Control de acceso | Venta en taquilla física: ¿Necesitas Wi-Fi en tu evento?

Es muy prob­a­ble que te hayas pre­gun­ta­do más de una vez sobre la necesi­dad de ten­er una conex­ión a inter­net a la hora de acoger a tus asis­tentes y con­tro­lar su acce­so o tam­bién para vender entradas in situ. A con­tin­uación, respon­demos a tus prin­ci­pales dudas, des­de el pun­to de vista de las solu­ciones Weezevent.

LO QUE PUEDES HACER SIN CONEXIÓN A INTERNET

CONTROL DE ACCESO

• Con la solu­ción WeezA­c­cess List­ing: des­de tu área pri­va­da Weezevent, puedes descar­gar e imprim­ir en cualquier momen­to tu lis­ta­do de asis­tentes, ordenán­do­lo por Apel­li­dos, Nom­bre, Nº de entra­da o tam­bién por el tipo de tar­i­fa. Para ello, tienes que entrar en Her­ramien­tas > CONTROL DE ACCESO > LISTAS DE CONTROL > Botón: “Descar­gar esta lista de con­trol en for­ma­to PDF”. El lis­ta­do incluye además una casil­la para que puedas ir mar­can­do quién ha acce­di­do.

• Con la solu­ción WeezA­c­cess Mobile: des­de la App Store (iOS) y la Play Store (android), puedes descar­gar, en tu smart­phone o tablet, nues­tra apli­cación gra­tui­ta WeezA­c­cess para realizar el con­trol de acce­so de tu even­to. Si en el lugar de cel­e­bración del even­to no vas a ten­er acce­so a inter­net, no olvides descar­garte pre­vi­a­mente las lis­tas de con­trol o estarás blo­quea­do una vez allí. Una vez descar­ga­da la base de datos en el dis­pos­i­ti­vo, podrás uti­lizarla sin necesi­dad de ten­er una conex­ión a inter­net, pero ten en cuen­ta que las lis­tas de con­trol no podrán actu­alizarse y por tan­to no apare­cerán las ven­tas real­izadas después de la descar­ga. Además, si decides uti­lizar var­ios dis­pos­i­tivos para agilizar el con­trol de acce­so, fun­cionarán sin inter­net pero no habrá comu­ni­cación entre ellos y por tan­to cabe la posi­bil­i­dad de escanear una mis­ma entra­da dos veces (con dos dis­pos­i­tivos difer­entes). Por eso, es muy recomend­able ten­er acce­so a inter­net si se pre­vé un alto ries­go de fraude. Después del even­to, podrás sin­cronizar los dis­pos­i­tivos uti­liza­dos durante el con­trol de acce­so, con el fin de subir los datos alma­ce­na­dos local­mente en cada uno de ellos y de esta for­ma ten­er actu­al­iza­do en tu área pri­va­da Weezevent el lis­ta­do de los asis­tentes que han acu­d­i­do a tu even­to (hay una colum­na en la que podrás ver si se ha escanea­do o no la entra­da).
• Con la solu­ción WeezA­c­cess Pro: para un con­trol de acce­so más ágil y efi­ciente (espe­cial­mente si tienes más de 200 asis­tentes), puedes alquilar o com­prar nue­stros lec­tores móviles de con­trol de acce­so, com­puestos por un iPod al que se ha incor­po­ra­do un escán­er de códi­gos de bar­ras pro­fe­sion­al. Estos aparatos fun­cio­nan con nues­tra apli­cación WeezA­c­cess, por lo que tam­bién son oper­a­tivos sin necesi­dad de conex­ión a inter­net (lee el pár­rafo ante­ri­or para más detalles).

