Comment organiser une remise de diplômes

Comment organiser une remise de diplômes

Cer­taines étapes de la vie méri­tent une célébra­tion spé­ciale, et la réus­site des études en fait par­tie. Cela est vrai pour tout type d’é­tudes, mais en rai­son de sa sym­bol­ique de change­ment d’é­tape et de tran­si­tion vers de nou­veaux hori­zons, la remise des diplômes uni­ver­si­taires revêt une impor­tance par­ti­c­ulière pour les étudiants.

La céré­monie de remise des diplômes est un moment dont les étu­di­ants se sou­vien­dront tou­jours, son organ­i­sa­tion néces­site un soin par­ti­c­uli­er. Pour vous aider à faire de cet événe­ment une réus­site, nous vous guidons dans cet arti­cle à tra­vers 6 points clés.

Sommaire

  1. Définir le projet
  2. Envoy­er les invi­ta­tions à la céré­monie de remise des diplômes
  3. Gér­er la logis­tique et le matériel nécessaire
  4. Le pro­to­cole de la céré­monie de remise des diplômes
  5. Pré­par­er le dis­cours de remise des diplômes
  6. Organ­is­er le dîn­er et la fête de remise des diplômes

1. Définir le projet

Comme tout événe­ment, une remise de diplômes néces­site une organ­i­sa­tion bien plan­i­fiée, détail­lée et coor­don­née. La pre­mière étape con­siste donc à définir le pro­jet et à établir ain­si le cadre dans lequel vous allez évoluer pour son organisation.

a) Déterminer la composition de l’équipe organisatrice

Selon l’étab­lisse­ment con­cerné et les pra­tiques habituelles, ce seront les étu­di­ants ou l’étab­lisse­ment lui-même qui seront chargés d’or­gan­is­er la céré­monie de remise des diplômes. Il est courant que les deux col­la­borent, dans une mesure plus ou moins grande. Pour que cette col­lab­o­ra­tion soit agile et effi­cace, une bonne organ­i­sa­tion et une répar­ti­tion claire des tâch­es sont nécessaires.

Il est bon de désign­er une per­son­ne chargée du pro­jet de chaque côté : les élèves et l’école.

b) Définir le type de remise des diplômes

Ce n’est pas la même chose d’or­gan­is­er la remise des diplômes d’une école pri­maire, d’un col­lège, d’un lycée ou d’une uni­ver­sité. Quel ton voulez-vous don­ner à votre céré­monie de remise des diplômes ? Préférez-vous une céré­monie solen­nelle ou une céré­monie légère et amu­sante ? Voulez-vous organ­is­er une céré­monie “à l’améri­caine” ? Quelle sera la taille de la cérémonie ?

Toutes ces ques­tions per­me­t­tront d’ori­en­ter le reste des déci­sions que vous aurez à pren­dre lors de l’or­gan­i­sa­tion de la remise des diplômes.

c) Choisir la date et le lieu de la cérémonie

Les céré­monies de remise des diplômes ont générale­ment lieu quelques semaines, voire quelques mois, après le dernier exa­m­en. Fix­ez la date le plus tôt pos­si­ble pour vous assur­er de la disponi­bil­ité des élèves et de leurs invités, ain­si que des con­férenciers et des four­nisseurs aux­quels vous souhaitez faire appel.

Le lieu le plus courant pour les céré­monies de remise des diplômes est l’audi­to­ri­um de l’u­ni­ver­sité ou de l’é­cole elle-même. Si un tel lieu n’est pas disponible ou n’ex­iste pas, il est égale­ment pos­si­ble de louer un lieu pour votre remise de diplôme. Avec un peu de patience, vous trou­verez cer­taine­ment le lieu idéal pour votre remise de diplôme !

Dans les deux cas, assurez-vous que le lieu soit acces­si­ble aux per­son­nes à mobil­ité réduite, qu’il soit bien éclairé et sonorisé, que sa taille soit adap­tée au nom­bre de per­son­nes atten­dues et qu’il soit facile d’ac­cès par les trans­ports en com­mun et en voiture.

d) Établir le budget

Le bud­get est le phare de toute organ­i­sa­tion d’événe­ment, et une remise de diplômes ne fait pas exception.

Cet élé­ment de base de l’or­gan­i­sa­tion d’événe­ments est sou­vent red­outé comme une con­trainte, mais c’est le bud­get qui vous per­me­t­tra de hiérar­chis­er les dif­férents postes de dépense, et de pren­dre des déci­sions en toute sérénité. N’ou­bliez pas de prévoir un bud­get pour les éventuels imprévus.

