8 questions à poser lors du recrutement du staff de votre événement

8 questions à poser lors du recrutement du staff de votre événement

Vous serez prêt à relever n’importe quel défi événe­men­tiel si vous avez la bonne équipe à vos côtés. Elle est votre arme secrète face à tous les imprévus de l’organ­i­sa­tion d’événement : une météo menaçante à quelques jours de l’événement, des ventes de bil­lets en chute libre, une coupure d’électricité le jour J… Soyez cer­tain d’engager les bonnes per­son­nes afin de con­stituer un staff de qual­ité qui ne vous décevra jamais et fera tou­jours le job. Afin de vous assur­er de cela, voici 8 ques­tions que vous devez pos­er à chaque entre­tien de recrute­ment.

1. Pouvez-vous donner un exemple de situation professionnelle pour laquelle vous avez géré un grand bouleversement ?

Un four­nisseur annule, la pluie innonde votre salle, une tête d’affiche rate son avion… Il existe telle­ment de sit­u­a­tions imprévis­i­bles pour un organ­isa­teur d’événements que tout peut être boulever­sé en un claque­ment de doigts. Cherchez donc à recruter des per­son­nes qui ne craque­nt pas lorsque les plans changent. Vous devez compter sur un staff flex­i­ble et capa­ble de pass­er au plan B en un rien de temps.

Si un can­di­dat est capa­ble de vous racon­ter com­ment il a retourné une sit­u­a­tion de chaos lors d’un événe­ment, alors c’est le bon.

2. Avez-vous déjà fait partie d’un projet nécessitant de travailler individuellement et en équipe ?

La com­mu­ni­ca­tion est essen­tielle pour réus­sir dans l’événementiel. Il y a telle­ment d’éléments vari­ant minute par minute lors d’un événe­ment que vous devez vous assur­er de l’autonomie de vos équipes sur leurs mis­sions. Chaque mem­bre doit aus­si informer les autres des élé­ments néces­saires pour que cha­cun puisse pren­dre des déci­sions éclairées.

Un bon can­di­dat doit vous démon­tr­er com­ment il a pu men­er par le passé un pro­jet de A à Z, avec des mis­sions indi­vidu­elles impor­tantes au sein d’une équipe soudée.

3. Pourquoi êtes-vous intéressé par l’événementiel ?

L’événementiel est sans aucun doute un monde à part et en faire son méti­er néces­site des qual­ités par­ti­c­ulières.

Générale­ment, les per­son­nes qui tra­vail­lent dans l’événementiel ont com­mencé comme bénév­ole, en tant que lycéen ou étu­di­ant en études supérieures. Elles le savent, il faut être capa­ble de tenir physique­ment et men­tale­ment sur la durée car les heures passées à pré­par­er un événe­ment ne peu­vent être comp­tées.

Recrutez des per­son­nes qui ont un réel intérêt pour l’événementiel. Si ce n’est pas le cas, elles auront ten­dance à se décourager rapi­de­ment et à ne pas être à la hau­teur de vos attentes. Cette petite étin­celle peut se voir dans leurs yeux ou dans leur façon de par­ler de leurs pro­jets événe­men­tiels.

4. Avez-vous déjà utilisé des outils technologiques en lien avec l’événementiel ?

Que vos can­di­dats soient à l’aise avec vos out­ils ou totale­ment novices, ils doivent être ent­hou­si­astes à l’idée d’apprendre à utilis­er de nou­velles tech­nolo­gies. Les out­ils ont ten­dance à évoluer rapi­de­ment donc il n’est pas essen­tiel que les can­di­dats les con­nais­sent sur les bouts des doigts, mais ils devront être capa­bles d’apprendre à se servir de nou­velles appli­ca­tions ou de nou­veaux matériels régulière­ment. Si un mail­lon de votre équipe ne maîtrise pas un out­il que tous les autres maîtrisent, il portera préju­dice à l’ensemble du groupe.

