Eventos con entrada gratuita: herramientas para gestionar el aforo y las colas

Eventos con entrada gratuita: herramientas para gestionar el aforo y las colas

Organizar un evento o una actividad con entrada gratuita conlleva la gestión de algunos puntos fundamentales, al igual que en el caso de un evento de pago: asistentes que han acudido al evento, concentración de personas en las colas y en ciertas zonas del evento… ¡Y más aún en el contexto actual de crisis sanitaria! Con Weezevent, los organizadores de eventos gratuitos pueden disponer de herramientas que han pasado todas las pruebas y que se adaptan a cualquier tipo de organización, sean estas públicas —colegios, asociaciones…— o privadas —empresas, clubes deportivos, salas de espectáculos, fundaciones, etc.—. No esperes más para descubrirlas y gestionar el aforo y las colas de tus eventos.

Índice

  1. Controlar el aforo desde antes del día de tu evento
  2. Reducir las colas en el evento

1. Controlar el aforo desde antes del día de tu evento

Crear un módulo de inscripción online

Controlar el aforo para así respetar la capacidad máxima del espacio en un evento es un juego de niños para un organizador que conoce de antemano el número de personas que tienen intención de acudir a su evento —sea este gratuito o de pago—. Para ello, basta con pedir a los futuros asistentes que se inscriban online con antelación para poder acceder al evento.

Esto conlleva varias ventajas para el organizador:

  • Limitación del número de entradas emitidas;
  • Reducción de las colas en el lugar del evento;
  • Recogida de los correos electrónicos de los asistentes para mantenerlos informados y fidelizarlos.

Crea tu primer evento en Weezevent, en un par de clics, antes de publicar online tu widget de inscripción en tu propia página web, en un microsite y en redes sociales para conseguir el máximo de inscritos posible. Configura una tarifa gratuita con un cupo adaptado a la capacidad del espacio de tu evento.

Nota: Para un proceso de inscripción más adaptado a las inscripciones gratuitas —sin ninguna mención ni pictogramas de pagos, e‑mail de confirmación adaptado tu evento gratuito, etc. Pregúntanos por nuestra plataforma de inscripción para eventos gratuitos (servicio Premium).

Limitar el número de inscripciones mediante cupos

Al configurar tu widget de inscripción, tienes dos opciones a la hora de gestionar los cupos y limitar el aforo:

  • Dedicar el 100% de las plazas a la venta online.
  • Reservar unas plazas para la venta en taquilla.

Puedes ir ajustando los cupos en función de cómo se vayan desarrollando las inscripciones y así optimizar la asistencia a tu evento.

Hacer el seguimiento de las inscripciones en tiempo real

Haz el seguimiento de las inscripciones a través de tu widget desde que esté publicado. Entra en tu área privada Weezevent y verás en tiempo real el número de inscritos y las plazas disponibles para alcanzar tu cupo.

Prepara el control de acceso en función del número de inscritos previsto: número de filas de acceso, número de agentes de control y terminales de validación de entradas, etc. También puedes prever una taquilla física en caso de que las inscripciones online no terminen de despegar.

Comunicar la información importante

Al hacer que los asistentes se inscriban, recoges información muy valiosa, a través del formulario de inscripción. Los datos más cruciales son las direcciones de correo electrónico. Utilizándolas, podrás comunicar información importante a los asistentes: recordatorio de información práctica, normas sanitarias…

Sobre todo, te permitirá crear una base de datos que te servirá también para tus actividades futuras. En un segundo momento, después de tu evento, segmenta los asistentes gracias a WeezTarget, nuestra herramienta de CRM y de e‑mailing especialmente pensada para organizadores de eventos.

2. Reducir las colas en el evento

Escanear las entradas en los puntos de acceso

Controla las entradas de los asistentes con una solución de validación adaptada al número de personas que esperas que acudan a tu evento: nuestros terminales profesionales de control de acceso o nuestra aplicación gratuita para móviles (Android o iOS). Con ambos tipos de terminales podrás controlar rápidamente la validez de las entradas que los asistentes muestran y evitarás que se creen grandes colas.

Truco: Escanear entradas en los puntos de acceso a tu evento es imprescindible, pero también puede ser necesario en determinadas zonas —área de restauración, sala de conferencias, espacio en el que tiene lugar un taller, etc. En todos los espacios en los que el aforo está limitado, podrás implantar un control de acceso. Esto te permite controlar el aforo por zona y saber quién ha asistido a qué actividades. ¡Muy práctico para la fidelización de asistentes!

Escanear las entradas a la salida

Nuestras soluciones también te permiten escanear las entradas de los asistentes que salen de tu evento para conocer el número de personas que están efectivamente presentes en el espacio de tu evento. Esto es útil para los organizadores cuyo evento dura un día entero y los asistentes no se quedan en el evento más que unas horas.

Organizar un evento gratuito requiere tanta preparación como uno de pago. Nuestras soluciones se adaptan a estas particularidades y nuestro equipo está acostumbrado a buscar la configuración que mejor se adapta a cada caso. Prepara tu futuro evento gratuito y descubre todas las funcionalidades de nuestras herramientas de venta de entradas online, control de acceso, cashless y CRM e e‑mailing haciendo clic en el siguiente botón:

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