10 consejos para organizar un webinar y conseguir leads

10 consejos para organizar un webinar y conseguir leads

¿Quieres orga­ni­zar un even­to para destacar los ser­vi­cios o los pro­duc­tos de tu empre­sa sin el com­pro­miso del alquil­er de una sala, la reser­va de provee­dores, etc.? Orga­ni­zar un even­to pro­fe­sion­al de for­ma vir­tu­al puede ten­er muchas ven­ta­jas para ti con unos costes mín­i­mos. Para el orga­ni­zador, crear un webi­nar es una for­ma estu­pen­da de entrar en con­tac­to con clientes poten­ciales de una for­ma no direc­ta­mente com­er­cial. ¡Lee estos 10 con­se­jos y des­cubre cómo orga­ni­zar y plan­i­ficar tu primer webi­nar ya mis­mo!

Índice

  1. ¿Por qué orga­ni­zar un webi­nar?
  2. Selec­cionar una platafor­ma de video­con­fer­en­cia
  3. Ges­tionar las inscrip­ciones al webi­nar
  4. Pro­mo­cionar tu webi­nar
  5. Facil­i­tar el enlace a tu webi­nar
  6. Escoger el tema de tu webi­nar
  7. Dar con el for­ma­to ade­cua­do para tu webi­nar
  8. Crear el con­tenido
  9. Analizar los datos de los asis­tentes
  10. Man­ten­er el con­tac­to tras el webi­nar

1. ¿Por qué organizar un webinar?

Un webi­nar, en gen­er­al, es más prác­ti­co para los asis­tentes que un even­to cara a cara ya que no tienen que salir de la ofic­i­na o de su casa para asi­s­tir. Además, siguen tenien­do la posi­bil­i­dad de impli­carse y hac­er pre­gun­tas, es más, puede que algunos inclu­so se sien­tan más cómo­d­os para hac­er­las en este con­tex­to, sin ten­er que lev­an­tar la mano y hablar con un micró­fono delante de un amplio públi­co. Si tienes un con­tenido intere­sante y puedes ofre­cer con­se­jos prác­ti­cos a tu públi­co, te va a intere­sar orga­ni­zar un webi­nar.

2. Seleccionar una plataforma de videoconferencia

Exis­ten mul­ti­tud de platafor­mas de webi­nar y video­con­fer­en­cia, inclu­idas algu­nas más o menos gra­tu­itas como Zoom, Youtube, Skype, Google Meet y Google Hang­outs. A la hora de hac­er tu elec­ción, en en cuen­ta estos fac­tores:

  • Número máx­i­mo de par­tic­i­pantes
  • Posi­bil­i­dad de cam­biar con facil­i­dad la per­sona que toma la pal­abra
  • Opción de abrir a pre­gun­tas y respues­tas
  • Fun­cional­i­dad de com­par­tir pan­talla y dia­pos­i­ti­vas
  • Grabación de audio y vídeo
  • Coste de la solu­ción y sus difer­entes fun­cional­i­dades

3. Gestionar las inscripciones al webinar

Escoger una her­ramien­ta de inscrip­ción es tan impor­tante como escoger la platafor­ma de video­con­fer­en­cia. Es la her­ramien­ta que te per­mi­tirá vender los dere­chos de acce­so a tu webi­nar. Con Weezevent, podrás ges­tionar inscrip­ciones de pago a tu webi­nar de la for­ma más fácil e inclu­so fijar como pre­cio «la vol­un­tad» o crear una tar­i­fa gra­tui­ta.

Crea un even­to, esco­gien­do la tipología «Even­to online (webi­na­rs, cur­sos online, etc.)», en pocos clics para ges­tionar las inscrip­ciones online a tu webi­nar des­de tu propia pági­na web o a través de un microsite exclu­si­vo para tu webi­nar. Los asis­tentes a tu even­to ten­drán una expe­ri­en­cia flu­i­da a través de una platafor­ma de inscrip­ción segu­ra. Recoge, en el mis­mo momen­to de la inscrip­ción, datos clave sobre tu públi­co para cono­cer­lo mejor y hac­er los ajustes nece­sar­ios en tus próx­i­mos even­tos.

