8 preguntas que hacer a los candidatos a staff de tu evento

8 preguntas que hacer a los candidatos a staff de tu evento

Si tienes un buen equipo a tu lado, estarás listo para afrontar cualquier reto que se presente en tu evento. Tu equipo es tu arma secreta frente a cualquier imprevisto en la organización de eventos: la amenaza del mal tiempo, ventas de entradas en caída libre, un corte de electricidad el día D… Asegúrate de contratar a las personas adecuadas para crear un equipo de gran calidad que no te vaya a decepcionar jamás y que siempre haga lo que hay que hacer. Para asegurarte de ello, aquí tienes 8 preguntas importantes para hacer en todas las entrevistas de trabajo.

1. ¿Puedes dar un ejemplo de situación profesional en la que hayas gestionado un gran cambio repentino?

Un proveedor que cancela su prestación, tu sala inundada por la lluvia, un cabeza de cartel que pierde su vuelo… Hay tantas situaciones imprevisibles que se pueden presentar a un organizador de eventos que todo puede dar un cambio drástico en un abrir y cerrar de ojos. Por eso, tienes que buscar personas que no se bloqueen cuando los planes cambian. Tu staff tiene que ser flexible y capaz de pasar al plan B rápidamente.

Si un candidato es capaz de contarte cómo ha dado la vuelta a una situación de caos en un evento, es un muy buen candidato.

2. ¿Alguna vez has formado parte de un proyecto que requiera trabajar tanto de forma individual como en equipo?

La comunicación es fundamental para que las cosas salgan bien en eventos. Hay tantos elementos que pueden cambiar en cuestión de minutos que tienes que estar seguro de contar con equipos autónomos en sus tareas, al tiempo que cada miembro tiene también que informar a los demás de lo que está ocurriendo para que cada uno pueda tomar decisiones sobre lo que le concierne de forma clara e informada.

Un buen candidato te tiene que demostrar cómo ha podido llevar un proyecto de la A a la Z con responsabilidades individuales importantes y en el seno de un equipo unido.

3. ¿Por qué te interesa el mundo de los eventos?

El mundo de los eventos es, sin duda, otro mundo, y para dedicarse profesionalmente a él hay que tener determinadas cualidades.

En general, las personas que trabajan en eventos empezaron como voluntarios o a partir de unas prácticas siendo estudiantes. Saben por lo tanto que hay que ser capaz de sostener el trabajo tanto físicamente como mentalmente en el tiempo ya que las horas que se pasan preparando un evento pueden ser largas.

Contrata personas que tengan un verdadero interés por el mundo de los eventos. Si no es así, tendrán tendencia a desanimarse y no estar a la altura de tus expectativas. Se puede ver el brillo en los ojos y en su forma de hablar de sus proyectos en las personas que aman este mundo.

4. ¿Has utilizado herramientas tecnológicas relacionadas con el mundo de los eventos?

Tus candidatos, ya estén totalmente acostumbrados las herramientas que utilizas o sean totalmente novatos, tienen que estar entusiasmados con la idea de aprender a utilizar nuevas tecnologías. Las herramientas tecnológicas suelen evolucionar muy rápidamente, por lo que no es imprescindible que las conozcan al dedillo, pero tendrán que ser capaces de hacer uso de nuevas aplicaciones o nuevos softwares con rapidez. Si un eslabón de tu cadena no domina una herramienta que los demás sí dominan, puede ser perjudicial para el equipo en su conjunto.

Si un candidato no domina aún las herramientas que utilizas, pregúntale cuál fue su experiencia la última vez que tuvo que aprender a utilizar un software en el ámbito profesional, o incluso en el personal.

5. ¿Has vivido algún fracaso en un evento? ¿Qué cambiarías si pudieras volver a empezar?

Los fracasos permiten aprender, pero los miembros de tu equipo no pueden rendirse bajo la presión de un evento, y si esto ocurre, tienen que poder reponerse para volver a empezar mejor.

Evalúa la capacidad de gestión del estrés de tus candidatos con esta pregunta. Así, podrás analizar su nivel de toma de perspectiva, su forma de gestionar los conflictos y en qué medida han podido guardar la calma cuando las cosas no salen como está previsto.

6. ¿Alguna vez te has pasado del presupuesto en un evento? ¿Cómo lo has gestionado?

El presupuesto de un evento es un tema sensible para un organizador. Es lo que puede llevar al éxito o al fracaso un evento.

No es necesario que todo tu staff sea experto en contabilidad, pero sí necesitas a alguien capaz de seguir los gastos, negociar con proveedores y tomarse tu presupuesto en serio.

7. ¿Cómo mides el éxito de un evento?

Diferentes personas y organizaciones miden de forma diferente el éxito de un evento. Para ti, el éxito puede querer decir que han acudido al evento cierto número de personas o que has alcanzado un beneficio de un importe X. Para tus patrocinadores o colaboradores, el éxito puede querer decir que han obtenido un buen retorno de la inversión. Y para tus asistentes, el éxito se corresponde con una experiencia estupenda.

Tu candidato ideal tiene que ser capaz de comprender los diferentes niveles de éxito de tu evento y trabajar para asegurarse de que todos los implicados estén satisfechos.

8. ¿Cuáles son las primeras tareas que realizas a la hora de lanzar un evento?

El día nunca tiene horas suficientes para un organizador de eventos. Hacer una pregunta sobre la gestión del tiempo te ayudará a entender cómo gestionan sus prioridades tus candidatos.

Asegúrate de que su visión encaja con la tuya o que al menos no entran en conflicto. Esto evitará fricciones potenciales en el futuro.

Contratar staff en el que confíes es una de las tareas más difíciles que tendrás que llevar a cabo como organizador de un evento. Para lo demás, hazte la vida más fácil con un sistema de venta de entradas online todo en uno a la altura de tu evento. Disfruta también de un control de acceso fluido y, por qué no, de un sistema de pago cashless. Descubre todas las funcionalidades de nuestras soluciones haciendo clic en el siguiente botón:

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