Comment rédiger un business plan pour un festival ?

Quelle que soit sa taille, chaque fes­ti­val a besoin d’un busi­ness plan solide et bien établi. L’élab­o­ra­tion d’un busi­ness plan pour un fes­ti­val peut pren­dre un cer­tain temps, mais l’ef­fort en vaut la peine. Le but et les objec­tifs de votre événe­ment peu­vent être défi­nis plus claire­ment, sa via­bil­ité finan­cière et son poten­tiel peu­vent être éval­ués et les ressources néces­saires à sa réal­i­sa­tion peu­vent être déter­minées à l’aide d’un busi­ness plan solide.

Votre busi­ness plan doit être com­plet et con­tenir suff­isam­ment d’in­for­ma­tions pour répon­dre aux ques­tions des parte­naires poten­tiels, des autorités locales ou des nou­veaux mem­bres de l’équipe.

Voici quelques lignes direc­tri­ces pour la rédac­tion du busi­ness plan lors de l’organisation de votre fes­ti­val.

1. Rédaction d’un résumé

Le résumé exé­cu­tif doit fournir une descrip­tion com­plète mais con­den­sée de votre fes­ti­val et servi­ra à vous présen­ter vous et votre fes­ti­val. Il doit faire au moins une page et informer les lecteurs sur les points suiv­ants :

• Le con­tenu de votre événe­ment.
• Le lieu et la date.
• Les objec­tifs et la mis­sion de votre fes­ti­val.
• Le pub­lic cible.
• L’im­pli­ca­tion des par­ties prenantes de votre fes­ti­val.
• Les avan­tages qu’il apporte à l’en­vi­ron­nement.
• Votre présen­ta­tion per­son­nelle.
• Les recettes et les dépens­es prévues.

La présen­ta­tion de la struc­ture de l’entreprise et de l’équipe de votre événe­ment jouera énor­mé­ment lorsqu’il s’agira de con­va­in­cre des investis­seurs.

2. Évaluation des coûts

Vous devez estimer les coûts de toutes les dépens­es néces­saires pour pro­duire l’événe­ment. Cela inclut les coûts de loca­tion de l’emplacement, les coûts de pro­duc­tion (y com­pris la loca­tion de matériel, la scène, le son et les lumières), les coûts de per­son­nel (les artistes, les tech­ni­ciens, le per­son­nel de sécu­rité et de net­toy­age), les coûts de mar­ket­ing et les coûts d’as­sur­ance. Faites des recherch­es pour obtenir des devis et des esti­ma­tions pré­cis­es pour toutes les dépens­es.

3. Réalisation d’une étude de marché

Vous devez effectuer une étude de marché pour éval­uer la demande pour votre fes­ti­val. Vous devez com­pren­dre les ten­dances actuelles du marché et les préférences de votre pub­lic cible.

Il est con­seil­lé de recueil­lir des don­nées sur le pro­fil des per­son­nes qui assis­tent à des événe­ments sim­i­laires, leurs attentes et leurs préférences musi­cales, mais aus­si de com­pren­dre la con­cur­rence et les autres fes­ti­vals organ­isés dans votre région.

4. Préparation de la stratégie marketing

Com­ment allez-vous faire la pub­lic­ité de votre événe­ment ? Dans cette sec­tion, vous définirez votre stratégie de vente de bil­lets :

• Le posi­tion­nement : définis­sez votre promesse et com­ment posi­tion­ner votre événe­ment par rap­port à la con­cur­rence.
• Le bud­get : estimez com­bi­en la pro­mo­tion de l’événement coûtera dans son ensem­ble.
• Les canaux : spé­ci­fiez quels canaux (comme les e‑mails, le cour­ri­er papi­er, le mar­ket­ing par les moteurs de recherche, et les réseaux soci­aux) vous comptez utilis­er pour faire la pro­mo­tion de l’événement et touch­er votre pub­lic.
• La bil­let­terie : indiquez le prix de vos bil­lets et com­ment vous comptez les ven­dre.

Vous devez donc éla­bor­er une stratégie mar­ket­ing qui com­prend les canaux pub­lic­i­taires les plus effi­caces pour attein­dre votre pub­lic cible, notam­ment les cam­pagnes pub­lic­i­taires sur les réseaux soci­aux, les pub­lic­ités dans les médias locaux, les parte­nar­i­ats avec des spon­sors, des con­cours et des offres spé­ciales. L’objectif final du plan mar­ket­ing doit inclure une stratégie pour aug­menter la notoriété de votre événe­ment et attir­er les par­tic­i­pants.

5. Préparation d’un plan opérationnel

Un plan opéra­tionnel détail­lé doit être élaboré pour le jour de votre fes­ti­val. Le plan doit inclure toutes les infor­ma­tions rel­a­tives à la logis­tique, à la sécu­rité, au per­son­nel, à la bil­let­terie, à l’ho­raire de per­for­mance, à la restau­ra­tion, à l’accès du lieu et aux ser­vices.

Vous devez tra­vailler en étroite col­lab­o­ra­tion avec les four­nisseurs et les parte­naires pour garan­tir la flu­id­ité des opéra­tions le jour de l’événe­ment.

6. Élaboration d’un plan financier

Vous devez éla­bor­er un plan financier détail­lé qui prend en compte les revenus prévus, les coûts et les prof­its. Ce plan doit inclure un bud­get prévi­sion­nel, une analyse de rentabil­ité et une esti­ma­tion des investisse­ments néces­saires pour lancer votre fes­ti­val. Vous devez égale­ment éla­bor­er des pro­jec­tions de ventes et de revenus pour déter­min­er les prévi­sions de béné­fices à court et à long terme.

En décom­posant le bud­get de votre fes­ti­val, vous pou­vez seule­ment prévoir si vous serez rentable ou non. Il se peut que vous ne dis­posiez pas d’un bud­get défini­tif au moment où vous créez ce doc­u­ment. Veillez donc à le met­tre à jour au fur et à mesure avec les infor­ma­tions les plus récentes (surtout après la fin du fes­ti­val).

7. Nos conseils

Votre busi­ness plan est donc un doc­u­ment indis­pens­able et stratégique, mais c’est aus­si l’i­den­tité de votre fes­ti­val qui en ressort. Le lan­gage util­isé doit donc tou­jours être pro­fes­sion­nel, mais il doit aus­si cor­re­spon­dre à la nature et à la stratégie de mar­que de votre fes­ti­val.

De plus en plus de fes­ti­vals voient le jour chaque année, ce qui sig­ni­fie que pour vous démar­quer, vous devez savoir claire­ment ce qui vous dis­tingue. Vous devez égale­ment mon­tr­er les oppor­tu­nités de marché de votre fes­ti­val pour les parte­naires et les spon­sors.

Sou­venez-vous que le busi­ness plan de votre événe­ment est un doc­u­ment vivant et évo­lu­tif. Met­tez-le à jour pour tout nou­veau change­ment ou con­tretemps.

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