Cómo organizar eventos en la nueva normalidad

Cómo organizar eventos en la nueva normalidad

Los even­tos vuel­ven poco a poco, aunque con lim­ita­ciones y los orga­ni­zadores tienen que adap­tarse no sola­mente a las nuevas nor­mas san­i­tarias sino tam­bién a las expec­ta­ti­vas de los asis­tentes. Estos últi­mos tienen ganas de volver a los even­tos pero esper­an que el orga­ni­zador tome medi­das para sen­tirse seguros en los even­tos.

Des­cubre en este artícu­lo cómo orga­ni­zar tus even­tos en este nue­vo con­tex­to.

Índice

  1. Cumplir con las expec­ta­ti­vas de tu públi­co
  2. Adap­tar el espa­cio a la nor­ma­ti­va san­i­taria
  3. Pro­mover la com­pra de entradas online
  4. Realizar un con­trol de acce­so sin con­tac­to físi­co

1. Cumplir con las expectativas de tu público

Según la encues­ta que real­izamos en colab­o­ración con IFOP (Insti­tut Français d’Opinion Publique > Insti­tu­to Francés de Opinión Públi­ca), el 93% de los encues­ta­dos echan de menos par­tic­i­par en even­tos y activi­dades de ocio, pero existe pre­ocu­pación a la hora de par­tic­i­par en el con­tex­to actu­al. Por lo tan­to, es impor­tante que des­de el lan­za­mien­to de tu la comu­ni­cación sobre tu even­to informes a tu públi­co sobre las condi­ciones en que el even­to ten­drá lugar ya que esper­an que el orga­ni­zador pon­ga en prác­ti­ca medi­das san­i­tarias. El 53% de los encues­ta­dos sitúa estas medi­das entre los dos cri­te­rios más impor­tantes que tienen en cuen­ta a la hora de decidir volver a asi­s­tir a even­tos.

Así, para tran­quil­izar a tu públi­co de for­ma que sufi­cientes per­sonas se ani­men a acud­ir a tu even­to, es nece­sario que tomes las medi­das que esper­an. Las medi­das men­cionadas en las respues­tas de los encues­ta­dos como las que más les inci­tarían a volver a los even­tos son las sigu­ientes, en orden de impor­tan­cia:

  • Dis­tan­cia físi­ca con los demás asis­tentes;
  • Lim­itación del aforo;
  • Uso oblig­a­to­rio de mas­car­il­la;
  • Pres­en­cia de per­son­al for­ma­do y equipa­do con mate­r­i­al san­i­tario;
  • Gel hidroal­co­hóli­co disponible en can­ti­dad sufi­ciente;
  • etc.

Expli­ca de for­ma clara y detal­la­da las medi­das tomadas para reducir el ries­go de trans­misión de virus. Con­sigue gener­ar en tu públi­co las ganas de par­tic­i­par en un even­to seguro des­de el pun­to de vista san­i­tario en el que poder rela­jarse. Si no es tu primer even­to, uti­liza tu base de datos de con­tac­tos para reac­ti­var el interés del públi­co uti­lizan­do para ello una solu­ción de e‑mailing espe­cial­mente pen­sa­da para even­tos.

2. Adaptar el espacio a la normativa sanitaria

Es muy prob­a­ble que ten­gas que adap­tar el espa­cio en el que tiene lugar tu even­to para implan­tar las medi­das san­i­tarias frente al COVID-19: dis­tan­cia físi­ca entre los asis­tentes (o gru­pos de asis­tentes), ven­ti­lación ade­cua­da, facil­i­dad para limpiar y desin­fec­tar las zonas de may­or ries­go…

Si no tienes capaci­dad para implan­tar con seguri­dad medi­das para cel­e­brar tu even­to en un espa­cio cer­ra­do, pien­sa en la posi­bil­i­dad de hac­er­lo al aire libre: estos even­tos son más fáciles de orga­ni­zar en las cir­cun­stan­cias en las que nos encon­tramos y dan más seguri­dad al públi­co.

Avi­so: Cada Comu­nidad Autóno­ma fija sus nor­mas a este respec­to en la nue­va nor­mal­i­dad, por lo que no dejes de con­sul­tar la infor­ma­ción actu­al­iza­da sobre lo que esto impli­ca en la Comu­nidad Autóno­ma en la que se cel­e­bra tu even­to.

3. Promover la compra de entradas online

Vende entradas online para tu even­to y con­tro­la así el número de entradas disponibles a la ven­ta —gra­cias a los cupos— y haz el seguimien­to de tus ven­tas en tiem­po real. De esta man­era ten­drás total con­trol acer­ca de las per­sonas que acud­irán a tu even­to. Recuer­da que la lim­itación del aforo es el segun­do cri­te­rio que más inci­taría a los asis­tentes poten­ciales a volver a asi­s­tir a even­tos. Facilí­tales la com­pra de entradas ven­di­en­do online y con­sigue así que se ani­men más a acud­ir a tu even­to.

Esto te servirá al mis­mo tiem­po para reducir el número de entradas en papel, el con­tac­to físi­co y las colas. El con­trol de acce­so se realizará con un ter­mi­nal de con­trol elec­tróni­co (smart­phone o ter­mi­nal pro­fe­sion­al) que escanea los e‑tickets direc­ta­mente en el telé­fono de los asis­tentes, sin necesi­dad de con­tac­to físi­co entre ellos y tu staff.

4. Realizar un control de acceso sin contacto físico

Con­sigue un con­trol de acce­so más efi­caz, reduce las colas —que sue­len con­ll­e­var prox­im­i­dad físi­ca entre asis­tentes— y obtén estadís­ti­cas en direc­to con una solu­ción adap­ta­da a tu even­to. Para ello, con­tro­la las entradas de cada asis­tente en tan solo unos segun­dos gra­cias a la app móvil WeezA­c­cess en tu smart­phone (Android o iOS) o uti­liza nue­stros ter­mi­nales pro­fe­sion­ales de con­trol de acce­so si tu even­to cuen­ta con una asis­ten­cia que lo pre­cise.

¿Las ganas de volver a orga­ni­zar even­tos te pueden? Ponte manos a la obra des­de ya y des­cubre todas las fun­cional­i­dades de nues­tras solu­ciones. Hazte la vida más fácil hacien­do clic en el sigu­iente botón:

Orga­ni­zar un even­to

Con­tac­ta con nosotros

Comparte este artículo en