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Organiser un concert nécessite une méthodologie millimétrée. Pour en faire une réussite, il faut penser à beaucoup d’éléments : la salle, la date, le groupe, le système son, les lumières, la billetterie, les demandes des artistes… Différents outils existent pour rendre la tâche des organisateurs de concerts un peu plus facile. L’un d’eux est le rétroplanning ! Si ce mot peut paraître rebutant de prime abord, il sera pourtant votre meilleur ami. On parie ?
1. Le rétroplanning, qu’est ce que c’est ?
Le rétroplanning est un outil de gestion de projet qui permet de visualiser les tâches à venir avant l’échéance d’un projet — tel que l’organisation d’un concert — en prenant en compte différents éléments : la durée des tâches, les antériorités de celles-ci, et les personnes qui en sont responsables. C’est un outil très complet, qu’il vaut mieux alimenter petit à petit, brique par brique, plutôt que de s’y lancer tête baissée.
2. Lister toutes les tâches à réaliser…
…avant le concert
Commencez par lister les différentes étapes à suivre pour préparer votre concert. Si vous ne les avez pas toutes en tête dès le début, ajoutez-les au fur et à mesure de l’avancée des préparatifs.
…pendant le concert
Cela vaut aussi pour les tâches qui ont lieu au moment de l’événement ! D’ailleurs, vous pouvez établir un rétroplanning spécifique au jour J, qui se découpera donc en heures, voire en minutes. Cela peut se révéler bénéfique pour :
- Accélérer le montage/démontage des lieux ;
- Organiser les tâches de chaque partie prenante ;
- Communiquer un document spécifique et précis aux personnes présentes le jour — elles n’ont pas besoin du rétroplanning complet de l’événement ;
- Faciliter la compréhension et l’utilisation lors de missions spécifiques grâce au découpage horaire.
- Ex : Les runners qui vont transporter des artistes de leur hôtel vers la salle de concert auront ainsi le programme détaillé de leur journée.
…après le concert
Votre rétroplanning ne se termine pas là où votre événement s’arrête. N’oubliez pas les tâches qui devront être réalisées après l’événement :
- Collecter les retours des participants sous forme de questionnaire envoyé par e-mail ou sur les réseaux sociaux ;
- Communiquer par e-mail et sur les réseaux sociaux pour faire durer l’événement au maximum
- Publier des photos, remercier les participants, organiser des concours photos.
- Envoyer des cartes de remerciement à vos invités VIPs ;
- Payer les derniers prestataires ;
- Comparer le budget prévisionnel aux dépenses réelles et analyser les écarts pour être plus précis lors de vos prochains concerts.
L’ensemble de ces tâches doit apparaître dans votre rétroplanning.
3. Établir une chronologie
Pour un rétroplanning réussi, il est important de mettre en avant certains éléments :
- La priorité des tâches et leurs antériorités ;
- Lesquelles sont à réaliser avant lesquelles autres ? Par exemple, on ne peut pas réserver le logement des artistes avant d’avoir établi un budget ;
- Lesquelles ont lieu sur la toute la durée du projet ?
- La durée des tâches ;
- En jour(s) ou en heure(s) ;
- En semaine(s) pour les événements les plus importants.
- Le responsable de chacune des tâches ;
- Pour créer un rétroplanning suivi et respecté, veillez à assigner chaque tâche à une personne précise. Quoi qu’il arrive, il appartient au responsable identifié de s’assurer de la bonne exécution d’une tâche, et ce dans les temps impartis.
4. Choisir le format adapté
Les formats classiques
Le rétroplanning peut prendre plusieurs formes. Elles varient en fonction de la complexité du projet à réaliser, de sa taille et du nombre total de tâches. Dans le cadre d’un petit concert, il est parfaitement possible de préparer un rétroplanning sous forme de calendrier, de liste de tâches chronologique ou encore d’un tableau.
Exemple de rétroplanning sous forme de tableau
Le diagramme de GANTT
Lorsque le projet est plus complexe, on peut également utiliser un diagramme de GANTT. Il s’agit d’un planning qui détaille les différentes tâches et sous-tâches à réaliser. Avec cet outil, on prend en compte les antériorités de chacune des tâches et cela permet donc de mettre en avant la marge de manœuvre possible. Il existe de nombreux logiciels gratuits pour en réaliser, une petite recherche Google vous aidera à trouver VOTRE nouveau compagnon. Idéal pour les personnes très organisées, le diagramme de GANTT ne s’adresse pas à tout le monde. À vous de tester !
Exemple de diagramme de GANTT réalisé avec le logiciel Smartsheet.
5. Un outil d’équipe
Le rétroplanning est avant tout un outil d’équipe, d’où l’intérêt de créer dans votre tableau une colonne qui précise la/les personne(s) responsable(s) d’une tâche. Partagez le rétroplanning avec toute votre équipe dans un Google Drive par exemple. Cela créera un sentiment d’implication et les informations circuleront plus rapidement dans votre organisation. Que demander de plus ?
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