2. Envoyer les invitations à la cérémonie de remise des diplômes

Il n’y a pas de céré­monie de remise des diplômes sans invités. Prin­ci­pale­ment, vous accueillez les étu­di­ants en fin de cycle, leurs proches, mais égale­ment vos pro­pres invités. En fonc­tion de l’e­space choisi et du nom­bre d’é­tu­di­ants, de pro­fesseurs et d’autres invités insti­tu­tion­nels, déter­minez com­bi­en d’in­vités au max­i­mum peu­vent accom­pa­g­n­er chaque étudiant.

L’é­tape suiv­ante con­siste à envoy­er les invi­ta­tions pour la céré­monie de remise des diplômes. De nos jours, il est courant d’en­voy­er des invi­ta­tions au for­mat numérique, mais quel que soit votre choix, vous pou­vez vous inspir­er en recher­chant des mod­èles d’in­vi­ta­tions pour la céré­monie de remise des diplômes sur Inter­net. Rassem­blez les meilleures idées, adaptez-les à votre iden­tité et gardez à l’e­sprit ces con­seils pour l’en­voi d’e-mails d’in­vi­ta­tion.

Pour gér­er cor­recte­ment la capac­ité et les besoins matériels que nous ver­rons au point suiv­ant, il est impor­tant d’avoir une idée du nom­bre final de par­tic­i­pants. Pour y par­venir, le moyen le plus sim­ple est d’envoy­er un lien vers un site web, ou un mini-site, sur lequel les invités s’inscrivent pour con­firmer leur présence. Idéale­ment, chaque élève devrait être respon­s­able de la con­fir­ma­tion de sa présence et de celle de ses invités.

Le sys­tème d’in­scrip­tion est d’autant intéres­sant qu’il per­met de col­lecter des don­nées sup­plé­men­taires par le biais d’un for­mu­laire d’in­scrip­tion : des restric­tions ali­men­taires, au pro­fesseur qui a le plus mar­qué les étu­di­ants dans leur cursus.

Dis­pos­er d’un sys­tème d’in­scrip­tion et d’en­voi d’in­vi­ta­tions en ligne vous per­me­t­tra égale­ment le jour de la céré­monie de con­trôler l’ac­cès à la salle ou à l’au­di­to­ri­um, rapi­de­ment et facile­ment, en scan­nant les QR codes fig­u­rant sur les invitations.

3. Gérer la logistique et le matériel nécessaire

Selon le type d’événe­ment de remise de diplômes que vous organ­isez, son style, son lieu, etc., vous devrez faire appel à un cer­tain nom­bre de prestataires pour assur­er les besoins suivants :

  • Équipement de la salle : chais­es, tables, podi­um, scène, micro­phones, haut-par­leurs, projecteur…
  • Déco­ra­tion : cor­re­spon­dant au style de votre cérémonie
  • Musique : créez une playlist pour créer l’am­biance des dif­férents moments de la céré­monie de remise des diplômes : de l’ar­rivée des par­tic­i­pants, en pas­sant par les moments de tran­si­tion ain­si que la clô­ture. Vous pou­vez égale­ment inclure un hymne ou une chan­son représen­ta­tive, soit de l’in­sti­tu­tion, soit une chan­son qui, selon les élèves, reflète leur pas­sage à l’é­cole. Vous pou­vez même envis­ager d’en­gager un orchestre pour l’occasion.
  • Pho­tos et vidéo : si votre bud­get le per­met, engagez un pho­tographe et un caméra­man pro­fes­sion­nels. En out­re, il est judi­cieux de créer un hash­tag afin que tous ceux qui pren­nent des pho­tos ou des vidéos puis­sent les partager sur les médias soci­aux en l’u­til­isant. Cela crée un sen­ti­ment d’u­nité et aide à rassem­bler les pris­es de vues. La créa­tion d’un pho­to­call ou la mise en place d’un pho­toma­ton est égale­ment bien accueil­lie et crée un sou­venir supplémentaire.
  • Mon­tage vidéo : Créez un mon­tage vidéo avec des pho­tos des élèves pen­dant leur séjour à l’é­cole, à dif­fuser le jour de l’événement — ils aimeront voir des pho­tos dont ils ne se sou­ve­naient peut-être pas, se remé­mor­er des moments amu­sants et les partager avec leurs proches !
  • Restau­ra­tion : Après la céré­monie de remise des diplômes et avant de pass­er au dîn­er et à la fête de remise des diplômes, pro­posez un petit ser­vice de restau­ra­tion avec des bois­sons et des col­la­tions pour clô­tur­er l’événement.

Dans les jours qui suiv­ent la céré­monie, pré­parez un dossier avec des pho­tos et des vidéos de la remise des diplômes et envoyez-les aux par­tic­i­pants en guise de sou­venir. Vous pou­vez seg­menter l’au­di­ence entre les étu­di­ants, leurs invités et les représen­tants insti­tu­tion­nels afin de sélec­tion­ner ce qui doit être envoyé à chaque groupe de per­son­nes. Un out­il d’e-mail­ing et de CRM, surtout s’il est con­nec­té à votre logi­ciel d’in­scrip­tion en ligne, vous sera d’une grande aide dans cette tâche.

