8 preguntas que hacer a los candidatos a staff de tu evento

8 preguntas que hacer a los candidatos a staff de tu evento

Si tienes un buen equipo a tu lado, estarás lis­to para afrontar cualquier reto que se pre­sente en tu even­to. Tu equipo es tu arma sec­re­ta frente a cualquier impre­vis­to en la orga­ni­zación de even­tos: la ame­naza del mal tiem­po, ven­tas de entradas en caí­da libre, un corte de elec­t­ri­ci­dad el día D… Asegúrate de con­tratar a las per­sonas ade­cuadas para crear un equipo de gran cal­i­dad que no te vaya a decep­cionar jamás y que siem­pre haga lo que hay que hac­er. Para ase­gu­rarte de ello, aquí tienes 8 pre­gun­tas impor­tantes para hac­er en todas las entre­vis­tas de tra­ba­jo.

1. ¿Puedes dar un ejemplo de situación profesional en la que hayas gestionado un gran cambio repentino?

Un provee­dor que can­cela su prestación, tu sala inun­da­da por la llu­via, un cabeza de car­tel que pierde su vue­lo… Hay tan­tas situa­ciones impre­vis­i­bles que se pueden pre­sen­tar a un orga­ni­zador de even­tos que todo puede dar un cam­bio drás­ti­co en un abrir y cer­rar de ojos. Por eso, tienes que bus­car per­sonas que no se blo­queen cuan­do los planes cam­bian. Tu staff tiene que ser flex­i­ble y capaz de pasar al plan B ráp­i­da­mente.

Si un can­dida­to es capaz de con­tarte cómo ha dado la vuelta a una situación de caos en un even­to, es un muy buen can­dida­to.

2. ¿Alguna vez has formado parte de un proyecto que requiera trabajar tanto de forma individual como en equipo?

La comu­ni­cación es fun­da­men­tal para que las cosas sal­gan bien en even­tos. Hay tan­tos ele­men­tos que pueden cam­biar en cuestión de min­u­tos que tienes que estar seguro de con­tar con equipos autónomos en sus tar­eas, al tiem­po que cada miem­bro tiene tam­bién que infor­mar a los demás de lo que está ocur­rien­do para que cada uno pue­da tomar deci­siones sobre lo que le concierne de for­ma clara e infor­ma­da.

Un buen can­dida­to te tiene que demostrar cómo ha podi­do lle­var un proyec­to de la A a la Z con respon­s­abil­i­dades indi­vid­uales impor­tantes y en el seno de un equipo unido.

3. ¿Por qué te interesa el mundo de los eventos?

El mun­do de los even­tos es, sin duda, otro mun­do, y para dedi­carse pro­fe­sion­al­mente a él hay que ten­er deter­mi­nadas cual­i­dades.

En gen­er­al, las per­sonas que tra­ba­jan en even­tos empezaron como vol­un­tar­ios o a par­tir de unas prác­ti­cas sien­do estu­di­antes. Saben por lo tan­to que hay que ser capaz de sosten­er el tra­ba­jo tan­to físi­ca­mente como men­tal­mente en el tiem­po ya que las horas que se pasan preparan­do un even­to pueden ser largas.

Con­tra­ta per­sonas que ten­gan un ver­dadero interés por el mun­do de los even­tos. Si no es así, ten­drán ten­den­cia a desan­i­marse y no estar a la altura de tus expec­ta­ti­vas. Se puede ver el bril­lo en los ojos y en su for­ma de hablar de sus proyec­tos en las per­sonas que aman este mun­do.

4. ¿Has utilizado herramientas tecnológicas relacionadas con el mundo de los eventos?