4. Promocionar tu webinar

Inte­gra tu wid­get de inscrip­ción en tu pági­na o even­to de Face­book para ges­tionar con facil­i­dad des­de ahí tam­bién las reser­vas de plaza para tu webi­nar. Al mis­mo tiem­po, si ya has orga­ni­za­do otros even­tos, online o pres­en­ciales, tu base de datos de clientes se puede sin­cronizar y actu­alizar automáti­ca­mente en nues­tra solu­ción de e‑mailing y CRM.

A la hora de comu­nicar sobre tu webi­nar, deja claro cómo cada asis­tente acabará el even­to con las com­pe­ten­cias que bus­ca. Es impor­tante que no piensen que sola­mente estás ahí para vender­les algo. Men­ciona la posi­bil­i­dad de obten­er respues­tas a las grandes pre­gun­tas que se hacen a diario.

En el caso de un webi­nar gra­tu­ito, cal­cu­la que el por­centa­je de ausen­cia ron­dará el 50%. Para paliar esto, ponte como obje­ti­vo un número de inscritos supe­ri­or al que esperas real­mente. Si el con­tenido de tu webi­nar es sufi­cien­te­mente útil para cier­to públi­co, no hay ningu­na razón para no cobrar por la asis­ten­cia. Vender los dere­chos de acce­so a tu webi­nar, aunque se trate de una can­ti­dad sim­bóli­ca, te ayu­dará a con­seguir un públi­co más serio y com­pro­meti­do. Crea y estruc­tura las tar­i­fas de tu even­to  como mejor te parez­ca gra­cias a las fun­cional­i­dades intu­iti­vas que te ofrece Weezevent.

5. Facilitar el enlace a tu webinar

Con Weezevent, todos los asis­tentes reciben un e‑mail de con­fir­ma­ción con los datos oblig­a­to­rios: e‑mail y direc­ción de correo elec­tróni­co del orga­ni­zador, fecha del even­to, etc. Tran­quil­iza a los asis­tentes y guía el pro­ce­so incluyen­do aquí tam­bién el enlace para acced­er a tu even­to en direc­to. Haz todo lo posi­ble para que haya un máx­i­mo de públi­co conec­ta­do el día D.

Con nues­tra solu­ción de e‑mailing y mar­ket­ing, recuer­da a todos los inscritos el pro­ce­so a seguir para acced­er a tu webi­nar. Haz­lo entre 24h y 1h antes del even­to.

6. Escoger el tema de tu webinar

La parte más del­i­ca­da de escoger un tema para tu webi­nar es encon­trar un área especí­fi­ca en la que con­cen­trarse y que vaya a ser sufi­cien­te­mente intere­sante para tu públi­co obje­ti­vo. Para hac­erte una bue­na idea de los temas per­ti­nentes, anal­iza las pre­gun­tas que te for­mu­lan con may­or fre­cuen­cia. ¿Sobre qué quieren saber más tus clientes poten­ciales? ¿Qué com­pe­ten­cias les fal­tan para alcan­zar sus obje­tivos? ¿Qué expe­ri­en­cia tienes que les puedas trans­mi­tir? Si ya cuen­tas con una comu­nidad, puedes inclu­so enviar­les un pequeño cues­tionario para ayu­darte a escoger el tema de tu webi­nar con acier­to.

7. Dar con el formato adecuado para tu webinar

Exis­ten difer­entes for­matos posi­bles para la orga­ni­zación de un webi­nar. Tienes que estu­di­ar­los y ver cuál se adap­ta mejor según tus obje­tivos y tu con­fi­an­za a la hora de inter­venir en char­las online. ¿Pre­fieres ofre­cer una expe­ri­en­cia muy inter­ac­ti­va a un grupo pequeño de asis­tentes o una con­fer­en­cia, casi un monól­o­go, para un públi­co más amplio? ¿Quieres ser tú solo quien lleve el peso del webi­nar o pre­fieres con­tar con invi­ta­dos exper­tos en tu tema?

