Organizar una conferencia online: ponte a ello con estos 6 consejos imprescindibles

Organizar una conferencia online: ponte a ello con estos 6 consejos imprescindibles

Orga­ni­zar una con­fer­en­cia o inclu­so un con­gre­so online es cada vez más fácil gra­cias a las nuevas her­ramien­tas que exis­ten al alcance de todos. Esto no qui­ta que haya que preparar­la tan­to como cualquier otro even­to para max­i­mizar tus posi­bil­i­dades de alcan­zar tus obje­tivos. Aquí tienes nue­stros con­se­jos para que te lances a la orga­ni­zación de tu con­fer­en­cia con todas las car­tas para que sea un éxi­to.

Índice

  1. Los req­ui­si­tos ini­ciales
  2. Ges­tionar las inscrip­ciones a tu con­fer­en­cia online
  3. Ofre­cer acce­sos pre­mi­um
  4. Indicar los pasos para conec­tarse el día D
  5. Comu­nicar después de la con­fer­en­cia online
  6. Encon­trar nuevos colab­o­radores

1. Los requisitos iniciales

Para orga­ni­zar una con­fer­en­cia online, es nece­sario mane­jar una serie de her­ramien­tas de las que no se va a poder pre­scindir, empezan­do por una platafor­ma de video­con­fer­en­cia. En primer lugar, pregún­tate qué fun­cional­i­dades nece­si­tas que ten­ga, según el for­ma­to de tu con­fer­en­cia, el número de ponentes y de asis­tentes, la duración, etc. De esta for­ma podrás selec­cionar la que mejor se adapte a ti de entre todas las her­ramien­tas disponibles, con su infinidad de fun­cional­i­dades: par­tic­i­pantes ilim­i­ta­dos, ven­tana de pre­gun­tas y respues­tas, com­par­tir pan­talla, envío de archivos… Zoom, Youtube, Google Meets, Skype… ¡por opciones no será! Hay quien uti­liza direc­ta­mente What­sApp o Face­book Mes­sen­ger. Tam­bién es impor­tante com­pro­bar la cal­i­dad de tu conex­ión a inter­net. ¡Asegúrate de que es sufi­ciente!

En cuan­to al con­tenido, prepara un pro­gra­ma sin­gu­lar para difer­en­cia­rte de la gran can­ti­dad de con­fer­en­cias que se ofre­cen. Con el desar­rol­lo de los even­tos online, tienes que mar­car la difer­en­cia y dejar claro tu val­or aña­di­do. Para ello, tra­ta de incluir en tu pro­gra­ma ponentes que no habrían podi­do acud­ir en per­sona a una con­fer­en­cia en tu ciu­dad y nego­cia un caché más bajo.

2. Gestionar las inscripciones a tu conferencia online

Los orga­ni­zadores que uti­lizan un sis­tema de reser­va e inscrip­ción para sus con­fer­en­cias online salen ganan­do en muchos aspec­tos. Venden dere­chos de acce­so a su con­fer­en­cia de for­ma antic­i­pa­da y, por lo tan­to, saben el número de asis­tentes que van a ten­er. Fijan difer­entes pre­cios, en fun­ción de lo que ofre­cen, y reco­gen datos de cada asis­tente: nom­bre, apel­li­dos, car­go, empre­sa, etc. Además, con­trolan la asis­ten­cia con una fun­cional­i­dad especí­fi­ca para ello.

Las solu­ciones de Weezevent ofre­cen todas estas fun­cional­i­dades para cualquier orga­ni­zador de con­fer­en­cias y son muy intu­iti­vas. Ges­tiona las inscrip­ciones a tu video­con­fer­en­cia cre­an­do un even­to y pub­li­can­do tu wid­get de inscrip­ción direc­ta­mente en tu pági­na web o en tu microsite Weezevent. Obtén además datos valiosos sobre el per­fil de cada asis­tente gra­cias a un for­mu­la­rio de inscrip­ción per­son­al­iza­do.

Tru­co: Al comien­zo de tu con­fer­en­cia online, con­tro­la des­de tu inter­faz Weezevent la asis­ten­cia de los inscritos entran­do en Pro­duc­tos > Con­trol de acce­so > Lis­tas de con­trol > Acciones [A la derecha de la lista con el nom­bre de tu even­to] > Empezar a val­i­dar. Selec­ciona las casil­las cor­re­spon­di­entes a las per­sonas que están pre­sentes y así ten­drás reg­istra­da la tasa de asis­ten­cia.

