Pourquoi et comment recueillir l’avis des participants à votre événement

Un événe­ment ne se ter­mine pas lorsque les portes se fer­ment et que les par­tic­i­pants ren­trent chez eux. Après l’événe­ment, l’analyse et l’entretien de la rela­tion avec vos par­tic­i­pants est fon­da­men­tale, surtout pour le bon déroulé de vos édi­tions futures.

Les par­tic­i­pants sont le meilleur ther­momètre pour mesur­er le suc­cès de votre événe­ment et les avan­tages à leur deman­der leur avis sont nom­breux.
Décou­vrez pourquoi recueil­lir leurs réac­tions est per­ti­nent, et com­ment vous y pren­dre.

Sommaire

1. Pourquoi sol­liciter l’avis des par­tic­i­pants ?
2. Quel moment pour quel type de ques­tion­naire ?
3. Com­ment se pré­par­er à recueil­lir les réac­tions du pub­lic ?
4. Com­ment con­cevoir le ques­tion­naire de sat­is­fac­tion ?

1. Pourquoi solliciter l’avis des participants ?

À la fin de votre événe­ment, vous pou­vez penser pou­voir mesur­er son suc­cès sur la base de votre ressen­ti. Cette pre­mière analyse est impor­tante, mais que par­tielle­ment objec­tive.
La vente de bil­lets, la fréquen­ta­tion, la par­tic­i­pa­tion plus ou moins active aux dif­férentes activ­ités, l’ab­sence d’in­ci­dents ou leur mul­ti­pli­ca­tion, la con­som­ma­tion de nour­ri­t­ure et de bois­sons… Toutes ces don­nées sont fon­da­men­tales et vous devez les analyser. Mais ne sous-estimez pas l’une des clés du suc­cès de votre événe­ment : la per­cep­tion du pub­lic.

Au-delà de la mesure du suc­cès de votre événe­ment, la sol­lic­i­ta­tion des réac­tions des par­tic­i­pants présente des avan­tages très pré­cieux :

• Vous leur mon­trez que leur opin­ion est impor­tante pour vous. Don­ner la parole à votre pub­lic ren­force sa rela­tion avec votre événe­ment et le fidélise.
• Les par­tic­i­pants soulig­nent des points d’amélioration spé­ci­fiques, que vous n’avez peut-être pas iden­ti­fiés. Leur point de vue peut vous mon­tr­er que des élé­ments que vous con­sid­ériez comme cen­traux ne le sont pas tant que ça, et que d’autres aux­quels vous accordiez moins d’im­por­tance sont très appré­ciés. Met­tez en œuvre ces amélio­ra­tions dans les édi­tions suiv­antes de votre événe­ment et vous amélior­erez, certes, votre événe­ment, mais égale­ment la rela­tion avec les par­tic­i­pants qui se sen­tiront écoutés.
• Vous col­lectez des don­nées com­plé­men­taires qui vous aideront à seg­menter et à mieux com­pren­dre votre pub­lic.
• Des avis bien recueil­lis et gérés peu­vent génér­er du con­tenu à com­mu­ni­quer sur les réseaux soci­aux. Il est tou­jours préférable que ce soit le pub­lic lui-même qui vous dise à quel point il aime votre événe­ment et pourquoi. De cette façon, vous attir­erez de nou­veaux par­tic­i­pants.

2. Quel moment pour quel type de questionnaire ?

Pour recueil­lir un retour d’ex­péri­ence, vous avez besoin d’une stratégie : tous les types d’en­quêtes ne se ressem­blent pas ou ne ser­vent pas le même objec­tif.

Les enquêtes à pro­pos de votre événe­ment peu­vent avoir lieu pen­dant ou après l’événe­ment. Le choix du moment influ­encera le type de retour à sol­liciter.

Les sondages réal­isés pen­dant l’événement doivent être très courts, afin de ne pas inter­rompre l’ex­péri­ence du par­tic­i­pant — bien que, lorsqu’ils sont bien util­isés, ils peu­vent con­stituer un autre élé­ment de l’ex­péri­ence. Ils sont utiles pour mesur­er rapi­de­ment et quan­ti­ta­tive­ment un aspect spé­ci­fique de l’événe­ment, comme les présen­ta­tions ou même l’at­ten­tion portée au pub­lic à un moment pré­cis, en deman­dant un retour immé­di­at. Pour cela, les enquêtes par nota­tion, ou qui ne néces­si­tent pas plus d’un clic, sont très utiles. Il faut qu’un nom­bre assez élevé de par­tic­i­pants y répon­dent pour pou­voir tir­er des con­clu­sions.

Lorsque vous souhaitez recueil­lir les com­men­taires des par­tic­i­pants sur l’événe­ment en général et des infor­ma­tions plus détail­lées, il est con­seil­lé de men­er l’en­quête après l’événe­ment. Pour autant, ne lais­sez pas à vos par­tic­i­pants le temps d’oublier com­plète­ment l’expérience vécue !
Ces enquêtes peu­vent être plus longues, avec des ques­tions ouvertes et des com­men­taires. Y répon­dre prend plus de temps, la partic­i­pa­tion est donc sou­vent plus faible, mais chaque réponse a une grande valeur.

