Hay momentos en la vida que merecen una celebración especial. Finalizar unos estudios con éxito, es uno de ellos. Esto es así en cualquier tipo de estudios, pero por su simbolismo como cambio de etapa y transición vital hacia nuevos horizontes, la graduación universitaria es especialmente importante para los estudiantes.
La ceremonia de graduación (junto con la posterior fiesta de graduación) es un momento que recordarás siempre, por lo que la organización ha de ser impecable. Para que no suspendas esta última asignatura, te guiamos por los puntos clave para organizarla.
Índice
1. Definir el proyecto
Como todo evento, un acto de graduación requiere de una organización bien planificada, detallada y coordinada. Por eso, el primer paso es definir el proyecto y establecer así el marco en el que te moverás para la organización.
1. Quién organiza la ceremonia de graduación
Según el centro en el que hayas realizado tus estudios y las prácticas habituales en el mismo, serán los estudiantes o la propia institución quien lleve el peso de la organización del acto de graduación. Lo habitual es que con mayor o menor implicación, ambos colaboren. Para que esta colaboración sea ágil y eficiente, es necesaria una buena organización y un reparto de tareas claro.
Es buena idea designar a una persona como encargada del proyecto de cada lado: los estudiantes y el centro educativo.
2. Qué tipo de ceremonia de graduación vas a organizar
No es lo mismo organizar una graduación de primaria o secundaria, que una de bachillerato o una universitaria. ¿Qué tono quieres que tenga tu ceremonia de graduación? ¿Prefieres una graduación solemne o ligera y divertida? ¿Quieres organizar una graduación de estilo americano? ¿Qué aforo tendrá?
Todas estas preguntas te ayudarán a orientar el resto de decisiones que tendrás que tomar durante la organización de la graduación.
3. Cuándo y dónde tendrá lugar
Las ceremonias de graduación suelen celebrarse unos días o semanas después del último examen. Fija la fecha cuanto antes para asegurar la disponibilidad tanto de los estudiantes y sus invitados como de los ponentes y los proveedores con los que te gustaría contar.
El lugar más habitual para las ceremonias de graduación es el salón de actos o auditorio de la propia universidad o centro educativo. Si no existiera un espacio adecuado o no estuviera disponible, también es posible alquilar un lugar para su celebración. ¡Sin duda, con un poco de paciencia, encontrarás el lugar ideal para tu graduación!
En cualquiera de los casos, procura que el espacio sea accesible para personas con movilidad reducida, que tenga una buena iluminación y sonido, un tamaño apropiado para el número de asistentes previstos y facilidad para llegar en transporte público público y en coche.
4. Establecer un presupuesto
El presupuesto es el faro de toda organización de un evento, y un acto de graduación no iba a ser menos.
Este elemento básico de la organización de eventos es muchas veces temido por verlo como una restricción, pero el presupuesto es lo que te permitirá establecer jerarquías entre las diferentes partidas y tomar decisiones con tranquilidad. ¡Eso sí, no olvides destinar una partida a los posibles imprevistos!
2. Enviar las invitaciones para el acto de graduación
No hay acto de graduación sin invitados. Especialmente los estudiantes que se gradúan, pero también sus propios invitados. En función del espacio elegido y el número de estudiantes, profesores y otros invitados institucionales, determina cuántos invitados como máximo podrán acompañar a cada estudiante.
El siguiente paso, sería enviar las invitaciones para la ceremonia de graduación. Hoy en día, es habitual el envío de invitaciones en formato digital, pero sea cual sea tu elección, puedes inspirarte para el diseño buscando modelos de invitación a una ceremonia de graduación en internet. Recoge las mejores ideas, adáptalas a tu estilo y ten en cuenta estos consejos para enviar e-mails de invitación.
Para gestionar correctamente el aforo y también las necesidades materiales que veremos en el siguiente punto, es importante tener una idea del número final de asistentes. La forma más sencilla de gestionarlo es enviando un enlace a una web o un microsite de inscripción en la que los invitados podrán inscribirse para confirmar su asistencia. Lo ideal es que sea cada estudiante quien se encargue de confirmar su asistencia junto con la de sus invitados.
El sistema de inscripción es interesante también porque te permite recoger datos adicionales mediante un formulario de inscripción: desde restricciones alimentarias hasta el profesor o profesora que más le ha marcado en la carrera.
Contar con un sistema de inscripción y emisión de invitaciones online te permitirá, además, controlar el acceso al salón de actos o auditorio el día de la ceremonia, de forma rápida y sencilla, escaneando los códigos QR presentes en las invitaciones.
3. Gestionar la logística y el material necesario
Dependiendo del tipo de acto de graduación que organices, su estilo, el lugar, etc., necesitarás contar con unos elementos u otros. Estos son los principales:
- Material de sala: Sillas, mesas, podio, tarima, micrófonos, altavoces, proyector…
- Decoración acorde al estilo de tu acto de graduación.
