Les entreprises organisent régulièrement des événements pour atteindre leurs objectifs : améliorer leur image de marque, présenter un nouveau produit ou service, proposer des formations, organiser des congrès ou des conventions…
En suivant quelques principes simples, vous pourrez vous aussi réussir l’organisation de votre événement professionnel. Dans cet article, nous vous partageons nos recommandations pour organiser un événement à la hauteur de vos attentes, et de celles de vos convives.
La planification est un outil essentiel pour atteindre l’objectif d’un événement d’entreprise.
Sommaire
1. Objectif, cible et typologie l’événement
Tous les événements professionnels ne se ressemblent pas. En effet, en fonction de votre objectif et de votre cible, la typologie de votre événement professionnel sera différente.
a) Objectif
Votre événement doit répondre à un objectif. Pour le déterminer, posez-vous la question : pourquoi est-ce que j’organise cet événement professionnel ?
Voici quelques exemples d’objectifs :
- lancer un nouveau produit ou service
- rassembler vos collaborateurs lors d’une soirée d’entreprise
- fédérer vos équipes autour d’un séminaire
- créer un moment de networking professionnel
- augmenter la notoriété de votre entreprise
- partager votre expertise auprès d’un public aguerri
b) La cible
La bonne définition de votre objectif vous permettra de proposer votre événement à la bonne cible. Est-il plus pertinent d’y inviter vos collaborateurs, vos clients, vos prospects ? Jusqu’à combien de personnes pouvez-vous accueillir lors de votre événement ?
c) La typologie
Une fois votre objectif et votre cible déterminés, vous aurez une idée plus précise de la typologie d’événement que vous devez organiser. Le format de votre événement doit être réfléchi pour attirer votre cible et maximiser sa participation.
Il peut, par exemple, d’agir de :
- une soirée dans un lieu festif
- une conférence dans un auditorium
- un périple sur plusieurs jours dans une ville étrangère
- une journée ponctuée de présentations et tables rondes
2. Lieu, date et horaire de l’événement
Une fois les grandes lignes de votre événement professionnel définies, il est temps de vous pencher sur les détails de son organisation tels que son lieu, sa date et ses horaires.
a) Lieu
Lors de votre recherche de lieu pour votre événement professionnel, gardez bien en tête le nombre de participants attendus. Ce nombre déterminera l’espace nécessaire à sa tenue.
N’oubliez pas que les événements en extérieur sont généralement plus informels que ceux se déroulant en intérieur.
Pour vous démarquer, faites de votre événement une expérience originale pour vos participants. Cela peut passer par un lieu atypique, ou encore une animation qui sort de l’ordinaire. Pour vous aider, nous vous livrons 4 conseils et idées pour organiser un événement professionnel original.
b) Date
Pour garantir la venue d’un maximum de participants à votre événement, le choix de la date doit être effectué avec le plus grand soin. Déterminez la date idéale en prenant en compte votre cible et ses habitudes. Réfléchissez à ses attentes en fonction de son âge, de sa situation familiale, ou encore de son activité professionnelle.
En plus de votre cible, vous devez également penser à la météo. Si vous prévoyez un événement en extérieur, vous éviterez naturellement les mois pluvieux et froids de votre région.
Facilitez vous la tâche en retrouvant tous nos conseils dans notre article de blog : Comment choisir la date de son événement ?
c) Horaires
Si cela peut sembler relever du détail, le choix des horaires de votre événement a toute son importance. Encore plus particulièrement s’agissant d’un événement professionnel !
Si votre événement entre dans le cadre des missions et du secteur d’activité de vos invités, une conférence spécialisée par exemple, rien ne vous empêche de l’organiser en pleine journée. En revanche, si votre événement est un moment de rencontres informelles et de networking, la fin de journée paraît plus appropriée.
Vos invités se rendront-ils à votre événement principalement en transports en communs ? Dans ce cas, prévoyez des horaires adaptés à ceux du réseau de transport de la ville de l’événement.
3. Budget de l’événement
Réaliser un budget, et s’y tenir, est un des piliers de l’organisation d’événement. Sans argent, il est difficile (mais pas impossible !) d’organiser un événement réussi.
D’un côté, listez vos moyens financiers : de combien d’argent disposez-vous pour organiser votre événement professionnel ? D’où provient cet argent ? Pouvez-vous facilement dépasser ce budget, ou au contraire devez-vous dépenser le moins possible ?
D’un autre côté, listez vos différents postes de dépenses (lieu de l’événement, prestataires, restauration etc.), et les coûts associés.
Pour vous aider à réaliser votre budget, découvrez notre article de blog : Les règles de base pour établir le budget de votre événement.
4. Contenu de l’événement
La prochaine étape consiste à penser et créer le déroulé de votre événement professionnel.
Pour y parvenir, vous posez vous les questions suivantes :
- Quels seront les grands temps forts et animations ?
- Qui seront les intervenants ?
- Comment accueillera-t-on les invités ? Qu’en est-il de la fin de
- l’événement ?
- En fonction de l’horaire, doit-on proposer une offre gourmande ?
- Sucrée ou salée ?
- …
Essayez de répondre à toutes les questions qu’un participant pourrait se poser avant de se rendre à votre événement. Ainsi, vous vous assurez une organisation aboutie, pour répondre à tous les besoins de vos invités.
5. Communication autour de l’événement
L’organisation de votre événement ne serait pas complète sans une bonne stratégie de communication. En effet, penser suffisamment en amont à votre stratégie de communication vous permettra d’attirer davantage de participants, et de les fidéliser.
a) Communiquer avant un événement professionnel
Avant votre événement professionnel, prévoyez plusieurs actions de communication pour attirer votre cible.
Pensez à varier les supports de vos prises de paroles : e-mailing, réseaux sociaux, site internet, presse etc. mais également leur format : texte, audio, vidéo, visuel…
Sachez que l’e-mailing reste un des leviers marketing les plus efficaces à ce jour. Pour vous aider à attirer des participants par ce moyen, découvrez deux articles de blog dédiés :
- Réussir un e‑mailing d’invitation à un événement
- Tous nos conseils pour communiquer par e‑mail avant votre événement
b) Communiquer pendant un événement professionnel
Le jour de votre événement professionnel, continuez à communiquer !
Cela peut vous permettre d’attirer de derniers participants intéressés, de fournir les informations nécessaires à tous, mais également d’élargir la portée de votre événement.
En effet, si des personnes vous suivent sur les réseaux mais n’ont pas pu ou souhaité se rendre à votre événement, vous pouvez tout de même leur partager les coulisses de cette journée pour leur donner envie de vous rejoindre lors de la prochaine édition.
c) Communiquer après un événement professionnel
La communication sur votre événement professionnel ne doit pas s’arrêter le jour de l’événement. Prévoyez d’autres actions, pour tirer parti de l’intérêt récent de votre cible pour votre événement.
Voici quelques exemple efficaces de communications à prévoir après votre événement :
- Remerciez vos participants pour leur implication dans sa réussite
- Recueillez l’avis de vos participants sur l’expérience qu’ils ont vécue
- Créez du contenu autour de ce qui s’est passé, ex : partagez des photos, une interview filmée pendant l’événement, un after movie, un bilan chiffré de la journée, un article de blog reprenant les principaux enseignements, etc.
- Proposez aux participants un tarif exclusif pour la prochaine édition de l’événement
Vous avez désormais toutes les cartes en main pour organiser un événement professionnel réussi !
Vous aussi, tirez parti de nos solutions de billetterie, contrôle d’accès et e-mailing pour atteindre et dépasser vos objectifs.