Tus can­didatos, ya estén total­mente acos­tum­bra­dos las her­ramien­tas que uti­lizas o sean total­mente novatos, tienen que estar entu­si­as­ma­dos con la idea de apren­der a uti­lizar nuevas tec­nologías. Las her­ramien­tas tec­nológ­i­cas sue­len evolu­cionar muy ráp­i­da­mente, por lo que no es impre­scindible que las conoz­can al dedil­lo, pero ten­drán que ser capaces de hac­er uso de nuevas apli­ca­ciones o nuevos soft­wares con rapi­dez. Si un eslabón de tu cade­na no dom­i­na una her­ramien­ta que los demás sí dom­i­nan, puede ser per­ju­di­cial para el equipo en su con­jun­to.

Si un can­dida­to no dom­i­na aún las her­ramien­tas que uti­lizas, pregún­tale cuál fue su expe­ri­en­cia la últi­ma vez que tuvo que apren­der a uti­lizar un soft­ware en el ámbito pro­fe­sion­al, o inclu­so en el per­son­al.

5. ¿Has vivido algún fracaso en un evento? ¿Qué cambiarías si pudieras volver a empezar?

Los fra­ca­sos per­miten apren­der, pero los miem­bros de tu equipo no pueden rendirse bajo la pre­sión de un even­to, y si esto ocurre, tienen que poder repon­erse para volver a empezar mejor.

Evalúa la capaci­dad de gestión del estrés de tus can­didatos con esta pre­gun­ta. Así, podrás analizar su niv­el de toma de per­spec­ti­va, su for­ma de ges­tionar los con­flic­tos y en qué medi­da han podi­do guardar la cal­ma cuan­do las cosas no salen como está pre­vis­to.

6. ¿Alguna vez te has pasado del presupuesto en un evento? ¿Cómo lo has gestionado?

El pre­supuesto de un even­to es un tema sen­si­ble para un orga­ni­zador. Es lo que puede lle­var al éxi­to o al fra­ca­so un even­to.

No es nece­sario que todo tu staff sea exper­to en con­tabil­i­dad, pero sí nece­si­tas a alguien capaz de seguir los gas­tos, nego­ciar con provee­dores y tomarse tu pre­supuesto en serio.

7. ¿Cómo mides el éxito de un evento?

Difer­entes per­sonas y orga­ni­za­ciones miden de for­ma difer­ente el éxi­to de un even­to. Para ti, el éxi­to puede quer­er decir que han acu­d­i­do al even­to cier­to número de per­sonas o que has alcan­za­do un ben­efi­cio de un importe X. Para tus patroci­nadores o colab­o­radores, el éxi­to puede quer­er decir que han obtenido un buen retorno de la inver­sión. Y para tus asis­tentes, el éxi­to se cor­re­sponde con una expe­ri­en­cia estu­pen­da.

Tu can­dida­to ide­al tiene que ser capaz de com­pren­der los difer­entes nive­les de éxi­to de tu even­to y tra­ba­jar para ase­gu­rarse de que todos los impli­ca­dos estén sat­is­fe­chos.

8. ¿Cuáles son las primeras tareas que realizas a la hora de lanzar un evento?

El día nun­ca tiene horas sufi­cientes para un orga­ni­zador de even­tos. Hac­er una pre­gun­ta sobre la gestión del tiem­po te ayu­dará a enten­der cómo ges­tio­nan sus pri­or­i­dades tus can­didatos.

Asegúrate de que su visión enca­ja con la tuya o que al menos no entran en con­flic­to. Esto evi­tará fric­ciones poten­ciales en el futuro.

Con­tratar staff en el que con­fíes es una de las tar­eas más difí­ciles que ten­drás que lle­var a cabo como orga­ni­zador de un even­to. Para lo demás, hazte la vida más fácil con un sis­tema de ven­ta de entradas online todo en uno a la altura de tu even­to. Dis­fru­ta tam­bién de un con­trol de acce­so flu­i­do y, por qué no, de un sis­tema de pago cash­less. Des­cubre todas las fun­cional­i­dades de nues­tras solu­ciones hacien­do clic en el sigu­iente botón:

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