Comment déterminer le prix des billets pour son événement ?

Comment déterminer le prix des billets pour son événement ?

Un organi­sateur d’événement doit maîtriser une multitude de détails et prendre de nombreuses décisions impor­tantes. Parmi ces dernières, le choix du prix des billets est crucial. Si le prix des billets est trop élevé, les parti­ci­pants n’accepteront pas de débourser la somme demandée et ne se rendront donc pas à votre événement. Au contraire, des billets vendus à un prix trop faible ne vous permet­tront pas d’engranger des recettes suffi­santes pour couvrir toutes vos dépenses. Pire, un prix bas peut donner l’impression que votre événement n’est pas assez intéressant pour vos poten­tiels parti­ci­pants.

Afin d’éviter toutes ces embûches lors du choix du prix de votre événement, nous avons sélec­tionné les meilleures astuces observées chez nos organi­sa­teurs.

Sommaire

  1. Anticiper les coûts et les dépenses
  2. Déter­miner le prix des billets
  3. Multi­plier les options de prix
  4. Choisir sa billet­terie en ligne

1. Anticiper les coûts et les dépenses

Lister les dépenses réalisées et à venir

Vous le savez mieux que personne, les événe­ments vous obligent à réaliser de nombreuses check­lists. La décision du prix n’y échappe pas ! Commencez par créer des catégories liées à vos dépenses et listez‑y un maximum d’éléments : restau­ration, boissons, décoration, animation, matériel, etc. Ce n’est pas le moment de choisir ce que vous allez finalement dépenser ou non, mais bien de recenser tout ce dont vous allez proba­blement avoir besoin.

Affiner les coûts et votre budget

C’est le moment de faire des choix parmi votre liste exhaustive. Retrouvez les dépenses effec­tuées à l’occasion d’événements que vous avez organisés par le passé. Vous gagnerez un temps précieux, mais soyez tout de même vigilants aux change­ments qui peuvent avoir lieu selon les fournis­seurs. Demandez-leur des devis si vous pensez que leurs prix ont changé ou si c’est la première fois que vous faites appel à leurs services. Si vous n’avez aucune possi­bilité d’accéder aux prix de vente, faites-en une estimation haute afin d’éviter les mauvaises surprises. Enfin, faites le tri et sélec­tionnez seulement les dépenses néces­saires.

En commençant par lister un maximum de dépenses, puis en affinant les coûts, vous aurez un aperçu assez précis des recettes que vous devrez effectuer pour couvrir vos dépenses. Plus vous avancerez dans l’organisation de votre événement, plus vous saurez comment équilibrer la balance dépenses/recettes et faire des choix straté­giques quant au prix de vente de vos billets. Selon les typologies d’événements, la date d’annonce du prix varie. Les événe­ments de taille impor­tante ou profes­sionnels commu­niquent leurs prix de vente plusieurs mois à l’avance. Les soirées et événe­ments de taille plus restreinte se contentent de quelques semaines. À vous de jouer !

2. Déterminer le prix des billets

Comparer les prix des événements locaux

Sur Facebook (section Événe­ments ou appli­cation Local), dans les magazines locaux ou sur Internet, comparez les prix des événe­ments similaires se déroulant dans votre ville. Ne vous focalisez pas seulement sur le prix de vente final, mais aussi sur la clientèle ciblée, la locali­sation précise de l’événement, sa durée, les trans­ports, les anima­tions et inter­ve­nants présents. Cela vous permet d’ajuster la jauge en fonction de là où vous vous situez par rapport à ces événe­ments proches de vous.

Prévoir un budget dépenses/recettes équilibré

Planifier un budget équilibré est le minimum requis lorsque l’on organise un événement — sauf dans certains cas plutôt rares. Ensuite, selon les situa­tions et les oppor­tu­nités qui se présentent à vous, il est possible d’obtenir des bénéfices. Seules les associa­tions ont un intérêt moindre à réaliser des bénéfices, car elles doivent présenter un budget prévi­sionnel à l’équilibre parfait pour obtenir des subven­tions. Si vous souhaitez organiser des événe­ments avec une fréquence régulière, visez d’abord l’équilibre, puis tentez d’augmenter les bénéfices à chaque édition, sans toutefois avoir les yeux plus gros que le ventre. C’est en procédant palier par palier que vous allez péren­niser vos événe­ments.

Décider avec l’ensemble des informations

Dépenses réalisées, coût prévi­sionnels, prix des événe­ments locaux, et équilibre du budget sont les éléments clés qui vont vous aider à déter­miner le prix de vente de vos billets. Selon les infor­ma­tions rassem­blées et vos objectifs, toute votre stratégie devra se baser sur un équilibre entre tous les éléments cités précé­demment.

3. Multiplier les options de prix

Mettre en place plusieurs prix

De plus en plus d’événements réalisent des opéra­tions de préventes efficaces grâce au tarif “early bird”. Le message à commu­niquer est clair et limpide : “réservez votre billet dès maintenant et écono­misez x% du prix du billet”. Certains événe­ments ont recours à un tarif early bird, puis à un tarif regular. D’autres poussent la démarche plus loin avec 3 ou 4 tarifs diffé­rents, mis en vente à 3 ou 4 périodes diffé­rentes.

Voici un exemple parlant, pour un événement qui aurait lieu en juillet de l’année N :

  • Juillet – Décembre, année N‑1 : mise en vente du tarif very early bird à ‑50%
  • Janvier – Mai, année N : mise en vente du tarif early bird à ‑30%
  • Juin – Juillet, année N : mise en vente du tarif last promotion à ‑15%
  • Juillet 2020, année N : mise en vente du tarif regular au prix normal

Ceci n’est qu’un exemple. Le nombre de tarifs et la durée des campagnes de promotion peut varier. Il est également possible de recourir à un tarif réduit en ligne et à un tarif normal sur place. Vous pouvez ainsi réaliser plus de préventes et être plus détendu avant l’événement.

Enfin, proposez des tarifs réduits pour les étudiants, les personnes à mobilité réduite, les seniors, les personnes en recherche d’emploi, ou toute autre catégorie que vous jugeriez perti­nente.

Proposer un prix libre

Pourquoi seriez-vous les seuls décideurs de vos prix de vente ? Les premiers concernés, vos parti­ci­pants, ont aussi leur mot à dire. Proposez un tarif libre et laissez vos parti­ci­pants choisir le prix qui leur semble le plus juste. Généra­lement, c’est une pratique qu’ils accueillent favora­blement et qui renforce leur confiance envers les organi­sa­teurs d’événements.

Offrir des codes promo

Faites plaisir à vos amis, collègues, fournis­seurs, presta­taires, ou clients fidèles en leur envoyant des codes de promotion. Ils sont très faciles à paramétrer et vous permettent de gagner en visibilité tout en offrant des privi­lèges aux personnes fidèles à vos événe­ments.

4. Choisir sa billetterie en ligne

Avec une billet­terie en ligne, profitez de multiples options et de tous les outils néces­saires au choix des prix de vos billets. Une solution de billet­terie en ligne vous offre également des canaux de vente — mini-site, intégration en 2 clics sur votre site — et de commu­ni­cation qui sont tout aussi impor­tants que le prix de vos billets.

Pour organiser des événe­ments réussis, découvrez tous les avantages de nos solutions en cliquant sur le bouton ci-dessous :

Organiser un événement

Partager cet article