A la hora de promover un congreso, la reputación de los ponentes es, evidentemente, uno de los principales atractivos. Sin embargo, puede ser más pertinente programar los mejores ponentes que los más reputados. Quienes tienen más conocimientos sobre los temas escogidos y la forma más pedagógica de abordarlos no tienen siempre el reconocimiento que merecen.
Si es el caso de tus ponentes, ¿cómo convencer al público de creer en tus promesas e inscribirse a tu congreso? ¿Cómo mostrar los talentos de un orador? Los webinars son una de las mejores soluciones que te puedes plantear y te traemos las claves para el éxito.
Índice
- Optar por los webinars
- Registrar inscripciones
- Escoger el formato
- Comunicar tras tu webinar
1. Optar por los webinars
Como organizador de congresos, tienes que dar a los asistentes potenciales una muestra de lo que les tienes preparado para que se decidan a comprar su entrada. Tienes que mostrar las referencias de tus ponentes y demostrar a tu público el valor del contenido que ofreces.
Para ello, es muy interesante crear un blog en el que publiques artículos de calidad. Esto servirá para demostrar tu dominio de los temas que se abordarán en tu congreso y tu capacidad para identificar a los especialistas en dichos temas. En este artículo, te proponemos ir aún más allá y organizar webinars gratuitos para aumentar considerablemente el interés por tus próximos congresos.
Los webinars gratuitos son perfectos para presentar a los ponentes y dar a tu público más detalles sobre el contenido real de tu congreso. También es una herramienta fantástica para desarrollar tu propia base de datos de contactos e incitar a los visitantes de tu web/blog a pasar a la acción. El vídeo se percibe como con un valor mayor que el del simple texto. Por lo tanto, estarán mucho más dispuestos a dejarte su dirección de correo electrónico a cambio de una entrada gratuita para un webinar exclusivo.
No olvides que las direcciones de correo electrónico que recojas son una mina de oro. Con ellas, dispones de una lista de verdaderos asistentes potenciales para promover tus futuras conferencias.
2. Registrar inscripciones
Los webinars son fáciles de organizar y las herramientas tecnológicas disponibles online —Google hangouts, join.me, Zoom…— cuentan con las funcionalidades que puede necesitar cualquier organizador para transmitir en directo.
Una vez que has hecho tu elección, comunica a través de todos los canales que utilices y redirige a los asistentes potenciales a una página de inscripción dentro de tu web o un microsite específico para las inscripciones a tu evento. Personaliza el formulario de inscripción con los campos que necesites y así obtendrás datos útiles sobre los asistentes antes del webinar, eso sí, ¡no lo dejes al azar y diseña tu formulario de inscripción al detalle!
Una vez inscrito, el asistente recibirá un e‑mail de confirmación donde se indica la fecha y hora del webinar y donde podrás incluir también el enlace para acceder al mismo.
3. Escoger el formato
Las herramientas para webinars son muy prácticas y en general son fáciles de utilizar. Además, sus funcionalidades dan mucho juego y te permiten incluso interactuar con el público.
En general, puedes tener hasta 4–6 personas visibles en pantalla al mismo tiempo desde sus webcams o smartphones. Se trata de una forma estupenda de familiarizar a tu público con los ponentes. En un solo clic, puedes compartir tu pantalla y permitir que el público vea lo mismo que tú estás viendo en ella; esto es ideal para mostrar presentaciones o páginas web. Si prefieres no compartir pantalla, también puedes enviar la documentación a todos los inscritos para que puedan acceder por su cuenta.
Si quieres interactuar con tu público, los asistentes pueden comunicarse contigo y con los ponentes a través de una ventana de mensajería instantánea. Pueden plantear ahí sus preguntas a lo largo del webinar y el ponente las puede ir respondiendo a lo largo de la charla o guardarlas para el final.
Esta funcionalidad también te permite realizar una sesión de preguntas y respuestas al final de tu webinar, centrada en preguntas sobre el futuro congreso que estás presentando.
4. Comunicar tras tu webinar
Tu interacción con tu público no finaliza cuando termina tu webinar. Seguir comunicando con tu audiencia depende solamente de ti. Por ejemplo, puedes enviarles una encuesta en la que incluyas preguntas específicas sobre tu contenido o les pidas sugerencias sobre futuras temáticas. Esta información puede ser muy útil y te permite adaptar tus futuros webinars a la demanda. Además, así también venderás más entradas para tu congreso.
Se te abre también otra opción: envía un e‑mail general agradeciendo por la asistencia e incluye un enlace a la página de inscripción a tu congreso. Si les ha gustado tu webinar, hay más posibilidades de que quieran asistir a tu evento físico y recomendarlo en su entorno.
La rápida preparación de un webinar y su coste relativamente bajo hacen que sea una muy buena oportunidad para los organizadores de congresos. Esto no solo mejora la fidelidad de los asistentes sino que también permite probar contenidos sin tomar riesgos. De esta manera, descubres qué les interesa y qué hace que se vendan entradas.
¿Ya empiezas a visualizar el webinar asociado a tu congreso? ¿Ya estás preparando tu congreso? Con nuestras herramientas, disfruta de todas las funcionalidades que puedas necesitar. Gestiona inscripciones, emite entradas, controla los accesos, comunícate con los asistentes y mucho más. Haz clic en el siguiente botón:
