Les journées portes ouvertes constituent une stratégie marketing attrayante et efficace, que vous soyez une entreprise, une école ou une association.
Une journée portes ouvertes a généralement pour but d’informer le public, les clients ou les prospects sur vos activités, votre organisation, votre cœur de métier et présenter votre équipe et locaux. C’est une véritable opération de communication dont la structure doit être soigneusement étudiée pour atteindre ses objectifs : améliorer son image, commercialiser ses services, présenter ses produits, acquérir de nouveaux clients, interagir avec des partenaires, attirer l’attention sur ses initiatives et, pourquoi pas, recruter des collaborateurs potentiels.
Vous souhaitez organiser une journée portes ouvertes mais ne savez pas comment vous y prendre ? Voici quelques conseils et astuces pour vous aider au mieux.
Sommaire
1. Choisissez une date
Première étape, la définition d’une date. Celle-ci doit bien entendu être la plus judicieuse possible pour attirer le plus grand nombre de participants. Si vous êtes une entreprise ou une université, favorisez une journée en fin de semaine comme le jeudi ou le vendredi avant le week-end. Évitez les périodes de vacances scolaires, les week-ends prolongés ou les jours fériés.
2. Définissez vos objectifs
Pour faire de votre journée portes ouvertes un franc succès, il est important de déterminer ce que vous voulez réaliser grâce à cet événement, c’est-à-dire vos objectifs finaux.
- Voulez-vous augmenter la notoriété de votre entreprise ?
- Générer des prospects ?
- Simplement éduquer les participants sur vos produits ou services?
Cela peut également être le moment opportun pour faire visiter vos locaux, votre usine de production, vos salles de classe si vous êtes une université, etc.
3. Ciblez les participants
Il est généralement complexe de savoir en avance qui participera à vos journées portes ouvertes. En revanche, créez tout de même une liste d’invités et envoyez des invitations personnalisées à vos principaux clients, prospects, et partenaires, et à tous ceux qui pourraient être intéressés par votre organisation. Si vous souhaitez en apprendre plus sur le profil des participants potentiels à votre événement, proposez un service d’inscription en ligne en demandant quelques informations personnelles (adresse e-mail, etc.).
4. Proposer des divertissements
Pour satisfaire tous les profils et participants, proposez des activités diverses et variées. Montrez comment fonctionne votre processus de production si vous êtes une entreprise dans un secteur industriel, comment vous maintenez la qualité et comment travaillent vos collaborateurs au quotidien. De même, offrez des expériences atypiques comme de la réalité virtuelle ou des courtes vidéos de présentation par exemple. Donnez-leur également un cadeau de bienvenue sous la forme d’un goodies utile afin qu’ils se souviennent de vous une fois rentrés chez eux (tasse, stylo, porte-clés…).
5. Prévoyez vos besoins en matière de logistique
Cela peut inclure la location d’un espace de rencontre, la location de mobilier et matériel informatique ou sonore, la mise en place de stands, la préparation de la nourriture et des boissons, et l’embauche de personnel supplémentaire si nécessaire. En termes de personnel, pensez à faire appel à des bénévoles.
6. Communiquez autour de vos portes ouvertes
Une bonne communication est essentielle pour réussir votre événement : utilisez les réseaux sociaux (surtout LinkedIn si vous êtes une entreprise), les e-mails et les autres canaux traditionnels (médias, flyers, affiches…) pour annoncer votre journée portes ouvertes longtemps en avance. N’oubliez pas de rappeler la date, le lieu exact et l’heure précise de l’événement.
7. Pensez aux procédures administratives à suivre
Les entreprises ou organisations qui invitent du public sur site pour une journée doivent soumettre une demande d’utilisation extraordinaire de leurs installations et locaux pour des visites ponctuelles à leur mairie au moins deux mois avant la journée d’ouverture (la mairie approuve l’ouverture après avoir contacté la préfecture). Cette demande doit comporter des informations telles que les itinéraires des visites prévues, le nombre de personnes chargées de l’encadrement des groupes, l’affluence attendue, etc.
Sur le plan de la sécurité, il est également conseillé de prévenir au plus tôt votre compagnie d’assurance, les services d’incendie, de police ou de gendarmerie de l’organisation d’une journée portes ouvertes.
8. Établissez un budget prévisionnel
Même si une journée portes ouvertes peut ne pas être très coûteuse comparée à d’autres événements d’entreprises, prévoyez tout de même un budget prévisionnel listant vos coûts globaux (location de matériel, personnel mobilisé, stands de nourritures et de boissons).
Comme l’objectif d’une journée portes ouvertes n’est pas de générer de nouveaux revenus, vous aurez naturellement davantage de coûts, d’où l’importance de les avoir en tête en amont et de prévoir un certain budget dédié. Vous pouvez tout à fait rechercher des sponsors pour vous aider à mieux gérer les finances de votre événement.
9. Organisez des animations annexes
Impliquez les participants dans des activités annexes comme des jeux ou des concours qui encouragent les personnes à interagir avec votre entreprise et à en savoir plus sur vos produits ou services. De même, proposer par exemple une tombola, un stand découverte (produits locaux, entreprises partenaires locales…), selon vos objectifs et le cadre de vos portes ouvertes.
Assurez-vous également que tout le personnel impliqué dans votre journée soit formé et bien informé sur les produits ou services et l’activité de votre entreprise. Cela leur permettra de répondre aux questions des visiteurs et de créer une expérience positive pour les participants.
10. Créez une ambiance conviviale
L’accueil que vous réservez à vos visiteurs peut faire toute la différence. Misez sur une ambiance chaleureuse et accueillante :
- Aménagez des espaces détente où les participants peuvent se poser et échanger.
- Diffusez une musique agréable pour instaurer une atmosphère conviviale et détendue.
- Prévoyez des rafraîchissements et collations pour que chacun se sente à l’aise et profite pleinement de l’événement.
Créer un cadre agréable renforcera l’image positive de votre organisation et prolongera la durée de visite.
11. Recueillez des retours en temps réel
Profitez de cette journée pour obtenir des retours précieux sur votre activité. Facilitez l’expression de vos visiteurs en :
- Installant des bornes ou tablettes pour des sondages rapides.
- Mettant à disposition des urnes pour recueillir des suggestions ou commentaires.
- Engageant des échanges informels avec vos invités pour connaître leur ressenti sur place.
Ces retours seront utiles pour ajuster vos prochaines actions et améliorer vos futures journées portes ouvertes.
12. Préparez des supports de communication à emporter
Même si l’expérience vécue est essentielle, n’oubliez pas de proposer des documents que vos visiteurs pourront emporter. Des brochures, fiches produits ou catalogues peuvent leur rappeler vos offres une fois rentrés chez eux. Optez pour des supports clairs et visuellement attrayants, qui reflètent bien l’image de votre organisation.
13. Assurez un suivi après l’événement
Après votre journée portes ouvertes, le lien avec vos visiteurs doit se poursuivre. Voici comment :
- Envoyez un e-mail de remerciement à tous vos participants.
- Partagez les moments forts de l’événement sur vos réseaux sociaux, avec des photos et vidéos.
- Prenez le temps de recontacter les visiteurs qui ont montré un intérêt particulier pour répondre à leurs questions ou leur fournir plus d’informations.
Un bon suivi permet de renforcer les relations établies pendant l’événement et de transformer vos visiteurs en clients ou partenaires.
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