Explotar tu base de datos para comunicar mejor sobre tus eventos profesionales

Explotar tu base de datos para comunicar mejor sobre tus eventos profesionales

Orga­ni­zar un even­to pro­fe­sion­al trae con­si­go sus difi­cul­tades y sus opor­tu­nidades. Man­ten­er tu red de con­tac­tos y desar­rol­lar nuevos son necesi­dades implíc­i­tas. Los orga­ni­zadores de even­tos pro­fe­sion­ales tienen que encon­trar, por lo tan­to, solu­ciones para comu­ni­carse con los asis­tentes y crear un ver­dadero lazo con ellos. Para hac­er­lo, lo fun­da­men­tal es poder sacar par­tido de cier­tos datos recogi­dos en difer­entes momen­tos del recor­ri­do de los asis­tentes: com­pra de las entradas, acce­so al even­to, pago cash­less… Aquí tienes los 5 pasos para sacar par­tido de tu base de datos y comu­nicar mejor en torno a tus even­tos pro­fe­sion­ales.

Índice

  1. Ele­gir una solu­ción espe­cial­iza­da y «todo en uno»
  2. Recoger y alma­ce­nar los datos ade­cua­dos
  3. Seg­men­tar tus con­tac­tos en gru­pos rel­e­vantes
  4. Crear cam­pañas de comu­ni­cación seg­men­tadas
  5. Fidelizar con ofer­tas efi­caces

1. Elegir una solución especializada y «todo en uno»

Exis­ten solu­ciones de CRM y/o e‑mailing con difer­entes for­mas y para todos los gus­tos. Como orga­ni­zador de even­tos, sacarás más par­tido a una solu­ción espe­cial­iza­da en even­tos que a una gen­er­al­ista ya que con­tará con fun­cional­i­dades pen­sadas espe­cial­mente para tu tipo de even­to: webi­nar, con­gre­so, feria, sem­i­nario…

Ele­gir una solu­ción «todo en uno» es una bue­na idea para que tus datos y tu tiem­po no se dis­persen en difer­entes her­ramien­tas. Sobre todo, se tra­ta de una bue­na man­era de sacar par­tido de tu base de datos de con­tac­tos pro­fe­sion­ales de la for­ma más efi­caz posi­ble.

2. Recoger y almacenar los datos adecuados

La recogida

Antes de lan­zarte a crear una base de datos o cam­pañas de comu­ni­cación, tienes que pre­gun­tarte dónde vas a recoger los datos de tus con­tac­tos: asis­tentes, colab­o­radores, patroci­nadores, etc.

Si orga­ni­zas even­tos pro­fe­sion­ales con una solu­ción de inscrip­ción online, ya ten­drás una fuente de datos fiable, gra­tui­ta y per­ti­nente. En el momen­to de la inscrip­ción, los asis­tentes a tu feria pro­fe­sion­al o a tu sem­i­nario pro­por­cionarán como mín­i­mo su nom­bre, apel­li­dos y correo elec­tróni­co. Puedes lle­var­lo más lejos per­son­al­izan­do tu for­mu­la­rio de inscrip­ción para recoger datos que te per­mi­tirán cono­cer mejor a los asis­tentes.

El almacenamiento

Un CRM para even­tos BtoB tiene la capaci­dad de alma­ce­nar los datos de ven­ta de entradas men­ciona­dos más arri­ba y actu­alizar­los en tiem­po real. Se acabaron las exportaciones/importaciones, los errores de manip­u­lación… ¡se acabó este rompecabezas eter­no! Con­tarás tam­bién con toda la infor­ma­ción sobre las acciones de los asis­tentes: número de entradas com­pradas, fecha de com­pra, acce­so a tu even­to, pago cash­less, etc. Todas tus solu­ciones se sin­cronizan en un clic: ven­ta de entradas, con­trol de acce­so, cash­less y CRM.

