¿Cómo acertar a la hora de enviar un mailing de invitaciones para un evento?

¿Cómo acertar a la hora de enviar un mailing de invitaciones para un evento?

El e‑mail es un medio ide­al para man­dar tus invita­ciones. La gran may­oría de los pro­mo­tores de even­tos uti­lizan en la actu­al­i­dad esta solu­ción, ya que es un medio sen­cil­lo, rápi­do, bara­to, y con una capaci­dad de respues­ta casi inmedi­a­ta.

Sin embar­go, ¿cómo realizar una cam­paña de invita­ciones por mail­ing de for­ma efi­caz? ¿Cómo estar seguro de que el e‑mail intere­sará a tus clientes poten­ciales y que les inci­tará a acud­ir a tu even­to?

Con el fin de poten­ciar tus posi­bil­i­dades de éxi­to, te damos 9 con­se­jos para lograr un alto número de respues­tas a las invita­ciones envi­adas para tu even­to.

 

La base de datos de tus clientes: factor clave del éxito

¿Ya has orga­ni­za­do un even­to con Weezevent? En este caso, accede a tu área pri­va­da Weezevent: Asis­tentes > Ges­tionar asis­tentes > Descar­gar para expor­tar fácil­mente la lista de corre­os elec­tróni­cos de las per­sonas que acud­ieron a tus ante­ri­ores even­tos. ¡Son el blan­co per­fec­to del que obten­drás la mejor tasa de aper­tu­ra! Una vez descar­ga­da, sólo te que­da man­dar un e‑mail des­de tu direc­ción pro­fe­sion­al o bien uti­lizar una platafor­ma e‑mailing (tal como Mailchimp, Mail­jet, YMLP…) para con­fig­u­rar tu e‑mail.

Con­se­jo: Para enrique­cer tu base de datos entre dos even­tos, te invi­ta­mos a recolec­tar los corre­os elec­tróni­cos de tus seguidores (los de tu blog, pági­na web, etc.); platafor­mas donde les comu­ni­cas reg­u­lar­mente infor­ma­ción en relación con tu sec­tor de activi­dad, tu even­to, etc.

 

El asunto del e‑mail debe ser sencillo y atractivo

Des­de el asun­to, la infor­ma­ción prin­ci­pal de tu e‑mail debe ser vis­i­ble para el des­ti­natario. Lo ide­al es que sea la intro­duc­ción a su con­tenido. Ha de ser sen­cil­lo, atrac­ti­vo y en ningún caso exten­so (como máx­i­mo entre 40 a 50 car­ac­teres). Además, numerosos estu­dios han señal­a­do que incor­po­rar un sím­bo­lo en el asun­to de un e‑mail mar­ket­ing per­mite des­mar­carse del resto de e‑mails de un buzón lleno, y por tan­to ganar +15% en la tasa de aper­tu­ra.

Por ejem­p­lo: “☺ ¡Weezevent te invi­ta a una copa en su even­to pri­va­do!”

 

Hay que poder identificar al remitente

El remi­tente de tu e‑mail debe ser recono­ci­do a sim­ple vista. Debe facil­i­tar al des­ti­natario la iden­ti­fi­cación de tu empre­sa, pro­duc­to o per­sona de con­tac­to.

Por ejem­p­lo: “Weezevent” o “Emi­ly de Weezevent”

 

El contenido de tu e‑mail debe ser sobrio y a la vez llamativo

El con­tenido de tu e‑mail no debe con­tener mucho tex­to. Opta más bien por una ima­gen (estáti­ca o ani­ma­da) que lla­mará la aten­ción de tu des­ti­natario, y acuér­date de incluir el logo de tu empre­sa. La infor­ma­ción más rel­e­vante (nom­bre de tu even­to, fecha y lugar) han de estar ubi­cadas al prin­ci­pio de tu e‑mail. Des­de la lec­tura del primer pár­rafo o aparta­do, el des­ti­natario ha de poder enten­der el men­saje de tu e‑mail.

 

El transfondo de tu e‑mail debe ceñirse a la información principal

En el con­tenido de tu e‑mail, no te olvides de indicar breve­mente:
— El con­cep­to
— Los inter­vinientes: comu­nicar sobre la pres­en­cia de una per­son­al­i­dad públi­ca puede a veces influir sobre la toma de decisión de tus des­ti­natar­ios en acud­ir al even­to.
— Unas instruc­ciones claras para reg­is­trarse
— Un botón de lla­ma­da a la acción “Apún­tate” que sea vis­i­ble

Tam­bién puedes añadir un enlace a tu pági­na web y redes sociales (Face­book, Twit­ter, LinkedIn) por medio de botones.

 

El botón de llamada a la acción debe ser eficaz

Ve a lo más sen­cil­lo, y reduce al máx­i­mo el número de pasos nece­sar­ios para reg­is­trarse. Si hay que rel­lenar un for­mu­la­rio de inscrip­ción, inten­ta lim­i­tar el número de cam­pos oblig­a­to­rios al estric­to mín­i­mo. Para tu botón de lla­ma­da a la inscrip­ción, opta más bien para un ver­bo de acción que moti­vará con más fuerza a tus clientes poten­ciales. Si la situación se pre­sen­ta, puedes tam­bién uti­lizar un incen­ti­vo como una ofer­ta pro­mo­cional (por ejem­p­lo, regalam­os una invitación a los tres primeros inscritos).

 

Hay que planear los pasos de envío de los e‑mails

Anun­cia con sufi­ciente antelación tu even­to para así dejar un pla­zo sufi­ciente a tus asis­tentes para inscribirse, y man­da un recorda­to­rio qui­tan­do pre­vi­a­mente de tu lista los que ya se han inscrito. Unos días pre­vios al even­to, con­tac­ta de nue­vo con los que se han inscrito con un e‑mail tipo “Remem­ber the date”. No dudes en pon­erte tam­bién en con­tac­to con los que no se hayan inscrito por medio de un e‑mail cuyo asun­to podría ser “Sólo te que­da unos días para inscribirte al even­to”.

 

El e‑mail debe personalizarse en función del destinatario

Para que tu e‑mail ten­ga el impacto bus­ca­do, empieza por recor­dar al des­ti­natario la relación que tienes con él. Seg­men­ta tam­bién el men­saje en fun­ción del cliente, y per­son­alíza­lo con el nom­bre y apel­li­dos del des­ti­natario (por ejem­p­lo: “Hola, fulan­i­to”). Tam­bién es impor­tante per­son­alizar cada invitación.

 

Contacta los asistentes después del evento

Una vez haya final­iza­do tu even­to, deja pasar dos o tres días antes de agrade­cer a tus asis­tentes su par­tic­i­pación. No dudes en enviar un informe del even­to o bien un enlace a un vídeo, inclu­so a los que no hayan acu­d­i­do. De esta for­ma, podrías ani­mar­les a acud­ir al sigu­iente even­to. Man­da tam­bién una encues­ta de sat­is­fac­ción, con el fin de eval­u­ar los pun­tos fuertes y débiles de tu even­to así como ten­er en cuen­ta las obser­va­ciones dadas para ir mejo­ran­do en el sigu­iente.

¡Ahora te toca a ti!

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