5 astuces pour réussir l’organisation de votre événement en plein air

5 astuces pour réussir l’organisation de votre événement en plein air

L’événementiel subit de nou­velles con­traintes suite à l’épidémie de Covid-19 qui l’obligent à se réin­ven­ter. C’est l’occasion pour les organ­isa­teurs d’événements de trans­former ces incon­vénients en avan­tages. Organ­is­er un événe­ment en plein air per­met par exem­ple d’attirer un nou­veau pub­lic grâce à un lieu attrac­t­if, un for­mat nova­teur, une ambiance chaleureuse…

Nous avons inter­viewé L’Autre Canal, la SMAC de Nan­cy, qui nous détaille la pré­pa­ra­tion de son été indi­en en plein air. La struc­ture organ­ise habituelle­ment son événe­ment de fin de sai­son en mai, le “Bon Moment Fes­ti­val”, mais Covid-19 oblige, celui-ci a été reporté à 2021. Pas découragée pour autant, l’équipe de L’Autre Canal pré­pare donc en cette année spé­ciale un for­mat dif­férent en extérieur pour la ren­trée de sep­tem­bre. Décou­vrez les con­seils et exem­ples pra­tiques d’un organ­isa­teur rôdé à l’exercice de l’organisation d’événements en plein air.

Som­maire

  1. Deman­der les autori­sa­tions néces­saires
  2. Imag­in­er un for­mat et une pro­gram­ma­tion adap­tés
  3. Soign­er le décor et l’aménagement de votre lieu en plein air
  4. Lancer votre com­mu­ni­ca­tion dans une dynamique glob­ale
  5. Ras­sur­er sur les ques­tions san­i­taires

1. Demander les autorisations nécessaires

Avant toute chose, organ­is­er un événe­ment en plein air implique générale­ment l’utilisation d’un lieu pub­lic : rue, park­ing, jardin, parc, forêt… Pour la sécu­rité de tous, tout organ­isa­teur doit alors deman­der aux autorités com­pé­tentes la per­mis­sion d’occuper cet espace pour organ­is­er sa fête de quarti­er, son fes­ti­val, son con­cert, etc. Cette régle­men­ta­tion s’est d’autant plus ren­for­cée depuis que la France a con­nu les atten­tats de 2015 et 2016.

Des règles bien spé­ci­fiques exis­tent pour chaque type d’événement : À qui deman­der une autori­sa­tion ? Dans quel délai ? Selon quelle(s) loi(s) ? Retrou­vez toutes ces infor­ma­tions dans le guide des bonnes pra­tiques de sécuri­sa­tion d’un événe­ment de voie publique fourni par le Min­istère de l’Intérieur.

2. Imaginer un format et une programmation adaptés

Le for­mat et la pro­gram­ma­tion de votre événe­ment en plein air représen­tent des choix cru­ci­aux pour sa réus­site. Ce sont eux qui ori­en­tent toute votre stratégie de com­mu­ni­ca­tion pour attir­er du pub­lic. L’Autre Canal a par exem­ple fait 3 choix forts pour créer un nou­veau for­mat : Été indi­en, L’Autre Canal en plein air. Ce for­mat longue durée — du 4 sep­tem­bre au 4 octo­bre 2020 — rem­place l’annuel Bon Moment Fes­ti­val de la SMAC de Nan­cy, prévu fin mai et annulé suite aux risques liés à l’épidémie de Covid-19.

Voici les 3 grandes axes choi­sis par L’Autre Canal pour attir­er du pub­lic dans ce con­texte d’événement en plein air et de Covid-19 :

  • Une durée d’un mois avec des jauges mod­estes plutôt que quelques grands ren­dez-vous avec des jauges impor­tantes ;
  • Des efforts pour faciliter la con­vivi­al­ité plutôt qu’un tra­vail unique­ment artis­tique ;
  • Une pro­gram­ma­tion d’artistes émer­gents et locaux.

Quelques enseigne­ments peu­vent être tirés de cette démarche de L’Autre Canal pour pré­par­er son été indi­en : sa pro­gram­ma­tion et son for­mat s’inscrivent dans la lignée de leur rai­son d’être — dévelop­per la cul­ture, la curiosité artis­tique — et col­lent aux attentes du pub­lic ciblé — envie de se retrou­ver, de partager des moments, de sor­tir de la morosité. À vous de trou­ver l’équilibre entre votre iden­tité et les désirs d’un pub­lic que vous êtes à même d’attirer.

