Comment choisir la date de son événement ?

Comment choisir la date de son événement ?

Sommaire

  1. L’importance de la date parfaite
  2. Comment s’y prendre
  3. Des outils pour vous aider
  4. Les spéci­fi­cités des événe­ments en extérieur

Choisir une date repré­sente un vraie casse-tête pour les organi­sa­teurs d’événement, peu importe la taille et le secteur d’activité concernés. De nombreux paramètres entrent en jeu — aussi bien internes qu’externes à votre organi­sation. Depuis plus de 10 ans, nous suivons des milliers d’événements et vous proposons donc quelques astuces pour bien choisir la date de votre événement.

1. L’importance de la date parfaite

Cela semble logique mais faire une erreur en choisissant une “mauvaise date” peut avoir des réper­cus­sions désas­treuses sur votre événement. Par exemple, un événement ayant lieu en même temps que d’autres événe­ments du même type, dans la même ville, avec le même public, pourrait attirer un nombre insuf­fisant de parti­ci­pants et ainsi avoir des consé­quences négatives sur sa tréso­rerie — même si le budget était parfai­tement établi.

2. Comment s’y prendre

Étudiez d’abord votre cible et ses habitudes. Un événement qui veut attirer des étudiants doit s’adapter à leur rythme de vie et avoir plutôt lieu en fin de semaine, à partir du jeudi soir. Pour les familles, il est fortement conseillé d’organiser des événe­ments en week-end uniquement.

Ensuite, n’hésitez pas à tester des dates  — sans prendre de risques finan­ciers — si vous organisez des événe­ments réguliè­rement et à plusieurs créneaux horaires diffé­rents. Par exemple, pour des ateliers ou cours du soir, vous pouvez proposer deux jours diffé­rents afin d’attirer un public différent et surtout pour tester l’attractivité de la date. Ne prenez pas de risques inutiles si vous pensez qu’une date ne convient pas, surtout si c’est pour un événement unique.

N’oubliez pas votre bon sens. Ce sera toujours votre meilleur allié. Par exemple, on n’organise pas un événement en extérieur en novembre — en France en tout cas. Malheu­reu­sement, il peut parfois y avoir de mauvaises surprises — comme de la pluie en juillet, c’est pour cela qu’il faut également anticiper les imprévus (cf. dernière partie de l’article).

3. Des outils pour vous aider

Observez les événe­ments qui vont avoir lieu autour du vôtre — sur Facebook par exemple. N’hésitez pas à également vous abonner aux pages Facebook qui relaient l’actualité des événe­ments similaires au vôtre. Vous pouvez aussi prendre contact avec ces organi­sa­teurs par le biais des réseaux sociaux afin d’être informé des dates de leurs prochains événe­ments.

Si vous organisez fréquemment des événe­ments dans une même ville, vous pouvez faire la démarche de créer un groupe Facebook avec ces organi­sa­teurs afin de centra­liser toutes les infor­ma­tions. L’objectif est que tous les organi­sa­teurs d’événements de cette ville soient au courant des événe­ments à venir. Tout le monde y est gagnant et cela évite que des événe­ments similaires soient organisés aux mêmes moments.

Les spécificités des événements en extérieur

De plus en plus d’événements sont organisés en extérieur, et c’est bien plus qu’une mode : open air, concerts, festivals, cinéma en plein air… Tous les types d’événements se déclinent en plein air, pour que chacun retrouve un lien avec la nature !

Cependant, si ce format d’événement plaît autant, il n’est pas sans risque pour ses organi­sa­teurs. Pensez donc toujours à une solution de repli :

  • Décaler la date — au préalable, prévenez les invités, mettez-vous d’accord avec tous les presta­taires, et prévoyez les condi­tions de ce changement de date.
  • Préparer un plan B — un autre lieu, en intérieur. Attention cependant à ne pas verser d’arrhes, il ne faut pas que la solution de repli vous coûte trop cher !

Astuce : consultez très réguliè­rement Météo France car les prévi­sions peuvent changer à tout moment. Si vous désirez annuler ou reporter votre événement, soyez certains que cette initiative n’aura pas de consé­quences négatives sur votre tréso­rerie. N’annulez pas au dernier moment au risque d’avoir des problèmes avec vos presta­taires qui auront engagé des frais — transport, matières premières, etc.

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