10 astuces pour organiser la meilleure soirée étudiante

Les soirées étu­di­antes et leur organ­i­sa­tion néces­si­tent une pré­pa­ra­tion par­ti­c­ulière. Choisir des out­ils en ligne est alors une bonne manière de s’adapter aux pra­tiques des étu­di­ants. En tant que plate­forme de bil­let­terie en ligne, nous accom­pa­gnons les organ­isa­teurs de soirées étu­di­antes depuis plus de 10 ans et avons retenu leurs meilleures astuces. Voici donc com­ment organ­is­er une soirée étu­di­ante tout en y prenant du plaisir.

Som­maire

1. Com­mencer par les 3 élé­ments de base
2. Ven­dre des préventes et des e‑billets
3. Pub­li­er sur les réseaux soci­aux
4. Récolter des infor­ma­tions sur les étu­di­ants
5. Per­son­nalis­er vos e‑billets
6. Imprimer et plac­arder des affich­es
7. Prévoir des bois­sons
8. Book­er des DJs
9. Con­trôler les accès à votre soirée
10. Choisir une bil­let­terie aux mul­ti­ples fonc­tion­nal­ités

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1. Commencer par les 3 éléments de base

Sans eux, impos­si­ble de lancer une soirée étu­di­ante : le con­cept, les finance­ments, et le lieu. Avant même de vous lancer dans la pré­pa­ra­tion, vous devez vous pencher sur le thème de votre soirée, afin de vous dif­férenci­er des autres soirées étu­di­antes et ain­si attir­er un nom­bre suff­isant de par­tic­i­pants. Il en va de même pour les finance­ments. Il est prob­a­ble que votre soirée vous rap­porte de l’argent, mais vous devrez tout de même dis­pos­er d’une tré­sorerie pour avancer cer­tains frais. Vous pou­vez deman­der à votre école — ou à d’autres organ­i­sa­tions — de vous faire un don pour vous lancer, en prévoy­ant un bud­get afin d’être autonome après la pre­mière soirée. Les radios sont aus­si à con­tac­ter ! Enfin, com­ment organ­is­er une soirée étu­di­ante sans avoir de lieu ? Nous avons listé les critères de choix et des astuces pour trou­ver un lieu orig­i­nal — bar, club, boîte de nuit, bateau, etc.

2. Vendre des préventes et des e‑billets

Une fois que vous avez réu­ni tous les élé­ments cités précédem­ment, il est temps de s’attaquer au mar­ket­ing, et à la vente de bil­lets. Les préventes sont incon­tourn­ables dans les soirées étu­di­antes. Le principe de base est sim­ple : une remise est accordée aux étu­di­ants qui achè­tent leur place à l’avance.

Avec une plate­forme de bil­let­terie en ligne, les tar­ifs early­bird sont paramé­tra­bles et pro­gram­ma­bles à l’avance en quelques clics. Tout est détail­lé dans notre arti­cle dédié. Vous n’avez même pas à imprimer les bil­lets, les étu­di­ants peu­vent les télécharg­er sur leur télé­phone, et ne les imprimer que si néces­saire.

3. Publier sur les réseaux sociaux

Si votre soirée étu­di­ante est lim­itée aux per­son­nes de votre école, vous n’aurez qu’à créer un événe­ment Face­book — avec le lien de votre mini-site Weezevent — que vous pub­lierez sur le groupe Face­book des étu­di­ants de votre école. Si elle est ouverte à tous publics, deman­dez à des con­nais­sances de pub­li­er votre événe­ment Face­book sur les groupes étu­di­ants de leurs écoles. Pub­liez égale­ment vous-même sur les groupes étu­di­ants de votre ville.

Une tech­nique mar­ket­ing courante con­siste aus­si à faire gag­n­er quelques places à tra­vers des jeux con­cours. Peu importe les règles, il faut à tout prix que les par­tic­i­pants aux con­cours likent et/ou parta­gent une pub­li­ca­tion de votre événe­ment, pour que celui-ci gagne d’un seul coup en vis­i­bil­ité.

Insta­gram est égale­ment un allié dans votre cam­pagne mar­ket­ing. De plus en plus d’étudiants ont des comptes Insta­gram avec des cen­taines, voire des mil­liers d’abonnés. Deman­dez-leur de pub­li­er une sto­ry avec un mes­sage van­tant votre soirée — et un lien redirigeant vers votre événe­ment — en échange d’une ou plusieurs places pour votre soirée. Si sa com­mu­nauté est local­isée dans votre ville et suit ses recom­man­da­tions, il y a de fortes chances que l’opération soit rentable.

4. Récolter des informations sur les étudiants

Les réseaux soci­aux sont une bonne manière de ren­dre votre soirée étu­di­ante vis­i­ble, mais ils sont par­fois capricieux lorsqu’il s’agit de fidéli­sa­tion. Grâce à une plate­forme de bil­let­terie en ligne, vous récupérez les adress­es e‑mail de tous les par­tic­i­pants et vous pou­vez ain­si les relancer avec des cam­pagnes mar­ket­ing si vous organ­isez plusieurs soirées tout au long de l’année. Avec un for­mu­laire per­son­nal­isée, vous pou­vez égale­ment leur deman­der des infor­ma­tions sup­plé­men­taires, comme une pièce d’identité si votre soirée étu­di­ante est inter­dite aux mineurs.