“Ce n’est pas L’Autre Canal qui fait sa ren­trée et qui en met plein la vue pen­dant un mois, mais plutôt qui agit pour son ter­ri­toire en accueil­lant des asso­ci­a­tions artis­tiques, culi­naires, viti­coles…”

Antho­ny Gaborit — Respon­s­able de la com­mu­ni­ca­tion de L’Autre Canal

3. Soigner le décor et l’aménagement de votre lieu en plein air

La mul­ti­pli­ca­tion des événe­ments en plein air vous oblige aujourd’hui à vous démar­quer en soignant le décor et l’aménagement de votre lieu. Du mobili­er con­fort­able et col­oré, la vue sur un cours d’eau ou sur le couch­er du soleil, ou encore un abri en cas de mau­vais temps créeront chez vos par­tic­i­pants le sen­ti­ment de (re)découvrir un cocon chaleureux dans lequel ils sont libres d’aller et venir, de se déten­dre et de partager des bons moments. Faites tout pour que votre pub­lic reparte, à la fin de votre événe­ment, heureux d’avoir vécu ces instants de partage.

Mis­ez sur l’aspect pho­tographique de votre lieu. Dans le cas où vous organ­isez plusieurs événe­ments, c’est en acti­vant ces leviers que vous créerez un effet de bouche à oreille qui attir­era de plus en plus de curieux. Ne copiez-collez pas ce que vous voyez ailleurs mais dif­féren­ciez-vous des autres lieux avec une touche per­son­nelle.

“On a envie de chang­er le rap­port du pub­lic face à ce qu’il vient voir. […] Qu’il vienne pour un état d’esprit et pas seule­ment pour de la musique.”

Antho­ny Gaborit — Respon­s­able de la com­mu­ni­ca­tion de L’Autre Canal

4. Lancer votre communication dans une dynamique globale

Pour son été indi­en en plein air, L’Autre Canal a misé sur des argu­ments de com­mu­ni­ca­tion qui peu­vent s’appliquer à de nom­breux événe­ments en extérieur : un grand bol d’air, des artistes locaux, une cui­sine du ter­roir et des échanges con­vivi­aux. L’idée est de trans­former la per­cep­tion du pub­lic d’un lieu de con­som­ma­tion musi­cale en un lieu de partage social et cul­turel.

Com­mu­ni­quer sur un événe­ment qui fera jouer — et vivre — des petits artistes, tourneurs et asso­ci­a­tions de la scène régionale est beau­coup plus attrac­t­if et fédéra­teur pour un pub­lic de prox­im­ité que d’aligner des noms d’artistes sur une affiche. Et ceci n’est qu’un moyen par­mi tant d’autres de pro­pos­er au pub­lic de réap­pren­dre à con­naître son ter­ri­toire.

L’Autre Canal a décidé de com­mu­ni­quer via de l’affichage en ville dans un périmètre ultralo­cal. Avec une jauge mod­este et une pro­gram­ma­tion locale, l’intérêt est de cibler juste et pré­cis. En par­al­lèle, la struc­ture a fixé un prix d’entré faible, et même gra­tu­it pour ses abon­nés. L’enjeu est donc de faire venir un pub­lic nou­veau, de lui pro­pos­er une carte abon­né afin de le fidélis­er par la suite avec des jeux con­cours ou des offres spé­ciales. C’est toute une dynamique à moyen/long terme qui peut se met­tre en place avec des événe­ments en plein air aus­si con­vivi­aux.

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5. Rassurer sur les questions sanitaires

Ras­sur­er sans faire peur, c’est tout l’enjeu du con­texte lié au Covid-19. L’organisateur d’un événe­ment en plein air, respon­s­able de son pub­lic, doit met­tre en oeu­vre cer­taines mesures et les com­mu­ni­quer sans décourager les poten­tiels par­tic­i­pants. Sens de cir­cu­la­tion, dis­trib­u­teurs de gel hydroal­coolique et de masques, scan des bil­lets sans con­tact… tout ceci doit être adop­té de manière à ce que le pub­lic ne se sente pas privé de lib­erté.

Heureuse­ment, les événe­ments en plein air avec des jauges mod­estes ont ten­dance à ras­sur­er, voire à ent­hou­si­as­mer une par­tie du pub­lic. On en revient donc aux for­mats de vos événe­ments, qu’il reste à imag­in­er pour demain, et pour après-demain !

“On mise sur le plein air pour ras­sur­er en amont, et on fait le néces­saire pour que chaque par­tic­i­pant se dise en arrivant sur place ‘ok, je ne suis pas inqui­et’.”

Antho­ny Gaborit — Respon­s­able de la com­mu­ni­ca­tion de L’Autre Canal

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