10 astuces pour organiser la meilleure soirée étudiante

10 astuces pour organiser la meilleure soirée étudiante

Les soirées étudiantes et leur organi­sation néces­sitent une prépa­ration parti­cu­lière. Choisir des outils en ligne est alors une bonne manière de s’adapter aux pratiques des étudiants. En tant que plate­forme de billet­terie en ligne, nous accom­pa­gnons les organi­sa­teurs de soirées étudiantes depuis plus de 10 ans et avons retenu leurs meilleures astuces. Voici donc comment organiser une soirée étudiante tout en y prenant du plaisir.

Sommaire

  1. Commencer par les 3 éléments de base
  2. Vendre des préventes et des e‑billets
  3. Publier sur les réseaux sociaux
  4. Récolter des infor­ma­tions sur les étudiants
  5. Person­na­liser vos e‑billets
  6. Imprimer et placarder des affiches
  7. Prévoir des boissons
  8. Booker des DJs
  9. Contrôler les accès à votre soirée
  10. Choisir une billet­terie aux multiples fonction­na­lités

1. Commencer par les 3 éléments de base

Sans eux, impos­sible de lancer une soirée étudiante : le concept, les finan­ce­ments, et le lieu. Avant même de vous lancer dans la prépa­ration, vous devez vous pencher sur le thème de votre soirée, afin de vous diffé­rencier des autres soirées étudiantes et ainsi attirer un nombre suffisant de parti­ci­pants. Il en va de même pour les finan­ce­ments. Il est probable que votre soirée vous rapporte de l’argent, mais vous devrez tout de même disposer d’une tréso­rerie pour avancer certains frais. Vous pouvez demander à votre école — ou à d’autres organi­sa­tions — de vous faire un don pour vous lancer, en prévoyant un budget afin d’être autonome après la première soirée. Les radios sont aussi à contacter ! Enfin, comment organiser une soirée étudiante sans avoir de lieu ? Nous avons listé les critères de choix et des astuces pour trouver un lieu original — bar, club, boîte de nuit, bateau, etc.

2. Vendre des préventes et des e‑billets

Une fois que vous avez réuni tous les éléments cités précé­demment, il est temps de s’attaquer au marketing, et à la vente de billets. Les préventes sont incon­tour­nables dans les soirées étudiantes. Le principe de base est simple : une remise est accordée aux étudiants qui achètent leur place à l’avance.

Avec une plate­forme de billet­terie en ligne, les tarifs earlybird sont paramé­trables et program­mables à l’avance en quelques clics. Tout est détaillé dans notre article dédié. Vous n’avez même pas à imprimer les billets, les étudiants peuvent les télécharger sur leur téléphone, et ne les imprimer que si néces­saire.

3. Publier sur les réseaux sociaux

Si votre soirée étudiante est limitée aux personnes de votre école, vous n’aurez qu’à créer un événement Facebook — avec le lien de votre mini-site Weezevent — que vous publierez sur le groupe Facebook des étudiants de votre école. Si elle est ouverte à tous publics, demandez à des connais­sances de publier votre événement Facebook sur les groupes étudiants de leurs écoles. Publiez également vous-même sur les groupes étudiants de votre ville.

Une technique marketing courante consiste aussi à faire gagner quelques places à travers des jeux concours. Peu importe les règles, il faut à tout prix que les parti­ci­pants aux concours likent et/ou partagent une publi­cation de votre événement, pour que celui-ci gagne d’un seul coup en visibilité.

Instagram est également un allié dans votre campagne marketing. De plus en plus d’étudiants ont des comptes Instagram avec des centaines, voire des milliers d’abonnés. Demandez-leur de publier une story avec un message vantant votre soirée — et un lien rediri­geant vers votre événement — en échange d’une ou plusieurs places pour votre soirée. Si sa commu­nauté est localisée dans votre ville et suit ses recom­man­da­tions, il y a de fortes chances que l’opération soit rentable.

4. Récolter des informations sur les étudiants

Les réseaux sociaux sont une bonne manière de rendre votre soirée étudiante visible, mais ils sont parfois capri­cieux lorsqu’il s’agit de fidéli­sation. Grâce à une plate­forme de billet­terie en ligne, vous récupérez les adresses e‑mail de tous les parti­ci­pants et vous pouvez ainsi les relancer avec des campagnes marketing si vous organisez plusieurs soirées tout au long de l’année. Avec un formu­laire person­na­lisée, vous pouvez également leur demander des infor­ma­tions supplé­men­taires, comme une pièce d’identité si votre soirée étudiante est interdite aux mineurs.

