5 raisons de communiquer par e‑mail avant votre événement

5 raisons de communiquer par e‑mail avant votre événement

À mesure que l’ouverture de votre événement approche, votre rôle consiste à communiquer avec vos participants pour vous assurer que tout se déroule comme prévu. Pour ce faire, l’email reste le meilleur canal de communication pour entretenir une relation avec ses participants et c’est celui qui possède le meilleur retour sur investissement.

Avec une solution de billetterie et inscription en ligne comme Weezevent, vous avez toutes les cartes en main pour communiquer efficacement par email car vous collectez les adresses de tous vos futurs participants. Dans cet article, Thomas, notre spécialiste de la relation client et du parcours d’achat, Product Owner de WeezTarget, vous livre 5 bonnes raisons de communiquer par e‑mail auprès de vos participants avant votre événement.

Sommaire

  1. Détailler les informations pratiques — J‑15*
  2. Rappeler les détails à ne pas oublier — J‑2*
  3. Proposer des services additionnels — H‑5*
  4. Rassurer et expliquer — En période “Covid-19”
  5. Faire le point sur la situation — En période “Covid-19”

1. Détailler les informations pratiques — J‑15*

Lorsque vous créez un événement avec Weezevent, notre outil d’emailing et CRM créé automatiquement un groupe de contacts alimenté en temps réel avec les adresses emails des personnes qui achètent des billets pour votre événement — et également dans le cas d’inscriptions gratuites. Cela vous permet d’envoyer facilement des emails à un public précis.

Avant un événement, entre 7 et 15 jours avant sa tenue, il est recommandé de rappeler quelques informations élémentaires à vos participants : dates et horaires de début/fin, programmation, activités, lieux et accès, moyens de transport, hébergement… Cela limite significativement les malentendus qui peuvent perturber votre événement. Indiquez également comment vous contacter en cas de questions.

Grâce à WeezTarget, vous disposez d’un modèle d’email prêt à l’emploi afin d’expliquer à votre public comment se rendre sur le lieu de votre événement (aperçu ci-dessous). Il est accessible, ainsi qu’une dizaine d’autres, en suivant le chemin Communications > Templates > Templates publiques.WeezTarget-Template-Lieu

2. Rappeler les détails à ne pas oublier — J‑2*

Le jour J approche. Il est temps de communiquer les informations de dernière minute. La météo prévoit un superbe soleil ? Dites à vos participants de prévoir un chapeau et rassurez-les en précisant que vous avez prévu des zones ombragées et des points d’eau. Des averses sont annoncées ? Demandez à vos participants d’apporter le nécessaire en cas de pluie et prévenez qu’il y aura de quoi s’abriter.

Cela paraît trivial, mais les participants ne pensent pas forcément à tout lorsqu’ils se rendent à un événement — et ils peuvent le regretter. Surtout, c’est ce genre de petites attentions qui créent un lien entre vous et votre public. C’est de cette façon que des personnes s’attachent à votre événement et reviennent au fil des éditions.

3. Proposer des services additionnels — H‑5*

Quelques heures avant l’ouverture de votre événement, proposez des services additionnels à vos participants : espace VIP, repas gastronomique, pass coupe-file… Le moment est propice pour leur faire découvrir ces services dès lors qu’ils se projettent à l’intérieur de votre événement. Montrez-leur que vous faites tout pour leur proposer une expérience événementielle optimale.

*Ces échéances sont indicatives, à vous de les adapter à votre planning de communication.

4. Rassurer et expliquer — En période “Covid-19”

Dans le contexte actuel lié au Covid-19, rappelez les efforts fournis et les dispositifs mis en place sur le lieu de votre événement. Démontrez par A + B à vos participants que tout est fait pour qu’ils s’y sentent en sécurité et à l’aise pour partager des moments conviviaux. Soyez toutefois modérés pour ne pas faire planer un climat anxiogène qui créerait l’effet inverse de celui désiré.

Le Festival des Musiques Emergentes (Québec) détaille par exemple son dispositif face au Covid-19 dans un email envoyé à ses publics, tout en ajoutant une touche sympathique à la fin du paragraphe en question :

“Cette année, la Scène Desjardins sera aménagée au Lac Kiwanis et accueillera un maximum de 250 personnes, tel que recommandé par la Santé publique. Il y aura également plusieurs lieux de concerts différents, à capacité réduite, éparpillés un peu partout dans la ville de Rouyn-Noranda. Des spectacles en 5 à 7 et en soirée, en plus de quelques surprises en journée seront présentés aux festivalier.e.s.”

Plus loin dans l’email, le FME effectue un rappel ferme mais indispensable pour la pérennité des événements à long terme. Car si les participants à des événements adoptent des comportements responsables, la tenue de futurs événements pourraient être favorisés par les autorités :

“Le FME travaille fort pour offrir aux festivalier.e.s un événement haut en couleurs. Il sera important de respecter les consignes mises en place pour assurer la sécurité de tous. Le port du masque sera obligatoire dans les déplacements, la distanciation devra être respectée en tout temps et la désinfection des mains sera aussi obligatoire dès l’arrivée des festivalier.e.s sur les lieux des spectacles. Le non respect de ces consignes sanitaires entraînera l’arrêt du spectacle.”

5. Faire le point sur la situation — En période “Covid-19”

La situation épidémique évolue dans toute la France ou dans votre région ? Des arrêtés locaux sont pris par les autorités ? Peu importe que votre événement soit concerné ou non, vos publics vont se poser des questions. A vous de leur apporter un maximum de réponses claires dans vos communications.

Communiquer avec vos participants avant votre événement n’est qu’une partie de ce que Weezevent peut vous aider à accomplir. Découvrez sans tarder toutes les fonctionnalités de notre outil d’emailing et marketing :

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