Organiser un concert, l’importance du rétroplanning !

Organiser un concert, l’importance du rétroplanning !

Sommaire

  1. Le rétro­planning, késako ?
  2. Lister toutes les tâches
  3. Établir une chrono­logie
  4. Choisir le format adapté
  5. Un outil d’équipe

Organiser un concert nécessite une métho­do­logie MI-LI-MÉ-TRÉE. Il faut penser à beaucoup d’éléments : la salle, la date, le groupe, le système son, les lumières, la billet­terie, les demandes des artistes… Diffé­rents outils existent pour rendre la tâche des organi­sa­teurs de concerts un peu plus facile. L’un d’eux est le rétro­planning ! Si ce mot peut paraître rebutant de prime abord, il sera pourtant votre meilleur ami. On parie ?

1. Le rétroplanning, késako ?

Le rétro­planning est un outil de gestion de projet qui permet de visua­liser les tâches à venir avant l’échéance d’un projet — tel que l’organisation d’un concert — en prenant en compte diffé­rents éléments : la durée des tâches, les antério­rités de celles-ci, et les personnes qui s’en chargent. Un outil très complet, qu’il vaut mieux alimenter petit à petit, brique par brique, plutôt que de s’y lancer tête baissée.

2. Lister toutes les tâches à réaliser…

…avant le concert

Commencez par lister les diffé­rentes étapes à suivre pour préparer votre concert. Si vous ne les avez pas toutes en tête dès le début, ajoutez-les au fur et à mesure de l’avancée des prépa­ratifs.

…pendant le concert

Cela vaut aussi pour les tâches qui ont lieu au moment de l’événement ! D’ailleurs, vous pouvez établir un rétro­planning spéci­fique au jour J, qui se découpera donc en heures. Cela peut se révéler bénéfique pour :

  • Accélérer le montage/démontage des lieux ;
  • Organiser les tâches de chaque partie prenante ;
  • Commu­niquer un document spéci­fique et précis aux personnes présentes le jour — elles n’ont pas besoin du rétro­planning complet de l’événement ;
  • Faciliter la compré­hension et l’utilisation lors de missions spéci­fiques grâce au découpage horaire.
    • Ex : Les runners qui vont trans­porter des artistes de leur hôtel vers la salle de concert auront ainsi le programme détaillé de leur journée.

…après le concert

Votre rétro­planning ne se termine pas là où votre événement s’arrête. N’oubliez pas les tâches qui devront être réalisées après l’événement :

  • Collecter les retours des parti­ci­pants sous forme de question­naire envoyé par e‑mail ou sur les réseaux sociaux ;
  •  Commu­niquer par e‑mail et sur les réseaux sociaux pour faire durer l’événement au maximum
    • Publier des photos, remercier les parti­ci­pants, organiser des concours photos.
  • Envoyer des cartes de remer­ciement à vos invités VIPs ;
  • Payer les derniers presta­taires ;
  • Comparer le budget prévi­sionnel aux dépenses réelles et analyser les écarts pour être plus précis lors de vos prochains concerts.

L’ensemble de ces tâches doit apparaître dans votre rétro­planning.

3. Établir une chronologie

Pour un rétro­planning réussi, il est important de mettre en avant certains éléments :

  • La priorité des tâches et leurs antério­rités ;
    • Lesquelles sont à réaliser avant lesquelles autres ? Par exemple, on ne peut pas réserver le logement des artistes avant d’avoir établi un budget ;
    • Lesquelles ont lieu sur la toute la durée du projet ?
  • La durée des tâches ;
    • En jour(s) ou en heure(s) ;
    • En semaine(s) pour les événe­ments les plus impor­tants.

4. Choisir le format adapté

Les formats classiques

Le rétro­planning peut prendre plusieurs formes. Elles varient en fonction de la complexité du projet à réaliser, de sa taille et du nombre total de tâches. Dans le cadre d’un petit concert, il est parfai­tement possible de préparer un rétro­planning sous forme de calen­drier, de liste de tâches chrono­lo­gique ou encore d’un tableau.

retroplanning

Exemple de rétro­planning sous forme de tableau

Le diagramme de GANTT

Lorsque le projet est plus complexe, on peut également utiliser un diagramme de GANTT. Il s’agit d’un planning qui détaille les diffé­rentes tâches et sous-tâches à réaliser. Avec cet outil, on prend en compte les antério­rités de chacune des tâches et cela permet donc mettre en avant la marge de manœuvre possible. Il existe de nombreux logiciels gratuits pour en réaliser, une petite recherche Google vous aidera à trouver VOTRE nouveau compagnon. Idéal pour les personnes très organisés, le diagramme de GANTT ne s’adresse pas à tout le monde. À vous de tester !

diagramme de GANTT

Exemple de diagramme de GANTT réalisé avec le logiciel Smart­sheet.

5. Un outil d’équipe

Le rétro­planning est avant tout un outil d’équipe, d’où l’intérêt de créer dans votre tableau une colonne qui précise la/les personne(s) responsable(s) d’une tâche. Partagez le rétro­planning avec toute votre équipe dans un Google Drive par exemple. Cela créera un sentiment d’implication et les infor­ma­tions circu­leront plus rapidement dans votre organi­sation. Que demander de plus ?

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