Organiser un festival et garantir son succès requiert de la préparation et de l’organisation, sans quoi son succès ne pourra être garanti.
Voici 6 erreurs à éviter quand on organise un festival.
Sommaire
1. Ne pas gérer son budget
Faire le point sur son budget initial
Avant d’organiser votre festival, vous devez correctement déterminer de quel budget vous disposez. Cela vous permettra de savoir ce que vous pouvez vous permettre, ou non, et si vous devez élargir le budget initial.
Le budget d’un festival varie de quelques centaines d’euros à plusieurs millions. En fonction du succès que vous souhaitez atteindre, il faudra adapter le budget en conséquence.
Estimer ses dépenses
Un festival peut être organisé sur une journée, une ou plusieurs semaines. Chaque durée implique un budget différent. Dans le calcul de vos dépenses, prenez en compte le matériel nécessaire, ainsi que les besoins en personnel pour toute la durée de votre événement.
Récolter des fonds supplémentaires
Établissez un plan d’action clair en ce qui concerne les fonds à récolter pour le festival. Évaluez sérieusement les montants que vous pouvez espérer recueillir, et mettez en place une stratégie.
Nombreuses sont les manières de récolter des fonds : vous pouvez faire appel à vos proches, au crowdfunding, au sponsoring, aux partenariats, au mécénat, aux subventions… Ne négligez aucune piste !
Assurez-vous que vos demandes de contributions soient présentées de façon claire et pratique.
2. Ne pas avoir de programmation attrayante
Le succès d’un festival repose en grande partie sur la qualité des artistes qui sont présents; il est donc très important de bien les choisir. Après avoir récolté des fonds pour financer votre festival, vous devez donc vous atteler à la création de la programmation. Il s’agit d’une étape clé, puisque vos participants devront être occupés, et satisfaits, sur toute la durée du festival.
Préparer les temps forts du festival
Quel que soit le thème de votre festival (musical, culinaire, artistique…) et sa durée, il vous faudra proposer à vos participants des moments forts. Lors de la construction de votre programmation, mettez-vous à la place de vos participants : qu’aimeriez-vous faire dans la matinée ? après le déjeuner ? au coucher du soleil? en fin de soirée ? Soyez créatifs !
Un festival réussi doit avoir une participation importante. Pour cela, les activités doivent être variées et intéressantes.
3. Ne pas s’y prendre assez tôt
Un festival est généralement planifié plusieurs mois à l’avance, et les organisateurs doivent être très précis dans leur planning. Un planning d’organisation de festival doit être clair et efficace.
Éviter de se trouver sans artistes disponibles
Vous ne pouvez pas faire un bon festival si vous n’avez pas assez d’artistes présents. Pour booker un artiste sur votre festival, il vous faudra le prévenir, lui ou son bookeur, bien souvent plusieurs mois à l’avance. Soyez prévoyant, et anticipez des solutions de replis en cas d’indisponibilité de l’artiste que vous souhaitiez inviter.
Assurer la disponibilité des forces vives
Vous ne pourrez probablement pas assurer votre festival seul et devrez vous entourer de personnes qualifiées, et de confiance ! Assurez-vous que ces personnes soient disponibles à la date de votre festival pour vous épauler, mais également en amont pour vous aider à sa préparation.
4. Ne pas choisir le bon lieu pour votre festival
Vous avez décidé du type de festival que vous allez organiser (musique, théâtre, arts visuels, cinéma, etc.) et avez booké les artistes désirés. Maintenant, vous devez choisir le lieu idéal pour la tenue de votre festival.
Trouver le lieu le plus approprié
Si il s’agit d’un festival d’arts visuels, vous pouvez organiser votre événement dans un musée ou une galerie d’art. Dans le cas où il s’agisse d’un festival de musique, vous devez choisir une salle, ou un lieu extérieur, où les gens peuvent danser et chanter sans déranger le voisinage. Si vous voulez organiser un festival de théâtre, vous devez choisir une salle qui offre une bonne acoustique et des sièges confortables…
Bien sûr, si votre festival se déroule à l’extérieur, la température et la météo sont des facteurs à considérer.
Pensez également à prendre en compte l’accessibilité (accès PMR) dans votre choix de lieu.
Gardez toujours en tête l’expérience que vos participants souhaitent vivre en se rendant à votre festival. L’ambiance dans laquelle vous allez les plonger fera, ou non, le succès de votre événement.
Penser aux horaires souhaités
Le lieu choisi déterminera en partie l’amplitude horaire de votre événement.
Vous devez tenir compte des heures d’ouverture et de fermeture du lieu, ainsi que des heures d’ouverture et de fermeture des autres établissements situés près du lieu choisi.
Prenez également en considération les heures d’arrivée et de départ de vos invités. Vous pourrez ainsi les orienter pour emprunter le meilleur itinéraire pour vous rendre à votre événement.
Si vous organisez des festivals fréquentés par les enfants, assurez-vous que les parents savent où leurs enfants seront pendant la journée et à quelle heure ils doivent être présents.
5. Perdre du temps à recruter des bénévoles
Vous devez avoir suffisamment de bénévoles pour vous aider à organiser votre festival, pour autant, pas question de perdre du temps sur leur recrutement.
Solliciter les bénévoles de votre région
Il est souvent plus facile de recruter des bénévoles dans votre région. Ils seront plus disponibles pour vous aider, et connaissent déjà les rouages des événements comme le vôtre. Vous pouvez lancer des appels à bénévoles sur les pages Facebook à forte affluence dans votre région.
Utiliser une plateforme de gestion
À l’époque du tout digital, profitez des dernières innovations en terme de technologie événementielle pour gagner du temps. Pour vous aider dans le recrutement et la gestion des bénévoles pour votre événement, découvrez la solution Qoezion, de notre partenaire Quick.off.
Garder bon contact avec les bénévoles
Il peut être difficile de recruter des bénévoles, et encore plus de les garder. Pour les inciter à renouveler leur présence sur votre événement, faites leur vivre une expérience qu’ils n’oublieront jamais. Ils doivent être ravis d’être bénévoles pour votre festival, et y voir des avantages.
6. Ne pas développer la communication du festival
Créer une identité visuelle pour votre festival
L’identité visuelle doit être un élément de votre planification. Vous devez créer un logo et des affiches qui vous permettront de promouvoir votre festival dans votre région, sur Internet et dans les médias. Votre identité visuelle doit refléter le thème du festival.
Une fois votre identité visuelle créée, vous devez publier un site Internet pour votre festival. Votre site Internet doit présenter les activités et les événements que le festival propose, ainsi qu’un module de billetterie pour acheter des places pour votre événement.
Si vous ne possédez pas de site internet, vous pouvez créer un mini-site gratuit pour vendre vos billets.
Communiquer avec les médias
Vous devez créer un plan pour communiquer avec les médias locaux afin qu’ils sachent ce que le festival a à offrir et qu’ils en parlent à leurs audiences. Vous devez également vous assurer que vos communications soient claires et convaincantes.
Assurer la promotion
Il est important que vous mettiez en place une campagne de promotion efficace pour attirer du public à votre festival. Pour cela, soyez créatif et soyez présent sur les médias sociaux.
Vous devez également développer une stratégie de communication avec vos participants. Répondez à leurs questions et tenez les au courant des dernières actualités du festival. Pour ce faire, vous pouvez utiliser un logiciel de CRM gratuit.
Grâce à ces 6 erreurs à éviter lors de l’organisation d’un festival, vous avez maintenant toutes les clés en main pour réussir.
Si vous avez besoin d’aide supplémentaire, n’hésitez pas à contacter nos conseillers.
