Reprise des activités : comment organiser des événements en respectant les mesures gouvernementales et les attentes des Français ?

Des annonces forte­ment atten­dues par les organ­isa­teurs d’événements sont enfin arrivées le 20 juin dans un com­mu­niqué de presse du Pre­mier Min­istre : la fin de l’état d’urgence san­i­taire fixée au 11 juil­let mar­quera la pos­si­bil­ité d’organiser des événe­ments rassem­blant jusqu’à 5 000 per­son­nes sur le ter­ri­toire mét­ro­pol­i­tain. La réou­ver­ture des ciné­mas, cen­tres de vacances, casi­nos et salles de jeux, et la reprise des activ­ités de sports col­lec­tifs ont quant à elles bien eu lieu le 22 juin.

Décou­vrez dans cet arti­cle com­ment organ­is­er vos événe­ments ces nou­velles mesures et les attentes des français.

Som­maire

1. Répon­dre aux deman­des san­i­taires de votre pub­lic
2. Adapter votre lieu aux mesures gou­verne­men­tales
3. Inciter à l’achat de bil­lets en ligne
4. Con­trôler vos accès sans con­tact physique

1. Répondre aux demandes sanitaires de votre public

93% des Français inter­rogés dans le cadre de notre étude réal­isée en parte­nar­i­at avec l’IFOP sont inqui­ets de pra­ti­quer à nou­veau leurs activ­ités événe­men­tielles dans le con­texte actuel. Dès le lance­ment de la com­mu­ni­ca­tion de votre événe­ment, informez donc vos publics sur les con­di­tions de sa tenue car leurs attentes por­tent sur les mesures san­i­taires pris­es par les organ­isa­teurs. 53% des per­son­nes inter­rogées les pla­cent par­mi les 2 critères les plus impor­tants pour par­ticiper de nou­veau à des événe­ments.

Vous aurez donc besoin de pren­dre des mesures fortes et de les met­tre en avant  pour ras­sur­er votre pub­lic afin que qu’il se rende en nom­bre suff­isant sur votre événe­ment. Dans l’ordre, les mesures citées comme les plus inci­ta­tives pour revenir dans des événe­ments sont :

• Le respect de la dis­tan­ci­a­tion physique ;
• La lim­i­ta­tion de la jauge ;
• Le port du masque oblig­a­toire ;
• Un staff for­mé et équipé de matériel san­i­taire ;
• Du gel hydroal­coolique en quan­tité ;
• etc.

Détaillez et expliquez claire­ment les mesures mis­es en place sur le lieu de votre événe­ment pour réduire les risques de trans­mis­sion des virus. Don­nez envie à votre pub­lic de par­ticiper à un événe­ment sécurisé sur le plan san­i­taire et prop­ice à la détente. Si vous n’en êtes pas à votre pre­mier événe­ment, utilisez votre base de con­tacts d’emails pour relancer l’intérêt de vos publics en util­isant une solu­tion d’emailing adap­tée aux événe­ments.

2. Adapter votre lieu aux mesures gouvernementales

Votre lieu événe­men­tiel va très prob­a­ble­ment devoir être adap­té pour respecter les mesures gou­verne­men­tales énon­cées dans le com­mu­niqué de presse du Pre­mier Min­istre, telles que :

• “Les activ­ités rassem­blant plus de 1 500 per­son­nes devront don­ner lieu à déc­la­ra­tion, afin que puis­sent être garanties le respect des pré­cau­tions néces­saires” ;
• “Les mesures essen­tielles des pro­to­coles san­i­taires restent en vigueur : Respect des gestes bar­rières ; Port du masque oblig­a­toire pour les per­son­nes de plus de 11 ans dans la plu­part des étab­lisse­ments rece­vant du pub­lic et dans les trans­ports en com­muns ; Dis­tan­ci­a­tion physique dans les cafés, les restau­rants, les étab­lisse­ments rece­vant du pub­lic, ain­si que, dans toute la mesure du pos­si­ble, dans les trans­ports et à l’école.”

En marge de cela, le Min­istre de la Cul­ture a annon­cé sur Europe 1 :

• “Il y a eu un con­seil de défense ven­dre­di [NDLR : 19 juin 2020] qui est allé un peu plus loin que ce qu’on imag­i­nait en ter­mes d’or­gan­i­sa­tion des salles de ciné­ma comme de spec­ta­cle, c’est-à-dire qu’il n’y a plus de lim­i­ta­tion de 50% de jauge”. 

Un assou­plisse­ment des mesures est donc bel et bien en marche mais cela ne vous affran­chit pas de véri­fi­er que votre lieu se prête bien à des rassem­ble­ments en respec­tant des critères san­i­taires élevés : dis­tan­ci­a­tion physiques entre les dif­férents groupes de par­tic­i­pants, aéra­tion opti­male, facil­ité de net­toy­age des zones à risques, etc.

Si vous n’êtes pas en mesure de respecter les règles fixées par le gou­verne­ment, pensez à organ­is­er votre événe­ment en plein air. Ceux-ci sont plus faciles à organ­is­er en péri­ode de pandémie et ras­surent les publics.

Atten­tion : Pour chaque type d’activités, le Min­istère de la Cul­ture détaille ses recom­man­da­tions san­i­taires pour la reprise. Par­mi elles, il est par exem­ple demandé aux salles de con­certs de :

• “Laiss­er un siège vacant entre deux spec­ta­teurs ou à chaque extrémité d’un groupe de réser­va­tion de moins de 10 per­son­nes, ce qui peut impli­quer des paramé­trages spé­ci­fiques du logi­ciel de bil­let­terie”.

3. Inciter à l’achat de billets en ligne

Met­tez en place une bil­let­terie ou un site d’inscription en ligne pour votre événe­ment afin de lim­iter facile­ment le nom­bre de bil­lets mis en cir­cu­la­tion — grâce à des quo­tas — et suiv­re l’évolution de vos ventes en temps réel. Vous gardez ain­si le con­trôle sur le nom­bre de per­son­nes qui se présen­tent à votre événe­ment. Ayez bien en tête que la lim­i­ta­tion de la jauge est le deux­ième critère le plus inci­tatif à par­ticiper de nou­veau à des événe­ments aux yeux des par­tic­i­pants. Incitez-les donc à se pro­cur­er leurs bil­lets via votre bil­let­terie en ligne.

Vous réduirez dans le même temps le nom­bre de bil­lets papiers, les con­tacts physiques et les files d’attentes sur place. Tout passera par un ter­mi­nal de con­trôle élec­tron­ique qui scanne les e‑billets sur les télé­phones des par­tic­i­pants, sans con­tact physique entre ces derniers et votre staff.

4. Contrôler vos accès sans contact physique

Améliorez l’efficacité de votre con­trôle d’accès, réduisez vos files d’attentes où la prox­im­ité des par­tic­i­pants est générale­ment élevée, et obtenez des stats de flux en direct avec une solu­tion adap­tée à votre événe­ment. Pour ce faire, con­trôlez les bil­lets de chaque par­tic­i­pant en quelques sec­on­des grâce à  l’application mobile WeezA­c­cess sur votre télé­phone ou utilisez nos ter­minaux de scan pro­fes­sion­nels si votre événe­ment dépasse un cer­tain nom­bre de par­tic­i­pants.

L’envie d’organiser à nou­veau des événe­ments devient trop forte ? Met­tez le pied à l’étrier dès main­tenant et décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de nos solu­tions. Facilitez-vous la vie en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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