Si inter­vienen varias per­sonas, es útil con­tar con un mod­er­ador que diri­ja los debates y fil­tre las pre­gun­tas de los asis­tentes. Con­tar con otra per­sona para que se encar­gue de los detalles téc­ni­cos del webi­nar mien­tras tú hablas tam­bién te ayu­dará a con­cen­trarte.

8. Crear el contenido

Los asis­tentes nece­si­tarán con­tenido para apren­der y man­ten­er la aten­ción a lo largo de todo el webi­nar. Redac­ta una lista de temas que abor­dar, pero para que el webi­nar sea todo un éxi­to, nece­si­tarás tam­bién apo­yarte en con­tenido visu­al atrac­ti­vo. Durante un webi­nar, la aten­ción de los asis­tentes se puede perder con facil­i­dad cuan­do solo ven a una per­sona qui­eta y hablan­do —y más aún tenien­do en cuen­ta que tú no les puedes ves.

Prepara soportes visuales dinámi­cos y atrac­tivos para dar vida a tu dis­cur­so —con imá­genes, grá­fi­cos, tablas, cifras, etc.— Tam­bién puedes hac­er demostra­ciones en direc­to o pre­sen­tar pro­duc­tos para que tu webi­nar sea intere­sante visual­mente.

Plan­i­fi­ca la duración la total­i­dad y de cada parte de tu webi­nar. Con­tro­la los tiem­pos para no pasarte y reser­va tiem­po para respon­der a las pre­gun­tas de los asis­tentes.

9. Analizar los datos de los asistentes

Exam­i­na la lista de asis­tentes en tu platafor­ma de webi­nar y con­tro­la los asis­tentes des­de tu pan­el de con­tro del WeezA­c­cess para después ten­er los datos de quién ha asis­ti­do real­mente. Tam­bién dispon­drás de los datos de cada asis­tente y de toda la infor­ma­ción que les hayas solic­i­ta­do en el momen­to de la inscrip­ción —nom­bre, apel­li­dos, car­go, empre­sa, etc.— ¡Es una ver­dadera mina de oro para crear y cual­i­ficar una base de datos de clientes poten­ciales!

10. Mantener el contacto tras el webinar

En fun­ción del número de asis­tentes a tu webi­nar, tra­ta de hac­er un seguimien­to per­son­al­iza­do de cada uno de ellos. Pregún­tales, por ejem­p­lo, unos días más tarde, cuan­do hayan podi­do «digerir» el con­tenido,  si tienen algu­na pre­gun­ta más o les ha queda­do algu­na duda. A los que se hayan inscrito pero no hayan podi­do asi­s­tir, cuén­tales lo que se han per­di­do y dales la posi­bil­i­dad de ver la grabación del webi­nar —o de asi­s­tir a la próx­i­ma edi­ción—.

Tam­bién puedes agrade­cer a los asis­tentes por su asis­ten­cia y par­tic­i­pación envián­doles una ofer­ta espe­cial o un des­cuen­to exclu­si­vo, lo que aumen­tará las posi­bil­i­dades de con­ver­sión. Con Weez­Tar­get, puedes hac­er un seguimien­to de los ingre­sos gen­er­a­dos y el número de entradas ven­di­das tras una cam­paña de e‑mail o de pub­li­cación en redes sociales.

Con todos nue­stros con­se­jos y una bue­na orga­ni­zación, tu futuro webi­nar está lis­to para ver la luz. Para ges­tionar tus inscrip­ciones online, el con­trol de los asis­tentes y el mar­ket­ing de tu webi­nar, des­cubre todas las fun­cional­i­dades que ofre­cen nues­tras solu­ciones hacien­do clic en el sigu­iente enlace:

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