8 actions indispensables pour organiser un événement avec le Covid-19

8 actions indispensables pour organiser un événement avec le Covid-19

Un cal­en­dri­er de lev­ée des restric­tions con­cer­nant la tenue des événe­ments a été dévoilé par les autorités français­es. Cette fin pro­gres­sive des restric­tions débute dès le 19 mai et oblige les organ­isa­teurs à s’adapter selon les pro­to­coles dédiés à chaque lieu et activ­ité. Décou­vrez 8 actions à met­tre en place pour organ­is­er un événe­ment dès la pre­mière lev­ée des restrictions.

Som­maire

  1. Se rap­procher des autorités
  2. Adapter son lieu, son for­mat et son contenu
  3. Utilis­er une solu­tion de bil­let­terie en ligne
  4. Com­mu­ni­quer régulière­ment avec les participants
  5. Con­trôler les accès avec effi­cac­ité et précision
  6. Opti­miser les dis­posi­tifs d’hygiène
  7. Ren­forcer la sig­nalé­tique et la pédagogie
  8. Sécuris­er les espaces de restauration

Anticiper dès la préparation de l’événement

1. Se rapprocher des autorités

Dans le con­texte d’incertitude qui plane sur le secteur événe­men­tiel, les organ­isa­teurs doivent s’assurer auprès des autorités locales que leur événe­ment est autorisé à se tenir. Pro­posez-leur de col­la­bor­er sur la mise en place d’un pro­to­cole strict et sécurisé afin de les ras­sur­er et leur mon­tr­er l’ampleur de votre savoir-faire. Vous avez tout à gag­n­er en antic­i­pant et vous éviterez les mau­vais­es surprises.

2. Adapter son lieu, son format et son contenu

Com­ment rem­plir les objec­tifs de son événe­ment quand on ne peut pas l’organiser dans les con­di­tions prévues ini­tiale­ment ? Trois pistes, par­mi d’autres, sont envis­age­ables pour alli­er flex­i­bil­ité et rentabilité :

  • Abaiss­er ses coûts en choi­sis­sant des intervenants/artistes locaux
  • Étaler le for­mat sur plusieurs dates au lieu d’organiser un seul grand événement
  • Pro­pos­er une ver­sion payante en ligne en plus de l’édition physique

Il y a fort à pari­er que votre événe­ment ne pour­ra se tenir dans les mêmes con­di­tions que vos édi­tions précé­dentes. S’adapter est la clef pour met­tre toutes les chances de son côté.

3. Utiliser une solution de billetterie en ligne

Les lim­i­ta­tions de jauges qui s’appliquent aux événe­ments peu­vent être facile­ment maîtrisées avec une bil­let­terie en ligne. Vendez en ligne avec un quo­ta de bil­lets disponibles afin que le nom­bre de par­tic­i­pants ne dépasse pas la lim­ite autorisée dans votre lieu. Gardez une marge pour les per­son­nes qui vien­nent sur place le jour J si vous le souhaitez. Vous gag­nez en sérénité, suiv­ez l’évolution des ventes en temps réel et lim­itez les files d’attente sur place.

Pour les événe­ments en con­fig­u­ra­tion assise, inté­grez une fonc­tion­nal­ité de place­ment dis­tan­cié à votre mod­ule de bil­let­terie. Les par­tic­i­pants peu­vent choisir leur place et l’outil opti­mise automa­tique­ment la dis­tan­ci­a­tion selon vos paramètres prédéfi­nis — nom­bre de sièges entre chaque groupe de per­son­nes, taille max­i­male des groupes “soci­aux”, etc.

Assurez-vous égale­ment que votre parte­naire bil­let­terie et con­trôle d’accès puisse gér­er l’éventuel pass san­i­taire actuelle­ment en cours de dis­cus­sion par les instances européennes et nationales.

4. Communiquer régulièrement avec les participants

Mon­trez à vos par­tic­i­pants que vous faites le max­i­mum pour que votre événe­ment ait lieu dans les meilleures con­di­tions pos­si­bles. Ciblez vos par­tic­i­pants des édi­tions précé­dentes pour rem­plir votre jauge et com­mu­niquez les infor­ma­tions pra­tiques et con­signes par email aux par­tic­i­pants ayant déjà achetés leurs billets.

Soigner les détails le jour J

5. Contrôler les accès avec efficacité et précision

Opti­misez votre con­trôle d’accès, lim­itez vos files d’attentes, et suiv­ez votre taux de rem­plis­sage en temps réel avec une solu­tion de scan conçue pour votre événe­ment. Con­trôlez les bil­lets de chaque par­tic­i­pant en quelques sec­on­des grâce à l’application mobile WeezA­c­cess ou utilisez nos ter­minaux de scan pro­fes­sion­nels si votre événe­ment néces­site de véri­fi­er un grand nom­bre de billets.

6. Optimiser les dispositifs d’hygiène

Net­toyez régulière­ment les zones les plus fréquen­tées : entrées, toi­lettes, bars… Dis­posez du gel hydroal­coolique et des masques aux endroits stratégiques. Equipez votre staff de tout le néces­saire pour que toutes les per­son­nes employées et le pub­lic se sen­tent en sécurité.

7. Renforcer la signalétique et la pédagogie

Affich­es, mar­quages au sol, bénév­oles dédiés… tous les moyens sont bons pour guider vos par­tic­i­pants vers les dif­férentes zones de l’événement en respec­tant le plan d’hygiène et leur rap­pel­er d’appliquer les gestes bar­rières qui pro­tè­gent l’ensemble des per­son­nes sur place.

8. Sécuriser les espaces de restauration

Espacez le mobili­er pour que les par­tic­i­pants puis­sent se restau­r­er en petits groupes isolés ou indi­vidu­elle­ment afin d’éviter les regroupe­ments. Pro­posez du Click & Col­lect pour que les par­tic­i­pants com­man­dent via leur télé­phone et récupèrent leurs achats au comp­toir. Le meilleur moyen de lim­iter les con­tacts et les files d’at­tente inutiles.

Vous souhaitez être accom­pa­g­né pour la mise en plaice de ce type d’actions ? Con­tactez-nos con­seillers dès main­tenant, ils pré­par­ent déjà l’organisation d’événements comme le vôtre :

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