- Música: Crea una playlist para ambientar los diferentes momentos del acto de graduación, desde la llegada de los asistentes, hasta la entrega de diplomas, pasando por los momentos de transición entre las diferentes partes del acto. También puedes incluir algún himno o canción representativa, ya sea de la institución o un tema que los estudiantes consideren que refleja su etapa en el centro. Incluso puedes pensar en la posibilidad de contratar una orquesta para la ocasión.
- Fotos y vídeos: Si tu presupuesto lo permite, contrata un fotógrafo y un cámara profesionales. De forma complementaria, es buena idea crear un hashtag para que todas las personas que saquen fotos o vídeos puedan compartirlos en redes sociales utilizándolo. Esto crea sensación de unidad y ayuda a recopilar el material. Crear un photocall o instalar un fotomatón también tiene buena acogida y creará un recuerdo tangible y especial.
- Montaje de vídeo: Crea un montaje de vídeo con fotos de los estudiantes durante su etapa en el centro. ¡Les encantará ver fotos que tal vez no recordaban, rememorar momentos divertidos y compartirlos con sus seres queridos!
- Catering: Tras el acto de graduación y antes de pasar a la cena y la fiesta de graduación, ofrece un pequeño catering con bebida y algo de picar para cerrar el evento.
En los días siguientes a la ceremonia, prepara un dossier con las fotos y vídeos de la graduación y envíaselas a los asistentes como recuerdo. Puedes segmentar al público entre estudiantes, sus invitados y representantes institucionales, para seleccionar qué envías a cada grupo de personas. Una herramienta de e-mailing y CRM, especialmente si está conectada con tu software de inscripción online, te será de gran ayuda en esta tarea.
4. Tener en cuenta el protocolo de la ceremonia de graduación
La graduación no deja de ser un acto oficial y existe una tradición a su alrededor, como el uso de togas y birretes . Aunque puedas darle un toque más desenfadado si el centro lo permite, es preferible o incluso necesario ajustarse a un protocolo:
Con toga o sin ella, la vestimenta ha de ser apropiada para este tipo de acto. Esto es válido tanto para los integrantes de la mesa principal como para los estudiantes e invitados. Elige ropa formal y sencilla y no olvides recordar la etiqueta del acto a los invitados, cuando envíes las invitaciones.
El programa de la ceremonia de graduación tiene que cubrir puntos imprescindibles como una introducción, un discurso de un representante del centro, la entrega de diplomas, unas palabras de uno de los recién graduados, despedida y cierre. Dentro de ese esquema, se pueden añadir otros elementos. Lo ideal es crear una narrativa que mantenga la atención de los asistentes y haga que el acto sea memorable. Para asegurarlo, puedes contar con un maestro de ceremonias para conducir el acto e incluso con un ponente externo, que tenga un discurso inspirador, para poner la guinda a la graduación.
La ubicación de los asistentes también es importante. Será necesario reservar determinados asientos para autoridades, docentes del centro y ponentes. En caso de haber mesa de presidencia, conviene que el número de componentes sea impar y dejar el lugar central para el invitado de honor. Para una entrega de diplomas más ordenada, los graduandos han de sentarse por orden alfabético.
5. Preparar el discurso de graduación
Tanto el discurso del representante de la institución como del representante de los estudiantes son centrales y no pasarán desapercibidos. El principal consejo para que el discurso de graduación salga bien es ¡practicar! Releer el texto para eliminar todo lo que sobre, buscar ideas novedosas, evitar referencias demasiado personales, y practicar mucho su lectura para darle ritmo y emoción.
En ocasiones, se invita a un ponente externo para dar un discurso de graduación. Puede ser un personaje público, del sector de los estudios de los graduandos o un líder inspirador. Existen discursos de este tipo que se han convertido en clásicos y que pueden servir de gran inspiración para preparar tu discurso, ¡aunque sea para ponerte en el estado de ánimo adecuado para hacerlo! Un ejemplo emblemático de este tipo de discurso de graduación es el del escritor británico Neil Gaiman, titulado «Crea buen arte»:
6. Organizar la cena y la fiesta de graduación
Después del acto de graduación, cada estudiante puede ir por su cuenta a cenar con su familia o bien se puede organizar una cena de graduación, que precederá a la fiesta de graduación con la que culminará el día, y la etapa universitaria, entre amigos.
Esta parte final sí se presta más a un ambiente desenfadado, con música, baile y, por qué no, juegos. La fiesta de graduación es casi un evento independiente, especialmente porque ya no será necesario coordinarse con el centro educativo sino que serán los estudiantes quienes la organicen por su cuenta.
Si prestas atención a todos los elementos presentados, conseguirás la matrícula de honor en la organización de tu ceremonia de graduación.
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