Certaines étapes de la vie méritent une célébration spéciale, et la réussite des études en fait partie. Cela est vrai pour tout type d’études, mais en raison de sa symbolique de changement d’étape et de transition vers de nouveaux horizons, la remise des diplômes universitaires revêt une importance particulière pour les étudiants.
La cérémonie de remise des diplômes est un moment dont les étudiants se souviendront toujours, son organisation nécessite un soin particulier. Pour vous aider à faire de cet événement une réussite, nous vous guidons dans cet article à travers 6 points clés.
Sommaire
- Définir le projet
- Envoyer les invitations à la cérémonie de remise des diplômes
- Gérer la logistique et le matériel nécessaire
- Le protocole de la cérémonie de remise des diplômes
- Préparer le discours de remise des diplômes
- Organiser le dîner et la fête de remise des diplômes
1. Définir le projet
Comme tout événement, une remise de diplômes nécessite une organisation bien planifiée, détaillée et coordonnée. La première étape consiste donc à définir le projet et à établir ainsi le cadre dans lequel vous allez évoluer pour son organisation.
a) Déterminer la composition de l’équipe organisatrice
Selon l’établissement concerné et les pratiques habituelles, ce seront les étudiants ou l’établissement lui-même qui seront chargés d’organiser la cérémonie de remise des diplômes. Il est courant que les deux collaborent, dans une mesure plus ou moins grande. Pour que cette collaboration soit agile et efficace, une bonne organisation et une répartition claire des tâches sont nécessaires.
Il est bon de désigner une personne chargée du projet de chaque côté : les élèves et l’école.
b) Définir le type de remise des diplômes
Ce n’est pas la même chose d’organiser la remise des diplômes d’une école primaire, d’un collège, d’un lycée ou d’une université. Quel ton voulez-vous donner à votre cérémonie de remise des diplômes ? Préférez-vous une cérémonie solennelle ou une cérémonie légère et amusante ? Voulez-vous organiser une cérémonie “à l’américaine” ? Quelle sera la taille de la cérémonie ?
Toutes ces questions permettront d’orienter le reste des décisions que vous aurez à prendre lors de l’organisation de la remise des diplômes.
c) Choisir la date et le lieu de la cérémonie
Les cérémonies de remise des diplômes ont généralement lieu quelques semaines, voire quelques mois, après le dernier examen. Fixez la date le plus tôt possible pour vous assurer de la disponibilité des élèves et de leurs invités, ainsi que des conférenciers et des fournisseurs auxquels vous souhaitez faire appel.
Le lieu le plus courant pour les cérémonies de remise des diplômes est l’auditorium de l’université ou de l’école elle-même. Si un tel lieu n’est pas disponible ou n’existe pas, il est également possible de louer un lieu pour votre remise de diplôme. Avec un peu de patience, vous trouverez certainement le lieu idéal pour votre remise de diplôme !
Dans les deux cas, assurez-vous que le lieu soit accessible aux personnes à mobilité réduite, qu’il soit bien éclairé et sonorisé, que sa taille soit adaptée au nombre de personnes attendues et qu’il soit facile d’accès par les transports en commun et en voiture.
d) Établir le budget
Le budget est le phare de toute organisation d’événement, et une remise de diplômes ne fait pas exception.
Cet élément de base de l’organisation d’événements est souvent redouté comme une contrainte, mais c’est le budget qui vous permettra de hiérarchiser les différents postes de dépense, et de prendre des décisions en toute sérénité. N’oubliez pas de prévoir un budget pour les éventuels imprévus.
2. Envoyer les invitations à la cérémonie de remise des diplômes
Il n’y a pas de cérémonie de remise des diplômes sans invités. Principalement, vous accueillez les étudiants en fin de cycle, leurs proches, mais également vos propres invités. En fonction de l’espace choisi et du nombre d’étudiants, de professeurs et d’autres invités institutionnels, déterminez combien d’invités au maximum peuvent accompagner chaque étudiant.
L’étape suivante consiste à envoyer les invitations pour la cérémonie de remise des diplômes. De nos jours, il est courant d’envoyer des invitations au format numérique, mais quel que soit votre choix, vous pouvez vous inspirer en recherchant des modèles d’invitations pour la cérémonie de remise des diplômes sur Internet. Rassemblez les meilleures idées, adaptez-les à votre identité et gardez à l’esprit ces conseils pour l’envoi d’e-mails d’invitation.
Pour gérer correctement la capacité et les besoins matériels que nous verrons au point suivant, il est important d’avoir une idée du nombre final de participants. Pour y parvenir, le moyen le plus simple est d’envoyer un lien vers un site web, ou un mini-site, sur lequel les invités s’inscrivent pour confirmer leur présence. Idéalement, chaque élève devrait être responsable de la confirmation de sa présence et de celle de ses invités.
Le système d’inscription est d’autant intéressant qu’il permet de collecter des données supplémentaires par le biais d’un formulaire d’inscription : des restrictions alimentaires, au professeur qui a le plus marqué les étudiants dans leur cursus.
Disposer d’un système d’inscription et d’envoi d’invitations en ligne vous permettra également le jour de la cérémonie de contrôler l’accès à la salle ou à l’auditorium, rapidement et facilement, en scannant les QR codes figurant sur les invitations.
