Control de acceso | Venta en taquilla física: ¿Necesitas Wi-Fi en tu evento?

Control de acceso | Venta en taquilla física: ¿Necesitas Wi-Fi en tu evento?

Es muy probable que te hayas preguntado más de una vez sobre la necesidad de tener una conexión a internet a la hora de acoger a tus asistentes y controlar su acceso o también para vender entradas in situ. A conti­nuación, respon­demos a tus princi­pales dudas, desde el punto de vista de las soluciones Weezevent.

LO QUE PUEDES HACER SIN CONEXIÓN A INTERNET

CONTROL DE ACCESO

  • Con la solución WeezAccess Listing: desde tu área privada Weezevent, puedes descargar e imprimir en cualquier momento tu listado de asistentes, ordenándolo por Apellidos, Nombre, Nº de entrada o también por el tipo de tarifa. Para ello, tienes que entrar en Herra­mientas > CONTROL DE ACCESO > LISTAS DE CONTROL > Botón: “Descargar esta lista de control en formato PDF”. El listado incluye además una casilla para que puedas ir marcando quién ha accedido.
  • Con la solución WeezAccess Mobile: desde la App Store (iOS) y la Play Store (android), puedes descargar, en tu smartphone o tablet, nuestra aplicación gratuita WeezAccess para realizar el control de acceso de tu evento. Si en el lugar de celebración del evento no vas a tener acceso a internet, no olvides descar­garte previa­mente las listas de control o estarás bloqueado una vez allí. Una vez descargada la base de datos en el dispo­sitivo, podrás utili­zarla sin necesidad de tener una conexión a internet, pero ten en cuenta que las listas de control no podrán actua­li­zarse y por tanto no apare­cerán las ventas reali­zadas después de la descarga. Además, si decides utilizar varios dispo­si­tivos para agilizar el control de acceso, funcio­narán sin internet pero no habrá comuni­cación entre ellos y por tanto cabe la posibi­lidad de escanear una misma entrada dos veces (con dos dispo­si­tivos diferentes). Por eso, es muy recomen­dable tener acceso a internet si se prevé un alto riesgo de fraude. Después del evento, podrás sincro­nizar los dispo­si­tivos utili­zados durante el control de acceso, con el fin de subir los datos almace­nados local­mente en cada uno de ellos y de esta forma tener actua­lizado en tu área privada Weezevent el listado de los asistentes que han acudido a tu evento (hay una columna en la que podrás ver si se ha escaneado o no la entrada).
  • Con la solución WeezAccess Pro: para un control de acceso más ágil y eficiente (especial­mente si tienes más de 200 asistentes), puedes alquilar o comprar nuestros lectores móviles de control de acceso, compuestos por un iPod al que se ha incor­porado un escáner de códigos de barras profe­sional. Estos aparatos funcionan con nuestra aplicación WeezAccess, por lo que también son opera­tivos sin necesidad de conexión a internet (lee el párrafo anterior para más detalles).

VENTA EN TAQUILLA FÍSICA

  • Impri­miendo un stock de entradas con Weezevent antes de que se celebre el evento: si no has llegado aún al aforo máximo antes del inicio del evento y quieres poner in situ entradas a la venta, puedes imprimir desde tu área privada Weezevent, entrando en el menú VENTA > Imprimir entradas, la cantidad de entradas que quieras para cada una de las tarifas ofertadas de forma presencial. Esta función de imprimir un stock de entradas te permitirá crear un archivo en formato PDF (una entrada en cada página del archivo), documento que sólo tendrás que imprimir con cualquiera impresora. Ten en cuenta que para que estas entradas se puedan escanear, tienes que hacer este proceso antes de descar­garte las listas de control en los dispo­si­tivos de tu elección. ¡Además, con esta modalidad de venta in situ, no tendrás gastos por comisión! Si dispones de una impresora térmica compa­tible, también podrás utili­zarla para imprimir las entradas. Después del evento, acuérdate de borrar las entradas que no hayas vendido del listado de asistentes, para que éste y los demás informes reflejen datos fieles a la realidad.
  • Impri­miendo un stock de entradas a través de una imprenta antes de que se celebre el evento: para unas entradas de tipo talonario perso­na­li­zadas, también puedes contratar los servicios de un profe­sional. Eso sí, si vas a querer escanear estas entradas, tendrás que importar los códigos de barras que ha generado la imprenta a tu área privada Weezevent, entrando en Herra­mientas > DISTRIBUIDORES > IMPORTACIÓN MANUAL.

 

LO QUE PUEDES HACER CON CONEXIÓN A INTERNET

CONTROL DE ACCESO

  • Con la solución WeezAccess Mobile o WeezAccess Pro: podrás tener un panorama en tiempo real del número de personas escaneadas o que están por llegar, del porcentaje del aforo completado o comprobar si alguien ha acudido o no al evento. Gracias a la conexión a internet, podrás acceder a toda esta infor­mación desde la otra punta del recinto. También puedes tener varios puntos de control de acceso, ya que con el wifi los dispo­si­tivos se comunican entre sí y por tanto se sincro­nizan, así que ¡dile adiós al fraude! Además, tendrás acceso al número real de asistentes que están dentro del recinto (ya no hace falta sumar el contador individual de cada dispo­sitivo). Otra ventaja más y de gran relevancia: puedes dejar abiertas las ventas online e in situ en el caso de que quedasen entradas dispo­nibles. Estas ventas de última hora apare­cerán en los dispo­si­tivos al estar conec­tados a internet.