Con­sigue datos exhaus­tivos sobre tus asis­tentes en todo momen­to y crea una base de datos de con­tac­tos pro­fe­sion­ales com­ple­ta y actu­al­iza­da. Final­mente, podrás pen­sar en cam­pañas de comu­ni­cación para crear una relación per­son­al­iza­da con tus difer­entes públi­cos en fun­ción de la situación de cada uno en relación con tu even­to.

3. Segmentar tus contactos en grupos relevantes

Ya sabes cómo recoger datos de tus con­tac­tos, aho­ra toca trans­for­mar tu base de datos de con­tac­tos pro­fe­sion­ales en una ver­dadera máquina de con­ver­siones. Para ello, empieza por seg­men­tar tus con­tac­tos en gru­pos como mejor se adapte a tus obje­tivos: asis­tentes fieles, per­sonas poco asid­uas, nuevos asis­tentes, etc.

Elige una her­ramien­ta de mar­ket­ing espe­cial­iza­da en even­tos BtoB que te da la posi­bil­i­dad de hac­er este tipo de seg­mentación gra­cias a los datos obtenidos a par­tir de tu sis­tema de ven­ta de entradas y otras her­ramien­tas. Weez­Tar­get te per­mite inclu­so ir más allá con la creación de seg­men­tos dinámi­cos: los asis­tentes de tus webi­na­rs o con­fer­en­cias se incluyen automáti­ca­mente en un seg­men­to según las acciones real­izadas: com­pra de una entra­da, val­i­dación de su entra­da en un pun­to de acce­so, ingre­sos gen­er­a­dos, etc.

4. Crear campañas de comunicación segmentadas

¿Tu base de datos es com­ple­ta y está seg­men­ta­da? Aho­ra ya puedes comu­nicar de for­ma selec­ti­va. Tu her­ramien­ta es en esta fase una solu­ción de e‑mailing para even­tos BtoB. Podrás crear y enviar e‑mails des­de la mis­ma inter­faz que te ha per­mi­ti­do ges­tionar los dos pasos ante­ri­ores.

Una her­ramien­ta de dis­eño de e‑mails intu­iti­va y cre­ati­va es la clave para per­son­alizar tus cam­pañas en fun­ción de los seg­men­tos a los que te quieres diri­gir. Una solu­ción como Weez­Tar­get te per­mite lle­var tus ideas has­ta el final, des­de la recogi­da de datos has­ta la entre­ga de un men­saje ultra-seg­men­ta­do y per­son­al­iza­do.

5. Fidelizar con ofertas eficaces

Comu­nicar y enviar men­sajes seg­men­ta­dos con­ll­e­va sin duda un aumen­to en tus ingre­sos. Sin embar­go, es impor­tante hac­er un seguimien­to de la rentabil­i­dad de cada cam­paña, así como de otros indi­cadores de rendimien­to de la mis­ma: ingre­sos gen­er­a­dos, ces­ta media, número de pedi­dos real­iza­dos y de entradas ven­di­das. Un CRM para even­tos es mucho más que una solu­ción de e‑mailing y envío de newslet­ters.

Con este seguimien­to, podrás pen­sar en nuevas ofer­tas cada vez más per­ti­nentes. 50% de des­cuen­to para los asis­tentes que están per­di­en­do interés, un acce­so VIP o una ponen­cia exclu­si­va para los asis­tentes más fieles… ¡Las posi­bil­i­dades son infini­tas! Así, podrás rein­ven­tar tu even­to, obser­van­to lo que atrae real­mente a cada tipo de públi­co.

Saca par­tido de tu base de datos des­de ya mis­mo y de for­ma gra­tui­ta con Weez­Tar­get. Des­cubre todas sus fun­cional­i­dades ini­cian­do sesión en tu cuen­ta Weezevent > Pro­duc­tos > CRM o hacien­do clic en el sigu­iente enlace:

Des­cubrir Weez­Tar­get

Con­tac­ta con nosotros

Comparte este artículo en