Cómo promover tu congreso mediante un webinar

Cómo promover tu congreso mediante un webinar

A la hora de pro­mover un con­gre­so, la rep­utación de los ponentes es, evi­den­te­mente, uno de los prin­ci­pales atrac­tivos. Sin embar­go, puede ser más per­ti­nente pro­gra­mar los mejores ponentes que los más rep­uta­dos. Quienes tienen más conocimien­tos sobre los temas escogi­dos y la for­ma más pedagóg­i­ca de abor­dar­los no tienen siem­pre el reconocimien­to que mere­cen.

Si es el caso de tus ponentes, ¿cómo con­vencer al públi­co de creer en tus prome­sas e inscribirse a tu con­gre­so? ¿Cómo mostrar los tal­en­tos de un orador? Los webi­na­rs son una de las mejores solu­ciones que te puedes plantear y te trae­mos las claves para el éxi­to.

Índice

  1. Optar por los webi­na­rs
  2. Reg­is­trar inscrip­ciones
  3. Escoger el for­ma­to
  4. Comu­nicar tras tu webi­nar

1. Optar por los webinars

Como orga­ni­zador de con­gre­sos, tienes que dar a los asis­tentes poten­ciales una mues­tra de lo que les tienes prepara­do para que se deci­dan a com­prar su entra­da. Tienes que mostrar las ref­er­en­cias de tus ponentes y demostrar a tu públi­co el val­or del con­tenido que ofre­ces.

Para ello, es muy intere­sante crear un blog en el que publiques artícu­los de cal­i­dad. Esto servirá para demostrar tu dominio de los temas que se abor­darán en tu con­gre­so y tu capaci­dad para iden­ti­ficar a los espe­cial­is­tas en dichos temas. En este artícu­lo, te pro­ponemos ir aún más allá y orga­ni­zar webi­na­rs gra­tu­itos para aumen­tar con­sid­er­able­mente el interés por tus próx­i­mos con­gre­sos.

Los webi­na­rs gra­tu­itos son per­fec­tos para pre­sen­tar a los ponentes y dar a tu públi­co más detalles sobre el con­tenido real de tu con­gre­so. Tam­bién es una her­ramien­ta fan­tás­ti­ca para desar­rol­lar tu propia base de datos de con­tac­tos e inci­tar a los vis­i­tantes de tu web/blog a pasar a la acción. El vídeo se percibe como con un val­or may­or que el del sim­ple tex­to. Por lo tan­to, estarán mucho más dis­puestos a dejarte su direc­ción de correo elec­tróni­co a cam­bio de una entra­da gra­tui­ta para un webi­nar exclu­si­vo.

No olvides que las direc­ciones de correo elec­tróni­co que reco­jas son una mina de oro. Con ellas, dispones de una lista de ver­daderos asis­tentes poten­ciales para pro­mover tus futuras con­fer­en­cias.

2. Registrar inscripciones

Los webi­na­rs son fáciles de orga­ni­zar y las her­ramien­tas tec­nológ­i­cas disponibles online —Google hang­outs, join.me, Zoom…— cuen­tan con las fun­cional­i­dades que puede nece­si­tar cualquier orga­ni­zador para trans­mi­tir en direc­to.

Una vez que has hecho tu elec­ción, comu­ni­ca a través de todos los canales que util­ices y redirige a los asis­tentes poten­ciales a una pági­na de inscrip­ción den­tro de tu web o un microsite especí­fi­co para las inscrip­ciones a tu even­to. Per­son­al­iza el for­mu­la­rio de inscrip­ción con los cam­pos que nece­sites y así obten­drás datos útiles sobre los asis­tentes antes del webi­nar, eso sí, ¡no lo dejes al azar y dis­eña tu for­mu­la­rio de inscrip­ción al detalle!

Una vez inscrito, el asis­tente recibirá un e‑mail de con­fir­ma­ción donde se indi­ca la fecha y hora del webi­nar y donde podrás incluir tam­bién el enlace para acced­er al mis­mo.

3. Escoger el formato

Las her­ramien­tas para webi­na­rs son muy prác­ti­cas y en gen­er­al son fáciles de uti­lizar. Además, sus fun­cional­i­dades dan mucho juego y te per­miten inclu­so inter­ac­tu­ar con el públi­co.

En gen­er­al, puedes ten­er has­ta 4–6 per­sonas vis­i­bles en pan­talla al mis­mo tiem­po des­de sus web­cams o smart­phones. Se tra­ta de una for­ma estu­pen­da de famil­iar­izar a tu públi­co con los ponentes. En un solo clic, puedes com­par­tir tu pan­talla y per­mi­tir que el públi­co vea lo mis­mo que tú estás vien­do en ella; esto es ide­al para mostrar pre­senta­ciones o pági­nas web. Si pre­fieres no com­par­tir pan­talla, tam­bién puedes enviar la doc­u­mentación a todos los inscritos para que puedan acced­er por su cuen­ta.

Si quieres inter­ac­tu­ar con tu públi­co, los asis­tentes pueden comu­ni­carse con­ti­go y con los ponentes a través de una ven­tana de men­sajería instan­tánea. Pueden plantear ahí sus pre­gun­tas a lo largo del webi­nar y el ponente las puede ir respon­di­en­do a lo largo de la char­la o guardar­las para el final.

Esta fun­cional­i­dad tam­bién te per­mite realizar una sesión de pre­gun­tas y respues­tas al final de tu webi­nar, cen­tra­da en pre­gun­tas sobre el futuro con­gre­so que estás pre­sen­tan­do.

4. Comunicar tras tu webinar

Tu inter­ac­ción con tu públi­co no final­iza cuan­do ter­mi­na tu webi­nar. Seguir comu­ni­can­do con tu audi­en­cia depende sola­mente de ti. Por ejem­p­lo, puedes enviar­les una encues­ta en la que incluyas pre­gun­tas especí­fi­cas sobre tu con­tenido o les pidas sug­eren­cias sobre futuras temáti­cas. Esta infor­ma­ción puede ser muy útil y te per­mite adap­tar tus futur­os webi­na­rs a la deman­da. Además, así tam­bién venderás más entradas para tu con­gre­so.

Se te abre tam­bién otra opción: envía un e‑mail gen­er­al agrade­cien­do por la asis­ten­cia e incluye un enlace a la pági­na de inscrip­ción a tu con­gre­so. Si les ha gus­ta­do tu webi­nar, hay más posi­bil­i­dades de que quier­an asi­s­tir a tu even­to físi­co y recomen­dar­lo en su entorno.

La ráp­i­da preparación de un webi­nar y su coste rel­a­ti­va­mente bajo hacen que sea una muy bue­na opor­tu­nidad para los orga­ni­zadores de con­gre­sos. Esto no solo mejo­ra la fidel­i­dad de los asis­tentes sino que tam­bién per­mite pro­bar con­tenidos sin tomar ries­gos. De esta man­era, des­cubres qué les intere­sa y qué hace que se ven­dan entradas.

¿Ya empiezas a visu­alizar el webi­nar aso­ci­a­do a tu con­gre­so? ¿Ya estás preparan­do tu con­gre­so? Con nues­tras her­ramien­tas, dis­fru­ta de todas las fun­cional­i­dades que puedas nece­si­tar. Ges­tiona inscrip­ciones, emite entradas, con­tro­la los acce­sos, comuní­cate con los asis­tentes y mucho más. Haz clic en el sigu­iente botón:

Orga­ni­zar un con­gre­so

Con­tac­ta con nosotros

Comparte este artículo en