Reprise des activités : comment organiser des événements en respectant les mesures gouvernementales et les attentes des Français ?

Reprise des activités : comment organiser des événements en respectant les mesures gouvernementales et les attentes des Français ?

Des annonces fortement attendues par les organisateurs d’événements sont enfin arrivées le 20 juin dans un communiqué de presse du Premier Ministre : la fin de l’état d’urgence sanitaire fixée au 11 juillet marquera la possibilité d’organiser des événements rassemblant jusqu’à 5 000 personnes sur le territoire métropolitain. La réouverture des cinémas, centres de vacances, casinos et salles de jeux, et la reprise des activités de sports collectifs ont quant à elles bien eu lieu le 22 juin.

Découvrez dans cet article comment organiser vos événements ces nouvelles mesures et les attentes des français.

Sommaire

  1. Répondre aux demandes sanitaires de votre public
  2. Adapter votre lieu aux mesures gouvernementales
  3. Inciter à l’achat de billets en ligne
  4. Contrôler vos accès sans contact physique

1. Répondre aux demandes sanitaires de votre public

93% des Français interrogés dans le cadre de notre étude réalisée en partenariat avec l’IFOP sont inquiets de pratiquer à nouveau leurs activités événementielles dans le contexte actuel. Dès le lancement de la communication de votre événement, informez donc vos publics sur les conditions de sa tenue car leurs attentes portent sur les mesures sanitaires prises par les organisateurs. 53% des personnes interrogées les placent parmi les 2 critères les plus importants pour participer de nouveau à des événements.

Vous aurez donc besoin de prendre des mesures fortes et de les mettre en avant  pour rassurer votre public afin que qu’il se rende en nombre suffisant sur votre événement. Dans l’ordre, les mesures citées comme les plus incitatives pour revenir dans des événements sont :

  • Le respect de la distanciation physique ;
  • La limitation de la jauge ;
  • Le port du masque obligatoire ;
  • Un staff formé et équipé de matériel sanitaire ;
  • Du gel hydroalcoolique en quantité ;
  • etc.

Détaillez et expliquez clairement les mesures mises en place sur le lieu de votre événement pour réduire les risques de transmission des virus. Donnez envie à votre public de participer à un événement sécurisé sur le plan sanitaire et propice à la détente. Si vous n’en êtes pas à votre premier événement, utilisez votre base de contacts d’emails pour relancer l’intérêt de vos publics en utilisant une solution d’emailing adaptée aux événements.

2. Adapter votre lieu aux mesures gouvernementales

Votre lieu événementiel va très probablement devoir être adapté pour respecter les mesures gouvernementales énoncées dans le communiqué de presse du Premier Ministre, telles que :

  • Les activités rassemblant plus de 1 500 personnes devront donner lieu à déclaration, afin que puissent être garanties le respect des précautions nécessaires” ;
  • Les mesures essentielles des protocoles sanitaires restent en vigueur : Respect des gestes barrières ; Port du masque obligatoire pour les personnes de plus de 11 ans dans la plupart des établissements recevant du public et dans les transports en communs ; Distanciation physique dans les cafés, les restaurants, les établissements recevant du public, ainsi que, dans toute la mesure du possible, dans les transports et à l’école.”

En marge de cela, le Ministre de la Culture a annoncé sur Europe 1 :

  • “Il y a eu un conseil de défense vendredi [NDLR : 19 juin 2020] qui est allé un peu plus loin que ce qu’on imaginait en termes d’organisation des salles de cinéma comme de spectacle, c’est-à-dire qu’il n’y a plus de limitation de 50% de jauge”. 

Un assouplissement des mesures est donc bel et bien en marche mais cela ne vous affranchit pas de vérifier que votre lieu se prête bien à des rassemblements en respectant des critères sanitaires élevés : distanciation physiques entre les différents groupes de participants, aération optimale, facilité de nettoyage des zones à risques, etc.

Si vous n’êtes pas en mesure de respecter les règles fixées par le gouvernement, pensez à organiser votre événement en plein air. Ceux-ci sont plus faciles à organiser en période de pandémie et rassurent les publics.

Attention : Pour chaque type d’activités, le Ministère de la Culture détaille ses recommandations sanitaires pour la reprise. Parmi elles, il est par exemple demandé aux salles de concerts de :

  • Laisser un siège vacant entre deux spectateurs ou à chaque extrémité d’un groupe de réservation de moins de 10 personnes, ce qui peut impliquer des paramétrages spécifiques du logiciel de billetterie”.

3. Inciter à l’achat de billets en ligne

Mettez en place une billetterie ou un site d’inscription en ligne pour votre événement afin de limiter facilement le nombre de billets mis en circulation — grâce à des quotas — et suivre l’évolution de vos ventes en temps réel. Vous gardez ainsi le contrôle sur le nombre de personnes qui se présentent à votre événement. Ayez bien en tête que la limitation de la jauge est le deuxième critère le plus incitatif à participer de nouveau à des événements aux yeux des participants. Incitez-les donc à se procurer leurs billets via votre billetterie en ligne.

Vous réduirez dans le même temps le nombre de billets papiers, les contacts physiques et les files d’attentes sur place. Tout passera par un terminal de contrôle électronique qui scanne les e‑billets sur les téléphones des participants, sans contact physique entre ces derniers et votre staff.

4. Contrôler vos accès sans contact physique

Améliorez l’efficacité de votre contrôle d’accès, réduisez vos files d’attentes où la proximité des participants est généralement élevée, et obtenez des stats de flux en direct avec une solution adaptée à votre événement. Pour ce faire, contrôlez les billets de chaque participant en quelques secondes grâce à  l’application mobile WeezAccess sur votre téléphone ou utilisez nos terminaux de scan professionnels si votre événement dépasse un certain nombre de participants.

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