El proceso de creación de un evento puede ser largo y complejo. Por eso, es fundamental estar muy bien organizado. Si tu organización cuenta con los ingredientes correctos, crear un evento llegará incluso a ser algo placentero y no un duro trabajo. ¿Cómo hacer para que la gestión de tu proyecto sea un trabajo agradable? Lo primero es cambiar el punto de vista: reflexionar con antelación sobre toda la organización que tienes que afrontar reduce considerablemente la carga de trabajo. Independientemente del tipo de evento que organices, los consejos que te damos en este artículo te permitirán organizar tu evento paso a paso de la mejor forma posible.
Descubre los pasos básicos para crear un evento en la plataforma de venta de entradas de Weezevent:
1. Detallar por qué quieres crear este evento
Antes de crear el plan de acción perfecto para que tu evento sea un éxito, tienes que tener muy claras las razones de base que te mueven a organizar este evento. Esta fase puede parecer una tontería, pero es la más importante. Cuanto más concretes el sentido que tiene este evento para tu organización, tu zona, los asistentes, etc., más posibilidades tendrás de no desviarte de tus objetivos durante la organización. Tu evento puede tener objetivos comerciales, personales, profesionales, sociales, caritativos, lucrativos o no y tu proceso de organización tiene que tener en cuenta estas particularidades. La organización de un evento caritativo no conlleva las mismas acciones que la organización de un evento comercial o profesional, por ejemplo.
2. Conocer a quién te diriges
Una vez estén claros los objetivos que quieres alcanzar, toca establecer a quién quieres transmitir tu mensaje. Hablamos aquí de las personas que quieres que acudan a tu evento o que consideras que estarían interesadas por este. Si no sabes cómo segmentar los asistentes ideales para tu evento, vuelve a leer tus objetivos; esto debería centrar tu respuesta. ¿A quién quieres transmitir el conocimiento que se impartirá en el evento? ¿Quién quieres que descubra este producto? ¿Con quién quieres compartir tu amor por la cocina? Este paso está íntimamente ligado al anterior. Una vez tu público objetivo identificado, podrás dirigirte mejor a él para convencerle de acudir a tu evento.
3. Elaborar un presupuesto
Los gastos inherentes al evento tienen que preverse con antelación. Esta previsión te permitirá tener claro el importe que necesitas invertir para la organización de tu evento y evaluar si puedes conseguirlo, cómo, o si tienes que realizar ajustes.
Ten en cuenta todos los gastos en que puedas incurrir y también los fondos de los que dispones y los ingresos previstos (por patrocinadores, venta de entradas, etc.) y, sobre todo, no olvides incluir una partida para imprevistos, para no pillarte los dedos en caso de que algo no salga como estaba previsto.
En este otro artículo te detallamos las reglas básicas para elaborar el presupuesto de tu evento.
4. Encontrar la mejor solución de venta de entradas online
La venta de entradas online es uno de los principales medios para aumentar considerablemente el presupuesto que se puede dedicar al evento. Pero para que así sea, hay que tomar esta partida muy en serio y trabajarla correctamente. Además, la venta de entradas online no solo juega un papel en el plano financiero sino que también puede hacerlo en el marketing.
Con una solución de venta de entradas e inscripciones online, el proceso es más fácil y profesional. Si además, esta plataforma está conectada con una solución de e-mailing como nuestro CRM WeezTarget, conectado a nuestra solución WeezTicket, esta integración entre la venta de entradas online y el marketing será mucho más fluida.
5. Escoger el momento adecuado
Encontrar la mejor fecha para tu evento es otro punto crucial. Es muy importante que conozcas a la perfección la agenda de eventos de tu zona (especialmente para evitar coincidir en fechas con eventos del mismo tipo y dirigidos al mismo tipo de público) y sus características, además de conocer muy bien a tu público: en qué momentos está más disponible para acudir a eventos como el tuyo, en general: en fin de semana, de lunes a viernes, etc.
¿Te interesa conocer este tema un poco más a fondo? Aquí tienes otro artículo que explica cómo elegir la mejor fecha para tu evento.
6. Encontrar el espacio ideal
Este es otro de los elementos clave del éxito de un evento. El espacio en el que tenga lugar tu evento es gran parte de la atmósfera que creas y quedará grabado en los recuerdos de los asistentes cuando vuelvan a sus casas. Por eso, tienes que escogerlo con mucho mimo; no te precipites escogiendo el primer espacio que te llame la atención sin valorar otras opciones.
Para encontrar el espacio ideal para tu evento tienes que tener en cuenta muchas cosas. El tamaño, que tiene que ser acorde al número de asistentes previsto, la distribución del espacio, elementos estéticos… pero también la ubicación, la facilidad de acceso en transporte público, etc. Para una primera búsqueda, existen webs que pueden facilitarte la tarea mostrándote espacios que cumplen los requisitos que consideres más importantes, filtrando los eventos disponibles en su base de datos.
7. Pensar en la comida y bebida
El apartado culinario es otro de los elementos importantes para que un evento se desarrolle correctamente. Si el tema de tu evento está relacionado con la cocina, evidentemente, este tendrá un mayor peso y por lo tanto tendrás que prestar aún más atención a esta partida, pero es un elemento que está presente en casi todos los eventos de cualquier índole.
Es de especial importancia tener en cuenta a qué hora empieza y termina el evento para valorar si se ofrecerá un aperitivo, una cena, etc. y el número de asistentes para tener en cuenta, no solo la cantidad de comida, sino también qué espacio dedicar a este efecto y el formato más adecuado: de pie, sentados, etc.
Si sigues de forma metódica todos estos puntos, todo estará de tu parte para crear un evento inolvidable. Después del evento, toma notas de lo que ha funcionado mejor y peor para mejorar la organización de tus próximos eventos.
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