Cómo utilizar el poder del storytelling para presentar tu evento

Cómo utilizar el poder del storytelling para presentar tu evento

Cuando estás organi­zando un evento, siempre llega el momento de tener que presen­tarlo, ya sea por escrito o de forma oral. Para ello, tendrás que apoyarte en el story­te­lling, término que se ha convertido en un mantra del marketing en los últimos años. ¿Te has preguntado en qué medida y cómo cuentas la historia de tu evento a la hora de presen­tarlo? El story­te­lling te ayuda a crear una comunidad implicada con tu historia pasada, presente y futura, más allá de los límites físicos de tu evento.

En este artículo, vamos a ver cómo los organi­za­dores de eventos pueden aprovechar el poder del story­te­lling para presentar mejor su evento y convencer a los asistentes.

¿A qué nos referimos con utilizar el storytelling en este contexto?

Empecemos centrando el tema: el story­te­lling, a la hora de presentar tu evento, hace referencia a todo lo que pueda ayudar a crear un vínculo emocional entre los asistentes y tu evento. Es la historia que humaniza lo que haces y lo que dices a los asistentes, que lo lleva todo a un nivel más profundo que una transacción pura y dura. Si lo carica­tu­ri­zamos, el mensaje menos humanizado vendría a ser algo como: «Vendemos zapatos. Compra nuestros zapatos.»

¿Por qué contar la historia de tu evento?

Puede que hayas vendido las entradas a tu evento sin dificultad y sin haberte parado a pensar en la historia de tu evento. Entonces, ¿por qué hacerlo ahora? Para empezar, ¡seguro que ya has vivido y construido una historia potente en torno a tu festival sin siquiera ser consciente de ello, lo que es perfecto! A partir de ahora, puedes darle forma por escrito en un documento para utili­zarlo como referencia y, en el futuro, mantener una coherencia, también en todos tus canales de comuni­cación. También te servirá como guía para tus nuevos colabo­ra­dores. 

Preguntas básicas que hacerse antes de presentar un evento

Cada evento tiene su propia historia. Aquí tienes algunas preguntas para guiarte en la reflexión sobre qué vas a comunicar. Escribe las respuestas en un documento si eres el creador del evento, o hazlo en forma de entre­vista a esa persona. ¡Y no dudes en compar­tirlo con todo el equipo!

  • ¿Cuándo y dónde se lanzó tu evento?
  • ¿Por qué decidiste montar este evento?
  • ¿A qué os dedicábais tú y el resto de los miembros del equipo antes de montar el evento?
  • ¿Cuáles eran tus expec­ta­tivas sobre el evento en el momento de su lanza­miento?
  • ¿Cómo de difícil fue montar y lanzar este evento? ¿Qué dificul­tades superaste?
  • ¿Cómo ha evolu­cionado y se ha desarro­llado el evento a lo largo del tiempo?
  • ¿Quiénes son los asistentes a tu evento? ¿Qué les trae al evento y les hace volver?
  • ¿Qué objetivos has alcanzado con el evento?
  • ¿Qué metas te planteas de forma perma­nente y cuáles son tus deseos para el futuro?

Poner negro sobre blanco de dónde vienes y adónde te diriges, te otorga una dirección estra­tégica. Esto también te facilita la identi­fi­cación de las personas y empresas colabo­ra­doras que tendrían que unirse a la aventura.

¿Para quién estás escribiendo la presentación?

Para dar con las historias que captarán la atención y llegarán a los asistentes a tu evento, tienes que pensar más allá de sus carac­te­rís­ticas demográ­ficas —edad, sexo, situación laboral, ingresos, etc.—. Tienes que saber quiénes son. Para ello, trata de identi­ficar los perfiles tipo de los asistentes y lo que cada tipología busca cubrir. Por ejemplo:

  • ejecutivo ambicioso que quiere impulsar su carrera;
  • padre o madre cansado que busca tiempo para sí mismo;
  • joven adulto loco por la tecno­logía y al que le gustaría encontrar el amor “en el mundo real”.

¿Qué llama la atención a estas personas? ¿Qué les inquieta? ¿A qué retos se tienen que enfrentar? ¿De qué tienen miedo? ¿Cuáles son sus sueños? Cuanto mejor conozcas a los asistentes a tu evento, más capaz serás de captar su atención. Así, puedes segmentar tus comuni­ca­ciones y destacar una parte u otra de tu historia en función del perfil, para alcanzar diferentes objetivos.

¿Cuál es el perfil de tu evento?

Habiendo ya identi­ficado las carac­te­rís­ticas de los asistentes a tu evento, también toca mirarse uno mismo. Imagina tu evento como si fuera una persona: si te ayuda, dale incluso un nombre y descríbela. ¿Cómo sería física­mente? ¿Vestiría a la última o con un estilo clásico? ¿A qué partido político votaría? ¿Qué música le gustaría? ¿Se iría de vacaciones a explorar lugares desco­no­cidos las pasaría leyendo un libro en la playa?

Aunque estas preguntas te parezcan ridículas te ayudarán a construir una perso­na­lidad concreta para tu evento. A partir de ahí, será mucho más fácil encontrar el tono en el que expre­sarte y redactar la descripción de tu evento.

¿Cómo influye la historia de tu evento en tu comunicación?

El objetivo es que la historia de tu evento esté de alguna manera presente en todos y cada uno de los mensajes que el asistente reciba prove­niente de tu evento, indepen­dien­te­mente del canal de comuni­cación, ya sea online o de forma presencial, en tu página web o en tu microsite Weezevent, en tus redes sociales, en tus anuncios publi­ci­tarios, durante la inscripción a tu evento, a través del servicio de atención al cliente e incluso en los agrade­ci­mientos que envíes tras el evento.

No se trata solamente de mantener un tono coherente sino también de inspirar conti­nua­mente a los asistentes y no dejar de comunicar tus valores. La historia de tu evento también tiene que contar una buena historia, incluir relatos perso­nales y desen­ca­denar una respuesta emocional.

Por ejemplo, si publicas una foto de lo que está pasando entre basti­dores en tu evento, acompáñala de un comen­tario que cuente una historia: «A Paula, nuestra organi­zadora de eventos, se le ha caído el café en el ordenador y, por si fuera poco, se ha quedado 30 minutos encerrada en el ascensor. Ha habido días mejores en #Nombre­de­tue­vento». Hasta el evento más serio puede ganarse la simpatía de los asistentes y conseguir de ellos un mayor compromiso conec­tando con ellos a través de historias perso­nales.

Encontrar inspiración

Trans­formar la comuni­cación de tu evento y empezar a sembrarla de relatos puede parecer un reto, pero ten en cuenta que no tienes por qué contar solamente tus propias historias: los asistentes a tu evento pueden conver­tirse en un gran recurso. Compartir historias reales de asistentes crea confianza y fideliza. Es la mejor manera de demostrar los beneficios que tu evento aporta a tu público. Integrar a los asistentes en las historias de tu evento y en tu comuni­cación siempre aporta auten­ti­cidad a tu relato.

Conclusión

A todos nos gustan las historias. Si quieres que tu audiencia te dedique su atención, no le aburras con hechos y cifras; dale una historia que le pueda enganchar. Pon a los asistentes en el centro de tu historia y tendrás su interés garan­tizado.

Conse­guirás vender aún más entradas y tener más impacto si comunicas utili­zando las herra­mientas adecuadas para tu evento en parti­cular.

 

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¡Nos vemos por weezevent.com!

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