VENTA EN TAQUILLA FÍSICA

• Imprim­ien­do un stock de entradas con Weezevent antes de que se cele­bre el even­to: si no has lle­ga­do aún al aforo máx­i­mo antes del ini­cio del even­to y quieres pon­er in situ entradas a la ven­ta, puedes imprim­ir des­de tu área pri­va­da Weezevent, entran­do en el menú VENTA > Imprim­ir entradas, la can­ti­dad de entradas que quieras para cada una de las tar­i­fas ofer­tadas de for­ma pres­en­cial. Esta fun­ción de imprim­ir un stock de entradas te per­mi­tirá crear un archi­vo en for­ma­to PDF (una entra­da en cada pági­na del archi­vo), doc­u­men­to que sólo ten­drás que imprim­ir con cualquiera impre­so­ra. Ten en cuen­ta que para que estas entradas se puedan escanear, tienes que hac­er este pro­ce­so antes de descar­garte las lis­tas de con­trol en los dis­pos­i­tivos de tu elec­ción. ¡Además, con esta modal­i­dad de ven­ta in situ, no ten­drás gas­tos por comisión! Si dispones de una impre­so­ra tér­mi­ca com­pat­i­ble, tam­bién podrás uti­lizarla para imprim­ir las entradas. Después del even­to, acuér­date de bor­rar las entradas que no hayas ven­di­do del lis­ta­do de asis­tentes, para que éste y los demás informes refle­jen datos fieles a la real­i­dad.

• Imprim­ien­do un stock de entradas a través de una imprenta antes de que se cele­bre el even­to: para unas entradas de tipo talonario per­son­al­izadas, tam­bién puedes con­tratar los ser­vi­cios de un pro­fe­sion­al. Eso sí, si vas a quer­er escanear estas entradas, ten­drás que impor­tar los códi­gos de bar­ras que ha gen­er­a­do la imprenta a tu área pri­va­da Weezevent, entran­do en Her­ramien­tas > DISTRIBUIDORES > IMPORTACIÓN MANUAL.

 

LO QUE PUEDES HACER CON CONEXIÓN A INTERNET

CONTROL DE ACCESO

• Con la solu­ción WeezA­c­cess Mobile o WeezA­c­cess Pro: podrás ten­er un panora­ma en tiem­po real del número de per­sonas escaneadas o que están por lle­gar, del por­centa­je del aforo com­ple­ta­do o com­pro­bar si alguien ha acu­d­i­do o no al even­to. Gra­cias a la conex­ión a inter­net, podrás acced­er a toda esta infor­ma­ción des­de la otra pun­ta del recin­to. Tam­bién puedes ten­er var­ios pun­tos de con­trol de acce­so, ya que con el wifi los dis­pos­i­tivos se comu­ni­can entre sí y por tan­to se sin­cronizan, así que ¡dile adiós al fraude! Además, ten­drás acce­so al número real de asis­tentes que están den­tro del recin­to (ya no hace fal­ta sumar el con­ta­dor indi­vid­ual de cada dis­pos­i­ti­vo). Otra ven­ta­ja más y de gran rel­e­van­cia: puedes dejar abier­tas las ven­tas online e in situ en el caso de que quedasen entradas disponibles. Estas ven­tas de últi­ma hora apare­cerán en los dis­pos­i­tivos al estar conec­ta­dos a inter­net.

¿Tienes un corte del wifi durante el con­trol de acce­so?
¡No te pre­ocu­pes! ¡Nue­stros lec­tores móviles de con­trol de acce­so seguirán fun­cio­nan­do inde­pen­di­en­te­mente de lo que pase y se volverán a sin­cronizar en cuan­to vuel­va a haber wifi!

• Con un orde­nador conec­ta­do a tu área pri­va­da Weezevent: si no tienes dis­pos­i­tivos para realizar el con­trol de acce­so, tam­bién puedes uti­lizar tu inter­faz Weezevent para escanear direc­ta­mente las entradas de quienes vayan lle­gan­do. Para ello, entra en tu área pri­va­da Weezevent y ve a Her­ramien­tas > CONTROL DE ACCESO > LISTAS DE CONTROL > Botón “Ver los asis­tentes de esta lista” > Uti­liza la bar­ra de búsque­da para encon­trar al asis­tente y haz clic en “Escanear”.

