¿Cómo acertar a la hora de enviar un mailing de invitaciones para un evento?

¿Cómo acertar a la hora de enviar un mailing de invitaciones para un evento?

El e‑mail es un medio ideal para mandar tus invitaciones. La gran mayoría de los promotores de eventos utilizan en la actualidad esta solución, ya que es un medio sencillo, rápido, barato, y con una capacidad de respuesta casi inmediata.

Sin embargo, ¿cómo realizar una campaña de invitaciones por mailing de forma eficaz? ¿Cómo estar seguro de que el e‑mail interesará a tus clientes potenciales y que les incitará a acudir a tu evento?

Con el fin de potenciar tus posibilidades de éxito, te damos 9 consejos para lograr un alto número de respuestas a las invitaciones enviadas para tu evento.

 

La base de datos de tus clientes: factor clave del éxito

¿Ya has organizado un evento con Weezevent? En este caso, accede a tu área privada Weezevent: Asistentes > Gestionar asistentes > Descargar para exportar fácilmente la lista de correos electrónicos de las personas que acudieron a tus anteriores eventos. ¡Son el blanco perfecto del que obtendrás la mejor tasa de apertura! Una vez descargada, sólo te queda mandar un e‑mail desde tu dirección profesional o bien utilizar una plataforma e‑mailing (tal como Mailchimp, Mailjet, YMLP…) para configurar tu e‑mail.

Consejo: Para enriquecer tu base de datos entre dos eventos, te invitamos a recolectar los correos electrónicos de tus seguidores (los de tu blog, página web, etc.); plataformas donde les comunicas regularmente información en relación con tu sector de actividad, tu evento, etc.

 

El asunto del e‑mail debe ser sencillo y atractivo

Desde el asunto, la información principal de tu e‑mail debe ser visible para el destinatario. Lo ideal es que sea la introducción a su contenido. Ha de ser sencillo, atractivo y en ningún caso extenso (como máximo entre 40 a 50 caracteres). Además, numerosos estudios han señalado que incorporar un símbolo en el asunto de un e‑mail marketing permite desmarcarse del resto de e‑mails de un buzón lleno, y por tanto ganar +15% en la tasa de apertura.

Por ejemplo: “☺ ¡Weezevent te invita a una copa en su evento privado!”

 

Hay que poder identificar al remitente

El remitente de tu e‑mail debe ser reconocido a simple vista. Debe facilitar al destinatario la identificación de tu empresa, producto o persona de contacto.

Por ejemplo: “Weezevent” o “Emily de Weezevent”

 

El contenido de tu e‑mail debe ser sobrio y a la vez llamativo

El contenido de tu e‑mail no debe contener mucho texto. Opta más bien por una imagen (estática o animada) que llamará la atención de tu destinatario, y acuérdate de incluir el logo de tu empresa. La información más relevante (nombre de tu evento, fecha y lugar) han de estar ubicadas al principio de tu e‑mail. Desde la lectura del primer párrafo o apartado, el destinatario ha de poder entender el mensaje de tu e‑mail.

 

El transfondo de tu e‑mail debe ceñirse a la información principal

En el contenido de tu e‑mail, no te olvides de indicar brevemente:
— El concepto
— Los intervinientes: comunicar sobre la presencia de una personalidad pública puede a veces influir sobre la toma de decisión de tus destinatarios en acudir al evento.
— Unas instrucciones claras para registrarse
— Un botón de llamada a la acción “Apúntate” que sea visible

También puedes añadir un enlace a tu página web y redes sociales (Facebook, Twitter, LinkedIn) por medio de botones.

 

El botón de llamada a la acción debe ser eficaz

Ve a lo más sencillo, y reduce al máximo el número de pasos necesarios para registrarse. Si hay que rellenar un formulario de inscripción, intenta limitar el número de campos obligatorios al estricto mínimo. Para tu botón de llamada a la inscripción, opta más bien para un verbo de acción que motivará con más fuerza a tus clientes potenciales. Si la situación se presenta, puedes también utilizar un incentivo como una oferta promocional (por ejemplo, regalamos una invitación a los tres primeros inscritos).

 

Hay que planear los pasos de envío de los e‑mails

Anuncia con suficiente antelación tu evento para así dejar un plazo suficiente a tus asistentes para inscribirse, y manda un recordatorio quitando previamente de tu lista los que ya se han inscrito. Unos días previos al evento, contacta de nuevo con los que se han inscrito con un e‑mail tipo “Remember the date”. No dudes en ponerte también en contacto con los que no se hayan inscrito por medio de un e‑mail cuyo asunto podría ser “Sólo te queda unos días para inscribirte al evento”.

 

El e‑mail debe personalizarse en función del destinatario

Para que tu e‑mail tenga el impacto buscado, empieza por recordar al destinatario la relación que tienes con él. Segmenta también el mensaje en función del cliente, y personalízalo con el nombre y apellidos del destinatario (por ejemplo: “Hola, fulanito”). También es importante personalizar cada invitación.

 

Contacta los asistentes después del evento

Una vez haya finalizado tu evento, deja pasar dos o tres días antes de agradecer a tus asistentes su participación. No dudes en enviar un informe del evento o bien un enlace a un vídeo, incluso a los que no hayan acudido. De esta forma, podrías animarles a acudir al siguiente evento. Manda también una encuesta de satisfacción, con el fin de evaluar los puntos fuertes y débiles de tu evento así como tener en cuenta las observaciones dadas para ir mejorando en el siguiente.

¡Ahora te toca a ti!

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