Si un can­di­dat ne maîtrise pas encore vos out­ils, deman­dez-lui de vous racon­ter com­ment cela s’est passé pour lui la dernière fois qu’il a dû appren­dre à en utilis­er dans le cadre pro­fes­sion­nel — voire per­son­nel.

5. Avez-vous déjà vécu un échec lors d’un événement ? Que changeriez-vous si c’était à refaire ?

Les échecs per­me­t­tent d’apprendre, mais les mem­bres de votre équipe ne doivent pas totale­ment cra­quer sous la pres­sion d’un événe­ment — et si cela arrive, ils doivent pou­voir se repren­dre pour mieux repar­tir.

Eval­uez la capac­ité de ges­tion du stress de vos can­di­dats en leur posant cette ques­tion. Vous pour­rez ain­si analyser leur niveau de prise de recul, leur façon de gér­er les con­flits, et com­ment ils font pour rester calme quand les choses ne se passent pas comme prévu.

6. Avez-vous déjà dépassé le budget d’un événement ? Comment avez-vous géré cela ?

Le bud­get d’un événe­ment est une don­née sen­si­ble pour un organ­isa­teur d’événement. C’est ce qui peut men­er à la réus­site comme à l’échec d’un événe­ment.

Nul besoin d’engager des experts compt­a­bles dans votre staff, mais vous avez besoin de quelqu’un capa­ble de suiv­re vos dépens­es, négoci­er avec des four­nisseurs, et pren­dre votre bud­get au sérieux.

7. Comment mesurez-vous le succès d’un événement ?

Le suc­cès d’un événe­ment se mesure dif­férem­ment selon les per­son­nes et les organ­i­sa­tions. Pour vous, le suc­cès peut vouloir dire qu’un cer­tain nom­bre de per­son­nes sont venus à votre événe­ment ou que vous avez atteint un béné­fice d’une cer­taine somme. Pour vos spon­sors ou parte­naires, le suc­cès peut sig­ni­fi­er qu’ils ont obtenu un bon retour sur investisse­ment. Et pour vos par­tic­i­pants, le suc­cès cor­re­spond à une excel­lente expéri­ence.

Votre can­di­dat idéal doit être capa­ble de com­pren­dre les dif­férents niveaux de suc­cès de votre événe­ment et de tra­vailler pour s’assurer que chaque par­tie prenante y trou­ve son compte.

8. Quelles sont les premières tâches que vous effectuez au lancement d’un événement ?

Il n’y a jamais assez d’heures dans les journées d’un organ­isa­teur d’événements. Pos­er une ques­tion sur la ges­tion du temps vous aidera à com­pren­dre com­ment les can­di­dats gèrent leurs pri­or­ités. Assurez-vous que leur vision cor­re­spond à la vôtre ou qu’elles peu­vent au moins cohab­iter. Cela évit­era les poten­tielles futures fric­tions.

Recruter du staff auquel vous faites con­fi­ance fait par­tie des tâch­es les plus dif­fi­ciles que vous avez à effectuer lors de l’organisation d’un événe­ment. Pour le reste, facilitez-vous la vie en optant d’abord pour une solu­tion de bil­let­terie tout-en-un à la hau­teur de votre événe­ment. Prof­itez ensuite d’un con­trôle d’accès flu­ide — voire d’un sys­tème de paiement cash­less. Décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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Gérer les imprévus : inévitable dans l’organisation d’événement

Nous connaissons tous la Loi de Murphy : « Tout ce qui est susceptible de mal tourner tournera mal ». Pendant des événements, on peut avoir l’impression que cette loi exécute tout ce qu’elle prévoit. Cela peut commencer par un petit incident, comme une imprimante à badges qui ne fonctionne pas. Puis les tout continue à tomber comme des dominos, jusqu’à ce que vous vous retrouviez sans électricité, sans intervenant, sans repas pour les participants.

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