3. Gérer la logistique et le matériel nécessaire
Selon le type d’événement de remise de diplômes que vous organisez, son style, son lieu, etc., vous devrez faire appel à un certain nombre de prestataires pour assurer les besoins suivants :
- Équipement de la salle : chaises, tables, podium, scène, microphones, haut-parleurs, projecteur…
- Décoration : correspondant au style de votre cérémonie
- Musique : créez une playlist pour créer l’ambiance des différents moments de la cérémonie de remise des diplômes : de l’arrivée des participants, en passant par les moments de transition ainsi que la clôture. Vous pouvez également inclure un hymne ou une chanson représentative, soit de l’institution, soit une chanson qui, selon les élèves, reflète leur passage à l’école. Vous pouvez même envisager d’engager un orchestre pour l’occasion.
- Photos et vidéo : si votre budget le permet, engagez un photographe et un caméraman professionnels. En outre, il est judicieux de créer un hashtag afin que tous ceux qui prennent des photos ou des vidéos puissent les partager sur les médias sociaux en l’utilisant. Cela crée un sentiment d’unité et aide à rassembler les prises de vues. La création d’un photocall ou la mise en place d’un photomaton est également bien accueillie et crée un souvenir supplémentaire.
- Montage vidéo : Créez un montage vidéo avec des photos des élèves pendant leur séjour à l’école, à diffuser le jour de l’événement – ils aimeront voir des photos dont ils ne se souvenaient peut-être pas, se remémorer des moments amusants et les partager avec leurs proches !
- Restauration : Après la cérémonie de remise des diplômes et avant de passer au dîner et à la fête de remise des diplômes, proposez un petit service de restauration avec des boissons et des collations pour clôturer l’événement.
Dans les jours qui suivent la cérémonie, préparez un dossier avec des photos et des vidéos de la remise des diplômes et envoyez-les aux participants en guise de souvenir. Vous pouvez segmenter l’audience entre les étudiants, leurs invités et les représentants institutionnels afin de sélectionner ce qui doit être envoyé à chaque groupe de personnes. Un outil d’e-mailing et de CRM, surtout s’il est connecté à votre logiciel d’inscription en ligne, vous sera d’une grande aide dans cette tâche.
4. Le protocole de la cérémonie de remise des diplômes
La remise des diplômes est une cérémonie officielle et elle est entourée de traditions, comme le port du chapeau et de la toge. Bien que vous puissiez donner une touche plus décontractée, il est préférable, voire nécessaire, de suivre un protocole :
Avec ou sans toge, la tenue se doit d’être appropriée. Choisissez des vêtements formels et simples, et n’oubliez pas de rappeler à vos invités le dress code de l’événement lorsque vous envoyez les invitations.
Le programme de la cérémonie de remise des diplômes doit couvrir, à minima, des points essentiels :
- une introduction ;
- un discours d’un représentant de l’école ;
- la remise des diplômes ;
- quelques mots d’un des jeunes diplômés, souvent le major de promo ;
- un message de bonne continuation
- une cérémonie de clôture.
À l’intérieur de ce schéma, d’autres éléments peuvent être ajoutés. L’idéal est de créer un récit qui retienne l’attention des participants et rende l’événement mémorable. Pour ce faire, vous pouvez faire appel à un maître de cérémonie pour diriger l’événement et même à un orateur externe qui prononcera un discours inspirant pour mettre la cerise sur le gâteau de la remise des diplômes.
L’emplacement des participants est à prendre en compte. Il sera nécessaire de réserver certains sièges à l’administration, aux enseignants et aux conférenciers. S’il y a une table de présidence, il est conseillé d’avoir un nombre impair de personnes à cette table et de laisser la place centrale à l’invité d’honneur, qui est souvent sélectionné pour être le “parrain de la promotion”. Pour une remise plus ordonnée des diplômes, les étudiants diplômés doivent être assis dans l’ordre alphabétique, ou par filière.
5. Préparer le discours de remise des diplômes
Tant le discours du représentant de l’institution que celui du représentant des étudiants sont centraux et ne passeront pas inaperçus. Le principal conseil pour réussir un discours de remise des diplômes est de s’entraîner ! Relisez le texte pour supprimer tout superflu, recherchez des idées nouvelles, évitez les références trop personnelles et entraînez-vous à le lire beaucoup pour lui donner du rythme et de l’émotion.
Parfois, un orateur externe est invité à prononcer un discours de fin d’études. Il peut s’agir d’une personnalité publique, d’une personne issue du domaine d’études des diplômés ou d’un leader inspirant. Il existe des discours de ce type qui sont devenus des classiques et qui peuvent servir d’inspiration pour préparer votre discours, ou ne serait-ce que pour vous mettre dans le bon état d’esprit pour le faire ! Un exemple emblématique de ce type de discours de fin d’études est celui de l’écrivain britannique Neil Gaiman, intitulé « Make good art ».
6. Organiser le dîner et la fête de remise des diplômes
Après la cérémonie de remise des diplômes, certaines écoles proposent un dîner.
Celui-ci précède la fête, en soirée, qui est tant qu’à elle presque systématique. Ces étapes supplémentaires concluent de façon très positive le cursus universitaire des étudiants.
La fête de remise des diplômes se prête davantage à une ambiance détendue, avec de la musique, de la danse et, pourquoi pas, des animations.
Il peut s’agir d’un événement plus ou moins indépendant, qui est souvent organisé, tout ou partie, par le bureau des étudiants.
Si vous prêtez attention à tous les sujets abordés et les conseils donnés, vous obtiendrez la satisfaction des étudiants dans la célébration du plus important, et du dernier, de leurs événements étudiants.
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