8 actions indispensables pour organiser un événement avec le Covid-19

8 actions indispensables pour organiser un événement avec le Covid-19

Un calendrier de levée des restrictions concernant la tenue des événements a été dévoilé par les autorités françaises. Cette fin progressive des restrictions débute dès le 19 mai et oblige les organisateurs à s’adapter selon les protocoles dédiés à chaque lieu et activité. Découvrez 8 actions à mettre en place pour organiser un événement dès la première levée des restrictions.

Sommaire

  1. Se rapprocher des autorités
  2. Adapter son lieu, son format et son contenu
  3. Utiliser une solution de billetterie en ligne
  4. Communiquer régulièrement avec les participants
  5. Contrôler les accès avec efficacité et précision
  6. Optimiser les dispositifs d’hygiène
  7. Renforcer la signalétique et la pédagogie
  8. Sécuriser les espaces de restauration

Anticiper dès la préparation de l’événement

1. Se rapprocher des autorités

Dans le contexte d’incertitude qui plane sur le secteur événementiel, les organisateurs doivent s’assurer auprès des autorités locales que leur événement est autorisé à se tenir. Proposez-leur de collaborer sur la mise en place d’un protocole strict et sécurisé afin de les rassurer et leur montrer l’ampleur de votre savoir-faire. Vous avez tout à gagner en anticipant et vous éviterez les mauvaises surprises.

2. Adapter son lieu, son format et son contenu

Comment remplir les objectifs de son événement quand on ne peut pas l’organiser dans les conditions prévues initialement ? Trois pistes, parmi d’autres, sont envisageables pour allier flexibilité et rentabilité :

  • Abaisser ses coûts en choisissant des intervenants/artistes locaux
  • Étaler le format sur plusieurs dates au lieu d’organiser un seul grand événement
  • Proposer une version payante en ligne en plus de l’édition physique

Il y a fort à parier que votre événement ne pourra se tenir dans les mêmes conditions que vos éditions précédentes. S’adapter est la clef pour mettre toutes les chances de son côté.

3. Utiliser une solution de billetterie en ligne

Les limitations de jauges qui s’appliquent aux événements peuvent être facilement maîtrisées avec une billetterie en ligne. Vendez en ligne avec un quota de billets disponibles afin que le nombre de participants ne dépasse pas la limite autorisée dans votre lieu. Gardez une marge pour les personnes qui viennent sur place le jour J si vous le souhaitez. Vous gagnez en sérénité, suivez l’évolution des ventes en temps réel et limitez les files d’attente sur place.

Pour les événements en configuration assise, intégrez une fonctionnalité de placement distancié à votre module de billetterie. Les participants peuvent choisir leur place et l’outil optimise automatiquement la distanciation selon vos paramètres prédéfinis — nombre de sièges entre chaque groupe de personnes, taille maximale des groupes “sociaux”, etc.

Assurez-vous également que votre partenaire billetterie et contrôle d’accès puisse gérer l’éventuel “passeport santé” actuellement en cours de discussion par les instances européennes et nationales.

4. Communiquer régulièrement avec les participants

Montrez à vos participants que vous faites le maximum pour que votre événement ait lieu dans les meilleures conditions possibles. Ciblez vos participants des éditions précédentes pour remplir votre jauge et communiquez les informations pratiques et consignes par email aux participants ayant déjà achetés leurs billets.

Soigner les détails le jour J

5. Contrôler les accès avec efficacité et précision

Optimisez votre contrôle d’accès, limitez vos files d’attentes, et suivez votre taux de remplissage en temps réel avec une solution de scan conçue pour votre événement. Contrôlez les billets de chaque participant en quelques secondes grâce à l’application mobile WeezAccess ou utilisez nos terminaux de scan professionnels si votre événement nécessite de vérifier un grand nombre de billets.

6. Optimiser les dispositifs d’hygiène

Nettoyez régulièrement les zones les plus fréquentées : entrées, toilettes, bars… Disposez du gel hydroalcoolique et des masques aux endroits stratégiques. Equipez votre staff de tout le nécessaire pour que toutes les personnes employées et le public se sentent en sécurité.

7. Renforcer la signalétique et la pédagogie

Affiches, marquages au sol, bénévoles dédiés… tous les moyens sont bons pour guider vos participants vers les différentes zones de l’événement en respectant le plan d’hygiène et leur rappeler d’appliquer les gestes barrières qui protègent l’ensemble des personnes sur place.

8. Sécuriser les espaces de restauration

Espacez le mobilier pour que les participants puissent se restaurer en petits groupes isolés ou individuellement afin d’éviter les regroupements. Proposez du Click & Collect pour que les participants commandent via leur téléphone et récupèrent leurs achats au comptoir. Le meilleur moyen de limiter les contacts et les files d’attente inutiles.

Vous souhaitez être accompagné pour la mise en plaice de ce type d’actions ? Contactez-nos conseillers dès maintenant, ils préparent déjà l’organisation d’événements comme le vôtre :

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