Eventos con entrada gratuita: herramientas para gestionar el aforo y las colas

Eventos con entrada gratuita: herramientas para gestionar el aforo y las colas

Orga­ni­zar un even­to o una activi­dad con entra­da gra­tui­ta con­ll­e­va la gestión de algunos pun­tos fun­da­men­tales, al igual que en el caso de un even­to de pago: asis­tentes que han acu­d­i­do al even­to, con­cen­tración de per­sonas en las colas y en cier­tas zonas del even­to… ¡Y más aún en el con­tex­to actu­al de cri­sis san­i­taria! Con Weezevent, los orga­ni­zadores de even­tos gra­tu­itos pueden dispon­er de her­ramien­tas que han pasa­do todas las prue­bas y que se adap­tan a cualquier tipo de orga­ni­zación, sean estas públi­cas —cole­gios, aso­cia­ciones…— o pri­vadas —empre­sas, clubes deportivos, salas de espec­tácu­los, fun­da­ciones, etc.—. No esperes más para des­cubrir­las y ges­tionar el aforo y las colas de tus eventos.

Índice

  1. Con­tro­lar el aforo des­de antes del día de tu evento
  2. Reducir las colas en el evento

1. Controlar el aforo desde antes del día de tu evento

Crear un módulo de inscripción online

Con­tro­lar el aforo para así respetar la capaci­dad máx­i­ma del espa­cio en un even­to es un juego de niños para un orga­ni­zador que conoce de ante­mano el número de per­sonas que tienen inten­ción de acud­ir a su even­to —sea este gra­tu­ito o de pago—. Para ello, bas­ta con pedir a los futur­os asis­tentes que se inscrib­an online con antelación para poder acced­er al evento.

Esto con­ll­e­va varias ven­ta­jas para el organizador:

  • Lim­itación del número de entradas emitidas;
  • Reduc­ción de las colas en el lugar del evento;
  • Recogi­da de los corre­os elec­tróni­cos de los asis­tentes para man­ten­er­los infor­ma­dos y fidelizarlos.

Crea tu primer even­to en Weezevent, en un par de clics, antes de pub­licar online tu wid­get de inscrip­ción en tu propia pági­na web, en un microsite y en redes sociales para con­seguir el máx­i­mo de inscritos posi­ble. Con­figu­ra una tar­i­fa gra­tui­ta con un cupo adap­ta­do a la capaci­dad del espa­cio de tu evento.

Nota: Para un pro­ce­so de inscrip­ción más adap­ta­do a las inscrip­ciones gra­tu­itas —sin ningu­na men­ción ni pic­togra­mas de pagos, e‑mail de con­fir­ma­ción adap­ta­do tu even­to gra­tu­ito, etc. Pregún­tanos por nues­tra platafor­ma de inscrip­ción para even­tos gra­tu­itos (ser­vi­cio Premium).

Limitar el número de inscripciones mediante cupos

Al con­fig­u­rar tu wid­get de inscrip­ción, tienes dos opciones a la hora de ges­tionar los cupos y lim­i­tar el aforo:

  • Dedicar el 100% de las plazas a la ven­ta online.
  • Reser­var unas plazas para la ven­ta en taquilla.

Puedes ir aju­s­tan­do los cupos en fun­ción de cómo se vayan desar­rol­lan­do las inscrip­ciones y así opti­mizar la asis­ten­cia a tu evento.

Hacer el seguimiento de las inscripciones en tiempo real

Haz el seguimien­to de las inscrip­ciones a través de tu wid­get des­de que esté pub­li­ca­do. Entra en tu área pri­va­da Weezevent y verás en tiem­po real el número de inscritos y las plazas disponibles para alcan­zar tu cupo.

Prepara el con­trol de acce­so en fun­ción del número de inscritos pre­vis­to: número de filas de acce­so, número de agentes de con­trol y ter­mi­nales de val­i­dación de entradas, etc. Tam­bién puedes pre­v­er una taquil­la físi­ca en caso de que las inscrip­ciones online no ter­mi­nen de despegar.

Comunicar la información importante

Al hac­er que los asis­tentes se inscrib­an, reco­ges infor­ma­ción muy valiosa, a través del for­mu­la­rio de inscrip­ción. Los datos más cru­ciales son las direc­ciones de correo elec­tróni­co. Uti­lizán­dolas, podrás comu­nicar infor­ma­ción impor­tante a los asis­tentes: recorda­to­rio de infor­ma­ción prác­ti­ca, nor­mas sanitarias…

Sobre todo, te per­mi­tirá crear una base de datos que te servirá tam­bién para tus activi­dades futuras. En un segun­do momen­to, después de tu even­to, seg­men­ta los asis­tentes gra­cias a Weez­Tar­get, nues­tra her­ramien­ta de CRM y de e‑mailing espe­cial­mente pen­sa­da para orga­ni­zadores de even­tos.

2. Reducir las colas en el evento

Escanear las entradas en los puntos de acceso

Con­tro­la las entradas de los asis­tentes con una solu­ción de val­i­dación adap­ta­da al número de per­sonas que esperas que acu­d­an a tu even­to: nue­stros ter­mi­nales pro­fe­sion­ales de con­trol de acce­so o nues­tra apli­cación gra­tui­ta para móviles (Android o iOS). Con ambos tipos de ter­mi­nales podrás con­tro­lar ráp­i­da­mente la validez de las entradas que los asis­tentes mues­tran y evi­tarás que se creen grandes colas.

Tru­co: Escanear entradas en los pun­tos de acce­so a tu even­to es impre­scindible, pero tam­bién puede ser nece­sario en deter­mi­nadas zonas —área de restau­ración, sala de con­fer­en­cias, espa­cio en el que tiene lugar un taller, etc. En todos los espa­cios en los que el aforo está lim­i­ta­do, podrás implan­tar un con­trol de acce­so. Esto te per­mite con­tro­lar el aforo por zona y saber quién ha asis­ti­do a qué activi­dades. ¡Muy prác­ti­co para la fidelización de asistentes!

Escanear las entradas a la salida

Nues­tras solu­ciones tam­bién te per­miten escanear las entradas de los asis­tentes que salen de tu even­to para cono­cer el número de per­sonas que están efec­ti­va­mente pre­sentes en el espa­cio de tu even­to. Esto es útil para los orga­ni­zadores cuyo even­to dura un día entero y los asis­tentes no se quedan en el even­to más que unas horas.

Orga­ni­zar un even­to gra­tu­ito requiere tan­ta preparación como uno de pago. Nues­tras solu­ciones se adap­tan a estas par­tic­u­lar­i­dades y nue­stro equipo está acos­tum­bra­do a bus­car la con­fig­u­ración que mejor se adap­ta a cada caso. Prepara tu futuro even­to gra­tu­ito y des­cubre todas las fun­cional­i­dades de nues­tras her­ramien­tas de ven­ta de entradas online, con­trol de acce­so, cash­less y CRM e e‑mailing hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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