5 trucos para organizar tu evento al aire libre

El mun­do de los even­tos se enfrenta a nuevos retos a raíz de la cri­sis del COVID-19, lo que hace nece­saria la rein­ven­ción. Es el momen­to de que los orga­ni­zadores de even­tos trans­for­men estos incon­ve­nientes en ven­ta­jas. Orga­ni­zar un even­to al aire libre per­mite, por ejem­p­lo, atraer a nue­vo públi­co gra­cias a cel­e­brar el even­to en un espa­cio atrac­ti­vo, un for­ma­to inno­vador, un ambi­ente agrad­able…

Hemos habla­do con L’Autre Canal, la SMAC (espa­cio francés ded­i­ca­do a la músi­ca con­tem­poránea) de Nan­cy (Fran­cia), que nos cuen­ta cómo ha orga­ni­za­do su even­to Eté Indi­en al aire libre. Este año han plantea­do un nue­vo for­ma­to, al aire libre, debido a las restric­ciones que han venido de la mano del COVID-19. Des­cubre con­se­jos y ejem­p­los prác­ti­cos de un orga­ni­zador con expe­ri­en­cia en la orga­ni­zación de even­tos al aire libre.

Índice

1. Solic­i­tar las autor­iza­ciones nece­sarias
2. Idear for­matos y una pro­gra­mación acorde
3. Cuidar la dec­o­ración y la dis­posi­ción del espa­cio
4. Lan­zar tu comu­ni­cación con una dinámi­ca glob­al
5. Tran­quil­izar sobre los temas san­i­tar­ios

1. Solicitar las autorizaciones necesarias

Ante todo, orga­ni­zar un even­to al aire libre impli­ca en gen­er­al el uso de un espa­cio públi­co: calle, park­ing, jardín, par­que, bosque… Para la seguri­dad de todos, el orga­ni­zador tiene que solic­i­tar per­miso para ocu­par este espa­cio para orga­ni­zar su fies­ta, su fes­ti­val, su concier­to, etc. a las autori­dades com­pe­tentes.

Exis­ten nor­mas muy especí­fi­cas para cada tipo de even­to: ¿A quién solic­i­tar la autor­ización? ¿En qué pla­zos? ¿Qué leg­is­lación se apli­ca? Bus­ca siem­pre infor­ma­ción al respec­to de fuentes ofi­ciales.

2. Idear formatos y una programación acorde

El for­ma­to y el pro­gra­ma de tu even­to al aire libre son elec­ciones cru­ciales para el éxi­to de tu even­to. Estos serán los ele­men­tos que ori­en­ten toda tu estrate­gia de comu­ni­cación para atraer públi­co.

La situación actu­al, por el COVID-19 tiene una gran impli­cación en estas elec­ciones. Te pre­sen­ta­mos las 3 deci­siones que L’Autre Canal ha toma­do para atraer públi­co en este con­tex­to de even­to al aire libre en el con­tex­to actu­al:

• Duración de un mes con aforos reduci­dos en lugar de grandes encuen­tros con aforo amplio;
• Un esfuer­zo por crear un ambi­ente agrad­able más que un enfoque pura­mente artís­ti­co;
• Pro­gra­mación com­pues­ta por artis­tas emer­gentes y locales.

Aquí tienes algu­nas enseñan­zas más que podemos extraer de la orga­ni­zación pues­ta en prác­ti­ca por L’Autre Canal: la pro­gra­mación y el for­ma­to escogi­dos se alin­ean con su razón de ser —desar­rol­lar la cul­tura, la curiosi­dad artís­ti­ca…— y enca­jan tam­bién con las expec­ta­ti­vas de su públi­co obje­ti­vo —ganas de jun­tarse, com­par­tir momen­tos y acti­varse—. Bus­ca tú tam­bién el equi­lib­rio entre la iden­ti­dad de tu even­to y los deseos de un públi­co que ten­drás que con­seguir atraer.

