Cómo organizar eventos en la nueva normalidad

Cómo organizar eventos en la nueva normalidad

Los eventos vuelven poco a poco, aunque con limitaciones y los organizadores tienen que adaptarse no solamente a las nuevas normas sanitarias sino también a las expectativas de los asistentes. Estos últimos tienen ganas de volver a los eventos pero esperan que el organizador tome medidas para sentirse seguros en los eventos.

Descubre en este artículo cómo organizar tus eventos en este nuevo contexto.

Índice

  1. Cumplir con las expectativas de tu público
  2. Adaptar el espacio a la normativa sanitaria
  3. Promover la compra de entradas online
  4. Realizar un control de acceso sin contacto físico

1. Cumplir con las expectativas de tu público

Según la encuesta que realizamos en colaboración con IFOP (Institut Français d’Opinion Publique > Instituto Francés de Opinión Pública), el 93% de los encuestados echan de menos participar en eventos y actividades de ocio, pero existe preocupación a la hora de participar en el contexto actual. Por lo tanto, es importante que desde el lanzamiento de tu la comunicación sobre tu evento informes a tu público sobre las condiciones en que el evento tendrá lugar ya que esperan que el organizador ponga en práctica medidas sanitarias. El 53% de los encuestados sitúa estas medidas entre los dos criterios más importantes que tienen en cuenta a la hora de decidir volver a asistir a eventos.

Así, para tranquilizar a tu público de forma que suficientes personas se animen a acudir a tu evento, es necesario que tomes las medidas que esperan. Las medidas mencionadas en las respuestas de los encuestados como las que más les incitarían a volver a los eventos son las siguientes, en orden de importancia:

  • Distancia física con los demás asistentes;
  • Limitación del aforo;
  • Uso obligatorio de mascarilla;
  • Presencia de personal formado y equipado con material sanitario;
  • Gel hidroalcohólico disponible en cantidad suficiente;
  • etc.

Explica de forma clara y detallada las medidas tomadas para reducir el riesgo de transmisión de virus. Consigue generar en tu público las ganas de participar en un evento seguro desde el punto de vista sanitario en el que poder relajarse. Si no es tu primer evento, utiliza tu base de datos de contactos para reactivar el interés del público utilizando para ello una solución de e‑mailing especialmente pensada para eventos.

2. Adaptar el espacio a la normativa sanitaria

Es muy probable que tengas que adaptar el espacio en el que tiene lugar tu evento para implantar las medidas sanitarias frente al COVID-19: distancia física entre los asistentes (o grupos de asistentes), ventilación adecuada, facilidad para limpiar y desinfectar las zonas de mayor riesgo…

Si no tienes capacidad para implantar con seguridad medidas para celebrar tu evento en un espacio cerrado, piensa en la posibilidad de hacerlo al aire libre: estos eventos son más fáciles de organizar en las circunstancias en las que nos encontramos y dan más seguridad al público.

Aviso: Cada Comunidad Autónoma fija sus normas a este respecto en la nueva normalidad, por lo que no dejes de consultar la información actualizada sobre lo que esto implica en la Comunidad Autónoma en la que se celebra tu evento.

3. Promover la compra de entradas online

Vende entradas online para tu evento y controla así el número de entradas disponibles a la venta —gracias a los cupos— y haz el seguimiento de tus ventas en tiempo real. De esta manera tendrás total control acerca de las personas que acudirán a tu evento. Recuerda que la limitación del aforo es el segundo criterio que más incitaría a los asistentes potenciales a volver a asistir a eventos. Facilítales la compra de entradas vendiendo online y consigue así que se animen más a acudir a tu evento.

Esto te servirá al mismo tiempo para reducir el número de entradas en papel, el contacto físico y las colas. El control de acceso se realizará con un terminal de control electrónico (smartphone o terminal profesional) que escanea los e‑tickets directamente en el teléfono de los asistentes, sin necesidad de contacto físico entre ellos y tu staff.

4. Realizar un control de acceso sin contacto físico

Consigue un control de acceso más eficaz, reduce las colas —que suelen conllevar proximidad física entre asistentes— y obtén estadísticas en directo con una solución adaptada a tu evento. Para ello, controla las entradas de cada asistente en tan solo unos segundos gracias a la app móvil WeezAccess en tu smartphone (Android o iOS) o utiliza nuestros terminales profesionales de control de acceso si tu evento cuenta con una asistencia que lo precise.

¿Las ganas de volver a organizar eventos te pueden? Ponte manos a la obra desde ya y descubre todas las funcionalidades de nuestras soluciones. Hazte la vida más fácil haciendo clic en el siguiente botón:

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