4 conseils et idées pour organiser un événement professionnel original

4 conseils et idées pour organiser un événement professionnel original

Un événe­ment pour vos col­lab­o­ra­teurs, un sémi­naire, un col­loque, ou une soirée pour des clients et prospects, … les événe­ments pro­fes­sion­nels sont inévita­bles et moteurs pour le business.

Que ce soit pour remerci­er, fêter, fédér­er, fidélis­er ou encore annon­cer une nou­veauté, … les occa­sions d’un événe­ment pro­fes­sion­nel sont nom­breuses et deman­dent une pré­pa­ra­tion, un peu d’inspiration et de l’organisation. Et pour­tant, on en a par­fois une petite impres­sion de déjà vu, un manque d’originalité.

Dans cet arti­cle, nous vous livrons 4 con­seils et idées pour faire de votre événe­ment d’en­tre­prise une réussite !

Sommaire

  1. Accueil­lir dans un lieu qui sort du cadre
  2. Ani­mer l’événement
  3. Répon­dre aux besoins des invités
  4. Encour­ager l’échange et la créa­tion de liens

1. Accueillir dans un lieu qui sort du cadre

Mar­quez l’esprit de vos col­lab­o­ra­teurs et/ou clients en les accueil­lant dans un lieu jamais vu, décalé, orig­i­nal ou encore inattendu !

Pour un événement interne

Sor­tir du cadre de tra­vail pour un événe­ment interne ne peut être que béné­fique, que ce soit pour un team build­ing, un groupe de tra­vail ou autres. Désor­mais de plus en plus de lieux, non des­tinés à l’origine à des événe­ments d’entreprise, en accueil­lent : lofts, stu­dios, bars/restaurants, cafés, galeries, … On voit aus­si de nou­veaux espaces de cowork­ing et de co-meet­ing se mul­ti­pli­er et louer leurs espaces. Une soirée ou un événe­ment dans ces types de cadres favorise un accueil chaleureux, dans un envi­ron­nement dif­férent, hors des bureaux afin de sor­tir les col­lab­o­ra­teurs de leur quotidien.

Pour un événement client

Accueil­lir ses clients dans un lieu d’exception, orig­i­nal ou bien loin de l’image “cor­po­rate”, est égale­ment une façon de mar­quer les esprits et de mon­tr­er l’attention qui est portée à ses clients et/ou prospects. Le lieu doit être à l’image de l’entreprise ou de la soirée. C’est une bonne occa­sion de créer une thé­ma­tique à par­tir du lieu ou, à l’inverse, de chercher un lieu faisant écho à la thé­ma­tique souhaitée.

L’image de mar­que peut jouer : si elle se tourne vers l’innovation, la cul­ture ou encore le sport, le choix du lieu peut être directe­ment lié à l’ADN de l’entreprise et de l’image qu’elle souhaite véhiculer.

Idées de lieux originaux pour votre événement professionnel

  • Un com­plexe sportif (stade de foot ou de rug­by, piscine, haras, pati­noire, dojo…)
  • Un lieu fes­tif à thème (cabaret, rétro gam­ing, vintage…)
  • Un com­merce pri­vatisé (mag­a­sin de vête­ments, restau­rant, con­cept store…)
  • Un lieu cul­turel (musée, théâtre, galerie, opéra…)
  • Un lieu mobile (par­ty bus, péniche, et pourquoi pas même avion !)
  • Un lieu avec vue (rooftop, vue sur un mon­u­ment, depuis un mon­u­ment, vue 360°…)

Dans cet arti­cle décou­vrez 10 adress­es de lieux idéals pour votre événe­ment professionnel.

2. Animer l’événement

Éviter le ressenti “spectateur”

Afin de mar­quer les esprits, on le voit bien sou­vent, les mar­ques et les publics eux-mêmes sont deman­deurs d’interactions que ce soit avec la mar­que, le pro­duit, les col­lab­o­ra­teurs, … Tou­jours dans la même optique, ne pas rester spectateurs !

Sortir du cadre professionnel pour un événement original

Sus­citer l’intérêt, créer l’adhésion ou fédér­er son équipe peut se faire à tra­vers des ate­liers ou des ani­ma­tions, des défis, des inter­ven­tions qui sor­tent encore une fois de l’ordinaire et du secteur pro­fes­sion­nel. N’hésitez pas à puis­er vos idées d’an­i­ma­tions dans des univers absol­u­ment dif­férents que celui de votre entreprise.

