5 trucos para organizar tu evento al aire libre

5 trucos para organizar tu evento al aire libre

El mundo de los eventos se enfrenta a nuevos retos a raíz de la crisis del COVID-19, lo que hace necesaria la reinvención. Es el momento de que los organizadores de eventos transformen estos inconvenientes en ventajas. Organizar un evento al aire libre permite, por ejemplo, atraer a nuevo público gracias a celebrar el evento en un espacio atractivo, un formato innovador, un ambiente agradable…

Hemos hablado con L’Autre Canal, la SMAC (espacio francés dedicado a la música contemporánea) de Nancy (Francia), que nos cuenta cómo ha organizado su evento Eté Indien al aire libre. Este año han planteado un nuevo formato, al aire libre, debido a las restricciones que han venido de la mano del COVID-19. Descubre consejos y ejemplos prácticos de un organizador con experiencia en la organización de eventos al aire libre.

Índice

  1. Solicitar las autorizaciones necesarias
  2. Idear formatos y una programación acorde
  3. Cuidar la decoración y la disposición del espacio
  4. Lanzar tu comunicación con una dinámica global
  5. Tranquilizar sobre los temas sanitarios

1. Solicitar las autorizaciones necesarias

Ante todo, organizar un evento al aire libre implica en general el uso de un espacio público: calle, parking, jardín, parque, bosque… Para la seguridad de todos, el organizador tiene que solicitar permiso para ocupar este espacio para organizar su fiesta, su festival, su concierto, etc. a las autoridades competentes.

Existen normas muy específicas para cada tipo de evento: ¿A quién solicitar la autorización? ¿En qué plazos? ¿Qué legislación se aplica? Busca siempre información al respecto de fuentes oficiales.

2. Idear formatos y una programación acorde

El formato y el programa de tu evento al aire libre son elecciones cruciales para el éxito de tu evento. Estos serán los elementos que orienten toda tu estrategia de comunicación para atraer público.

La situación actual, por el COVID-19 tiene una gran implicación en estas elecciones. Te presentamos las 3 decisiones que L’Autre Canal ha tomado para atraer público en este contexto de evento al aire libre en el contexto actual:

  • Duración de un mes con aforos reducidos en lugar de grandes encuentros con aforo amplio;
  • Un esfuerzo por crear un ambiente agradable más que un enfoque puramente artístico;
  • Programación compuesta por artistas emergentes y locales.

Aquí tienes algunas enseñanzas más que podemos extraer de la organización puesta en práctica por L’Autre Canal: la programación y el formato escogidos se alinean con su razón de ser —desarrollar la cultura, la curiosidad artística…— y encajan también con las expectativas de su público objetivo —ganas de juntarse, compartir momentos y activarse—. Busca tú también el equilibrio entre la identidad de tu evento y los deseos de un público que tendrás que conseguir atraer.

“No se trata de que L’Autre Canal vuelva a entrar en escena y dejaros impresionados sino de actuar por su territorio, acogiendo asociaciones artísticas, culinarias, vitivinícolas…”

Anthony Gaborit, Responsable de comunicación de L’Autre Canal

3. Cuidar la decoración y la disposición del espacio

La multitud de eventos que se están realizando al aire libre en la actualidad te obliga a destacar, cuidando mucho la decoración y la disposición del espacio en el que tiene lugar tu evento. Desde un mobiliario cómodo y colorido, vistas al mar, un río, lago… o una bonita puesta de sol, o incluso también una forma de resguardarse si hace mal tiempo crearán en los asistentes un sentimiento de (re)descubrir un rincón agradable en el que ir y venir y compartir buenos momentos. Haz todo lo que puedas para que tu público se vaya, al final del evento, contento de haber vivido este momento.

Apuesta por el lado fotogénico del espacio de tu evento. Si organizas varios eventos, al aprovechar este tipo de elementos se generará un boca a boca que atraerá cada vez más curiosos. No copies lo que ves que hacen los demás; diferénciate de los demás con tu toque personal.

“Tenemos ganas de cambiar la relación del público con lo que viene a ver. […] Que venga buscando ciertas emociones y no solo música.”

Anthony Gaborit, Responsable de comunicación de L’Autre Canal

4. Lanzar tu comunicación con una dinámica global

L’Autre Canal, ha utilizado para su Eté indien, argumentos de comunicación que pueden aplicarse a muchos eventos que tengan lugar al aire libre: el aire puro, artistas locales, cocina local y ambiente relajado. La idea es transformar la percepción que tiene el público de un espacio de consumo de música como un espacio en el que compartir y disfrutar de la cultura.

Comunicar sobre un evento en el que actuarán pequeños artistas y asociaciones de la escena musical regional es mucho más atractivo para un público de proximidad que simplemente incluir una lista de nombres en un cartel. Y esta no es más que una de las formas posibles de dar al público la posibilidad de volver a aprender a conocer su zona.

L’Autre Canal ha decidido comunicar a través de carteles por la ciudad, en un perímetro ultralocal. Con un aforo reducido y una programación local, lo interesante es dirigirse a un grupo de potenciales asistentes muy concretos. Además, la organización ha fijado un precio de entrada bajo e incluso gratuito para los socios. El objetivo es atraer nuevo público y ofrecerle hacerse socio para fidelizar a continuación mediante concursos u ofertas especiales. Se trata de una estrategia a medio/largo plazo que se puede activar con eventos al aire libre de este estilo.

5. Tranquilizar sobre los temas sanitarios

La clave en el contexto generado por la COVID-19 es tranquilizar sin despertar miedos. El organizador de un evento al aire libre, responsable de su público, tiene que implantar ciertas medidas y comunicarlas sin que los asistentes potenciales se echen atrás. Sentido de circulación, gel hidroalcohólico y mascarillas, escaneo de entradas sin contacto… Hay que adoptar estas medidas de forma tal que el público no se sienta privado de libertad.

Por suerte, los eventos al aire libre con aforos reducidos suelen tranquilizar e incluso entusiasmar a gran parte del público. ¡Esto hace pensar en los formatos de evento que podemos imaginar para el futuro!

“Apostamos por el aire libre para tranquilizar de antemano y hacemos todo lo necesario para que todos los asistentes se digan al llegar: ‘Vale, no estoy incómodo.’“

Anthony Gaborit, Responsable de comunicación de L’Autre Canal

Con Weezevent, crea el evento al aire libre que tienes ganas de organizar. Descubre nuestras soluciones de venta de entradas todo en uno, control de acceso, cashless e e‑mailing haciendo clic en el siguiente botón:

Organizar un evento al aire libre

Contacta con nosotros

Comparte este artículo en