Comment organiser un concert dans un bar ?

Comment organiser un concert dans un bar ?

Vous vous sen­tez prêt à jouer votre musique en pub­lic, c’est donc le moment où l’organ­i­sa­tion d’un con­cert s’impose afin de réu­nir vos fans, amis, famille et plus encore. Une très bonne idée qui demande quelques élé­ments clés à suiv­re pour men­er à bien votre pro­jet.

Pour un premier concert, le bar, lieu idéal.

Il est naturel de penser à un bar que vous con­nais­sez déjà bien, où vous avez l’habitude de vous ren­dre ou bien qui vous plaît par son ambiance, sa local­i­sa­tion, …  L’ob­jec­tif étant d’être à l’aise et dans un envi­ron­nement fam­i­li­er. Mais aus­si de trou­ver un lieu où il vous sera facile de deman­der une pri­vati­sa­tion du lieu car vous con­nais­sez déjà le pro­prié­taire ou le man­ag­er du lieu. Choi­sis­sez aus­si le bar en fonc­tion de son ambiance, qu’elle soit en accord avec votre univers ou ce que vous souhaitez faire transparaître à votre pub­lic. N’oubliez pas non plus d’anticiper le nom­bre de per­son­nes que vous souhaitez accueil­lir, pensez tou­jours qu’il vau­dra mieux une petite salle rem­plie qu’à l’inverse un grand espace créant un effet de vide.

Une fois le lieu en tête, il vous fau­dra deman­der l’autorisation au pro­prié­taire du bar ou au chargé de pro­gram­ma­tion. Pensez à bien prévoir la jauge max­i­male et con­naître l’heure lim­ite à laque­lle jouer afin de ne pas créer prob­lème de nui­sances sonores auprès du voisi­nage. Prenez bien en compte ce dernier élé­ment, lorsqu’une salle est proche d’habitations, le niveau sonore d’un con­cert se doit d’être en-dessous de 90 dB. Ren­seignez-vous pour savoir si le lieu pri­vatisé est bien équipé d’un appareil per­me­t­tant de suiv­re le niveau de déci­bel.

Lors de votre demande atten­dez-vous à avoir une propo­si­tion de loca­tion sèche ou au con­traire sur un sys­tème de for­mules — pour un prix for­faitaire le tarif inclut des con­som­ma­tions ou du per­son­nel par exem­ple. A vous de négoci­er et voir en fonc­tion de votre bud­get.

En amont, prévoir les autorisations.

En tant qu’artiste, si vous comptez inter­préter des morceaux d’autres artistes il est très impor­tant d’obtenir l’autorisation de dif­fu­sion des auteurs et com­pos­i­teurs de ces titres. Com­ment ? Des démarch­es sont à faire auprès de la Sacem, société privée à but non lucratif qui a pour mis­sion de col­lecter et répar­tir les droits d’auteurs.

A ne pas oubli­er non plus, soyez bien assuré ! Il est oblig­a­toire pour tout organ­isa­teur d’événements de souscrire à une assur­ance respon­s­abil­ité civile afin de cou­vrir de poten­tiels dom­mages occa­sion­nés sur la salle, le matériel ou bien les per­son­nes présentes. Le con­trat d’assurance doit pré­cis­er les risques garan­tis, autant ceux con­cer­nant l’intégrité physique des par­tic­i­pants que ceux pour la sécu­rité des biens. Bien en amont de votre événe­ment, con­tactez votre assureur il peut vous con­seiller de souscrire à une exten­sion de garantie afin qu’elle vous cou­vre pour tous ces élé­ments.

Con­cer­nant la sécu­rité, si vous organ­isez votre con­cert dans une petite salle, la présence d’un ser­vice de sec­ours ne sera pas oblig­a­toire, pensez tout même à tenir à dis­po­si­tion du pro­prié­taire (régis­seur s’il y a) la liste des numéros d’urgence et une trousse de pre­miers sec­ours.

Prévoir le nombre d’entrées

Vous avez votre salle, vous vous êtes assuré d’avoir toutes les garanties pour la bonne organ­i­sa­tion de votre con­cert, il ne reste plus qu’à faire venir du monde !

Comme tout événe­ment, prévoyez de com­mu­ni­quer autour de vous, si cela con­cerne un petit con­cert, informer votre cer­cle proche est assez sim­ple et rapi­de. Définis­sez la date selon les disponi­bil­ités de votre cible, il est intéres­sant de regarder les événe­ments sim­i­laires ou incon­tourn­ables pou­vant faire de l’ombre à votre événe­ment.

Si vous visez plus large, vous pou­vez créer un événe­ment sur les réseaux soci­aux, invitez vos amis et deman­dez-leur d’inviter leur amis et ain­si de suite. Ren­seignez-vous pour être référencé sur des agen­da cul­turels, auprès de médias, … ou encore dis­tribuez des fly­ers. Bien enten­du toutes ces actions de com­mu­ni­ca­tion sont à réfléchir et prévoir selon l’ampleur que vous souhaitez don­ner à votre con­cert.

L’avantage d’une organ­i­sa­tion de con­cert dans un bar est que les con­som­ma­teurs habituels seront poten­tielle­ment présents à votre con­cert, assur­ant un pre­mier pub­lic de curieux, pensez à annon­cer votre con­cert dans le bar égale­ment !

N’hésitez pas à con­fig­ur­er une bil­let­terie en ligne ou d’inscription en faisant pay­er ou non les entrées, cela vous per­me­t­tra de con­naître les par­tic­i­pants bien en amont, de voir si vous rentabilisez votre événe­ment (dans le cas où vous faites pay­er l’entrée) et de lim­iter le nom­bre de places égale­ment afin de ne pas créer une foule qui ne pour­rait pas se ren­dre à l’événement faute de place. Ce dernier point, peut être géré de 2 façons pos­si­bles :

  • lim­itez le nom­bre de places par un quo­ta
  • prévenez bien dans toutes vos com­mu­ni­ca­tions que les entrées seront lim­itées. Ain­si les par­tic­i­pants sauront qu’ils doivent se ren­dre sur les lieux le plus tôt pos­si­ble afin d’être assurés d’une “place”.

Afin de ne pas dépass­er la jauge du bar, entre les pos­si­bles allers et venues vous pou­vez procéder à un con­trôle des entrées sur liste puis utilis­er un tam­pon sur la main afin de per­me­t­tre aux pub­lic d’entrer et sor­tir si néces­saire (pren­dre l’air, fumer, …) mais aus­si un comp­teur afin de con­naître le nom­bre per­son­nes dans la salle sur le moment. D’une autre façon, avec la mise en place de scans des bil­lets pour toutes entrées et sor­ties, les appareils ou l’application util­isée vous per­me­t­tront de voir en temps réel le nom­bre de spec­ta­teurs présents et si la total­ité de votre jauge est atteinte. Tout cela peut être géré avec la présence d’une per­son­ne assur­ant la sécu­rité, elle est néces­saire au bon déroule­ment de votre événe­ment.

Vous aus­si, organ­isez votre con­cert sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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