Organizar una conferencia online: ponte a ello con estos 6 consejos imprescindibles

Organizar una conferencia online: ponte a ello con estos 6 consejos imprescindibles

Organizar una conferencia o incluso un congreso online es cada vez más fácil gracias a las nuevas herramientas que existen al alcance de todos. Esto no quita que haya que prepararla tanto como cualquier otro evento para maximizar tus posibilidades de alcanzar tus objetivos. Aquí tienes nuestros consejos para que te lances a la organización de tu conferencia con todas las cartas para que sea un éxito.

Índice

  1. Los requisitos iniciales
  2. Gestionar las inscripciones a tu conferencia online
  3. Ofrecer accesos premium
  4. Indicar los pasos para conectarse el día D
  5. Comunicar después de la conferencia online
  6. Encontrar nuevos colaboradores

1. Los requisitos iniciales

Para organizar una conferencia online, es necesario manejar una serie de herramientas de las que no se va a poder prescindir, empezando por una plataforma de videoconferencia. En primer lugar, pregúntate qué funcionalidades necesitas que tenga, según el formato de tu conferencia, el número de ponentes y de asistentes, la duración, etc. De esta forma podrás seleccionar la que mejor se adapte a ti de entre todas las herramientas disponibles, con su infinidad de funcionalidades: participantes ilimitados, ventana de preguntas y respuestas, compartir pantalla, envío de archivos… Zoom, Youtube, Google Meets, Skype… ¡por opciones no será! Hay quien utiliza directamente WhatsApp o Facebook Messenger. También es importante comprobar la calidad de tu conexión a internet. ¡Asegúrate de que es suficiente!

En cuanto al contenido, prepara un programa singular para diferenciarte de la gran cantidad de conferencias que se ofrecen. Con el desarrollo de los eventos online, tienes que marcar la diferencia y dejar claro tu valor añadido. Para ello, trata de incluir en tu programa ponentes que no habrían podido acudir en persona a una conferencia en tu ciudad y negocia un caché más bajo.

2. Gestionar las inscripciones a tu conferencia online

Los organizadores que utilizan un sistema de reserva e inscripción para sus conferencias online salen ganando en muchos aspectos. Venden derechos de acceso a su conferencia de forma anticipada y, por lo tanto, saben el número de asistentes que van a tener. Fijan diferentes precios, en función de lo que ofrecen, y recogen datos de cada asistente: nombre, apellidos, cargo, empresa, etc. Además, controlan la asistencia con una funcionalidad específica para ello.

Las soluciones de Weezevent ofrecen todas estas funcionalidades para cualquier organizador de conferencias y son muy intuitivas. Gestiona las inscripciones a tu videoconferencia creando un evento y publicando tu widget de inscripción directamente en tu página web o en tu microsite Weezevent. Obtén además datos valiosos sobre el perfil de cada asistente gracias a un formulario de inscripción personalizado.

Truco: Al comienzo de tu conferencia online, controla desde tu interfaz Weezevent la asistencia de los inscritos entrando en Productos > Control de acceso > Listas de control > Acciones [A la derecha de la lista con el nombre de tu evento] > Empezar a validar. Selecciona las casillas correspondientes a las personas que están presentes y así tendrás registrada la tasa de asistencia.

3. Ofrecer accesos premium

La creación de una estructura de tarifas o tipos de inscripción para tu conferencia online te facilita la gestión de las inscripciones premium o VIP. Con un sistema de reserva online para conferencias, ofrece servicios adicionales a los asistentes que escojan una tarifa premium o VIP. Esto puede traducirse, por ejemplo, en un encuentro profesional en pequeño grupo privado tras la conferencia o en contenido exclusivo ofrecido por tu ponente principal. ¡Pon en marcha tu imaginación y aumenta tus ingresos!

4. Indicar los pasos para conectarse el día D

Guía a los inscritos paso a paso a tu conferencia online incluyendo en el e‑mail de confirmación el enlace para acceder, además de cualquier información práctica necesaria. Todos lo asistentes no se sentirán necesariamente como pez en el agua con las nuevas tecnologías, así que haz todo lo posible para que todos puedan estar conectados el día D. Para ello, recuérdales la información importante entre 24h y 1h antes de la conferencia online. Con nuestra solución de e‑mailing y CRM para conferencias online, programa el envío de este e‑mail en un par de clics. Si utilizas también el sistema de venta de entradas online de Weezevent, todos los inscritos estarán automáticamente sincronizados con tu CRM; puedes segmentar tu público y enviar diferentes campañas a cada segmento.

5. Comunicar después de la conferencia online

Organizar una conferencia online no es un fin en sí mismo. Una vez la conferencia terminada, ¡empieza una nueva aventura! Organizar otra edición, una conferencia presencial o cualquier otro evento sería una buena manera de dar continuidad al evento que has conseguido organizar. Tu estrategia de comunicación tiene que estar bien pensada continuar, sobre todo si decides seguir organizando conferencias online. Tienes que seguir alimentando el lazo virtual creado con tu público, de forma recurrente y regular, como una cita.

Entre conferencia y conferencia, crea conversación y pregunta a los asistentes por qué les ha gustado la conferencia anterior, los temas que les gustaría que abordaras en la siguiente edición, los ponentes que más les gustaría escuchar… Con WeezTarget, nuestro CRM para conferencias online, segmenta tu público con facilidad y envía e‑mails atractivos para cada perfil: persona asidua, inscrito que no ha asistido, ponente, etc. Haz un seguimiento en tiempo real de KPIs de cada campaña de e‑mail: tasa de conversión, número de entradas compradas, ingresos generados… Incluso puedes hacer un tracking de estos indicadores para tus publicaciones en redes sociales gracias a nuestra herramienta de seguimiento de los enlaces.

6. Encontrar nuevos colaboradores

La naturaleza virtual de las conferencias online no te impide buscar nuevos colaboradores. Basta con que imagines diferentes formas de intercambio. Por ejemplo, puedes proponer a una empresa en concreto que aporte cierta cantidad de dinero a cambio de publicidad online en Instagram, Youtube o Facebook. Asociarse con un evento virtual le otorgará una imagen de modernidad y le garantizará cierta visibilidad. Para ti, es una forma de obtener más inscripciones si esta está bien escogida.

¿Ya estás listo para lanzar tu conferencia online? Gestión de las inscripciones y accesos premium, CRM, comunicación… Echa un vistazo a todas las funcionalidades de nuestras soluciones online haciendo clic en el siguiente enlace:

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