5. Personnaliser vos e‑billets

Vous êtes fiers de votre logo et voulez repré­senter vos couleurs par tous les moyens possibles ? Person­na­lisez vos billets en toute simplicité grâce à notre outil intuitif. C’est aussi un moyen de montrer que vous êtes une organi­sation sérieuse, et les étudiants se rappel­leront plus facilement de vous si votre logo est bien visible sur leur billet.

6. Imprimer et placarder des affiches

Imprimez des affiches et placardez-les à des endroits straté­giques : écoles, bars, clubs de sport, etc. Ce canal de commu­ni­cation et de marketing en voie de dispa­rition pour la plupart des organi­sa­tions ne l’est pas du tout pour les soirées étudiantes.

Demandez aux élèves les plus talen­tueux de l’école de se charger du graphisme, car plus l’affiche est attirante, plus vous allez créer de l’attente autour de votre soirée étudiante. Si en plus, les étudiants la voient réguliè­rement au cours de leurs journées, ils n’auront qu’une hâte : que la fête commence  !

Attention tout de même aux coûts d’impression. Demandez à votre école si vous pouvez y imprimer des grands formats en haute qualité. Cela fera baisser vos dépenses !

7. Prévoir des boissons

Gérer les boissons lors d’un événement n’est pas aussi simple qu’on pourrait le croire. En fonction du lieu choisi, il peut vous revenir la tâche de prévoir les boissons et tout ce qui va avec : commande, livraison, quantité, prix, consignes, etc. Si vous en commandez trop, vous aurez dépensé une partie de votre budget pour rien. Si vous en avez trop peu, vos étudiants vont râler. Soyez donc attentifs à tous les détails.

Lors des soirées étudiantes, des tickets boissons sont généra­lement compris dans les préventes, et c’est une chose en plus à gérer pour les organi­sa­teurs. Prévoyez tout à l’avance pour ne pas être en panique au dernier moment. Enfin, veillez à varier entre les boissons alcoo­lisées, les softs, et l’eau. C’est en passant du côté organi­sateur de la barrière qu’on se rend vraiment compte qu’un incident est vite arrivé, et que proposer gratui­tement de l’eau, voire des softs, peut largement réduire tout débor­dement.

8. Booker des DJs

En 2019, qui n’a pas au moins un DJ dans sa classe ? Qui n’a pas un ami, ou un ami d’un ami qui mixe dans les soirées d’appartements ou dans les bars de la ville ? Si vous ne voyez absolument pas qui booker pour votre soirée étudiante, parlez-en autour de vous et le bouche-à-oreille fera son oeuvre. Une fois le ou les DJs trouvés, assurez-vous que tout est réglo : contrat, matériel, assurance, droits SACEM.

9. Contrôler les accès à votre soirée

Dispo­nible sur l’App Store et le Play Store, l’application WeezAccess vous permet de scanner vos billets en un clin d’oeil. Tous vos billets sont uniques, et toute tentative de fraude sera détectée par l’application. La sécurité de votre événement est ainsi optimale.

Lors du choix du lieu, demandez bien si un service de sécurité est compris dans la location et combien d’agents sont dispo­nibles — pour les entrées et sorties, pour l’intérieur du lieu également.

10. Choisir une billetterie aux multiples fonctionnalités

L’avantage d’une plate­forme de billet­terie tout-en-un est qu’elle vous offre une infinité d’options. Vous pouvez ainsi vous diffé­rencier des autres soirées étudiantes et proposer une expérience totalement dématé­ria­lisée. Par exemple, créez des codes promo pour les étudiants de votre école. Vendez des produits en même temps que vous vendez des billets — t‑shirts, casquettes, décap­su­leurs, etc. Et tout ça depuis votre canapé !

Vous êtes prêts à lancer la prépa­ration de votre soirée étudiante ? Découvrez toutes les fonction­na­lités de Weezevent, taillées pour les soirées étudiantes, en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Organiser une soirée étudiante

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