La organización de un evento puede verse perjudicada por diversos factores relacionados con el presupuesto, la organización, la programación, la comunicación, la asignación de recursos… Aquí tienes los cinco errores más habituales en la organización de eventos y, sobre todo, las soluciones que implantar para evitarlos.
Índice
- Error n°1: Distribuir mal las competencias de tu equipo
- Error n°2: No documentar los cambios en la preparación del evento
- Error n°3: Ignorar la ley de Murphy
- Error n°4: Nombrar a un responsable sin experiencia
- Error n°5: No seguir un plan y procesos estandarizados
Error n°1: Distribuir mal las competencias de tu equipo
Problema
Parece evidente que formar un buen equipo es esencial para organizar un evento. Sin embargo, una mala distribución de las competencias de las personas que forman el equipo está a la cabeza de los errores más habituales en la gestión de eventos. No contratar a las personas adecuadas para gestionar un evento puede llevar a la catástrofe. Ni la mejor preparación del mundo podrá paliar la falta de competencias el día D.
Solución
Los organizadores de eventos tienen que tener una visibilidad total sobre las competencias y la carga de trabajo de todo su personal, incluidos los proveedores, que no suelen tenerse en cuenta a la hora de evaluar los recursos, pese a que realizan una parte importante del trabajo. Una evaluación profunda al inicio del proceso de planificación puede dar la visibilidad necesaria sobre las competencias y la carga de trabajo de cada uno. Una vez realizada esta evaluación, es mucho más fácil para el organizador determinar cómo distribuir los recursos entre todas las tareas que hay que realizar cada día.
Error n°2: No documentar los cambios en la preparación del evento
Problema
La mayoría de los eventos experimentará, tanto a lo largo de la preparación como el día D, cambios de planes más o menos sustanciales. No documentar y llevar un seguimiento estricto de estos cambios puede conducir al organizador a perder el control de su presupuesto o de su planning.
Solución
Anotar todos los pasos y todos los cambios en la preparación de un evento —en un documento online, preferiblemente, o en papel— es una forma sencilla pero totalmente eficaz para documentar, comunicar y mantener bajo control los cambios de planes. Cuando hay un cambio de planes durante la preparación —por ejemplo, una nueva venta de entradas o un cambio de catering—, el responsable del evento tiene que evaluar el impacto que esto va a tener en el presupuesto, el calendario y comunicarlo a todas las partes implicadas.
Error n°3: Ignorar la ley de Murphy
Problema
¡Si algo puede salir mal, normalmente saldrá mal! Y a menudo ocurre en el último minuto, lo que deja a todo el mundo paralizado. Esto puede hacer que todo se vaya al traste mientras que el organizador trata de limitar los daños —que no había previsto—.
Solución
Realiza una evaluación de los riesgos al principio del proceso de planificación del evento. Reserva cierto tiempo con tu equipo para reflexionar sobre lo que podría hacer descarriar el evento, provocar que se sobrepase el presupuesto o impedirte obtener los resultados estimados. Busca a continuación formas de limitar dichos riesgos. Este ejercicio no lleva demasiado tiempo y es muy útil para detectar los puntos sensibles incluso antes de empezar a organizar tu evento.
Error n°4: Nombrar a un responsable sin experiencia
Problema
La organización de eventos puede volverse incontrolable en un abrir y cerrar de ojos sin un responsable con experiencia, calma y que sabe lo que hace.
Solución
Contrata un responsable de evento con la experiencia necesaria para comprender y gestionar las necesidades de todas las partes implicadas en tu evento, incluido tú. Los buenos gestores de eventos cuentan con inteligencia social y pueden facilitar las reuniones de planificación, gestionar riesgos diversos y dialogar con multitud de actores. Como la experiencia no se alcanza de la noche a la mañana, rodéate de este tipo de personas si estás empezando, y tómalas como modelos a seguir.
Error n°5: No seguir un plan y procesos estandarizados
Problema
Este es un error mucho más habitual de lo que la mayoría de organizadores de eventos imaginan. La falta de un plan y un conjunto de procesos aprobados por el equipo organizador en su conjunto aumenta el riesgo de que haya tareas relacionadas con la preparación que se queden en el aire, que el evento sufra imprevistos de última hora, que se sobrepase el presupuesto o que no se cumpla con algún objetivo principal.
Solución
Un planning bien definido y aprobado por el equipo en su conjunto ayuda a los organizadores a abordar cada tarea de forma eficaz y a supervisar de forma precisa todas las actividades implicadas en la ejecución de un evento. Simultáneamente, fijar un conjunto de procesos reproducibles para la programación, el reparto de competencias, la comunicación con los diferentes actores, etc. permite al organizador obtener respuestas claras en lugar de meras suposiciones a la hora de evaluar cómo avanza el proyecto.
Los imprevistos forman parte del complejo proceso de organización de eventos. Por eso hay que limitar todo lo posible los errores. Desde 2008, Weezevent facilita la vida a los organizadores de eventos desarrollando soluciones que se adaptan a sus diversas necesidades. Descubre todas las funcionalidades de nuestras herramientas de venta de entradas online, control de acceso, cashless y CRM haciendo clic en el siguiente botón:
