Réussir un e‑mailing d’invitation à un événement

Réussir un e‑mailing d’invitation à un événement

Le canal e‑mail est idéal pour envoy­er vos invi­ta­tions. Sim­ple, rapi­de, peu coû­teux et avec un retour qua­si-immé­di­at, il est aujour­d’hui util­isé par la majorité des organ­isa­teurs d’événe­ments.

Mais com­ment réalis­er effi­cace­ment votre cam­pagne e‑mailing d’in­vi­ta­tion ?

Com­ment être sûr que votre e‑mail intéressera vos prospects et les inciteront à se ren­dre à votre événe­ment ?

Pour met­tre toutes les chances de votre côté, nous vous don­nons 9 con­seils indis­pens­ables pour réus­sir un e‑mailing d’in­vi­ta­tion à un événe­ment.

1. La base de données clients : facteur clé de succès

Vous avez déjà organ­isé un événe­ment avec Weezevent ? Utilisez la fonc­tion de notre Back Office : Par­tic­i­pants > Gér­er les par­tic­i­pants > Télécharg­er pour exporter facile­ment la liste des adress­es e‑mails des par­tic­i­pants de vos événe­ments précé­dents. Ils sont une cible très affini­taire sur laque­lle vous obtien­drez votre meilleur taux de retour ! Une fois téléchargée, il ne vous reste plus qu’à envoy­er le mes­sage depuis votre mes­sagerie pro­fes­sion­nelle ou d’u­tilis­er une solu­tion d’e­mail­ing (telles que Mailchimp, Mail­jet, YMLP…) pour paramétr­er votre mes­sage.

Con­seil : pour enrichir votre base de don­nées entre deux événe­ments, nous vous invi­tons à col­lecter les adress­es des per­son­nes qui vous suiv­ent (sur votre blog, sur votre site) en y com­mu­ni­quant régulière­ment des infor­ma­tions en rap­port avec votre secteur, votre événe­ment.

2. L’objet doit être simple et attractif

Dès l’ob­jet, l’in­for­ma­tion prin­ci­pale de votre e‑mail doit être vis­i­ble par le des­ti­nataire. L’idéal est qu’il intro­duise son con­tenu. Il doit être sim­ple, attrac­t­if et ne doit pas être trop chargé (40 à 50 car­ac­tères au max­i­mum). De plus, dif­férentes études ont mon­tré qu’insérer un sym­bole dans l’objet d’un email mar­ket­ing per­met de se démar­quer dans la boîte email sur­chargée du des­ti­nataire et de gag­n­er +15% en taux d’ouverture.

Exem­ple : “☺ Weezevent vous invite pour son apéro à Lau­sanne !”

3. L’expéditeur doit être facilement identifiable

L’ex­pédi­teur de votre e‑mail doit être recon­naiss­able au pre­mier coup d’œil. Il doit per­me­t­tre au des­ti­nataire d’i­den­ti­fi­er facile­ment votre entre­prise, votre pro­duit, ou le nom d’un référent.

Exem­ple : “Weezevent” ou “Geof­frey pour Weezevent”

4. Le corps de votre message doit être sobre et visuel

Le corps de votre mes­sage ne doit pas con­tenir trop de texte. Préférez un visuel (sta­tique ou ani­mé) qui retien­dra davan­tage l’at­ten­tion de votre des­ti­nataire et n’ou­bliez pas d’in­clure le logo de votre entre­prise. Les infor­ma­tions les plus impor­tantes (nom de votre événe­ment, date et lieu) doivent se situer au niveau du head­er, c’est à dire au début de votre mes­sage. Dès la lec­ture du pre­mier para­graphe ou volet, le des­ti­nataire doit pou­voir com­pren­dre votre mes­sage.

5. Le fond de votre message doit contenir les informations primordiales

Dans le corps de votre mes­sage, n’ou­bliez pas d’indi­quer briève­ment :
— Le con­cept.
— Les inter­venants : par­ler de la présence d’une per­son­nal­ité peut par exem­ple influer vos des­ti­nataires à se ren­dre à l’événe­ment.
— Des instruc­tions claires pour s’inscrire.
— Un bou­ton d’ac­tion “Je m’in­scris” mis en évi­dence.

Vous pou­vez égale­ment y ajouter un lien vers votre site inter­net, ain­si que des liens vers vos réseaux soci­aux (Face­book, Twit­ter, LinkedIn) sous la forme de bou­tons.

6. Le “call to action” doit être efficace

Faites au plus sim­ple et réduisez au max­i­mum le nom­bre d’é­tapes néces­saires à l’in­scrip­tion. S’il y a un for­mu­laire d’in­scrip­tion à com­pléter, essayez de lim­iter le nom­bre de champs oblig­a­toires au strict min­i­mum. Pour votre bou­ton d’in­scrip­tion, préférez un verbe d’ac­tion qui incit­era plus forte­ment vos prospects. Si la sit­u­a­tion est adap­tée, vous pou­vez égale­ment utilis­er une incen­tive, telle qu’une offre pro­mo­tion­nelle (par exem­ple, une invi­ta­tion offerte aux trois pre­miers inscrits).

7. Le déroulement de l’envoi doit être réfléchi

Annon­cez l’événement suff­isam­ment à l’avance pour laiss­er le temps à vos par­tic­i­pants de s’in­scrire, et envoyez un rap­pel en n’oubliant pas d’enlever les inscrits de votre liste. Pensez égale­ment à relancer vos inscrits quelques jours avant l’événement par un e‑mail « Remem­ber the date ».  N’hésitez pas aus­si à relancer les non-inscrits par un e‑mail dont l’ob­jet serait par exem­ple « Plus que quelques jours pour vous inscrire/pour par­ticiper ».

8. Le message doit être personnalisé en fonction du destinataire

Pour que votre e‑mail ait plus d’im­pact, com­mencez par rap­pel­er l’historique de votre rela­tion avec le des­ti­nataire. Seg­mentez égale­ment le mes­sage en fonc­tion de la cible, et per­son­nalisez le avec le nom et le prénom du des­ti­nataire (par exem­ple : “Bon­jour Madame/Monsieur XXX”). Il est aus­si impor­tant de per­son­nalis­er chaque invi­ta­tion.

9. Les participants doivent être sollicités après l’événement

Une fois votre événe­ment ter­miné, lais­sez pass­er deux ou trois jours avant de remerci­er vos par­tic­i­pants pour leur présence. N’hésitez pas à envoy­er un compte-ren­du ou un lien vers une vidéo de votre événe­ment, y com­pris à ceux qui n’y ont pas par­ticipé. Cela pour­ra les inciter à se ren­dre à votre prochain événe­ment. Envoyez égale­ment un ques­tion­naire de sat­is­fac­tion afin d’é­val­uer les points forts et les points faibles de votre événe­ment, et de tenir compte des remar­ques pour opti­miser le suiv­ant.

A vous de jouer !

Vous aus­si créez des invi­ta­tions en ligne sim­ple­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

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