Aunque el retorno sobre la inversión (ROI, del inglés, Return On Investment) es un indicador importante, no todos los organizadores de eventos se esfuerzan por maximizarlo y medirlo correctamente.
Para ayudarte a hacerlo, en este artículo explicamos 6 estrategias efectivas para sacar el mayor partido posible a tus eventos.
Índice
1. Mantén el foco en el objetivo principal de tu evento
Establecer objetivos y revisarlos periódicamente es el camino hacia el éxito de tu evento.
¿Qué tipo de experiencia quieres ofrecer? ¿La satisfacción de tus clientes es tu objetivo más importante? ¿Quieres generar oportunidades de networking? ¿Lanzas un nuevo producto o servicio? ¿Organizas un evento para apoyar una causa? Haz una lista con todos tus objetivos y cuál es, de entre ellos, el que hace que tu evento destaque.
Una vez que hayas establecido tu objetivo estratégico, podrás definir con mayor facilidad la línea que vertebra tu evento.
Ten siempre en mente que tu objetivo último debería estar alineado con la misión y visión de tu evento. Si lo logras, puede que incluso llegues a una mayor base de asistentes potenciales, ya que los asistentes tendrán ganas de recomendar tus eventos a sus amigos y compañeros de trabajo.
2. Establece tus objetivos mucho antes de la celebración del evento
Los objetivos son lo primero, por lo que antes de empezar cualquier acción para la organización de tu evento, establece los objetivos de tu evento.
Definir los objetivos de tu evento te ayudará a mantenerte alineado durante todo el proceso de organización. Además, establecer objetivos te ayuda a evitar malgastar recursos ya que cada euro que gastes estará sirviendo al objetivo final.
Es probable que hayas oído hablar de los objetivos SMART. Vamos a explorar este tipo de objetivos centrándonos no en por qué quieres organizar tu evento sino en cómo conseguir tu objetivo final. Siguiendo sus siglas en inglés, los objetivos SMART tienen las siguientes características:
- Específicos (specific). Tus objetivos deberían ser claros, concisos e ir directos al grano. Evita la ambigüedad y no tendrás dudas sobre lo que vas a hacer y cómo. Por ejemplo, tu objetivo podría formularse como “conseguir que el 40% del público que visita mi web se inscriba a mi evento”.
- Medibles (measurable). Cuantifica tu objetivo de forma que puedas saber si lo has alcanzado. Algunos resultados medibles para un evento podrían ser: el número de asistentes, los ingresos generados, el ROI global, las inscripciones, etc.
- Alcanzables (achievable). Ponte objetivos que puedas alcanzar y te motiven para alcanzar el éxito. Puedes ser muy ambicioso pero asegúrate de que tus objetivos son realistas para que realmente los alcances.
- Pertinentes (relevant). Asegúrate de que los objetivos de tu evento estén alineados con tus objetivos de negocio. Si no es así, no pierdas el tiempo. Realiza una investigación que te dé una idea de lo que tiene sentido para tu audiencia y tu marca.
- Con plazos (time-bound). Tus objetivos deberían tener fecha de inicio y de fin. Esto quiere decir que tu objetivo principal tiene que estar inscrito en un marco de tiempo específico de forma que cualquier persona involucrada pueda ver la fecha límite de forma clara.
3. Identifica tus fuentes de datos
Ya has establecido tus objetivos, la pregunta ahora es: ¿Cuáles son los datos que deberías medir para tu evento? Estos son algunas fuentes de datos en las que deberías fijarte para aumentar el ROI de tu evento:
- Número de asistentes
- Estadísticas y actividad de redes sociales
- Tráfico web y conversiones
- Volumen de ventas de comida y bebida durante el evento
- Encuestas previas al evento
- Feedback tras el evento
4. Herramientas que te permitirán medir el ROI de tu evento
Con tus fuentes de datos identificadas, ahora necesitarás herramientas para medir la efectividad y el éxito de tu evento. Estas son algunas de las herramientas que te ayudarán a seguir el ROI de tu evento:
- Customer Relationship Management (CRM). Un software de CRM te ayuda a gestionar y hacer un seguimiento de tu relación con tus clientes y la información asociada a cada uno de ellos. Si además utilizas un CRM específicamente pensado para eventos y que conecte los datos de todos tus eventos, te asegurarás de aumentar tus ingresos.
- Herramientas de análisis como Google Analytics. Las herramientas de análisis te ayudan a evaluar los datos de tráfico y a hacer un seguimiento de acciones específicas de los usuarios como descargas, enlaces pinchados, vídeos visualizados o envío de formularios. Esta información te dará pistas sobre las métricas más importantes para tu evento.
- Herramientas de encuesta. Puedes recoger la opinión de los asistentes a tu evento para saber más sobre su experiencia y la percepción de tu marca.
5. Analiza los resultados y determina tu ROI
Necesitas algo más que recoger los datos de tu evento para que este sea un éxito. Es necesario pasar a la acción e ir más allá y realizar un análisis profundo. Dicho de forma sencilla, el ROI de un evento se calcula de la siguiente manera: ingresos totales menos costes totales, dividido por el coste total del evento.
El primer paso para conocer el ROI de tu evento es conocer al detalle los costes y los principales ingresos de tu evento.
El análisis de los resultados y la planificación te ayudarán a adaptar tu evento en el futuro y realizar cambios que transformen tu evento en la dirección adecuada.
6. Vende las entradas online
Vende más, llegando a una audiencia mayor, al vender las entradas de tu evento online. Al dar a tu público la opción de comprar sus entradas online, estás haciendo que sea más fácil para ellos y al mismo tiempo consiguiendo datos interesantes.
Ten en cuenta que la compra de la entrada es el primer punto de contacto de tu público con tu evento, así que presta especial atención a tu proceso de venta de entradas y al recorrido que hace el usuario para adquirirla, sin olvidar el diseño de las entradas.
7. Conclusión
Para maximizar el ROI de tu evento, tus objetivos tienen que estar alineados con tu visión y tu misión.
Determinar el ROI de tu evento puede ayudarte a realizar mejoras de cara a futuros eventos.
Tu estrategia debería estar descrita al detalle y ser medible para servir como marco sobre el que crear tu evento. Si cuentas con la estrategia adecuada, tu planificación y ejecución será más fácil y, en última instancia, aumentarás tu ROI.
Es fundamental estudiar las opciones y evaluar tu planificación antes de realizar cualquier cambio en el enfoque de la organización de tu evento.
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