¿Cómo redactar un plan de negocio para un festival?

Inde­pen­di­en­te­mente de su tamaño, todo fes­ti­val nece­si­ta un plan de nego­cio sóli­do y bien elab­o­ra­do. Elab­o­rar un plan de nego­cio para un fes­ti­val puede lle­var algún tiem­po, pero el esfuer­zo merece la pena. Con la ayu­da de un plan de nego­cio sóli­do, puedes definir la final­i­dad y los obje­tivos de tu even­to, puedes eval­u­ar su via­bil­i­dad financiera y su poten­cial, y puedes deter­mi­nar los recur­sos nece­sar­ios para lle­var­lo a cabo.

Tu plan de nego­cio ha de ser com­ple­to y con­tener infor­ma­ción sufi­ciente para respon­der a las pre­gun­tas de posi­bles socios, autori­dades locales o nuevos miem­bros del equipo.

Aquí tienes algu­nas pau­tas para redac­tar un plan de nego­cio a la hora de orga­ni­zar tu fes­ti­val.

1. Redactar un resumen

El resumen ejec­u­ti­vo tiene que con­tener una descrip­ción com­ple­ta pero con­den­sa­da de tu fes­ti­val y servirá para pre­sen­tar tu orga­ni­zación y tu fes­ti­val. La exten­sión mín­i­ma ha de ser de una pági­na y tiene que infor­mar a los lec­tores de los sigu­ientes pun­tos:

• El con­tenido de tu even­to.
• El lugar de cel­e­bración y la fecha.
• Los obje­tivos y la mis­ión de tu fes­ti­val.
• El públi­co obje­ti­vo.
• La impli­cación de las partes intere­sadas.
• Los ben­efi­cios que apor­ta al entorno.
• Tu pre­sentación per­son­al.
• Los ingre­sos y gas­tos pre­vis­tos.

La pre­sentación de la estruc­tura de la empre­sa y del equipo de tu even­to desem­peñará un papel impor­tante a la hora de con­vencer a los inver­sores.

2. Evaluación de costes

Tienes que cal­cu­lar los costes de todos los gas­tos nece­sar­ios para pro­ducir el even­to. Esto incluye el alquil­er del local, los costes de pro­duc­ción (alquil­er de equipos, esce­nario, luz y sonido), los costes de per­son­al (artis­tas, téc­ni­cos, per­son­al de seguri­dad y limpieza), los costes de mar­ket­ing y los seguros. Inves­ti­ga para obten­er pre­supuestos y esti­ma­ciones pre­cisas de todos los gas­tos.

3. Realización de un estudio de mercado

Tienes que realizar un estu­dio de mer­ca­do para eval­u­ar la deman­da de tu fes­ti­val. Tienes que cono­cer las ten­den­cias actuales del mer­ca­do y las pref­er­en­cias de tu públi­co obje­ti­vo.

Con­viene recopi­lar datos sobre el per­fil de los asis­tentes a even­tos sim­i­lares, sus expec­ta­ti­vas y pref­er­en­cias musi­cales, pero tam­bién cono­cer la com­pe­ten­cia y otros fes­ti­vales de tu zona.

4. Preparación de la estrategia de marketing

¿Cómo vas a pub­lic­i­tar tu even­to? En esta sec­ción definirás tu estrate­gia de ven­ta de entradas:

• Posi­cionamien­to: Define tu prome­sa y cómo posi­cionar tu even­toen relación con­la com­pe­ten­cia.
• Pre­supuesto: Cal­cu­la cuán­to­costará pro­mo­cionar eleven­to de for­ma glob­al.
• Canales: Especi­fi­ca qué canales (como corre­os elec­tróni­cos, pub­li­ci­dad en papel, mar­ket­ing en bus­cadores y redes sociales) tienes pre­vis­to uti­lizar para pro­mo­cionar el even­to y lle­gar a tu públi­co.
• Ven­ta de entradas: Indi­ca el pre­cio de las entradas y cómo pien­sas vender­las.

Por lo tan­to, tienes que desar­rol­lar una estrate­gia de mar­ket­ing que incluya los canales pub­lic­i­tar­ios más efi­caces para lle­gar a tu públi­co obje­ti­vo, inclu­idas cam­pañas en redes sociales, pub­li­ci­dad en medios locales, aso­cia­ciones con patroci­nadores y con­cur­sos y ofer­tas espe­ciales. El obje­ti­vo final del plan de mar­ket­ing debe incluir una estrate­gia para dar a cono­cer tu even­to y atraer asis­tentes.

5. Desarrollo de un plan operativo

Es nece­sario elab­o­rar un plan oper­a­ti­vo para el día del fes­ti­val. El plan tiene que incluir toda la infor­ma­ción rel­a­ti­va a la logís­ti­ca, la seguri­dad, el per­son­al, la ven­ta de entradas, el horario de las actua­ciones, el cater­ing, el acce­so al recin­to y los ser­vi­cios.

Ten­drás que tra­ba­jar en estrecha colab­o­ración con provee­dores y colab­o­radores para garan­ti­zar el buen fun­cionamien­to el día del even­to.

6. Elaboración de un plan financiero

Tienes que desar­rol­lar un plan financiero que ten­ga en cuen­ta los ingre­sos, costes y ben­efi­cios pre­vis­tos. Este plan debe incluir un pre­supuesto esti­ma­do, un estu­dio de via­bil­i­dad y una esti­mación de las inver­siones nece­sarias para pon­er en mar­cha el fes­ti­val. Tam­bién tienes que elab­o­rar proyec­ciones de ven­tas e ingre­sos para deter­mi­nar las pre­vi­siones de ben­efi­cios a cor­to y largo pla­zo.

El des­glose del pre­supuesto de tu fes­ti­val te per­mi­tirá hac­er una pre­visión de la rentabil­i­dad de tu fes­ti­val. Es posi­ble que no dispon­gas de un pre­supuesto defin­i­ti­vo en el momen­to de crear este doc­u­men­to. Así que asegúrate de actu­alizar­lo con la infor­ma­ción más reciente a medi­da que vayas avan­zan­do (espe­cial­mente una vez final­iza­do el fes­ti­val).

7. Nuestros consejos

Tu plan de nego­cio es un doc­u­men­to esen­cial y estratégi­co, pero tam­bién refle­ja la iden­ti­dad de tu fes­ti­val. Por lo tan­to, el lengua­je uti­liza­do debe ser siem­pre pro­fe­sion­al, pero tam­bién ha de ajus­tarse al tipo de fes­ti­val y la mar­ca.

Cada año se cre­an más fes­ti­vales, lo que sig­nifi­ca que, para destacar, hay que ten­er claro qué es lo que te hace difer­ente. Tam­bién tienes que mostrar las opor­tu­nidades de mer­ca­do de tu fes­ti­val para colab­o­radores y patroci­nadores.

Recuer­da que el plan de nego­cio de tu even­to es un doc­u­men­to vivo y en con­stante evolu­ción. Actu­alíza­lo con cualquier cam­bio o con­tratiem­po.

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