Placement numéroté et distancié : passez à l’action avec Weezevent

Placement numéroté et distancié : passez à l’action avec Weezevent

L’apparition du Covid-19 a dras­tique­ment changé la façon dont sont organ­isés les événe­ments. Les organ­isa­teurs doivent trou­ver des solu­tions pour que leurs événe­ments aient lieu mal­gré les règles fixées par les autorités et les appréhen­sions du pub­lic. Par­mi toutes les solu­tions imag­inées, Weezevent pro­pose un dis­posi­tif de place­ment numéroté et dis­tan­cié, inté­gré à votre bil­let­terie en ligne et relié à votre con­trôle d’accès. Décou­vrez ce dis­posi­tif récem­ment mis à l’épreuve au Fes­ti­val Inter­cel­tique de Lori­ent et, vous aus­si, organ­isez vos événe­ments dans des con­di­tions optimales.

Som­maire

  1. Un dis­posi­tif com­plet grâce à un out­il performant
  2. Qua­tre fonc­tion­nal­ités indispensables
  3. L’importance de la communication
  4. Un par­cours par­tic­i­pant intu­itif en ligne et sur place
  5. Trois exem­ples de dis­posi­tifs alternatifs

1. Un dispositif complet grâce à un outil performant

Dans le con­texte de crise san­i­taire actuel, l’une des deman­des prin­ci­pales des autorités et des par­tic­i­pants est de favoris­er les gestes bar­rières entre les per­son­nes, surtout lors d’événements se ten­ant en lieux clos — place­ment assis, dis­tan­ci­a­tion physique, espace­ment des sièges, etc.

Avec Weezevent, la mise en place d’un dis­posi­tif de sélec­tion des sièges avec une opti­mi­sa­tion en temps réel des espaces entre cha­cun est facil­itée par un out­il per­for­mant : fix­ez vos règles de dis­tan­ci­a­tion en fonc­tion des spé­ci­ficités de votre lieu et Weezevent les met en pro­duc­tion. Nous nous assurons qu’elles s’appliquent sur votre bil­let­terie en ligne afin de ras­sur­er vos futurs par­tic­i­pants et de vous met­tre en con­for­mité avec les mesures san­i­taires liées au Covid-19.

2. Quatre fonctionnalités indispensables

  • Dis­tan­ci­a­tion ajustable ; 
    • Déter­minez le nom­bre de sièges à dés­ac­tiv­er sur les côtés ain­si qu’à l’a­vant et à l’ar­rière lors de l’achat d’un ou plusieurs billets ;
  • Réser­va­tions de groupe ; 
    • Per­me­t­tez aux mem­bres d’une famille ou d’un groupe social de s’asseoir côte à côte en déter­mi­nant le nom­bre de sièges pou­vant être sélec­tion­nés ensem­ble — en général 9 per­son­nes maximum ;
  • Dés­ac­ti­va­tion des rangées couloir ; 
    • Ren­dez la cir­cu­la­tion dans les allées plus sûre en dés­ac­ti­vant une ou plusieurs rangées de sièges proches de celles-ci ;
  • Activation/désactivation manuelle ;
    • Dés­ac­tivez ou activez n’importe quel siège si besoin.

L’outil en action — utilisé par le Festival Interceltique de Lorient

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Met­tre en place ce dispositif

3. L’importance de la communication

Informez vos par­tic­i­pants du fonc­tion­nement de ce dis­posi­tif et du nom­bre de sièges qu’ils peu­vent réserv­er dans une seule com­mande — en général 9 max­i­mum. Incitez-les à venir en groupe afin d’optimiser le rem­plis­sage de votre lieu. Ce type de dis­posi­tif est recom­mandé lorsque vous organ­isez des événe­ments prop­ices à une venue en famille ou en groupe social. Ras­surez-les — sans excès de zèle — en mon­trant vos efforts pour lim­iter les risques liés au Covid-19.

4. Un parcours participant intuitif en ligne et sur place

En arrivant sur votre bil­let­terie en ligne, vos par­tic­i­pants n’ont qu’à sélec­tion­ner un ou plusieurs sièges par­mi ceux disponibles et l’outil opti­mise en temps réel l’oc­cu­pa­tion de votre lieu. Au moment de la réser­va­tion, les sièges proches d’eux dont les places ne seront pas ven­dues s’affichent hachurés afin de leur assur­er que la dis­tan­ci­a­tion sera bien effec­tive. Le numéro du siège choisi est inscrit sur le bil­let envoyé dès la réser­va­tion effectuée.

Lorsqu’ils arrivent sur place, vous scan­nez leur bil­let à l’entrée. Vous les ori­en­tez vers leur zone et leur siège via le numéro inscrit sur leur bil­let. Si vous souhaitez (re)scanner les bil­lets aux entrées des dif­férentes zones, créez avant de lancer votre événe­ment des tar­ifs par zone afin de pou­voir con­fig­ur­er des listes de con­trôle par tarif — ex : Caté­gorie 1 — Entrée A.

5. Trois exemples de dispositifs alternatifs

Cer­tains organ­isa­teurs ont choisi d’autres dis­posi­tifs plus adap­tés à la con­fig­u­ra­tion de leur lieu, à leurs activ­ités et à leur pub­lic. Voici trois dis­posi­tifs com­pat­i­bles avec les solu­tions de Weezevent et respec­tant les gestes bar­rières demandés par les autorités :

Billets groupes “canapés”

Les organ­isa­teurs des con­certs Noches Mediter­ráneas à Ali­cante ont pré­paré leur lieu pour accueil­lir des groupes de 2 per­son­nes et de 3–4 per­son­nes sur des sofas espacés de 1,5 m. La dis­tan­ci­a­tion étant automa­tique via l’espacement des sofas sur place, les par­tic­i­pants n’ont qu’à choisir le secteur, l’emplacement et la taille du sofa via un sys­tème de place­ment numéroté classique.

Billets groupes “tables”

Les par­tic­i­pants du Tomav­is­tas Extra 2020 à Madrid sélec­tion­nent le secteur, l’emplacement et la taille de leur table — 2 ou 4 per­son­nes — via un sys­tème de place­ment numéroté clas­sique. Les tables sont espacées de 1,5 m afin de faciliter la réser­va­tion en ligne sans sys­tème de place­ment distancié.

Billets non placés

Aux Concier­tos en el Castil­lo à Ali­cante, tous les sièges sont espacés d’1,5 m. Les par­tic­i­pants se ren­dent sim­ple­ment sur la bil­let­terie en ligne pour choisir une zone. Sur place, ils choisiront par­mi les sièges libres. Ce dis­posi­tif peut s’appliquer à la total­ité d’un lieu ou à cer­taines zones en com­plé­ment des dis­posi­tifs cités précédemment.

Les équipes de Weezevent, for­més aux out­ils de place­ment dis­tan­cié, se tien­nent à votre dis­po­si­tion pour imag­in­er ensem­ble un dis­posi­tif per­ti­nent pour votre événe­ment. Con­tactez-nous pour en savoir plus sur nos solu­tions de bil­let­terie en ligne, con­trôle d’accès, cash­less et CRM :

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