5. Personnaliser vos e‑billets

Vous êtes fiers de votre logo et voulez représen­ter vos couleurs par tous les moyens pos­si­bles ? Per­son­nalisez vos bil­lets en toute sim­plic­ité grâce à notre out­il intu­itif. C’est aus­si un moyen de mon­tr­er que vous êtes une organ­i­sa­tion sérieuse, et les étu­di­ants se rap­pelleront plus facile­ment de vous si votre logo est bien vis­i­ble sur leur bil­let.

6. Imprimer et placarder des affiches

Imprimez des affich­es et plac­ardez-les à des endroits stratégiques : écoles, bars, clubs de sport, etc. Ce canal de com­mu­ni­ca­tion et de mar­ket­ing en voie de dis­pari­tion pour la plu­part des organ­i­sa­tions ne l’est pas du tout pour les soirées étu­di­antes.

Deman­dez aux élèves les plus tal­entueux de l’école de se charg­er du graphisme, car plus l’affiche est atti­rante, plus vous allez créer de l’attente autour de votre soirée étu­di­ante. Si en plus, les étu­di­ants la voient régulière­ment au cours de leurs journées, ils n’auront qu’une hâte : que la fête com­mence  !

Atten­tion tout de même aux coûts d’impression. Deman­dez à votre école si vous pou­vez y imprimer des grands for­mats en haute qual­ité. Cela fera baiss­er vos dépens­es !

7. Prévoir des boissons

Gér­er les bois­sons lors d’un événe­ment n’est pas aus­si sim­ple qu’on pour­rait le croire. En fonc­tion du lieu choisi, il peut vous revenir la tâche de prévoir les bois­sons et tout ce qui va avec : com­mande, livrai­son, quan­tité, prix, con­signes, etc. Si vous en com­man­dez trop, vous aurez dépen­sé une par­tie de votre bud­get pour rien. Si vous en avez trop peu, vos étu­di­ants vont râler. Soyez donc atten­tifs à tous les détails.

Lors des soirées étu­di­antes, des tick­ets bois­sons sont générale­ment com­pris dans les préventes, et c’est une chose en plus à gér­er pour les organ­isa­teurs. Prévoyez tout à l’avance pour ne pas être en panique au dernier moment. Enfin, veillez à vari­er entre les bois­sons alcoolisées, les softs, et l’eau. C’est en pas­sant du côté organ­isa­teur de la bar­rière qu’on se rend vrai­ment compte qu’un inci­dent est vite arrivé, et que pro­pos­er gra­tu­ite­ment de l’eau, voire des softs, peut large­ment réduire tout débor­de­ment.

8. Booker des DJs

En 2019, qui n’a pas au moins un DJ dans sa classe ? Qui n’a pas un ami, ou un ami d’un ami qui mixe dans les soirées d’appartements ou dans les bars de la ville ? Si vous ne voyez absol­u­ment pas qui book­er pour votre soirée étu­di­ante, par­lez-en autour de vous et le bouche-à-oreille fera son oeu­vre. Une fois le ou les DJs trou­vés, assurez-vous que tout est rég­lo : con­trat, matériel, assur­ance, droits SACEM.

9. Contrôler les accès à votre soirée

Disponible sur l’App Store et le Play Store, l’application WeezA­c­cess vous per­met de scan­ner vos bil­lets en un clin d’oeil. Tous vos bil­lets sont uniques, et toute ten­ta­tive de fraude sera détec­tée par l’application. La sécu­rité de votre événe­ment est ain­si opti­male.

Lors du choix du lieu, deman­dez bien si un ser­vice de sécu­rité est com­pris dans la loca­tion et com­bi­en d’agents sont disponibles — pour les entrées et sor­ties, pour l’intérieur du lieu égale­ment.

10. Choisir une billetterie aux multiples fonctionnalités

L’avantage d’une plate­forme de bil­let­terie tout-en-un est qu’elle vous offre une infinité d’options. Vous pou­vez ain­si vous dif­férenci­er des autres soirées étu­di­antes et pro­pos­er une expéri­ence totale­ment dématéri­al­isée. Par exem­ple, créez des codes pro­mo pour les étu­di­ants de votre école. Vendez des pro­duits en même temps que vous vendez des bil­lets — t‑shirts, cas­quettes, décap­suleurs, etc. Et tout ça depuis votre canapé !

Vous êtes prêts à lancer la pré­pa­ra­tion de votre soirée étu­di­ante ? Décou­vrez toutes les fonc­tion­nal­ités de Weezevent, tail­lées pour les soirées étu­di­antes, en cli­quant sur le bou­ton ci-dessous :

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