 

VENTA EN TAQUILLA FÍSICA

• Con la taquil­la físi­ca Weezevent: cuan­do tienes una conex­ión a inter­net estable, el mejor medio para vender tus entradas en el pro­pio recin­to es uti­lizar nues­tra taquil­la físi­ca, ya que está direc­ta­mente conec­ta­da a tu cuen­ta Weezevent, lo que te per­mi­tirá ten­er actu­al­iza­da en tiem­po real la infor­ma­ción sobre todas las entradas que has ven­di­do, ya sea online o in situ. Este sis­tema tam­bién per­mite que las entradas ven­di­das se con­sid­eren como ya escaneadas en el momen­to de su com­pra, lo que agiliza el acce­so de estos nuevos com­pradores a tu even­to por no ten­er que hac­er otra cola más para con­tro­lar la validez de sus entradas. Además, el uso de la taquil­la físi­ca Weezevent te pro­tege de los posi­bles hur­tos de entradas, ya que en este caso el hur­to no gen­era pér­di­das por ser entradas en blan­co que no otor­garán por tan­to dere­cho de acce­so al even­to, lo que no ocur­riría con las entradas que hubieras impre­so con ante­ri­or­i­dad al even­to por ser entradas vál­i­das (impre­sión de un stock de entradas).

 

BUENAS PRÁCTICAS Y CONSEJOS

• Plan B: si uti­lizas inter­net para la ven­ta de entradas in situ, conc­re­ta­mente si vendes con las taquil­las físi­cas Weezevent, te recomen­damos que lleves con­ti­go un pen­drive 3G/4G que pue­da susti­tuir tem­po­ral­mente a la red wifi. ¡Ojo, este méto­do puede ser bas­tante inestable, ya que el pen­drive depende de la red móvil y por tan­to de cada oper­ador (Movis­tar, Voda­fone, Orange, por citar algunos), por lo que debe ser una solu­ción tem­po­ral! O mejor aún, puedes imprim­ir un stock de entradas que te servirán en caso de corte ines­per­a­do de la red wifi.

• Plan B de emer­gen­cia: si tienes un smart­phone, usa la opción “com­par­tir inter­net” (depende de la red móvil y la batería del smart­phone se ago­ta con más rapi­dez) para conec­tar tem­po­ral­mente tus dis­pos­i­tivos.

• Para los even­tos de gran enver­gadu­ra: asegúrate de con­tratar la insta­lación de una red wifi en tu even­to con una empre­sa acos­tum­bra­da a hac­er este tipo de insta­la­ciones en grandes even­tos.

• Segun­da opinión sobre el planteamien­to de tu logís­ti­ca: ¡en caso de duda, ponte en con­tac­to con nosotros para que te demos nues­tra opinión de exper­to sobre lo que estás plane­an­do!

• Un téc­ni­co Weezevent a tu lado: para ase­gu­rarte de que todo fun­cione de mar­avil­la y para ayu­darte en la preparación, insta­lación y for­ma­ción de tu equipo, puedes pedir la inter­ven­ción de uno de nue­stros espe­cial­is­tas. Este ser­vi­cio tiene un coste de 400 euros (más IVA) por día (los gas­tos de trans­porte y dietas son tam­bién a car­go del orga­ni­zador del even­to).

• Ser­vi­cio espe­cial de Aten­ción al cliente: si nece­si­tas resolver un prob­le­ma téc­ni­co urgente fuera del horario de ofic­i­na, llá­manos al número de emer­gen­cias (exclu­si­vo para nue­stros orga­ni­zadores) que encon­trarás en tu área pri­va­da Weezevent.

 

EN RESUMEN:

	Inter­net oblig­a­to­rio	Inter­net NO oblig­a­to­rio
CONTROL DE ACCESO	Uso de más de un dis­pos­i­ti­vo (smart­phone, tablet o lec­tor móvil de acce­so)	WeezA­c­cess List­ing (lis­ta­do de asis­tentes en papel) WeezA­c­cess Mobile (1 smart­phone o tablet), pero es preferi­ble el wifi al 3G WeezA­c­cess Pro (1 solo lec­tor móvil de acce­so)
VENTA EN TAQUILLA FÍSICA	Taquil­la físi­ca Weezevent	Impre­sión de un stock de entradas con Weezevent Impre­sión de un stock de entradas con una imprenta

 

¡Nos vemos por weezevent.com!

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Si quieres obten­er más infor­ma­ción sobre los req­ui­si­tos téc­ni­cos de conex­ión a inter­net para las ven­tas en taquil­la físi­ca, con­sul­ta nue­stro artícu­lo de soporte online pin­chan­do aquí.

Tam­bién encon­trarás una breve pre­sentación de las difer­entes solu­ciones de con­trol de acce­so den­tro de tu área pri­va­da Weezevent, entran­do en Her­ramien­tas > CONTROL DE ACCESO > SOLUCIONES.