7 conseils pour organiser un salon professionnel

7 conseils pour organiser un salon professionnel

Organiser un salon profes­sionnel est une tâche passion­nante, qui peut aussi s’avérer difficile lorsque vous ne disposez pas des compé­tences adéquates en matière d’organisation d’événement. Sans une bonne plani­fi­cation, des ressources adaptées et une gestion proactive, votre évènement profes­sionnel peut devenir un véritable cauchemar logis­tique et marketing, aussi bien pour vous que pour vos parte­naires et parti­ci­pants.

Les entre­prises parti­cipant à votre salon profes­sionnel font de cet évènement une véritable oppor­tunité de commu­niquer, d’exposer et vendre leurs produits et surtout leur marque, de nouer de nouveaux parte­na­riats, et d’entrer direc­tement en contact avec des clients poten­tiels ou actuels. Ces entre­prises et parti­ci­pants attendent donc beaucoup de votre part en matière de plani­fi­cation et d’organisation de cet évènement.

Retrouvez nos 7 conseils pour organiser un salon profes­sionnel et que celui-ci soit un véritable succès !

1 – Planifier bien à l’avance

Se lancer direc­tement dans l’organisation du salon est un piège à éviter absolument, qui vous mènera à oublier des détails cruciaux au bon dérou­lement de votre évènement profes­sionnel. Planifier, élaborer un plan d’action bien à l’avance augmente signi­fi­ca­ti­vement les chances de réussite de l’organisation de votre évènement. Concrè­tement, avant de faire quoi que ce soit concernant l’organisation même du salon, vous devez vous donner assez de temps pour :

  • Établir les objectifs du salon
  • Estimer le potentiel de votre évènement
  • Définir un budget – même approxi­matif
  • Rédiger votre cahier des charges
  • Élaborer un plan marketing
  • Recenser les lieux probables de l’événement
  • Estimer les besoins en matériel, personnel, etc.

2 – Trouver un lieu qui convient à vos besoins et à ceux des participants

Le choix du lieu pour organiser un salon profes­sionnel est d’une impor­tance primor­diale. Il doit donc s’effectuer en tenant compte de vos besoins et surtout de ceux des parti­ci­pants au salon. L’adéquation de la localité pour l’évènement compte beaucoup : la ville ou la localité choisie attirera-t-elle le plus grand nombre de parti­ci­pants ? Est-elle facilement acces­sible pour les parti­ci­pants envisagés au salon ? À ce niveau, vous devez tenir compte de l’attrait et de l’accessibilité de la ville ou de la localité de votre choix (présence de moyens de transport adéquats, surtout si les parti­ci­pants viennent de loin) mais aussi des condi­tions météo­ro­lo­giques. 

De même, l’accessibilité et la praticité de l’emplacement lui-même sont très impor­tantes : y a‑t-il plusieurs entrées, des places de parking, des accès PMR/PSH, des sorties de secours, assez d’espace pour circuler sans encombre, assez d’espace pour tous les stands ? Aussi, le nombre de parti­ci­pants attendus est important et doit vous guider dans le choix du lieu idéal. Organisez-vous un salon profes­sionnel de petite, moyenne ou grande envergure ? Des espaces comme les salles de réunion, les espaces culturels, et les salles de confé­rence des hôtels sont généra­lement adaptés pour les salons de petite et de moyenne taille ; pour les grands salons, il est préfé­rable d’opter pour des espaces comme des salles de congrès ou des parcs des exposi­tions.

3 – Choisir une date qui ne coïncide pas avec celle d’autres événements importants

Comme le choix du lieu, celui de la date du salon n’est pas anodin. Vous devez absolument éviter d’organiser votre salon profes­sionnel à la même période que d’autres événe­ments impor­tants pour toutes les catégories de parti­ci­pants (entre­prises, parte­naires, parti­ci­pants). Ces événe­ments impor­tants peuvent aussi bien être des fêtes comme d’autres salons. Il peut toutefois s’avérer pertinent d’organiser votre salon à la même date/période que ces autres évène­ments impor­tants, si et seulement si vous souhaitez et pouvez profiter du trafic que généreront ces événe­ments !

