Organiser un concert, l’importance du rétroplanning !

Organiser un concert, l’importance du rétroplanning !

Som­maire

  1. Le rétro­plan­ning, késako ?
  2. Lis­ter toutes les tâch­es
  3. Établir une chronolo­gie
  4. Choisir le for­mat adap­té
  5. Un out­il d’équipe

Organ­is­er un con­cert néces­site une méthodolo­gie MI-LI-MÉ-TRÉE. Il faut penser à beau­coup d’éléments : la salle, la date, le groupe, le sys­tème son, les lumières, la bil­let­terie, les deman­des des artistes… Dif­férents out­ils exis­tent pour ren­dre la tâche des organ­isa­teurs de con­certs un peu plus facile. L’un d’eux est le rétro­plan­ning ! Si ce mot peut paraître rebu­tant de prime abord, il sera pour­tant votre meilleur ami. On parie ?

1. Le rétroplanning, késako ?

Le rétro­plan­ning est un out­il de ges­tion de pro­jet qui per­met de visu­alis­er les tâch­es à venir avant l’échéance d’un pro­jet — tel que l’organisation d’un con­cert — en prenant en compte dif­férents élé­ments : la durée des tâch­es, les antéri­or­ités de celles-ci, et les per­son­nes qui s’en char­gent. Un out­il très com­plet, qu’il vaut mieux ali­menter petit à petit, brique par brique, plutôt que de s’y lancer tête bais­sée.

2. Lister toutes les tâches à réaliser…

…avant le concert

Com­mencez par lis­ter les dif­férentes étapes à suiv­re pour pré­par­er votre con­cert. Si vous ne les avez pas toutes en tête dès le début, ajoutez-les au fur et à mesure de l’avancée des pré­parat­ifs.

…pendant le concert

Cela vaut aus­si pour les tâch­es qui ont lieu au moment de l’événement ! D’ailleurs, vous pou­vez établir un rétro­plan­ning spé­ci­fique au jour J, qui se découpera donc en heures. Cela peut se révéler béné­fique pour :

  • Accélér­er le montage/démontage des lieux ;
  • Organ­is­er les tâch­es de chaque par­tie prenante ;
  • Com­mu­ni­quer un doc­u­ment spé­ci­fique et pré­cis aux per­son­nes présentes le jour — elles n’ont pas besoin du rétro­plan­ning com­plet de l’événement ;
  • Faciliter la com­préhen­sion et l’utilisation lors de mis­sions spé­ci­fiques grâce au découpage horaire.
    • Ex : Les run­ners qui vont trans­porter des artistes de leur hôtel vers la salle de con­cert auront ain­si le pro­gramme détail­lé de leur journée.

…après le concert

Votre rétro­plan­ning ne se ter­mine pas là où votre événe­ment s’arrête. N’oubliez pas les tâch­es qui devront être réal­isées après l’événement :

  • Col­lecter les retours des par­tic­i­pants sous forme de ques­tion­naire envoyé par e‑mail ou sur les réseaux soci­aux ;
  •  Com­mu­ni­quer par e‑mail et sur les réseaux soci­aux pour faire dur­er l’événement au max­i­mum
    • Pub­li­er des pho­tos, remerci­er les par­tic­i­pants, organ­is­er des con­cours pho­tos.
  • Envoy­er des cartes de remer­ciement à vos invités VIPs ;
  • Pay­er les derniers prestataires ;
  • Com­par­er le bud­get prévi­sion­nel aux dépens­es réelles et analyser les écarts pour être plus pré­cis lors de vos prochains con­certs.

L’ensemble de ces tâch­es doit appa­raître dans votre rétro­plan­ning.

3. Établir une chronologie

Pour un rétro­plan­ning réus­si, il est impor­tant de met­tre en avant cer­tains élé­ments :

  • La pri­or­ité des tâch­es et leurs antéri­or­ités ;
    • Lesquelles sont à réalis­er avant lesquelles autres ? Par exem­ple, on ne peut pas réserv­er le loge­ment des artistes avant d’avoir établi un bud­get ;
    • Lesquelles ont lieu sur la toute la durée du pro­jet ?
  • La durée des tâch­es ;
    • En jour(s) ou en heure(s) ;
    • En semaine(s) pour les événe­ments les plus impor­tants.

4. Choisir le format adapté

Les formats classiques

Le rétro­plan­ning peut pren­dre plusieurs formes. Elles vari­ent en fonc­tion de la com­plex­ité du pro­jet à réalis­er, de sa taille et du nom­bre total de tâch­es. Dans le cadre d’un petit con­cert, il est par­faite­ment pos­si­ble de pré­par­er un rétro­plan­ning sous forme de cal­en­dri­er, de liste de tâch­es chronologique ou encore d’un tableau.

retroplanning

Exem­ple de rétro­plan­ning sous forme de tableau

Le diagramme de GANTT

Lorsque le pro­jet est plus com­plexe, on peut égale­ment utilis­er un dia­gramme de GANTT. Il s’agit d’un plan­ning qui détaille les dif­férentes tâch­es et sous-tâch­es à réalis­er. Avec cet out­il, on prend en compte les antéri­or­ités de cha­cune des tâch­es et cela per­met donc met­tre en avant la marge de manœu­vre pos­si­ble. Il existe de nom­breux logi­ciels gra­tu­its pour en réalis­er, une petite recherche Google vous aidera à trou­ver VOTRE nou­veau com­pagnon. Idéal pour les per­son­nes très organ­isés, le dia­gramme de GANTT ne s’adresse pas à tout le monde. À vous de tester !

diagramme de GANTT

Exem­ple de dia­gramme de GANTT réal­isé avec le logi­ciel Smartsheet.

5. Un outil d’équipe

Le rétro­plan­ning est avant tout un out­il d’équipe, d’où l’intérêt de créer dans votre tableau une colonne qui pré­cise la/les personne(s) responsable(s) d’une tâche. Partagez le rétro­plan­ning avec toute votre équipe dans un Google Dri­ve par exem­ple. Cela créera un sen­ti­ment d’implication et les infor­ma­tions cir­culeront plus rapi­de­ment dans votre organ­i­sa­tion. Que deman­der de plus ?

Pour organ­is­er un con­cert réus­si, décou­vrez tous les avan­tages de nos solu­tions en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

En savoir plus

Partager cet article

Organiser un concert en 7 étapes !

Il est à la portée de tous d’organiser son propre concert de musique. Que cela soit dans un objectif caritatif, pour promouvoir son groupe ou un artiste qui vous plaît ou pour financer votre association. Voici nos méthodes pour que tout se passe comme sur des roulettes !

Lire l'article