Cada evento es diferente pero estos 6 puntos siempre estarán en la columna vertebral de la organización, sea cual sea el tipo de evento.
1. Las cosas claras y negro sobre blanco
Lo primero que hay que hacer es definir y dejar por escrito los aspectos básicos de tu evento: el alcance, los objetivos, el ADN, a quién va dirigido y su razón de ser.
La oferta de eventos deportivos, culturales, festivos, etc. es inmensa y es importante definirse claramente para afinar el tiro y desmarcarse de los demás. Escribirlo en papel te ayudará a determinar cuáles son tus ventajas competitivas, el argumento diferenciador de tu oferta (USP: Unique Selling Proposition en inglés).
Con estos elementos claros, podrás mantener una dirección durante todo el proceso de organización, a no desviarte por el camino. Los objetivos y ejes estratégicos también serán importantes a la hora de presentar tu proyecto a posibles colaboradores, patrocinadores, la prensa, proveedores…
Sin olvidar que podrás dar una identidad clara a tu evento, lo que supone una comunicación igualmente clara y directa, tanto en lo gráfico como en el tono y el contenido de tus mensajes e incluso el propio programa del evento.
2. Un presupuesto detallado y un planning completo
Ten siempre a mano el planning completo con todas las tareas que tendrás que ir realizando y actualízalo siempre que sea necesario.
Divide cada área de acción en tareas más pequeñas. Las áreas comprenden (entre otras):
- La creación de los equipos (contratación, organización de equipos, formación…)
- La búsqueda de proveedores
- La búsqueda de colaboradores y patrocinadores
- La creación de la imagen y material publicitario y de comunicación
- La creación de una taquilla virtual para la venta de entradas online
- La preparación del control de acceso
- La concreción del programa (búsqueda de ponencias, artistas, animación, etc.)
- La seguridad y los trámites administrativos y legales
- …
Es bien sabido que el mundo de los eventos es un sector en el que los imprevistos están a la orden del día; por eso, no olvides prever los posibles problemas y tener pensados planes B, C,D…
>El presupuesto va muy de la mano con este planning ya que condicionará muchos de los pasos: fondos disponibles, ingresos previstos, necesidades económicas, etc. Con las tareas y las cuentas de gastos claras, será más fácil crear este documento, también muy útil a la hora de buscar colaboradores, patrocinadores, etc.
3. La venta de entradas: sold out!
La venta de entradas o las inscripciones te sirven también para tomar el pulso de tu evento. Consigue llenar tu evento al asegurarte de abrir las ventas online con suficiente antelación y de que la comunicación tenga el ritmo adecuado para incitar a la compra.
Algunas ideas para impulsar tu venta de entradas online:
- Crea códigos promocionales que inciten a los compradores a compartir o a comunicar su interés en tu evento para dar un empujón a tus ventas.
- Configura las ventas escalonadamente: muchos eventos utilizan la técnica consistente en ir aumentando gradualmente el precio según se acerca la fecha del evento.
- Según el tipo de evento, no descartes la venta en taquilla física.
- Integra tu taquilla virtual en Facebook y vende directamente desde donde está la conversación. Ten en cuenta que Facebook sólo permite esta opción si tienes al menos 2.000 seguidores; si no, puedes incluir un botón con enlace a tu taquilla virtual en tu web o microsite.
- Si recurres a la ayuda de distribuidores para impulsar la comercialización de tus entradas, ¡puedes importar esas entradas a tu área privada Weezevent sin problema! Desde ahí, podrás gestionar todos los asistentes y también estarán guardados los códigos de barras para el control de acceso.
4. Cuida la comunicación
La comunicación va de la mano con el punto anterior. Para conseguir un sold out en tus entradas, es necesario que tu comunicación esté estratégicamente definida, tenga un ritmo adecuado y sea impactante y coherente con tu evento.
Dirígete a cada grupo de asistentes potenciales a través de los canales adecuados a cada nicho: redes sociales, prensa, etc. Llega también a acuerdos de intercambio de publicidad o productos con colaboradores y medios de comunicación.
Crea y comunica ventajas extra para quienes se inscriban pronto, concursos o códigos promocionales como decíamos anteriormente.
Prepara un dossier de prensa atractivo para aparecer en los medios de comunicación tradicionales. Sé original y preséntales una historia que pueda resultarles atractiva, y no información de tu evento como podría aparecer en un simple anuncio (ya que para esto tienen los espacios publicitarios que puedes comprar).
5. Mima a los asistentes
Invitados, VIPs, asistentes en general… el público de tu evento es lo primero. Todo tiene que estar pensado por y para darles la experiencia prometida (o mejor). Asegúrate de que saben dónde encontrar toda la información general y práctica sobre tu evento, incluso recuérdasela si es necesario; crea un ambiente agradable y acogedor en el evento creando espacios específicos para comer, relajarse…
los asistentes: baños suficientes, limpios y bien ubicados, fuentes, puntos de información, acceso para personas con movilidad reducida… Configura tu evento de forma que las colas de espera se reduzcan al mínimo y optimiza la comunicación para que nadie se vuelva loco buscando y la experiencia de los asistentes será mucho mejor.
6. El día D y después del evento
Además de mantener bien informados a los asistentes antes y durante el evento, también es imprescindible hacer lo mismo con el equipo que trabajará sobre el terreno: organiza bien la información y forma adecuadamente al equipo con antelación y asegúrate de que el día del evento todos sepan correctamente cómo desempeñar su trabajo y cómo resolver las dudas que les puedan surgir. Además, no olvides ponerles al día de los cambios que se hayan podido implantar y de que conozcan a la perfección los protocolos de comunicación.
Insistimos en la comunicación puesto que será básica para el correcto desarrollo del evento. Es imprescindible (sobre todo si el espacio es grande, como ocurre en los festivales) que dispongas de teléfonos móviles (para llamadas o incluso Whatsapp) o walkie-talkies para que los diferentes equipos estén al corriente de todo en todo momento, especialmente para aumentar la reactividad en caso de necesitar cambiar algún proceso por circunstancias del momento. Lo ideal, para que la información fluya con mayor rapidez y eficacia, es designar a una persona encargada de las comunicaciones en cada equipo.
Después del evento, el trabajo no ha finalizado. Llega el momento de hacer balance y analizar qué ha salido bien, qué no ha salido tan bien y por qué. A partir de ahí, se podrá elaborar un informe que sirva de referencia a la hora de organizar la siguiente edición del evento, sabiendo qué prácticas mantener y a cuáles hay que buscar una alternativa que las mejore.
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