Primeros pasos para crear un evento con éxito

Primeros pasos para crear un evento con éxito

El pro­ce­so de creación de un even­to puede ser largo y com­ple­jo. Por eso, es fun­da­men­tal estar muy bien orga­ni­za­do. Si tu orga­ni­zación cuen­ta con los ingre­di­entes cor­rec­tos, crear un even­to lle­gará inclu­so a ser algo pla­cen­tero y no un duro tra­ba­jo. ¿Cómo hac­er para que la gestión de tu proyec­to sea un tra­ba­jo agrad­able? Lo primero es cam­biar el pun­to de vista: reflex­ionar con antelación sobre toda la orga­ni­zación que tienes que afrontar reduce con­sid­er­able­mente la car­ga de tra­ba­jo. Inde­pen­di­en­te­mente del tipo de even­to que organ­ices, los con­se­jos que te damos en este artícu­lo te per­mi­tirán orga­ni­zar tu even­to paso a paso de la mejor for­ma posi­ble.

  1. Detal­lar por qué quieres crear este even­to
  2. Cono­cer a quién te diriges
  3. Elab­o­rar un pre­supuesto
  4. Encon­trar la mejor solu­ción de ven­ta de entradas online
  5. Escoger el momen­to ade­cua­do
  6. Encon­trar el espa­cio ide­al
  7. Pen­sar en la comi­da y bebi­da

1. Detallar por qué quieres crear este evento

Antes de crear el plan de acción per­fec­to para que tu even­to sea un éxi­to, tienes que ten­er muy claras las razones de base que te mueven a orga­ni­zar este even­to. Esta fase puede pare­cer una ton­tería, pero es la más impor­tante. Cuan­to más con­cretes el sen­ti­do que tiene este even­to para tu orga­ni­zación, tu zona, los asis­tentes, etc., más posi­bil­i­dades ten­drás de no desviarte de tus obje­tivos durante la orga­ni­zación. Tu even­to puede ten­er obje­tivos com­er­ciales, per­son­ales, pro­fe­sion­ales, sociales, car­i­ta­tivos, lucra­tivos o no y tu pro­ce­so de orga­ni­zación tiene que ten­er en cuen­ta estas par­tic­u­lar­i­dades. La orga­ni­zación de un even­to car­i­ta­ti­vo no con­ll­e­va las mis­mas acciones que la orga­ni­zación de un even­to com­er­cial o pro­fe­sion­al, por ejem­p­lo.

2. Conocer a quién te diriges

Una vez estén claros los obje­tivos que quieres alcan­zar, toca estable­cer a quién quieres trans­mi­tir tu men­saje. Hablam­os aquí de las per­sonas que quieres que acu­d­an a tu even­to o que con­sid­eras que estarían intere­sadas por este. Si no sabes cómo seg­men­tar los asis­tentes ide­ales para tu even­to, vuelve a leer tus obje­tivos; esto debería cen­trar tu respues­ta. ¿A quién quieres trans­mi­tir el conocimien­to que se impar­tirá en el even­to? ¿Quién quieres que des­cubra este pro­duc­to? ¿Con quién quieres com­par­tir tu amor por la coci­na? Este paso está ínti­ma­mente lig­a­do al ante­ri­or. Una vez tu públi­co obje­ti­vo iden­ti­fi­ca­do, podrás diri­girte mejor a él para con­vencer­le de acud­ir a tu even­to.

3. Elaborar un presupuesto

Los gas­tos inher­entes al even­to tienen que pre­verse con antelación. Esta pre­visión te per­mi­tirá ten­er claro el importe que nece­si­tas inver­tir para la orga­ni­zación de tu even­to y eval­u­ar si puedes con­seguir­lo, cómo, o si tienes que realizar ajustes.

Ten en cuen­ta todos los gas­tos en que puedas incur­rir y tam­bién los fon­dos de los que dispones y los ingre­sos pre­vis­tos (por patroci­nadores, ven­ta de entradas, etc.) y, sobre todo, no olvides incluir una par­ti­da para impre­vis­tos, para no pil­larte los dedos en caso de que algo no sal­ga como esta­ba pre­vis­to.

En este otro artícu­lo te detal­lam­os las reglas bási­cas para elab­o­rar el pre­supuesto de tu even­to.