Fédérer grâce à l’originalité

Par exem­ple, les activ­ités de sémi­naire d’en­tre­prise se diver­si­fient de plus en plus, on voit des activ­ités se dévelop­per dans toutes les thé­ma­tiques ! Aujourd’hui, les entre­pris­es pro­posent à leurs col­lab­o­ra­teurs des événe­ments tels que des ani­ma­tions sportives, créa­tives, atyp­iques comme des escape games, des ate­liers de cui­sine, de bras­sage de bière, des cours de musique, jeux de théâtre, de la réal­ité virtuelle, … On trou­ve mille et unes idées pour fédér­er ses équipes.

Pour présen­ter un nou­veau pro­duit, il est pos­si­ble de présen­ter la créa­tion de ce dernier, l’expertise qu’il peut y avoir der­rière (arti­sanat, tech­nolo­gie, …), de pro­pos­er des ani­ma­tions per­me­t­tant d’utiliser le pro­duit, de com­pren­dre ses usages.

Utiliser la technologie à votre disposition

Dig­i­talisez votre événe­ment, que ce soit en pro­posant du paiement dématéri­al­isé ou des inter­ac­tions via des out­ils tels que les puces NFC, de la réal­ité aug­men­tée ou virtuelle, …

Les mar­ques ne man­quent pas d’imagination ! N’ayez pas peur de faire de même pour vos événe­ments professionnels.

3. Répondre aux besoins des invités

Anticiper les attentes de vos participants et les dépasser

En fonc­tion du lieu, de la date et de l’ho­raire choi­sis, vous pou­vez anticiper cer­taines attentes qu’au­ront vos invités. Par exem­ple : le repas atten­du, le déroulé de l’événe­ment, le lieu (intérieur ou extérieur), la place néces­saire, les ani­ma­tions “clas­siques”.
Si vous ne pou­vez pas échap­per à cer­taines attentes de vos par­tic­i­pants (con­fort et sécu­rité en pre­mier lieu), vous pou­vez les sur­pren­dre en prenant le con­tre­pied de ce à quoi vous, ou les normes, les avez habitués.

Prenez de la hau­teur, et soyez créatif !

L’o­rig­i­nal­ité peut être trou­vée partout : dans le repas, le con­tenu de l’événe­ment, les invités, les inter­ven­tions, la déco­ra­tion, le dress-code…

Anticiper le nombre d’invités

Finis les list­ing excel à la main pour suiv­re le nom­bre d’invités et de RSVP en attente. Il est désor­mais pos­si­ble via des plate­formes d’inscription, d’in­vi­ta­tion ou de bil­let­terie d’avoir un suivi en temps réel. Selon le for­mat de votre événe­ment ajoutez le prix du bil­let ou de l’inscription. Sur place, con­trôlez les entrées grâce à un list­ing automa­tique­ment généré et télécharge­able.

Vous récupérez ain­si toutes les don­nées néces­saires pour relancer les infor­ma­tions pra­tiques, aver­tir en cas de change­ment de dernière minute ou deman­der un retour d’expérience suite à l’événement, par exemple.

Prévoir un budget en adéquation

Pour orchestr­er cor­recte­ment l’événe­ment pro­fes­sion­nel orig­i­nal que vous imag­inez, vous ne pou­vez pas vous pass­er d’un budget.

Pré­par­er le bud­get prévi­sion­nel d’un événe­ment est une étape clé, qui per­met de con­fron­ter de la manière la plus hon­nête pos­si­ble vos ambi­tions et vos moyens.

Vous avez peu de bud­get ? Décou­vrez tous nos con­seils pour réus­sir un événe­ment pro­fes­sion­nel orig­i­nal avec un bud­get réduit.

Astuce : Pour économiser, priv­ilégi­er les journées aux soirées et la semaine au week-end !

4. Encourager l’échange et la création de liens

Un événe­ment pro­fes­sion­nel est sou­vent l’occasion d’échanger, de ren­con­tr­er des futurs parte­naires, collaborateurs, … !

Il est tou­jours impor­tant de créer un envi­ron­nement prop­ice à l’échange, un espace plus calme, des temps d’échanges dédiés. Qu’il s’agisse d’une soirée ou d’un événe­ment d’en­tre­prise, le net­work­ing se fait naturelle­ment et per­met de dévelop­per les com­pé­tences et l’activité. Encore une fois, ne pas hésitez à créer des occa­sions dif­féren­ciantes pour encour­ager l’échange.

C’est d’ailleurs l’un des objec­tifs pos­si­bles dans l’organisation de votre événe­ment pro­fes­sion­nel, notam­ment dans le cas d’une présen­ta­tion face à des prospects, un événe­ment de recrute­ment ou d’intégration de nou­veaux col­lab­o­ra­teurs. De la même manière, dans cer­tains cas des activ­ités décalées per­me­t­tent de bris­er la glace.

Décou­vrez nos ressources complémentaires :

Vous aus­si, organ­isez votre événe­ment pro­fes­sion­nel sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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