8 questions à poser lors du recrutement du staff de votre événement

8 questions à poser lors du recrutement du staff de votre événement

Vous serez prêt à relever n’importe quel défi événementiel si vous avez la bonne équipe à vos côtés. Elle est votre arme secrète face à tous les imprévus de l’organisation d’événement : une météo menaçante à quelques jours de l’événement, des ventes de billets en chute libre, une coupure d’électricité le jour J… Soyez certain d’engager les bonnes personnes afin de constituer un staff de qualité qui ne vous décevra jamais et fera toujours le job. Afin de vous assurer de cela, voici 8 questions que vous devez poser à chaque entretien de recrutement.

1. Pouvez-vous donner un exemple de situation professionnelle pour laquelle vous avez géré un grand bouleversement ?

Un fournisseur annule, la pluie innonde votre salle, une tête d’affiche rate son avion… Il existe tellement de situations imprévisibles pour un organisateur d’événements que tout peut être bouleversé en un claquement de doigts. Cherchez donc à recruter des personnes qui ne craquent pas lorsque les plans changent. Vous devez compter sur un staff flexible et capable de passer au plan B en un rien de temps.

Si un candidat est capable de vous raconter comment il a retourné une situation de chaos lors d’un événement, alors c’est le bon.

2. Avez-vous déjà fait partie d’un projet nécessitant de travailler individuellement et en équipe ?

La communication est essentielle pour réussir dans l’événementiel. Il y a tellement d’éléments variant minute par minute lors d’un événement que vous devez vous assurer de l’autonomie de vos équipes sur leurs missions. Chaque membre doit aussi informer les autres des éléments nécessaires pour que chacun puisse prendre des décisions éclairées.

Un bon candidat doit vous démontrer comment il a pu mener par le passé un projet de A à Z, avec des missions individuelles importantes au sein d’une équipe soudée.

3. Pourquoi êtes-vous intéressé par l’événementiel ?

L’événementiel est sans aucun doute un monde à part et en faire son métier nécessite des qualités particulières.

Généralement, les personnes qui travaillent dans l’événementiel ont commencé comme bénévole, en tant que lycéen ou étudiant en études supérieures. Elles le savent, il faut être capable de tenir physiquement et mentalement sur la durée car les heures passées à préparer un événement ne peuvent être comptées.

Recrutez des personnes qui ont un réel intérêt pour l’événementiel. Si ce n’est pas le cas, elles auront tendance à se décourager rapidement et à ne pas être à la hauteur de vos attentes. Cette petite étincelle peut se voir dans leurs yeux ou dans leur façon de parler de leurs projets événementiels.

4. Avez-vous déjà utilisé des outils technologiques en lien avec l’événementiel ?

Que vos candidats soient à l’aise avec vos outils ou totalement novices, ils doivent être enthousiastes à l’idée d’apprendre à utiliser de nouvelles technologies. Les outils ont tendance à évoluer rapidement donc il n’est pas essentiel que les candidats les connaissent sur les bouts des doigts, mais ils devront être capables d’apprendre à se servir de nouvelles applications ou de nouveaux matériels régulièrement. Si un maillon de votre équipe ne maîtrise pas un outil que tous les autres maîtrisent, il portera préjudice à l’ensemble du groupe.

Si un candidat ne maîtrise pas encore vos outils, demandez-lui de vous raconter comment cela s’est passé pour lui la dernière fois qu’il a dû apprendre à en utiliser dans le cadre professionnel — voire personnel.

5. Avez-vous déjà vécu un échec lors d’un événement ? Que changeriez-vous si c’était à refaire ?

Les échecs permettent d’apprendre, mais les membres de votre équipe ne doivent pas totalement craquer sous la pression d’un événement — et si cela arrive, ils doivent pouvoir se reprendre pour mieux repartir.

Evaluez la capacité de gestion du stress de vos candidats en leur posant cette question. Vous pourrez ainsi analyser leur niveau de prise de recul, leur façon de gérer les conflits, et comment ils font pour rester calme quand les choses ne se passent pas comme prévu.

6. Avez-vous déjà dépassé le budget d’un événement ? Comment avez-vous géré cela ?

Le budget d’un événement est une donnée sensible pour un organisateur d’événement. C’est ce qui peut mener à la réussite comme à l’échec d’un événement.

Nul besoin d’engager des experts comptables dans votre staff, mais vous avez besoin de quelqu’un capable de suivre vos dépenses, négocier avec des fournisseurs, et prendre votre budget au sérieux.

7. Comment mesurez-vous le succès d’un événement ?

Le succès d’un événement se mesure différemment selon les personnes et les organisations. Pour vous, le succès peut vouloir dire qu’un certain nombre de personnes sont venus à votre événement ou que vous avez atteint un bénéfice d’une certaine somme. Pour vos sponsors ou partenaires, le succès peut signifier qu’ils ont obtenu un bon retour sur investissement. Et pour vos participants, le succès correspond à une excellente expérience.

Votre candidat idéal doit être capable de comprendre les différents niveaux de succès de votre événement et de travailler pour s’assurer que chaque partie prenante y trouve son compte.

8. Quelles sont les premières tâches que vous effectuez au lancement d’un événement ?

Il n’y a jamais assez d’heures dans les journées d’un organisateur d’événements. Poser une question sur la gestion du temps vous aidera à comprendre comment les candidats gèrent leurs priorités. Assurez-vous que leur vision correspond à la vôtre ou qu’elles peuvent au moins cohabiter. Cela évitera les potentielles futures frictions.

Recruter du staff auquel vous faites confiance fait partie des tâches les plus difficiles que vous avez à effectuer lors de l’organisation d’un événement. Pour le reste, facilitez-vous la vie en optant d’abord pour une solution de billetterie tout-en-un à la hauteur de votre événement. Profitez ensuite d’un contrôle d’accès fluide — voire d’un système de paiement cashless. Découvrez toutes les fonctionnalités de nos solutions en cliquant sur le bouton ci-dessous :

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