4. Encontrar la mejor solución de venta de entradas online

La ven­ta de entradas online es uno de los prin­ci­pales medios para aumen­tar con­sid­er­able­mente el pre­supuesto que se puede dedicar al even­to. Pero para que así sea, hay que tomar esta par­ti­da muy en serio y tra­ba­jar­la cor­rec­ta­mente. Además, la ven­ta de entradas online no solo jue­ga un papel en el plano financiero sino que tam­bién puede hac­er­lo en el mar­ket­ing.

Con una solu­ción de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online, el pro­ce­so es más fácil y pro­fe­sion­al. Si además, esta platafor­ma está conec­ta­da con una solu­ción de e‑mailing como nue­stro CRM Weez­Tar­get, conec­ta­do a nues­tra solu­ción WeezTick­et, esta inte­gración entre la ven­ta de entradas online y el mar­ket­ing será mucho más flu­i­da.

5. Escoger el momento adecuado

Encon­trar la mejor fecha para tu even­to es otro pun­to cru­cial. Es muy impor­tante que conoz­cas a la per­fec­ción la agen­da de even­tos de tu zona (espe­cial­mente para evi­tar coin­cidir en fechas con even­tos del mis­mo tipo y dirigi­dos al mis­mo tipo de públi­co) y sus car­ac­terís­ti­cas, además de cono­cer muy bien a tu públi­co: en qué momen­tos está más disponible para acud­ir a even­tos como el tuyo, en gen­er­al: en fin de sem­ana, de lunes a viernes, etc.

¿Te intere­sa cono­cer este tema un poco más a fon­do? Aquí tienes otro artícu­lo que expli­ca cómo ele­gir la mejor fecha para tu even­to.

6. Encontrar el espacio ideal

Este es otro de los ele­men­tos clave del éxi­to de un even­to. El espa­cio en el que ten­ga lugar tu even­to es gran parte de la atmós­fera que creas y quedará graba­do en los recuer­dos de los asis­tentes cuan­do vuel­van a sus casas. Por eso, tienes que escoger­lo con mucho mimo; no te pre­cip­ites esco­gien­do el primer espa­cio que te llame la aten­ción sin val­o­rar otras opciones.

Para encon­trar el espa­cio ide­al para tu even­to tienes que ten­er en cuen­ta muchas cosas. El tamaño, que tiene que ser acorde al número de asis­tentes pre­vis­to, la dis­tribu­ción del espa­cio, ele­men­tos estéti­cos… pero tam­bién la ubi­cación, la facil­i­dad de acce­so en trans­porte públi­co, etc. Para una primera búsque­da, exis­ten webs que pueden facil­i­tarte la tarea mostrán­dote espa­cios que cumplen los req­ui­si­tos que con­sid­eres más impor­tantes, fil­tran­do los even­tos disponibles en su base de datos.

7. Pensar en la comida y bebida

El aparta­do culi­nario es otro de los ele­men­tos impor­tantes para que un even­to se desar­rolle cor­rec­ta­mente. Si el tema de tu even­to está rela­ciona­do con la coci­na, evi­den­te­mente, este ten­drá un may­or peso y por lo tan­to ten­drás que prestar aún más aten­ción a esta par­ti­da, pero es un ele­men­to que está pre­sente en casi todos los even­tos de cualquier índole.

Es de espe­cial impor­tan­cia ten­er en cuen­ta a qué hora empieza y ter­mi­na el even­to para val­o­rar si se ofre­cerá un aper­i­ti­vo, una cena, etc. y el número de asis­tentes para ten­er en cuen­ta, no solo la can­ti­dad de comi­da, sino tam­bién qué espa­cio dedicar a este efec­to y el for­ma­to más ade­cua­do: de pie, sen­ta­dos, etc.

Si sigues de for­ma metódi­ca todos estos pun­tos, todo estará de tu parte para crear un even­to inolvid­able. Después del even­to, toma notas de lo que ha fun­ciona­do mejor y peor para mejo­rar la orga­ni­zación de tus próx­i­mos even­tos.

Des­cubre todas las ven­ta­jas que te ofre­cen nues­tras solu­ciones para orga­ni­zar tu even­to con total tran­quil­i­dad y hacien­do que sea todo un éxi­to:

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