Pour encour­ager la par­tic­i­pa­tion aux enquêtes, vous pou­vez récom­penser les répon­dants par des réduc­tions, des cadeaux, la par­tic­i­pa­tion à une tombo­la avec un prix de valeur pour votre pub­lic…

3. Comment se préparer à recueillir les réactions du public ?

La col­lecte des avis du pub­lic doit être plan­i­fiée. Pour ce faire, vous devez tenir compte des points suiv­ants :

a) Collecter les données

La meilleure façon de recueil­lir des don­nées et de pou­voir les traiter effi­cace­ment est sous for­mat numérique. En par­ti­c­uli­er dans le cas des enquêtes post-événe­ment, vous devrez dis­pos­er de l’adresse élec­tron­ique des par­tic­i­pants afin de leur envoy­er le lien vers l’en­quête.

Si vous avez élaboré un bon for­mu­laire pour le proces­sus d’in­scrip­tion à votre événe­ment, vous dis­posez déjà d’informations pré­cieuses. Si votre sys­tème de bil­let­terie ou d’in­scrip­tion est égale­ment con­nec­té à votre sys­tème de CRM et de con­trôle d’ac­cès, vous pour­rez col­lecter et exploiter les don­nées rel­a­tives à la fréquen­ta­tion, au nom­bre de bil­lets achetés pour cet événe­ment ou les édi­tions précé­dentes etc.

b) Trouver une solution d’enquête

Les enquêtes visant à recueil­lir les com­men­taires des par­tic­i­pants peu­vent pren­dre dif­férentes formes, les répons­es pou­vant être publiques ou privées, sous la forme d’un for­mu­laire ou d’une note. Trou­vez la solu­tion qui répond le mieux à vos besoins et vous per­met de traiter les don­nées de manière appro­priée.

En général, vous dis­poserez d’un lien que vous pour­rez partager avec les par­tic­i­pants pour obtenir leur avis. Avec un out­il d’e-mail­ing, vous pou­vez gér­er l’en­voi des enquêtes à tous les par­tic­i­pants rapi­de­ment et facile­ment. Une bonne pra­tique con­siste à envoy­er un e‑mail de remer­ciement dans lequel vous incluez égale­ment le lien vers l’enquête de sat­is­fac­tion.

c) Fixer des objectifs en amont

Comme le dis­ait Sénèque : “Il n’y a point de vent favor­able pour qui ne sait pas dans quel port il veut entr­er”.

Les objec­tifs, les indi­ca­teurs clés de per­for­mance (KPI), per­me­t­tent de guider vos actions de manière sig­ni­fica­tive et de savoir si vous avez réus­si à les attein­dre ou non. Si vous savez sur quoi vous deman­dez un retour d’in­for­ma­tion et quels sont les points les plus impor­tants pour vous, il sera beau­coup plus facile d’éla­bor­er une bonne enquête et de recueil­lir des retours de qual­ité. Que l’avis soit bon ou mau­vais, l’im­por­tant est qu’il vous soit utile.

d) Segmenter les participants

Créez des enquêtes dif­férentes selon les seg­ments d’au­di­ence.
Par exem­ple, si vous venez de chang­er de four­nisseur “food and bev­er­age”. Vous pou­vez :

• Deman­der aux per­son­nes qui assis­tent à votre événe­ment pour la pre­mière fois si elles ont aimé la nour­ri­t­ure
• Deman­der aux par­tic­i­pants de plusieurs édi­tions s’ils ont préféré la nour­ri­t­ure de cette édi­tion à la précé­dente.

Plus les don­nées que vous col­lectez sont détail­lées, plus vos cam­pagnes futures seront pré­cis­es.

4. Comment concevoir le questionnaire de satisfaction ?

Lorsqu’il s’ag­it de con­cevoir le ques­tion­naire de col­lecte d’avis, tenez compte des recom­man­da­tions suiv­antes :

• Expliquez claire­ment et sim­ple­ment com­ment répon­dre à l’en­quête.
• Faites en sorte que l’en­quête soit aus­si courte que pos­si­ble pour attein­dre vos objec­tifs.
• Les ques­tions doivent être con­cis­es, mais le plus claire pos­si­ble.
• Évitez les ques­tions non essen­tielles.
• Alternez les ques­tions fer­mées avec les ques­tions ouvertes.
• Posez des ques­tions sur les sujets sur lesquels vous pou­vez agir.

Vous savez main­tenant quelles sont les clés pour recueil­lir les avis des par­tic­i­pants à votre événe­ment — n’ou­bliez pas de les remerci­er pour leur col­lab­o­ra­tion et, surtout, faites bon usage de ce pré­cieux retour d’in­for­ma­tion !

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