4. Le protocole de la cérémonie de remise des diplômes

La remise des diplômes est une céré­monie offi­cielle et elle est entourée de tra­di­tions, comme le port du cha­peau et de la toge. Bien que vous puissiez don­ner une touche plus décon­trac­tée, il est préférable, voire néces­saire, de suiv­re un pro­to­cole :

Avec ou sans toge, la tenue se doit d’être appro­priée. Choi­sis­sez des vête­ments formels et sim­ples, et n’ou­bliez pas de rap­pel­er à vos invités le dress code de l’événe­ment lorsque vous envoyez les invitations.

Le pro­gramme de la céré­monie de remise des diplômes doit cou­vrir, à min­i­ma, des points essentiels :

  • une intro­duc­tion ;
  • un dis­cours d’un représen­tant de l’école ;
  • la remise des diplômes ;
  • quelques mots d’un des jeunes diplômés, sou­vent le major de promo ;
  • un mes­sage de bonne continuation
  • une céré­monie de clôture.

À l’in­térieur de ce sché­ma, d’autres élé­ments peu­vent être ajoutés. L’idéal est de créer un réc­it qui reti­enne l’at­ten­tion des par­tic­i­pants et rende l’événe­ment mémorable. Pour ce faire, vous pou­vez faire appel à un maître de céré­monie pour diriger l’événe­ment et même à un ora­teur externe qui pronon­cera un dis­cours inspi­rant pour met­tre la cerise sur le gâteau de la remise des diplômes.

L’emplacement des par­tic­i­pants est à pren­dre en compte. Il sera néces­saire de réserv­er cer­tains sièges à l’administration, aux enseignants et aux con­férenciers. S’il y a une table de prési­dence, il est con­seil­lé d’avoir un nom­bre impair de per­son­nes à cette table et de laiss­er la place cen­trale à l’in­vité d’hon­neur, qui est sou­vent sélec­tion­né pour être le “par­rain de la pro­mo­tion”. Pour une remise plus ordon­née des diplômes, les étu­di­ants diplômés doivent être assis dans l’or­dre alphabé­tique, ou par filière.

5. Préparer le discours de remise des diplômes

Tant le dis­cours du représen­tant de l’in­sti­tu­tion que celui du représen­tant des étu­di­ants sont cen­traux et ne passeront pas inaperçus. Le prin­ci­pal con­seil pour réus­sir un dis­cours de remise des diplômes est de s’en­traîn­er ! Relisez le texte pour sup­primer tout super­flu, recherchez des idées nou­velles, évitez les références trop per­son­nelles et entraînez-vous à le lire beau­coup pour lui don­ner du rythme et de l’émotion.

Par­fois, un ora­teur externe est invité à pronon­cer un dis­cours de fin d’é­tudes. Il peut s’a­gir d’une per­son­nal­ité publique, d’une per­son­ne issue du domaine d’é­tudes des diplômés ou d’un leader inspi­rant. Il existe des dis­cours de ce type qui sont devenus des clas­siques et qui peu­vent servir d’inspi­ra­tion pour pré­par­er votre dis­cours, ou ne serait-ce que pour vous met­tre dans le bon état d’e­sprit pour le faire ! Un exem­ple emblé­ma­tique de ce type de dis­cours de fin d’é­tudes est celui de l’écrivain bri­tan­nique Neil Gaiman, inti­t­ulé “Make good art”.

6. Organiser le dîner et la fête de remise des diplômes

Après la céré­monie de remise des diplômes, cer­taines écoles pro­posent un dîner.
Celui-ci précède la fête, en soirée, qui est tant qu’à elle presque sys­té­ma­tique. Ces étapes sup­plé­men­taires con­clu­ent de façon très pos­i­tive le cur­sus uni­ver­si­taire des étudiants.

La fête de remise des diplômes se prête davan­tage à une ambiance déten­due, avec de la musique, de la danse et, pourquoi pas, des animations.
Il peut s’agir d’un événe­ment plus ou moins indépen­dant, qui est sou­vent organ­isé, tout ou par­tie, par le bureau des étudiants.

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Si vous prêtez atten­tion à tous les sujets abor­dés et les con­seils don­nés, vous obtien­drez la sat­is­fac­tion des étu­di­ants dans la célébra­tion du plus impor­tant, et du dernier, de leurs événe­ments étudiants.

Décou­vrez tout ce que les solu­tions de Weezevent peu­vent vous offrir pour gér­er les inscrip­tions à la céré­monie de remise des diplômes, con­trôler les accès et envoy­er des com­mu­ni­ca­tions par e‑mail.

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