Eventos con entrada gratuita: herramientas para gestionar el aforo y las colas

Eventos con entrada gratuita: herramientas para gestionar el aforo y las colas

Orga­ni­zar un even­to o una activi­dad con entra­da gra­tui­ta con­ll­e­va la gestión de algunos pun­tos fun­da­men­tales, al igual que en el caso de un even­to de pago: asis­tentes que han acu­d­i­do al even­to, con­cen­tración de per­sonas en las colas y en cier­tas zonas del even­to… ¡Y más aún en el con­tex­to actu­al de cri­sis san­i­taria! Con Weezevent, los orga­ni­zadores de even­tos gra­tu­itos pueden dispon­er de her­ramien­tas que han pasa­do todas las prue­bas y que se adap­tan a cualquier tipo de orga­ni­zación, sean estas públi­cas —cole­gios, aso­cia­ciones…— o pri­vadas —empre­sas, clubes deportivos, salas de espec­tácu­los, fun­da­ciones, etc.—. No esperes más para des­cubrir­las y ges­tionar el aforo y las colas de tus even­tos.

Índice

  1. Con­tro­lar el aforo des­de antes del día de tu even­to
  2. Reducir las colas en el even­to

1. Controlar el aforo desde antes del día de tu evento

Crear un módulo de inscripción online

Con­tro­lar el aforo para así respetar la capaci­dad máx­i­ma del espa­cio en un even­to es un juego de niños para un orga­ni­zador que conoce de ante­mano el número de per­sonas que tienen inten­ción de acud­ir a su even­to —sea este gra­tu­ito o de pago—. Para ello, bas­ta con pedir a los futur­os asis­tentes que se inscrib­an online con antelación para poder acced­er al even­to.

Esto con­ll­e­va varias ven­ta­jas para el orga­ni­zador:

  • Lim­itación del número de entradas emi­ti­das;
  • Reduc­ción de las colas en el lugar del even­to;
  • Recogi­da de los corre­os elec­tróni­cos de los asis­tentes para man­ten­er­los infor­ma­dos y fidelizar­los.

Crea tu primer even­to en Weezevent, en un par de clics, antes de pub­licar online tu wid­get de inscrip­ción en tu propia pági­na web, en un microsite y en redes sociales para con­seguir el máx­i­mo de inscritos posi­ble. Con­figu­ra una tar­i­fa gra­tui­ta con un cupo adap­ta­do a la capaci­dad del espa­cio de tu even­to.

Nota: Para un pro­ce­so de inscrip­ción más adap­ta­do a las inscrip­ciones gra­tu­itas —sin ningu­na men­ción ni pic­togra­mas de pagos, e‑mail de con­fir­ma­ción adap­ta­do tu even­to gra­tu­ito, etc. Pregún­tanos por nues­tra platafor­ma de inscrip­ción para even­tos gra­tu­itos (ser­vi­cio Pre­mi­um).

Limitar el número de inscripciones mediante cupos

Al con­fig­u­rar tu wid­get de inscrip­ción, tienes dos opciones a la hora de ges­tionar los cupos y lim­i­tar el aforo:

  • Dedicar el 100% de las plazas a la ven­ta online.
  • Reser­var unas plazas para la ven­ta en taquil­la.

Puedes ir aju­s­tan­do los cupos en fun­ción de cómo se vayan desar­rol­lan­do las inscrip­ciones y así opti­mizar la asis­ten­cia a tu even­to.

Hacer el seguimiento de las inscripciones en tiempo real

Haz el seguimien­to de las inscrip­ciones a través de tu wid­get des­de que esté pub­li­ca­do. Entra en tu área pri­va­da Weezevent y verás en tiem­po real el número de inscritos y las plazas disponibles para alcan­zar tu cupo.

Prepara el con­trol de acce­so en fun­ción del número de inscritos pre­vis­to: número de filas de acce­so, número de agentes de con­trol y ter­mi­nales de val­i­dación de entradas, etc. Tam­bién puedes pre­v­er una taquil­la físi­ca en caso de que las inscrip­ciones online no ter­mi­nen de despe­gar.

Comunicar la información importante

Al hac­er que los asis­tentes se inscrib­an, reco­ges infor­ma­ción muy valiosa, a través del for­mu­la­rio de inscrip­ción. Los datos más cru­ciales son las direc­ciones de correo elec­tróni­co. Uti­lizán­dolas, podrás comu­nicar infor­ma­ción impor­tante a los asis­tentes: recorda­to­rio de infor­ma­ción prác­ti­ca, nor­mas san­i­tarias…

Sobre todo, te per­mi­tirá crear una base de datos que te servirá tam­bién para tus activi­dades futuras. En un segun­do momen­to, después de tu even­to, seg­men­ta los asis­tentes gra­cias a Weez­Tar­get, nues­tra her­ramien­ta de CRM y de e‑mailing espe­cial­mente pen­sa­da para orga­ni­zadores de even­tos.

2. Reducir las colas en el evento

Escanear las entradas en los puntos de acceso

Con­tro­la las entradas de los asis­tentes con una solu­ción de val­i­dación adap­ta­da al número de per­sonas que esperas que acu­d­an a tu even­to: nue­stros ter­mi­nales pro­fe­sion­ales de con­trol de acce­so o nues­tra apli­cación gra­tui­ta para móviles (Android o iOS). Con ambos tipos de ter­mi­nales podrás con­tro­lar ráp­i­da­mente la validez de las entradas que los asis­tentes mues­tran y evi­tarás que se creen grandes colas.

Tru­co: Escanear entradas en los pun­tos de acce­so a tu even­to es impre­scindible, pero tam­bién puede ser nece­sario en deter­mi­nadas zonas —área de restau­ración, sala de con­fer­en­cias, espa­cio en el que tiene lugar un taller, etc. En todos los espa­cios en los que el aforo está lim­i­ta­do, podrás implan­tar un con­trol de acce­so. Esto te per­mite con­tro­lar el aforo por zona y saber quién ha asis­ti­do a qué activi­dades. ¡Muy prác­ti­co para la fidelización de asis­tentes!

Escanear las entradas a la salida

Nues­tras solu­ciones tam­bién te per­miten escanear las entradas de los asis­tentes que salen de tu even­to para cono­cer el número de per­sonas que están efec­ti­va­mente pre­sentes en el espa­cio de tu even­to. Esto es útil para los orga­ni­zadores cuyo even­to dura un día entero y los asis­tentes no se quedan en el even­to más que unas horas.

Orga­ni­zar un even­to gra­tu­ito requiere tan­ta preparación como uno de pago. Nues­tras solu­ciones se adap­tan a estas par­tic­u­lar­i­dades y nue­stro equipo está acos­tum­bra­do a bus­car la con­fig­u­ración que mejor se adap­ta a cada caso. Prepara tu futuro even­to gra­tu­ito y des­cubre todas las fun­cional­i­dades de nues­tras her­ramien­tas de ven­ta de entradas online, con­trol de acce­so, cash­less y CRM e e‑mailing hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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