¿Tienes un corte del wifi durante el control de acceso?
¡No te preocupes! ¡Nuestros lectores móviles de control de acceso seguirán funcio­nando indepen­dien­te­mente de lo que pase y se volverán a sincro­nizar en cuanto vuelva a haber wifi!

  • Con un ordenador conectado a tu área privada Weezevent: si no tienes dispo­si­tivos para realizar el control de acceso, también puedes utilizar tu interfaz Weezevent para escanear direc­ta­mente las entradas de quienes vayan llegando. Para ello, entra en tu área privada Weezevent y ve a Herra­mientas > CONTROL DE ACCESO > LISTAS DE CONTROL > Botón “Ver los asistentes de esta lista” > Utiliza la barra de búsqueda para encontrar al asistente y haz clic en “Escanear”.

 

VENTA EN TAQUILLA FÍSICA

  • Con la taquilla física Weezevent: cuando tienes una conexión a internet estable, el mejor medio para vender tus entradas en el propio recinto es utilizar nuestra taquilla física, ya que está direc­ta­mente conectada a tu cuenta Weezevent, lo que te permitirá tener actua­lizada en tiempo real la infor­mación sobre todas las entradas que has vendido, ya sea online o in situ. Este sistema también permite que las entradas vendidas se consi­deren como ya escaneadas en el momento de su compra, lo que agiliza el acceso de estos nuevos compra­dores a tu evento por no tener que hacer otra cola más para controlar la validez de sus entradas. Además, el uso de la taquilla física Weezevent te protege de los posibles hurtos de entradas, ya que en este caso el hurto no genera pérdidas por ser entradas en blanco que no otorgarán por tanto derecho de acceso al evento, lo que no ocurriría con las entradas que hubieras impreso con anterio­ridad al evento por ser entradas válidas (impresión de un stock de entradas).

 

BUENAS PRÁCTICAS Y CONSEJOS

  • Plan B: si utilizas internet para la venta de entradas in situ, concre­ta­mente si vendes con las taquillas físicas Weezevent, te recomen­damos que lleves contigo un pendrive 3G/4G que pueda sustituir tempo­ral­mente a la red wifi. ¡Ojo, este método puede ser bastante inestable, ya que el pendrive depende de la red móvil y por tanto de cada operador (Movistar, Vodafone, Orange, por citar algunos), por lo que debe ser una solución temporal! O mejor aún, puedes imprimir un stock de entradas que te servirán en caso de corte inesperado de la red wifi.
  • Plan B de emergencia: si tienes un smartphone, usa la opción “compartir internet” (depende de la red móvil y la batería del smartphone se agota con más rapidez) para conectar tempo­ral­mente tus dispo­si­tivos.
  • Para los eventos de gran enver­gadura: asegúrate de contratar la insta­lación de una red wifi en tu evento con una empresa acostum­brada a hacer este tipo de insta­la­ciones en grandes eventos.
  • Segunda opinión sobre el plantea­miento de tu logística: ¡en caso de duda, ponte en contacto con nosotros para que te demos nuestra opinión de experto sobre lo que estás planeando!
  • Un técnico Weezevent a tu lado: para asegu­rarte de que todo funcione de maravilla y para ayudarte en la prepa­ración, insta­lación y formación de tu equipo, puedes pedir la inter­vención de uno de nuestros especia­listas. Este servicio tiene un coste de 400 euros (más IVA) por día (los gastos de trans­porte y dietas son también a cargo del organi­zador del evento).
  • Servicio especial de Atención al cliente: si necesitas resolver un problema técnico urgente fuera del horario de oficina, llámanos al número de emergencias (exclusivo para nuestros organi­za­dores) que encon­trarás en tu área privada Weezevent.

 

EN RESUMEN:

Internet obliga­torio
Internet NO obliga­torio
CONTROL DE ACCESO
  • Uso de más de un dispo­sitivo (smartphone, tablet o lector móvil de acceso)
  • WeezAccess Listing (listado de asistentes en papel)
  • WeezAccess Mobile (1 smartphone o tablet), pero es prefe­rible el wifi al 3G
  • WeezAccess Pro (1 solo lector móvil de acceso)
VENTA EN TAQUILLA FÍSICA
  • Taquilla física Weezevent
  • Impresión de un stock de entradas con Weezevent
  • Impresión de un stock de entradas con una imprenta

 

¡Nos vemos por weezevent.com!

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Si quieres obtener más infor­mación sobre los requi­sitos técnicos de conexión a internet para las ventas en taquilla física, consulta nuestro artículo de soporte online pinchando aquí.

También encon­trarás una breve presen­tación de las diferentes soluciones de control de acceso dentro de tu área privada Weezevent, entrando en Herra­mientas > CONTROL DE ACCESO > SOLUCIONES.

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