Organisez un cocktail pour votre événement pro

Organisez un cocktail pour votre événement pro

Vous souhaitez organ­is­er un événe­ment pro­fes­sion­nel ? Un moment pour échang­er avec vos prospects, parte­naires ou clients, les fidélis­er ou les con­quérir ? Le for­mat du cock­tail est une bonne occa­sion pour faire du net­work­ing avec un nom­bre de per­son­nes restreint. Créez un événe­ment unique qui rap­proche autour d’apéritifs et d’un buf­fet.

Le for­mat cock­tail est une bonne alter­na­tive aux dîn­ers assis qui ne favorisent pas une dynamique de mou­ve­ment et d’échanges. Le for­mat cock­tail incite au net­work­ing car tout le monde est debout et peut déje­uner ou dîn­er tout en dis­cu­tant et en se déplaçant. Afin de créer des con­di­tions de con­ver­sa­tions et de ren­con­tres opti­males, et pour établir des rela­tions fortes avec et entres vos invités, l’organisation de votre cock­tail doit être par­faite.

Définir le format

Beau­coup d’idées peu­vent être rangées der­rière le terme “cock­tail”. À vous de réfléchir au for­mat le plus oppor­tun. Est-ce un cock­tail dîna­toire ou déje­u­na­toire ? Est-il inté­gré à un autre événe­ment — con­ven­tion, événe­ment annuel de l’entreprise ? Qui sont vos invités ? Qu’attendez-vous de cet événe­ment : élargir vos rela­tions pro­fes­sion­nelles, obtenir de nou­veaux clients, fidélis­er vos clients actuels… Autant de ques­tions et d’objectifs qui vous per­me­t­tront de pos­er le cadre de votre événe­ment.

Réserver le lieu parfait

Pour l’organisation d’un événe­ment, le lieu est sou­vent un point cen­tral et stratégique. Il l’est encore plus dans le cas d’un cock­tail, dont le lieu se doit d’être à la hau­teur de vos objec­tifs et de vos invités. Accueillez-les dans un lieu inédit, orig­i­nal ou représen­tatif de votre entreprise/activité/thème. La pre­mière impres­sion de vos invités à votre cock­tail sera bien celle du lieu, alors ne vous pré­cip­itez pas dans le choix. N’hésitez pas à sor­tir du cadre, à chercher des lieux inat­ten­dus pour qu’ils s’y sen­tent comme des VIPs.

N’oubliez les aspects pra­tiques. Votre lieu doit être acces­si­ble pour vos invités, en trans­ports en com­mun et/ou voiture. La présence d’un espace vert, en extérieur si pos­si­ble, est tou­jours un plus.

Fixer une date en semaine

Un point peut sem­bler évi­dent mais impor­tant à rap­pel­er : un événe­ment pro­fes­sion­nel a très sou­vent lieu en semaine. Vos par­tic­i­pants seront plus favor­ables à se réserv­er une soirée ou un déje­uner pro en semaine. Faites atten­tion aux autres événe­ments pro aux­quels ils pour­raient par­ticiper. Pour des raisons pra­tiques et afin de vous assur­er de leur venue, veillez à bien les prévenir en amont de votre cock­tail.

S’assurer de la présence des invités

Afin d’être cer­tain de la venue de vos invités, prévenez-les assez tôt avec un clas­sique “Save The Date”, suivi d’une invi­ta­tion per­son­nal­isée et de relances. Facilitez la sauve­g­arde de cet événe­ment grâce aux appli­ca­tions mobiles : Google Agen­da, Cal­en­dri­er iOS, événe­ments Face­book, etc. Pour gér­er vos invi­ta­tions et inscrip­tions, créez votre plate­forme d’inscription per­son­nal­isé pour vous faciliter la vie et gag­n­er du temps. Le jour J, vous aurez en un coup d’œil les infor­ma­tions de tous vos invités et con­trôlerez les entrées si vous le souhaitez.

Choisir les bons prestataires

L’ambiance de votre cock­tail est aus­si impor­tante que le lieu. Accueillez vos invités dans une ambiance per­me­t­tant de bris­er la glace et créer des ren­con­tres rapi­de­ment. Pour l’occasion, vous pou­vez éventuelle­ment penser à des ani­ma­tions, des stands et zones spé­ci­fiques. Portez une atten­tion toute par­ti­c­ulière aux prestataires et inter­venants aux­quels vous souhaitez faire appel. Le for­mat cock­tail per­met d’être avec vos clients et prospects dans un for­mat informel, alors oubliez les présen­ta­tions et dis­cours trop pom­peux. Favorisez des ani­ma­tions et inter­ven­tions cour­tes, incitez vos invités à y par­ticiper et à inter­a­gir.

Les petits plus d’un événement professionnel

Les petits plus sont les élé­ments dont les invités se rap­pelleront une fois votre événe­ment ter­miné. Cela peut être une activ­ité et un thème par­ti­c­uliers, une bois­son ou un plat orig­i­nal, des good­ies et atten­tions offertes lors du cock­tail, un remer­ciement per­son­nal­isé à la suite de l’événement… Ne min­imisez pas ces gestes car ils peu­vent faire toute la dif­férence !

Vous avez tous les ingré­di­ents pour pré­par­er le cock­tail par­fait. Vous n’avez plus qu’à adaptez ces con­seils aux parti­cu­la­rités de votre entre­prise !

Vous aus­si, organ­isez un cock­tail pour votre événe­ment pro­fes­sion­nel avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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