“No se tra­ta de que L’Autre Canal vuel­va a entrar en esce­na y dejaros impre­sion­a­dos sino de actu­ar por su ter­ri­to­rio, aco­gien­do aso­cia­ciones artís­ti­cas, culi­nar­ias, vitiv­iní­co­las…”

Antho­ny Gaborit, Respon­s­able de comu­ni­cación de L’Autre Canal

3. Cuidar la decoración y la disposición del espacio

La mul­ti­tud de even­tos que se están real­izan­do al aire libre en la actu­al­i­dad te obliga a destacar, cuidan­do mucho la dec­o­ración y la dis­posi­ción del espa­cio en el que tiene lugar tu even­to. Des­de un mobil­iario cómo­do y col­ori­do, vis­tas al mar, un río, lago… o una boni­ta pues­ta de sol, o inclu­so tam­bién una for­ma de res­guardarse si hace mal tiem­po crearán en los asis­tentes un sen­timien­to de (re)descubrir un rincón agrad­able en el que ir y venir y com­par­tir buenos momen­tos. Haz todo lo que puedas para que tu públi­co se vaya, al final del even­to, con­tento de haber vivi­do este momen­to.

Apues­ta por el lado fotogéni­co del espa­cio de tu even­to. Si orga­ni­zas var­ios even­tos, al aprovechar este tipo de ele­men­tos se gener­ará un boca a boca que atraerá cada vez más curiosos. No copies lo que ves que hacen los demás; difer­én­ci­ate de los demás con tu toque per­son­al.

“Ten­emos ganas de cam­biar la relación del públi­co con lo que viene a ver. […] Que ven­ga bus­can­do cier­tas emo­ciones y no solo músi­ca.”

Antho­ny Gaborit, Respon­s­able de comu­ni­cación de L’Autre Canal

4. Lanzar tu comunicación con una dinámica global

L’Autre Canal, ha uti­liza­do para su Eté indi­en, argu­men­tos de comu­ni­cación que pueden apli­carse a muchos even­tos que ten­gan lugar al aire libre: el aire puro, artis­tas locales, coci­na local y ambi­ente rela­ja­do. La idea es trans­for­mar la per­cep­ción que tiene el públi­co de un espa­cio de con­sumo de músi­ca como un espa­cio en el que com­par­tir y dis­fru­tar de la cul­tura.

Comu­nicar sobre un even­to en el que actu­arán pequeños artis­tas y aso­cia­ciones de la esce­na musi­cal region­al es mucho más atrac­ti­vo para un públi­co de prox­im­i­dad que sim­ple­mente incluir una lista de nom­bres en un car­tel. Y esta no es más que una de las for­mas posi­bles de dar al públi­co la posi­bil­i­dad de volver a apren­der a cono­cer su zona.

L’Autre Canal ha deci­di­do comu­nicar a través de carte­les por la ciu­dad, en un perímetro ultralo­cal. Con un aforo reduci­do y una pro­gra­mación local, lo intere­sante es diri­girse a un grupo de poten­ciales asis­tentes muy con­cre­tos. Además, la orga­ni­zación ha fija­do un pre­cio de entra­da bajo e inclu­so gra­tu­ito para los socios. El obje­ti­vo es atraer nue­vo públi­co y ofre­cer­le hac­erse socio para fidelizar a con­tin­uación medi­ante con­cur­sos u ofer­tas espe­ciales. Se tra­ta de una estrate­gia a medio/largo pla­zo que se puede acti­var con even­tos al aire libre de este esti­lo.

5. Tranquilizar sobre los temas sanitarios

La clave en el con­tex­to gen­er­a­do por la COVID-19 es tran­quil­izar sin des­per­tar miedos. El orga­ni­zador de un even­to al aire libre, respon­s­able de su públi­co, tiene que implan­tar cier­tas medi­das y comu­ni­car­las sin que los asis­tentes poten­ciales se echen atrás. Sen­ti­do de cir­cu­lación, gel hidroal­co­hóli­co y mas­car­il­las, esca­neo de entradas sin con­tac­to… Hay que adop­tar estas medi­das de for­ma tal que el públi­co no se sien­ta pri­va­do de lib­er­tad.

Por suerte, los even­tos al aire libre con aforos reduci­dos sue­len tran­quil­izar e inclu­so entu­si­as­mar a gran parte del públi­co. ¡Esto hace pen­sar en los for­matos de even­to que podemos imag­i­nar para el futuro!

“Apos­ta­mos por el aire libre para tran­quil­izar de ante­mano y hace­mos todo lo nece­sario para que todos los asis­tentes se digan al lle­gar: ‘Vale, no estoy incó­mo­do.’“

Antho­ny Gaborit, Respon­s­able de comu­ni­cación de L’Autre Canal

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