8 questions à poser lors du recrutement du staff de votre événement

Vous serez prêt à relever n’importe quel défi événe­men­tiel si vous avez la bonne équipe à vos côtés. Elle est votre arme secrète face à tous les imprévus de l’organ­i­sa­tion d’événement : une météo menaçante à quelques jours de l’événement, des ventes de bil­lets en chute libre, une coupure d’électricité le jour J… Soyez cer­tain d’engager les bonnes per­son­nes afin de con­stituer un staff de qual­ité qui ne vous décevra jamais et fera tou­jours le job. Afin de vous assur­er de cela, voici 8 ques­tions que vous devez pos­er à chaque entre­tien de recrute­ment.

1. Pouvez-vous donner un exemple de situation professionnelle pour laquelle vous avez géré un grand bouleversement ?

Un four­nisseur annule, la pluie innonde votre salle, une tête d’affiche rate son avion… Il existe telle­ment de sit­u­a­tions imprévis­i­bles pour un organ­isa­teur d’événements que tout peut être boulever­sé en un claque­ment de doigts. Cherchez donc à recruter des per­son­nes qui ne craque­nt pas lorsque les plans changent. Vous devez compter sur un staff flex­i­ble et capa­ble de pass­er au plan B en un rien de temps.

Si un can­di­dat est capa­ble de vous racon­ter com­ment il a retourné une sit­u­a­tion de chaos lors d’un événe­ment, alors c’est le bon.

2. Avez-vous déjà fait partie d’un projet nécessitant de travailler individuellement et en équipe ?

La com­mu­ni­ca­tion est essen­tielle pour réus­sir dans l’événementiel. Il y a telle­ment d’éléments vari­ant minute par minute lors d’un événe­ment que vous devez vous assur­er de l’autonomie de vos équipes sur leurs mis­sions. Chaque mem­bre doit aus­si informer les autres des élé­ments néces­saires pour que cha­cun puisse pren­dre des déci­sions éclairées.

Un bon can­di­dat doit vous démon­tr­er com­ment il a pu men­er par le passé un pro­jet de A à Z, avec des mis­sions indi­vidu­elles impor­tantes au sein d’une équipe soudée.

3. Pourquoi êtes-vous intéressé par l’événementiel ?

L’événementiel est sans aucun doute un monde à part et en faire son méti­er néces­site des qual­ités par­ti­c­ulières.

Générale­ment, les per­son­nes qui tra­vail­lent dans l’événementiel ont com­mencé comme bénév­ole, en tant que lycéen ou étu­di­ant en études supérieures. Elles le savent, il faut être capa­ble de tenir physique­ment et men­tale­ment sur la durée car les heures passées à pré­par­er un événe­ment ne peu­vent être comp­tées.

Recrutez des per­son­nes qui ont un réel intérêt pour l’événementiel. Si ce n’est pas le cas, elles auront ten­dance à se décourager rapi­de­ment et à ne pas être à la hau­teur de vos attentes. Cette petite étin­celle peut se voir dans leurs yeux ou dans leur façon de par­ler de leurs pro­jets événe­men­tiels.

4. Avez-vous déjà utilisé des outils technologiques en lien avec l’événementiel ?

Que vos can­di­dats soient à l’aise avec vos out­ils ou totale­ment novices, ils doivent être ent­hou­si­astes à l’idée d’apprendre à utilis­er de nou­velles tech­nolo­gies. Les out­ils ont ten­dance à évoluer rapi­de­ment donc il n’est pas essen­tiel que les can­di­dats les con­nais­sent sur les bouts des doigts, mais ils devront être capa­bles d’apprendre à se servir de nou­velles appli­ca­tions ou de nou­veaux matériels régulière­ment. Si un mail­lon de votre équipe ne maîtrise pas un out­il que tous les autres maîtrisent, il portera préju­dice à l’ensemble du groupe.

Si un can­di­dat ne maîtrise pas encore vos out­ils, deman­dez-lui de vous racon­ter com­ment cela s’est passé pour lui la dernière fois qu’il a dû appren­dre à en utilis­er dans le cadre pro­fes­sion­nel — voire per­son­nel.

5. Avez-vous déjà vécu un échec lors d’un événement ? Que changeriez-vous si c’était à refaire ?

Les échecs per­me­t­tent d’apprendre, mais les mem­bres de votre équipe ne doivent pas totale­ment cra­quer sous la pres­sion d’un événe­ment — et si cela arrive, ils doivent pou­voir se repren­dre pour mieux repar­tir.

Eval­uez la capac­ité de ges­tion du stress de vos can­di­dats en leur posant cette ques­tion. Vous pour­rez ain­si analyser leur niveau de prise de recul, leur façon de gér­er les con­flits, et com­ment ils font pour rester calme quand les choses ne se passent pas comme prévu.

6. Avez-vous déjà dépassé le budget d’un événement ? Comment avez-vous géré cela ?

Le bud­get d’un événe­ment est une don­née sen­si­ble pour un organ­isa­teur d’événement. C’est ce qui peut men­er à la réus­site comme à l’échec d’un événe­ment.

Nul besoin d’engager des experts compt­a­bles dans votre staff, mais vous avez besoin de quelqu’un capa­ble de suiv­re vos dépens­es, négoci­er avec des four­nisseurs, et pren­dre votre bud­get au sérieux.

7. Comment mesurez-vous le succès d’un événement ?

Le suc­cès d’un événe­ment se mesure dif­férem­ment selon les per­son­nes et les organ­i­sa­tions. Pour vous, le suc­cès peut vouloir dire qu’un cer­tain nom­bre de per­son­nes sont venus à votre événe­ment ou que vous avez atteint un béné­fice d’une cer­taine somme. Pour vos spon­sors ou parte­naires, le suc­cès peut sig­ni­fi­er qu’ils ont obtenu un bon retour sur investisse­ment. Et pour vos par­tic­i­pants, le suc­cès cor­re­spond à une excel­lente expéri­ence.

Votre can­di­dat idéal doit être capa­ble de com­pren­dre les dif­férents niveaux de suc­cès de votre événe­ment et de tra­vailler pour s’assurer que chaque par­tie prenante y trou­ve son compte.

8. Quelles sont les premières tâches que vous effectuez au lancement d’un événement ?

Il n’y a jamais assez d’heures dans les journées d’un organ­isa­teur d’événements. Pos­er une ques­tion sur la ges­tion du temps vous aidera à com­pren­dre com­ment les can­di­dats gèrent leurs pri­or­ités. Assurez-vous que leur vision cor­re­spond à la vôtre ou qu’elles peu­vent au moins cohab­iter. Cela évit­era les poten­tielles futures fric­tions.

Recruter du staff auquel vous faites con­fi­ance fait par­tie des tâch­es les plus dif­fi­ciles que vous avez à effectuer lors de l’organisation d’un événe­ment. Pour le reste, facilitez-vous la vie en optant d’abord pour une solu­tion de bil­let­terie tout-en-un à la hau­teur de votre événe­ment. Prof­itez ensuite d’un con­trôle d’accès flu­ide — voire d’un sys­tème de paiement cash­less. Décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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