Créer un événement réussi en suivant ces premières étapes

Le proces­sus de créa­tion d’un événe­ment peut être long et fas­ti­dieux. C’est pourquoi une bonne organ­i­sa­tion doit être de mise. Avec les bons ingré­di­ents, créer un événe­ment devien­dra même amu­sant plutôt que de vous appa­raître comme un lourd tra­vail.

Alors, com­ment faire pour ren­dre la ges­tion de votre pro­jet plus agréable ? La pre­mière chose est de chang­er d’approche : réfléchir à toute l’organisation à l’avance dimin­ue con­sid­érable­ment la charge de tra­vail à exé­cuter. Peu importe l’événement que vous organ­isez, les con­seils mis à votre dis­po­si­tion dans la suite de cet arti­cle vous per­me­t­tront d’organiser pas à pas votre événe­ment de la meilleure des façons.

Retrou­vez les prin­ci­pales étapes de la créa­tion d’un événe­ment à tra­vers l’outil de bil­let­terie de Weezevent :

1 — Comprendre pourquoi vous souhaitez créer cet événement

Avant de met­tre en place le sché­ma d’action par­fait pour faire de votre événe­ment une réus­site totale, vous devez d’abord con­naître toutes les raisons qui vous poussent à organ­is­er cet événe­ment. Cette phase peut vous sem­bler dérisoire mais reste la plus impor­tante. Mieux vous aurez cerné la portée ou le sens de l’événement que vous organ­isez, mieux vous aurez des chances de réus­sir son organ­i­sa­tion.

Votre événe­ment peut avoir une portée com­mer­ciale, per­son­nelle, pro­fes­sion­nelle, sociale, car­i­ta­tive, lucra­tive ou non, et votre proces­sus d’organisation doit tenir compte de cha­cune de ces par­tic­u­lar­ités. L’organisation d’un événe­ment avec une portée car­i­ta­tive ne néces­site pas les mêmes actions que l’organisation d’un événe­ment avec une portée pro­fes­sion­nelle ou com­mer­ciale par exem­ple.

2 — Savoir à qui l’on s’adresse

Après avoir déter­miné de façon claire les objec­tifs à attein­dre, il faut main­tenant con­naître à qui on souhaite trans­met­tre son mes­sage. Il s’agit des per­son­nes que vous souhaitez recevoir à votre événe­ment. Une chose est sûre, vous ne pour­rez pas accueil­lir tout le monde. Si vous ne savez pas com­ment cibler les par­tic­i­pants idéaux pour votre événe­ment, relisez vos objec­tifs et les répons­es devront être plus claires ! À qui souhaitez-vous trans­met­tre cette con­nais­sance ? Faire décou­vrir ce pro­duit ? Partager votre amour de la cui­sine ? Cette phase est intime­ment liée à la pre­mière. Après avoir déter­miné la cible, vous devrez délim­iter le nom­bre de per­son­nes à inviter et les moyens de les con­va­in­cre de par­ticiper à l’événement.

3 — Faire des prévisions budgétaires

Les dépens­es à effectuer doivent être prévues bien à l’avance. La prévi­sion de ces dépens­es per­me­t­tra de con­naître claire­ment le mon­tant à inve­stir pour l’organisation de l’événement. Pour avoir une ligne budgé­taire par­faite­ment établie, il vous fau­dra répon­dre à 3 prin­ci­pales préoc­cu­pa­tions.

• La pre­mière est la méth­ode d’établissement de ce bud­get,
• la sec­onde est la divi­sion des parts budgé­taires par actions à men­er
• la troisième est le plan de sec­ours au cas où les dépens­es dépassent le bud­get fixé.

En ce qui con­cerne les méth­odes d’établissement de bud­get, vous pou­vez opter soit pour une méth­ode pro­fes­sion­nelle ou une méth­ode plus sim­ple comme un tableur. Il fau­dra ensuite sub­di­vis­er le bud­get en part de tra­vail. Enfin, prévoyez tou­jours une issue de sec­ours, au cas où les choses ne se passent pas comme prévu. Des solu­tions telles que les parte­nar­i­ats, les spon­sor­ings ou la vente de bil­lets d’entrée peu­vent dimin­uer vos frais.

