
      4. Ten­er en cuen­ta el pro­to­co­lo de la cer­e­mo­nia de graduación
      5. Preparar el dis­cur­so de graduación
      6. Orga­ni­zar la cena y la fies­ta de graduación

1. Definir el proyecto

Como todo even­to, un acto de grad­uación requiere de una orga­ni­zación bien plan­i­fi­ca­da, detal­la­da y coor­di­na­da. Por eso, el primer paso es definir el proyec­to y estable­cer así el mar­co en el que te moverás para la organización.

1. Quién organiza la ceremonia de graduación

Según el cen­tro en el que hayas real­iza­do tus estu­dios y las prác­ti­cas habit­uales en el mis­mo, serán los estu­di­antes o la propia insti­tu­ción quien lleve el peso de la orga­ni­zación del acto de grad­uación. Lo habit­u­al es que con may­or o menor impli­cación, ambos cola­boren. Para que esta colab­o­ración sea ágil y efi­ciente, es nece­saria una bue­na orga­ni­zación y un repar­to de tar­eas claro.

Es bue­na idea des­ig­nar a una per­sona como encar­ga­da del proyec­to de cada lado: los estu­di­antes y el cen­tro educativo.

2. Qué tipo de ceremonia de graduación vas a organizar

No es lo mis­mo orga­ni­zar una grad­uación de pri­maria o secun­daria, que una de bachiller­a­to o una uni­ver­si­taria. ¿Qué tono quieres que ten­ga tu cer­e­mo­nia de grad­uación? ¿Pre­fieres una grad­uación solemne o lig­era y diver­ti­da? ¿Quieres orga­ni­zar una grad­uación de esti­lo amer­i­cano? ¿Qué aforo tendrá?

Todas estas pre­gun­tas te ayu­darán a ori­en­tar el resto de deci­siones que ten­drás que tomar durante la orga­ni­zación de la graduación.

3. Cuándo y dónde tendrá lugar

Las cer­e­mo­nias de grad­uación sue­len cel­e­brarse unos días o sem­anas después del últi­mo exa­m­en. Fija la fecha cuan­to antes para ase­gu­rar la disponi­bil­i­dad tan­to de los estu­di­antes y sus invi­ta­dos como de los ponentes y los provee­dores con los que te gus­taría contar.

El lugar más habit­u­al para las cer­e­mo­nias de grad­uación es el salón de actos o audi­to­rio de la propia uni­ver­si­dad o cen­tro educa­ti­vo. Si no existiera un espa­cio ade­cua­do o no estu­viera disponible, tam­bién es posi­ble alquilar un lugar para su cel­e­bración. ¡Sin duda, con un poco de pacien­cia, encon­trarás el lugar ide­al para tu grad­uación!

En cualquiera de los casos, procu­ra que el espa­cio sea acce­si­ble para per­sonas con movil­i­dad reduci­da, que ten­ga una bue­na ilu­mi­nación y sonido, un tamaño apropi­a­do para el número de asis­tentes pre­vis­tos y facil­i­dad para lle­gar en trans­porte públi­co públi­co y en coche.

4. Establecer un presupuesto

El pre­supuesto es el faro de toda orga­ni­zación de un even­to, y un acto de grad­uación no iba a ser menos.

Este ele­men­to bási­co de la orga­ni­zación de even­tos es muchas veces temi­do por ver­lo como una restric­ción, pero el pre­supuesto es lo que te per­mi­tirá estable­cer jer­ar­quías entre las difer­entes par­tidas y tomar deci­siones con tran­quil­i­dad. ¡Eso sí, no olvides des­ti­nar una par­ti­da a los posi­bles imprevistos!

2. Enviar las invitaciones para el acto de graduación

No hay acto de grad­uación sin invi­ta­dos. Espe­cial­mente los estu­di­antes que se gradúan, pero tam­bién sus pro­pios invi­ta­dos. En fun­ción del espa­cio elegi­do y el número de estu­di­antes, pro­fe­sores y otros invi­ta­dos insti­tu­cionales, deter­mi­na cuán­tos invi­ta­dos como máx­i­mo podrán acom­pañar a cada estu­di­ante.