3. Ofrecer accesos premium

La creación de una estruc­tura de tar­i­fas o tipos de inscrip­ción para tu con­fer­en­cia online te facili­ta la gestión de las inscrip­ciones pre­mi­um o VIP. Con un sis­tema de reser­va online para con­fer­en­cias, ofrece ser­vi­cios adi­cionales a los asis­tentes que esco­jan una tar­i­fa pre­mi­um o VIP. Esto puede tra­ducirse, por ejem­p­lo, en un encuen­tro pro­fe­sion­al en pequeño grupo pri­va­do tras la con­fer­en­cia o en con­tenido exclu­si­vo ofre­ci­do por tu ponente prin­ci­pal. ¡Pon en mar­cha tu imag­i­nación y aumen­ta tus ingre­sos!

4. Indicar los pasos para conectarse el día D

Guía a los inscritos paso a paso a tu con­fer­en­cia online incluyen­do en el e‑mail de con­fir­ma­ción el enlace para acced­er, además de cualquier infor­ma­ción prác­ti­ca nece­saria. Todos lo asis­tentes no se sen­tirán nece­sari­a­mente como pez en el agua con las nuevas tec­nologías, así que haz todo lo posi­ble para que todos puedan estar conec­ta­dos el día D. Para ello, recuérdales la infor­ma­ción impor­tante entre 24h y 1h antes de la con­fer­en­cia online. Con nues­tra solu­ción de e‑mailing y CRM para con­fer­en­cias online, pro­gra­ma el envío de este e‑mail en un par de clics. Si uti­lizas tam­bién el sis­tema de ven­ta de entradas online de Weezevent, todos los inscritos estarán automáti­ca­mente sin­croniza­dos con tu CRM; puedes seg­men­tar tu públi­co y enviar difer­entes cam­pañas a cada seg­men­to.

5. Comunicar después de la conferencia online

Orga­ni­zar una con­fer­en­cia online no es un fin en sí mis­mo. Una vez la con­fer­en­cia ter­mi­na­da, ¡empieza una nue­va aven­tu­ra! Orga­ni­zar otra edi­ción, una con­fer­en­cia pres­en­cial o cualquier otro even­to sería una bue­na man­era de dar con­tinuidad al even­to que has con­segui­do orga­ni­zar. Tu estrate­gia de comu­ni­cación tiene que estar bien pen­sa­da con­tin­uar, sobre todo si decides seguir orga­ni­zan­do con­fer­en­cias online. Tienes que seguir ali­men­tan­do el lazo vir­tu­al crea­do con tu públi­co, de for­ma recur­rente y reg­u­lar, como una cita.

Entre con­fer­en­cia y con­fer­en­cia, crea con­ver­sación y pre­gun­ta a los asis­tentes por qué les ha gus­ta­do la con­fer­en­cia ante­ri­or, los temas que les gus­taría que abor­daras en la sigu­iente edi­ción, los ponentes que más les gus­taría escuchar… Con Weez­Tar­get, nue­stro CRM para con­fer­en­cias online, seg­men­ta tu públi­co con facil­i­dad y envía e‑mails atrac­tivos para cada per­fil: per­sona asid­ua, inscrito que no ha asis­ti­do, ponente, etc. Haz un seguimien­to en tiem­po real de KPIs de cada cam­paña de e‑mail: tasa de con­ver­sión, número de entradas com­pradas, ingre­sos gen­er­a­dos… Inclu­so puedes hac­er un track­ing de estos indi­cadores para tus pub­li­ca­ciones en redes sociales gra­cias a nues­tra her­ramien­ta de seguimien­to de los enlaces.

6. Encontrar nuevos colaboradores

La nat­u­raleza vir­tu­al de las con­fer­en­cias online no te impi­de bus­car nuevos colab­o­radores. Bas­ta con que imag­ines difer­entes for­mas de inter­cam­bio. Por ejem­p­lo, puedes pro­pon­er a una empre­sa en con­cre­to que aporte cier­ta can­ti­dad de dinero a cam­bio de pub­li­ci­dad online en Insta­gram, Youtube o Face­book. Aso­cia­rse con un even­to vir­tu­al le otor­gará una ima­gen de mod­ernidad y le garan­ti­zará cier­ta vis­i­bil­i­dad. Para ti, es una for­ma de obten­er más inscrip­ciones si esta está bien escogi­da.

¿Ya estás lis­to para lan­zar tu con­fer­en­cia online? Gestión de las inscrip­ciones y acce­sos pre­mi­um, CRM, comu­ni­cación… Echa un vis­ta­zo a todas las fun­cional­i­dades de nues­tras solu­ciones online hacien­do clic en el sigu­iente enlace:

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