4 – Trouver des sponsors/partenaires

Les sponsors sont essen­tiels pour la promotion et la réussite des événe­ments profes­sionnels comme un salon. Il est donc primordial de trouver plusieurs parte­naires ou un principal sponsor. Celui-ci doit jouir d’une grande expérience dans votre secteur cible et être considéré comme un véritable expert par les parti­ci­pants au salon. Afin que chaque parti bénéficie de ce parte­nariat, envisagez d’établir un contrat de type commercial, où votre parte­naire vous donnera par exemple des conseils marketing, des bases de données de clients, des espaces d’affichage, etc., en contre­partie d’une grande visibilité et de la gratuité de certains services pour lui avant, pendant, et après le salon.

5 – Faire les bons choix d’exécution du plan marketing

Il est question ici de la promotion de votre salon, dont un pan est déjà assuré par le sponsoring. Sinon, pour ce qui est de la promotion tradi­tion­nelle pour ce type d’événement profes­sionnel, vous devez faire les bons choix marketing et organi­sa­tionnels. Les principaux choix à effectuer à ce niveau concernent la vente de billets et de stands aux parti­ci­pants et publics. Pour cela, vous devez utiliser de préfé­rence diffé­rents outils et canaux comme les appels à froid, les annonces par e‑mail, les affiches, la commu­ni­cation sur les réseaux sociaux en vous assurant de toujours viser le public cible pour votre salon.

Opter pour une solution de billetterie/d’inscription en ligne

S’agissant de la vente de billets, optez pour une plate­forme d’inscription ou une solution de billet­terie en ligne comme Weezevent pour faciliter votre gestion. Cette solution de billet­terie peut s’intégrer direc­tement au site de votre salon, vous fournit un mini-site de vente le cas échéant, et vous permet également d’effectuer direc­tement des relances de parti­ci­pants tout comme envoyer vos invita­tions et accré­di­ta­tions.

Opter pour des solutions de contrôle des participants et de dématérialisation des transactions

De même, pour une sécurité optimale des transac­tions et pour éviter la fraude, optez pour une solution de contrôle des entrées et des accès parti­ci­pants le jour du salon, voire un système de dématé­ria­li­sation des paiements. Cette dernière solution vous permet par exemple de contrôler et gérer les transac­tions liées à vos stands merchan­dising, vos food-trucks, et vos bars.

Prévoir des supports marketing sur site

Par ailleurs, il est important de créer des supports marketing comme des bannières, signes direc­tionnels ou prospectus afin de booster la promotion de votre événement. Pour cela, n’hésitez pas à exter­na­liser cette tâche à défaut de recruter du personnel.

6 – Prévoir des divertissements, de la nourriture et de la boisson

Les diver­tis­se­ments, la nourriture et la boisson sont impor­tants et font partie intégrante d’un salon profes­sionnel. Les diver­tis­se­ments permet­tront de conso­lider l’enthousiasme des visiteurs et des entre­prises parti­cipant au salon. Quant à la nourriture et la boisson, vos parti­ci­pants auront besoin de reprendre de l’énergie et de se désal­térer. Vous pourriez d’ailleurs prévoir des repas à emporter pour les personnels des stands, qui sont souvent dans l’impossibilité de quitter leurs postes au cours de l’événement.

7 – Faire un suivi après le salon

En matière d’organisation d’événements profes­sionnels, il est important pour vous de réaliser un véritable suivi de vos parti­ci­pants et parte­naires suite à votre salon. Cela permet de garder une relation positive et de confiance avec ces acteurs, ce qui est très important pour les prochains événe­ments que vous aurez à organiser. N’hésitez pas à solli­citer les commen­taires de ces parti­ci­pants par rapport à l’organisation et à l’expérience qu’ils ont vécue afin d’améliorer vos prochaines éditions.

Quoi qu’il en soit, tout au long de l’organisation, faites attention aux détails, prévoyez des plans B et assurez-vous toujours que vos choix offriront une expérience unique aux parti­ci­pants, et permet­tront à ces derniers d’atteindre leurs objectifs inhérents à votre salon.

Vous aussi, organisez votre salon profes­sionnel simplement avec Weezevent en cliquant ci-dessous :

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