El sigu­iente paso, sería enviar las invita­ciones para la cer­e­mo­nia de grad­uación. Hoy en día, es habit­u­al el envío de invita­ciones en for­ma­to dig­i­tal, pero sea cual sea tu elec­ción, puedes inspi­rarte para el dis­eño bus­can­do mod­e­los de invitación a una cer­e­mo­nia de grad­uación en inter­net. Recoge las mejores ideas, adáp­ta­las a tu esti­lo y ten en cuen­ta estos con­se­jos para enviar e‑mails de invitación.

Para ges­tionar cor­rec­ta­mente el aforo y tam­bién las necesi­dades mate­ri­ales que ver­e­mos en el sigu­iente pun­to, es impor­tante ten­er una idea del número final de asis­tentes. La for­ma más sen­cil­la de ges­tionarlo es envian­do un enlace a una web o un microsite de inscrip­ción en la que los invi­ta­dos podrán inscribirse para con­fir­mar su asis­ten­cia. Lo ide­al es que sea cada estu­di­ante quien se encar­gue de con­fir­mar su asis­ten­cia jun­to con la de sus invitados.

El sis­tema de inscrip­ción es intere­sante tam­bién porque te per­mite recoger datos adi­cionales medi­ante un for­mu­la­rio de inscrip­ción: des­de restric­ciones ali­men­ta­rias has­ta el pro­fe­sor o pro­fe­so­ra que más le ha mar­ca­do en la carrera.

Con­tar con un sis­tema de inscrip­ción y emisión de invita­ciones online te per­mi­tirá, además, con­tro­lar el acce­so al salón de actos o audi­to­rio el día de la cer­e­mo­nia, de for­ma ráp­i­da y sen­cil­la, escane­an­do los códi­gos QR pre­sentes en las invitaciones.

3. Gestionar la logística y el material necesario

Depen­di­en­do del tipo de acto de grad­uación que organ­ices, su esti­lo, el lugar, etc., nece­si­tarás con­tar con unos ele­men­tos u otros. Estos son los principales:

  • Mate­r­i­al de sala: Sil­las, mesas, podio, tari­ma, micró­fonos, altav­o­ces, proyector…
  • Dec­o­ración acorde al esti­lo de tu acto de graduación.
  • Músi­ca: Crea una playlist para ambi­en­tar los difer­entes momen­tos del acto de grad­uación, des­de la lle­ga­da de los asis­tentes, has­ta la entre­ga de diplo­mas, pasan­do por los momen­tos de tran­si­ción entre las difer­entes partes del acto. Tam­bién puedes incluir algún him­no o can­ción rep­re­sen­ta­ti­va, ya sea de la insti­tu­ción o un tema que los estu­di­antes con­sid­eren que refle­ja su eta­pa en el cen­tro. Inclu­so puedes pen­sar en la posi­bil­i­dad de con­tratar una orques­ta para la ocasión.
  • Fotos y vídeos: Si tu pre­supuesto lo per­mite, con­tra­ta un fotó­grafo y un cámara pro­fe­sion­ales. De for­ma com­ple­men­taria, es bue­na idea crear un hash­tag para que todas las per­sonas que saquen fotos o vídeos puedan com­par­tir­los en redes sociales uti­lizán­do­lo. Esto crea sen­sación de unidad y ayu­da a recopi­lar el mate­r­i­al. Crear un pho­to­call o insta­lar un fotomatón tam­bién tiene bue­na acogi­da y creará un recuer­do tan­gi­ble y especial.
  • Mon­ta­je de vídeo: Crea un mon­ta­je de vídeo con fotos de los estu­di­antes durante su eta­pa en el cen­tro. ¡Les encan­tará ver fotos que tal vez no record­a­ban, remem­o­rar momen­tos diver­tidos y com­par­tir­los con sus seres queridos!
  • Cater­ing: Tras el acto de grad­uación y antes de pasar a la cena y la fies­ta de grad­uación, ofrece un pequeño cater­ing con bebi­da y algo de picar para cer­rar el evento.

En los días sigu­ientes a la cer­e­mo­nia, prepara un dossier con las fotos y vídeos de la grad­uación y envíase­las a los asis­tentes como recuer­do. Puedes seg­men­tar al públi­co entre estu­di­antes, sus invi­ta­dos y rep­re­sen­tantes insti­tu­cionales, para selec­cionar qué envías a cada grupo de per­sonas. Una her­ramien­ta de e‑mailing y CRM, espe­cial­mente si está conec­ta­da con tu soft­ware de inscrip­ción online, te será de gran ayu­da en esta tarea.

