Organisez votre colloque dans une salle atypique !

Organisez votre colloque dans une salle atypique !

Pour organiser un colloque réussi, il faut une organi­sation irrépro­chable. Quel que soit le thème de votre évènement, le lieu choisi aura toujours une forte impression sur vos invités lorsqu’ils arriveront le jour J pour parti­ciper à votre colloque. C’est pourquoi il est important de sélec­tionner votre salle avec soin. Une fois le lieu sélec­tionné, la mise en place d’une billet­terie en ligne vous permettra d’assurer la gestion et le suivi de vos invités.

Quelques conseils pour organiser un colloque

Lors d’un colloque, profes­sionnels, experts et obser­va­teurs se réunissent pour s’informer et débattre sur un thème donné, qu’il soit scien­ti­fique, univer­si­taire ou politique par exemple. Afin que ces rencontres se déroulent au mieux, une organi­sation précise est néces­saire.

En premier lieu, il convient d’établir la liste des invités et parti­ci­pants. Vous devez également définir le dérou­lement de votre colloque afin d’en connaître la durée néces­saire. Si vous prévoyez plusieurs présen­ta­tions entre­coupées de débats, il est recom­mandé de les étaler sur plusieurs jours. Vos invités pourront ainsi profiter de chaque rencontre dans les meilleures condi­tions.

Une fois ces infor­ma­tions en main, vous pouvez chercher le lieu répondant à tous vos besoins : capacité d’accueil, équipe­ments à dispo­sition, presta­tions proposées, situation géogra­phique et facilités d’accès, etc. N’hésite pas à choisir un lieu original qui marquera les esprits de vos invités dès l’ouverture de votre colloque !

Choisir un lieu atypique pour son colloque

Un colloque n’est pas une simple réunion d’entreprise. Vos invités sont souvent des experts reconnus dans leur domaine. Il ne faut donc pas hésiter à faire de cette occasion un évènement presti­gieux. Votre colloque n’en aura que plus de succès et d’impact.

Naturel­lement, trouver la perle rare n’a rien d’évident et prend du temps. Priva­teaser par exemple sélec­tionne pour vous plusieurs lieux atypiques parmi lesquels se trouve très certai­nement la salle que vous recherchez pour votre colloque. Ainsi, le lieu où se déroulera votre colloque doit être en phase avec l’image que vous souhaitez donner à vos invités. Rien de tel pour cela que de sortir des lieux de confé­rence habituels et de choisir une salle atypique. Une vue dégagée sur Paris, une ambiance chargée d’histoire… Rien de tel pour marquer les esprits et permettre à vos invités de découvrir un lieu insolite.

La billetterie en ligne : un outil indispensable à l’organisation d’un colloque

Vous avez réservé votre salle et prévu votre liste d’invités, mais il vous reste encore beaucoup de choses à préparer pour terminer d’organiser votre colloque. Parmi les nombreuses tâches qui vous incombent, vous devez bien-sûr tenir à jour la liste des invités ayant répondu présents. Avez-vous pour cela pensé à mettre en place une billet­terie en ligne ?

Cet outil vous simpli­fiera grandement la tâche. Vos invités pourront s’inscrire direc­tement en ligne, confirmer (ou non) leur présence et régler leur parti­ci­pation le cas échéant, le tout en quelques clics. Pour un accueil optimale, vous pouvez proposer dès cette étape les lieux d’hébergements aux alentours, informer de la locali­sation de votre lieux et de toute infor­mation pratiques sur l’événement. Mais aussi l’avantage d’une billet­terie en ligne est bien de récolter les infor­ma­tions dont vous avez besoin, créez un formu­laire afin de récolter les infor­ma­tions utiles telles que la prove­nance de chaque invité, les dates de dispo­ni­bi­lités, les attentes, …

De votre côté, vous bénéfi­cierez d’un suivi complet et à jour du nombre de parti­ci­pants effectifs à votre colloque.

Grâce à la billet­terie en ligne, vous éviterez les mauvaises surprises le jour J à l’arrivée de vos invités. Vous pourrez ainsi vous concentrer pleinement sur le dérou­lement de votre colloque et en profiter au maximum !

Grâce à ces quelques conseils, vous êtes certain d’organiser un colloque réussi et qui saura marquer durablement les esprits de vos invités !

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