5 errores que cometen todos los organizadores de eventos (¡y cómo evitarlos!)

5 errores que cometen todos los organizadores de eventos (¡y cómo evitarlos!)

La orga­ni­zación de un even­to puede verse per­ju­di­ca­da por diver­sos fac­tores rela­ciona­dos con el pre­supuesto, la orga­ni­zación, la pro­gra­mación, la comu­ni­cación, la asi­gnación de recur­sos… Aquí tienes los cin­co errores más habit­uales en la orga­ni­zación de even­tos y, sobre todo, las solu­ciones que implan­tar para evi­tar­los.

Índice


Error n°1: Distribuir mal las competencias de tu equipo

Problema

Parece evi­dente que for­mar un buen equipo es esen­cial para orga­ni­zar un even­to. Sin embar­go, una mala dis­tribu­ción de las com­pe­ten­cias de las per­sonas que for­man el equipo está a la cabeza de los errores más habit­uales en la gestión de even­tos. No con­tratar a las per­sonas ade­cuadas para ges­tionar un even­to puede lle­var a la catástrofe. Ni la mejor preparación del mun­do podrá paliar la fal­ta de com­pe­ten­cias el día D.

Solución

Los orga­ni­zadores de even­tos tienen que ten­er una vis­i­bil­i­dad total sobre las com­pe­ten­cias y la car­ga de tra­ba­jo de todo su per­son­al, inclu­i­dos los provee­dores, que no sue­len ten­erse en cuen­ta a la hora de eval­u­ar los recur­sos, pese a que real­izan una parte impor­tante del tra­ba­jo. Una eval­u­ación pro­fun­da al ini­cio del pro­ce­so de plan­i­fi­cación puede dar la vis­i­bil­i­dad nece­saria sobre las com­pe­ten­cias y la car­ga de tra­ba­jo de cada uno. Una vez real­iza­da esta eval­u­ación, es mucho más fácil para el orga­ni­zador deter­mi­nar cómo dis­tribuir los recur­sos entre todas las tar­eas que hay que realizar cada día.

Error n°2: No documentar los cambios en la preparación del evento

Problema

La may­oría de los even­tos exper­i­men­ta­rá, tan­to a lo largo de la preparación como el día D, cam­bios de planes más o menos sus­tan­ciales. No doc­u­men­tar y lle­var un seguimien­to estric­to de estos cam­bios puede con­ducir al orga­ni­zador a perder el con­trol de su pre­supuesto o de su plan­ning.

Solución

Ano­tar todos los pasos y todos los cam­bios en la preparación de un even­to —en un doc­u­men­to online, preferi­ble­mente, o en papel— es una for­ma sen­cil­la pero total­mente efi­caz para doc­u­men­tar, comu­nicar y man­ten­er bajo con­trol los cam­bios de planes. Cuan­do hay un cam­bio de planes durante la preparación —por ejem­p­lo, una nue­va ven­ta de entradas o un cam­bio de cater­ing—, el respon­s­able del even­to tiene que eval­u­ar el impacto que esto va a ten­er en el pre­supuesto, el cal­en­dario y comu­ni­car­lo a todas las partes impli­cadas.

Error n°3: Ignorar la ley de Murphy

Problema

¡Si algo puede salir mal, nor­mal­mente sal­drá mal! Y a menudo ocurre en el últi­mo min­u­to, lo que deja a todo el mun­do par­al­iza­do. Esto puede hac­er que todo se vaya al traste mien­tras que el orga­ni­zador tra­ta de lim­i­tar los daños —que no había pre­vis­to—.

Solución

Real­iza una eval­u­ación de los ries­gos al prin­ci­pio del pro­ce­so de plan­i­fi­cación del even­to. Reser­va cier­to tiem­po con tu equipo para reflex­ionar sobre lo que podría hac­er descar­ri­ar el even­to, provo­car que se sobrepase el pre­supuesto o impedirte obten­er los resul­ta­dos esti­ma­dos. Bus­ca a con­tin­uación for­mas de lim­i­tar dichos ries­gos. Este ejer­ci­cio no lle­va demasi­a­do tiem­po y es muy útil para detec­tar los pun­tos sen­si­bles inclu­so antes de empezar a orga­ni­zar tu even­to.

Error n°4: Nombrar a un responsable sin experiencia

Problema

La orga­ni­zación de even­tos puede vol­verse incon­tro­lable en un abrir y cer­rar de ojos sin un respon­s­able con expe­ri­en­cia, cal­ma y que sabe lo que hace.

Solución

Con­tra­ta un respon­s­able de even­to con la expe­ri­en­cia nece­saria para com­pren­der y ges­tionar las necesi­dades de todas las partes impli­cadas en tu even­to, inclu­i­do tú. Los buenos gestores de even­tos cuen­tan con inteligen­cia social y pueden facil­i­tar las reuniones de plan­i­fi­cación, ges­tionar ries­gos diver­sos y dialog­ar con mul­ti­tud de actores. Como la expe­ri­en­cia no se alcan­za de la noche a la mañana, rodéate de este tipo de per­sonas si estás empezan­do, y tómalas como mod­e­los a seguir.

Error n°5: No seguir un plan y procesos estandarizados

Problema

Este es un error mucho más habit­u­al de lo que la may­oría de orga­ni­zadores de even­tos imag­i­nan. La fal­ta de un plan y un con­jun­to de pro­ce­sos aproba­dos por el equipo orga­ni­zador en su con­jun­to aumen­ta el ries­go de que haya tar­eas rela­cionadas con la preparación que se que­den en el aire, que el even­to sufra impre­vis­tos de últi­ma hora, que se sobrepase el pre­supuesto o que no se cumpla con algún obje­ti­vo prin­ci­pal.

Solución

Un plan­ning bien definido y aproba­do por el equipo en su con­jun­to ayu­da a los orga­ni­zadores a abor­dar cada tarea de for­ma efi­caz y a super­vis­ar de for­ma pre­cisa todas las activi­dades impli­cadas en la eje­cu­ción de un even­to. Simultánea­mente, fijar un con­jun­to de pro­ce­sos repro­ducibles para la pro­gra­mación, el repar­to de com­pe­ten­cias, la comu­ni­cación con los difer­entes actores, etc. per­mite al orga­ni­zador obten­er respues­tas claras en lugar de meras suposi­ciones a la hora de eval­u­ar cómo avan­za el proyec­to.

Los impre­vis­tos for­man parte del com­ple­jo pro­ce­so de orga­ni­zación de even­tos. Por eso hay que lim­i­tar todo lo posi­ble los errores. Des­de 2008, Weezevent facili­ta la vida a los orga­ni­zadores de even­tos desar­rol­lan­do solu­ciones que se adap­tan a sus diver­sas necesi­dades. Des­cubre todas las fun­cional­i­dades de nues­tras her­ramien­tas de ven­ta de entradas online, con­trol de acce­so, cash­less y CRM hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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