¿Cómo acertar a la hora de enviar un mailing de invitaciones para un evento?

¿Cómo acertar a la hora de enviar un mailing de invitaciones para un evento?

El e-mail es un medio ideal para mandar tus invita­ciones. La gran mayoría de los promo­tores de eventos utilizan en la actua­lidad esta solución, ya que es un medio sencillo, rápido, barato, y con una capacidad de respuesta casi inmediata.

Sin embargo, ¿cómo realizar una campaña de invita­ciones por mailing de forma eficaz? ¿Cómo estar seguro de que el e-mail interesará a tus clientes poten­ciales y que les incitará a acudir a tu evento?

Con el fin de potenciar tus posibi­li­dades de éxito, te damos 9 consejos para lograr un alto número de respuestas a las invita­ciones enviadas para tu evento.

 

La base de datos de tus clientes: factor clave del éxito

¿Ya has organizado un evento con Weezevent? En este caso, accede a tu área privada Weezevent: Asistentes > Gestionar asistentes > Descargar para exportar fácil­mente la lista de correos electró­nicos de las personas que acudieron a tus anteriores eventos. ¡Son el blanco perfecto del que obtendrás la mejor tasa de apertura! Una vez descargada, sólo te queda mandar un e-mail desde tu dirección profe­sional o bien utilizar una plata­forma e-mailing (tal como Mailchimp, Mailjet, YMLP…) para confi­gurar tu e-mail.

Consejo: Para enriquecer tu base de datos entre dos eventos, te invitamos a recolectar los correos electró­nicos de tus segui­dores (los de tu blog, página web, etc.); plata­formas donde les comunicas regular­mente infor­mación en relación con tu sector de actividad, tu evento, etc.

 

El asunto del e-mail debe ser sencillo y atractivo

Desde el asunto, la infor­mación principal de tu e-mail debe ser visible para el desti­na­tario. Lo ideal es que sea la intro­ducción a su contenido. Ha de ser sencillo, atractivo y en ningún caso extenso (como máximo entre 40 a 50 carac­teres). Además, numerosos estudios han señalado que incor­porar un símbolo en el asunto de un e-mail marketing permite desmar­carse del resto de e-mails de un buzón lleno, y por tanto ganar +15% en la tasa de apertura.

Por ejemplo: «☺ ¡Weezevent te invita a una copa en su evento privado!»

 

Hay que poder identificar al remitente

El remitente de tu e-mail debe ser reconocido a simple vista. Debe facilitar al desti­na­tario la identi­fi­cación de tu empresa, producto o persona de contacto.

Por ejemplo: «Weezevent» o «Emily de Weezevent»

 

El contenido de tu e-mail debe ser sobrio y a la vez llamativo

El contenido de tu e-mail no debe contener mucho texto. Opta más bien por una imagen (estática o animada) que llamará la atención de tu desti­na­tario, y acuérdate de incluir el logo de tu empresa. La infor­mación más relevante (nombre de tu evento, fecha y lugar) han de estar ubicadas al principio de tu e-mail. Desde la lectura del primer párrafo o apartado, el desti­na­tario ha de poder entender el mensaje de tu e-mail.

 

El transfondo de tu e-mail debe ceñirse a la información principal

En el contenido de tu e-mail, no te olvides de indicar breve­mente:
– El concepto
– Los inter­vi­nientes: comunicar sobre la presencia de una perso­na­lidad pública puede a veces influir sobre la toma de decisión de tus desti­na­tarios en acudir al evento.
– Unas instruc­ciones claras para regis­trarse
– Un botón de llamada a la acción «Apúntate» que sea visible

También puedes añadir un enlace a tu página web y redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn) por medio de botones.

 

El botón de llamada a la acción debe ser eficaz

Ve a lo más sencillo, y reduce al máximo el número de pasos necesarios para regis­trarse. Si hay que rellenar un formu­lario de inscripción, intenta limitar el número de campos obliga­torios al estricto mínimo. Para tu botón de llamada a la inscripción, opta más bien para un verbo de acción que motivará con más fuerza a tus clientes poten­ciales. Si la situación se presenta, puedes también utilizar un incentivo como una oferta promo­cional (por ejemplo, regalamos una invitación a los tres primeros inscritos).

 

Hay que planear los pasos de envío de los e-mails

Anuncia con suficiente antelación tu evento para así dejar un plazo suficiente a tus asistentes para inscri­birse, y manda un recor­da­torio quitando previa­mente de tu lista los que ya se han inscrito. Unos días previos al evento, contacta de nuevo con los que se han inscrito con un e-mail tipo «Remember the date». No dudes en ponerte también en contacto con los que no se hayan inscrito por medio de un e-mail cuyo asunto podría ser «Sólo te queda unos días para inscri­birte al evento».

 

El e-mail debe personalizarse en función del destinatario

Para que tu e-mail tenga el impacto buscado, empieza por recordar al desti­na­tario la relación que tienes con él. Segmenta también el mensaje en función del cliente, y perso­na­lízalo con el nombre y apellidos del desti­na­tario (por ejemplo: «Hola, fulanito»). También es impor­tante perso­na­lizar cada invitación.

 

Contacta los asistentes después del evento

Una vez haya finalizado tu evento, deja pasar dos o tres días antes de agradecer a tus asistentes su parti­ci­pación. No dudes en enviar un informe del evento o bien un enlace a un vídeo, incluso a los que no hayan acudido. De esta forma, podrías animarles a acudir al siguiente evento. Manda también una encuesta de satis­facción, con el fin de evaluar los puntos fuertes y débiles de tu evento así como tener en cuenta las obser­va­ciones dadas para ir mejorando en el siguiente.

¡Ahora te toca a ti!

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