4. Tener en cuenta el protocolo de la ceremonia de graduación

La grad­uación no deja de ser un acto ofi­cial y existe una tradi­ción a su alrede­dor, como el uso de togas y bir­retes . Aunque puedas dar­le un toque más desen­fada­do si el cen­tro lo per­mite, es preferi­ble o inclu­so nece­sario ajus­tarse a un pro­to­co­lo:

Con toga o sin ella, la ves­ti­men­ta ha de ser apropi­a­da para este tipo de acto. Esto es váli­do tan­to para los inte­grantes de la mesa prin­ci­pal como para los estu­di­antes e invi­ta­dos. Elige ropa for­mal y sen­cil­la y no olvides recor­dar la eti­que­ta del acto a los invi­ta­dos, cuan­do envíes las invitaciones.

El pro­gra­ma de la cer­e­mo­nia de grad­uación tiene que cubrir pun­tos impre­scindibles como una intro­duc­ción, un dis­cur­so de un rep­re­sen­tante del cen­tro, la entre­ga de diplo­mas, unas pal­abras de uno de los recién grad­u­a­dos, des­pe­di­da y cierre. Den­tro de ese esque­ma, se pueden añadir otros ele­men­tos. Lo ide­al es crear una nar­ra­ti­va que man­ten­ga la aten­ción de los asis­tentes y haga que el acto sea mem­o­rable. Para ase­gu­rar­lo, puedes con­tar con un mae­stro de cer­e­mo­nias para con­ducir el acto e inclu­so con un ponente exter­no, que ten­ga un dis­cur­so inspi­rador, para pon­er la guin­da a la graduación.

La ubi­cación de los asis­tentes tam­bién es impor­tante. Será nece­sario reser­var deter­mi­na­dos asien­tos para autori­dades, docentes del cen­tro y ponentes. En caso de haber mesa de pres­i­den­cia, con­viene que el número de com­po­nentes sea impar y dejar el lugar cen­tral para el invi­ta­do de hon­or. Para una entre­ga de diplo­mas más orde­na­da, los grad­uan­dos han de sen­tarse por orden alfabético.

5. Preparar el discurso de graduación

Tan­to el dis­cur­so del rep­re­sen­tante de la insti­tu­ción como del rep­re­sen­tante de los estu­di­antes son cen­trales y no pasarán desapercibidos. El prin­ci­pal con­se­jo para que el dis­cur­so de grad­uación sal­ga bien es ¡prac­ticar! Releer el tex­to para elim­i­nar todo lo que sobre, bus­car ideas nove­dosas, evi­tar ref­er­en­cias demasi­a­do per­son­ales, y prac­ticar mucho su lec­tura para dar­le rit­mo y emoción.

En oca­siones, se invi­ta a un ponente exter­no para dar un dis­cur­so de grad­uación. Puede ser un per­son­aje públi­co, del sec­tor de los estu­dios de los grad­uan­dos o un líder inspi­rador. Exis­ten dis­cur­sos de este tipo que se han con­ver­tido en clási­cos y que pueden servir de gran inspiración para preparar tu dis­cur­so, ¡aunque sea para pon­erte en el esta­do de áni­mo ade­cua­do para hac­er­lo! Un ejem­p­lo emblemáti­co de este tipo de dis­cur­so de grad­uación es el del escritor británi­co Neil Gaiman, tit­u­la­do «Crea buen arte»:

6. Organizar la cena y la fiesta de graduación

Después del acto de grad­uación, cada estu­di­ante puede ir por su cuen­ta a cenar con su famil­ia o bien se puede orga­ni­zar una cena de grad­uación, que pre­ced­erá a la fies­ta de grad­uación con la que cul­mi­nará el día, y la eta­pa uni­ver­si­taria, entre amigos.

Esta parte final sí se pres­ta más a un ambi­ente desen­fada­do, con músi­ca, baile y, por qué no, jue­gos. La fies­ta de grad­uación es casi un even­to inde­pen­di­ente, espe­cial­mente porque ya no será nece­sario coor­di­narse con el cen­tro educa­ti­vo sino que serán los estu­di­antes quienes la organ­i­cen por su cuenta.


Si prestas aten­ción a todos los ele­men­tos pre­sen­ta­dos, con­seguirás la matrícu­la de hon­or en la orga­ni­zación de tu cer­e­mo­nia de graduación.

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