5 astuces pour réussir l’organisation de votre événement en plein air

5 astuces pour réussir l’organisation de votre événement en plein air

L’événementiel subit de nouvelles contraintes suite à l’épidémie de Covid-19 qui l’obligent à se réinventer. C’est l’occasion pour les organisateurs d’événements de transformer ces inconvénients en avantages. Organiser un événement en plein air permet par exemple d’attirer un nouveau public grâce à un lieu attractif, un format novateur, une ambiance chaleureuse…

Nous avons interviewé L’Autre Canal, la SMAC de Nancy, qui nous détaille la préparation de son été indien en plein air. La structure organise habituellement son événement de fin de saison en mai, le “Bon Moment Festival”, mais Covid-19 oblige, celui-ci a été reporté à 2021. Pas découragée pour autant, l’équipe de L’Autre Canal prépare donc en cette année spéciale un format différent en extérieur pour la rentrée de septembre. Découvrez les conseils et exemples pratiques d’un organisateur rôdé à l’exercice de l’organisation d’événements en plein air.

Sommaire

  1. Demander les autorisations nécessaires
  2. Imaginer un format et une programmation adaptés
  3. Soigner le décor et l’aménagement de votre lieu en plein air
  4. Lancer votre communication dans une dynamique globale
  5. Rassurer sur les questions sanitaires

1. Demander les autorisations nécessaires

Avant toute chose, organiser un événement en plein air implique généralement l’utilisation d’un lieu public : rue, parking, jardin, parc, forêt… Pour la sécurité de tous, tout organisateur doit alors demander aux autorités compétentes la permission d’occuper cet espace pour organiser sa fête de quartier, son festival, son concert, etc. Cette réglementation s’est d’autant plus renforcée depuis que la France a connu les attentats de 2015 et 2016.

Des règles bien spécifiques existent pour chaque type d’événement : À qui demander une autorisation ? Dans quel délai ? Selon quelle(s) loi(s) ? Retrouvez toutes ces informations dans le guide des bonnes pratiques de sécurisation d’un événement de voie publique fourni par le Ministère de l’Intérieur.

2. Imaginer un format et une programmation adaptés

Le format et la programmation de votre événement en plein air représentent des choix cruciaux pour sa réussite. Ce sont eux qui orientent toute votre stratégie de communication pour attirer du public. L’Autre Canal a par exemple fait 3 choix forts pour créer un nouveau format : Été indien, L’Autre Canal en plein air. Ce format longue durée — du 4 septembre au 4 octobre 2020 — remplace l’annuel Bon Moment Festival de la SMAC de Nancy, prévu fin mai et annulé suite aux risques liés à l’épidémie de Covid-19.

Voici les 3 grandes axes choisis par L’Autre Canal pour attirer du public dans ce contexte d’événement en plein air et de Covid-19 :

  • Une durée d’un mois avec des jauges modestes plutôt que quelques grands rendez-vous avec des jauges importantes ;
  • Des efforts pour faciliter la convivialité plutôt qu’un travail uniquement artistique ;
  • Une programmation d’artistes émergents et locaux.

Quelques enseignements peuvent être tirés de cette démarche de L’Autre Canal pour préparer son été indien : sa programmation et son format s’inscrivent dans la lignée de leur raison d’être — développer la culture, la curiosité artistique — et collent aux attentes du public ciblé — envie de se retrouver, de partager des moments, de sortir de la morosité. À vous de trouver l’équilibre entre votre identité et les désirs d’un public que vous êtes à même d’attirer.

“Ce n’est pas L’Autre Canal qui fait sa rentrée et qui en met plein la vue pendant un mois, mais plutôt qui agit pour son territoire en accueillant des associations artistiques, culinaires, viticoles…”

Anthony Gaborit — Responsable de la communication de L’Autre Canal

3. Soigner le décor et l’aménagement de votre lieu en plein air

La multiplication des événements en plein air vous oblige aujourd’hui à vous démarquer en soignant le décor et l’aménagement de votre lieu. Du mobilier confortable et coloré, la vue sur un cours d’eau ou sur le coucher du soleil, ou encore un abri en cas de mauvais temps créeront chez vos participants le sentiment de (re)découvrir un cocon chaleureux dans lequel ils sont libres d’aller et venir, de se détendre et de partager des bons moments. Faites tout pour que votre public reparte, à la fin de votre événement, heureux d’avoir vécu ces instants de partage.

Misez sur l’aspect photographique de votre lieu. Dans le cas où vous organisez plusieurs événements, c’est en activant ces leviers que vous créerez un effet de bouche à oreille qui attirera de plus en plus de curieux. Ne copiez-collez pas ce que vous voyez ailleurs mais différenciez-vous des autres lieux avec une touche personnelle.

“On a envie de changer le rapport du public face à ce qu’il vient voir. […] Qu’il vienne pour un état d’esprit et pas seulement pour de la musique.”

Anthony Gaborit — Responsable de la communication de L’Autre Canal

4. Lancer votre communication dans une dynamique globale

Pour son été indien en plein air, L’Autre Canal a misé sur des arguments de communication qui peuvent s’appliquer à de nombreux événements en extérieur : un grand bol d’air, des artistes locaux, une cuisine du terroir et des échanges conviviaux. L’idée est de transformer la perception du public d’un lieu de consommation musicale en un lieu de partage social et culturel.

Communiquer sur un événement qui fera jouer — et vivre — des petits artistes, tourneurs et associations de la scène régionale est beaucoup plus attractif et fédérateur pour un public de proximité que d’aligner des noms d’artistes sur une affiche. Et ceci n’est qu’un moyen parmi tant d’autres de proposer au public de réapprendre à connaître son territoire.

L’Autre Canal a décidé de communiquer via de l’affichage en ville dans un périmètre ultralocal. Avec une jauge modeste et une programmation locale, l’intérêt est de cibler juste et précis. En parallèle, la structure a fixé un prix d’entré faible, et même gratuit pour ses abonnés. L’enjeu est donc de faire venir un public nouveau, de lui proposer une carte abonné afin de le fidéliser par la suite avec des jeux concours ou des offres spéciales. C’est toute une dynamique à moyen/long terme qui peut se mettre en place avec des événements en plein air aussi conviviaux.

été-indien-autre-canal-nancy

5. Rassurer sur les questions sanitaires

Rassurer sans faire peur, c’est tout l’enjeu du contexte lié au Covid-19. L’organisateur d’un événement en plein air, responsable de son public, doit mettre en oeuvre certaines mesures et les communiquer sans décourager les potentiels participants. Sens de circulation, distributeurs de gel hydroalcoolique et de masques, scan des billets sans contact… tout ceci doit être adopté de manière à ce que le public ne se sente pas privé de liberté.

Heureusement, les événements en plein air avec des jauges modestes ont tendance à rassurer, voire à enthousiasmer une partie du public. On en revient donc aux formats de vos événements, qu’il reste à imaginer pour demain, et pour après-demain !

“On mise sur le plein air pour rassurer en amont, et on fait le nécessaire pour que chaque participant se dise en arrivant sur place ‘ok, je ne suis pas inquiet’.”

Anthony Gaborit — Responsable de la communication de L’Autre Canal

Avec Weezevent, imaginez l’événement en plein air dont vous avez envie. Découvrez nos solutions de billetterie tout-en-un, de contrôle d’accès, de cashless et de CRM en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Organiser un événement en plein air

Partager cet article