4 — Trouver une solution de billetterie sur internet

Comme évo­quée plus haut, la vente de bil­lets peut être un moyen d’augmenter de façon con­sid­érable le revenu alloué à l’événe­ment. Néan­moins, cela reste une procé­dure à pren­dre très au sérieux et à ne pas nég­liger. Vous avez la pos­si­bil­ité de faire de cette vente un avan­tage non seule­ment sur le plan financier, mais égale­ment sur le plan mar­ket­ing. En effet, en choi­sis­sant un logi­ciel pou­vant vous aider dans la ges­tion des inscrip­tions à l’évènement et la vente des bil­lets, ce process devien­dra plus sim­ple et pro­fes­sion­nel. Ce logi­ciel peut égale­ment vous servir à faire des rap­pels à vos par­tic­i­pants quelques jours avant l’évènement, afin qu’il n’y ait aucun absent. Il per­met aus­si de gér­er cer­tains élé­ments de votre bud­get, de quoi alléger encore plus vos tâch­es glob­ales.

5 — Choisir le bon moment

Trou­ver le moment oppor­tun pour organ­is­er votre évène­ment est pri­mor­dial. La pre­mière chose à faire avant de fix­er une date est de véri­fi­er s’il y a un événe­ment de la même ampleur ou por­tant sur un thème sim­i­laire (à celui de votre événe­ment) à la même péri­ode que le vôtre. Si deux événe­ments sem­blables ont lieu au même moment, les per­son­nes ciblées seront for­cé­ment les mêmes et devront faire un choix entre les deux. Alors, au lieu de se bat­tre pour faire venir plus de monde que la con­cur­rence, il vaut mieux fix­er une autre date que la leur.  De plus, la péri­ode choisie doit con­venir au temps libre de votre pub­lic cible. Par exem­ple si vous organ­isez un ate­lier pour écol­i­er, il n’est pas judi­cieux de fix­er sa tenue pen­dant les péri­odes de cours.

6 — Trouver le lieu idéal

C’est un élé­ment clé de la réus­site d’un évène­ment. Le lieu choisi ren­ver­ra une grande par­tie de l‘image que les gens auront de l’évènement en quit­tant les lieux. Il doit donc être choisi avec minu­tie, ne vous pré­cip­itez pas sur le pre­mier lieu qui vous fera de l’œil sans étudi­er d’autres options. Pour trou­ver le lieu par­fait pour votre évène­ment, beau­coup de choses doivent être pris­es en compte. La taille du lieu doit être en accord avec le nom­bre de per­son­nes invitées. La forme et la couleur de la façade ne sont pas non plus à nég­liger. Pour vous lancer dans vos recherch­es, plusieurs sites sur le net peu­vent faciliter vos recherch­es en entrant les critères qui vous sem­blent les plus impor­tants.

7 — Penser à restaurer vos participants

La dimen­sion culi­naire est un élé­ment impor­tant pour le bon déroule­ment d’un événe­ment. Si votre événe­ment a pour thème prin­ci­pal la cui­sine, un accent plus impor­tant doit évidem­ment être mis dessus. En fonc­tion de l’heure à laque­lle l’événe­ment se déroule, le repas ou les col­la­tions ne seront pas les mêmes. Il vous fau­dra donc pren­dre en con­sid­éra­tion la portée de l’événe­ment, le nom­bre de par­tic­i­pants et l’heure à laque­lle l’événe­ment pren­dra fin. Si le déroule­ment de l’événe­ment s’étale sur beau­coup de temps, pensez à une pause pour restau­r­er vos invités avant de repren­dre les choses où elles s’étaient arrêtées.

Toutes ces astuces suiv­ies de façon méthodique vous per­me­t­tront cer­taine­ment de ren­dre votre évène­ment inou­bli­able. Pensez à pren­dre des notes sur ce qui aura le mieux fonc­tion­né et le moins bien marché pour amélior­er l’organisation de vos prochains évène­ments.

Vous aus­si, créez votre événe­ment gra­tu­ite­ment avec Weezevent en cli­quant ci-dessous :

En savoir plus