Después de las fiestas de fin de año, una reunión familiar suele ser el mejor momento para reunirse con la familia durante un fin de semana o un día entero. Incluso es una oportunidad para ver o reencontrarse con primos tíos, sobrinos… Aunque este momento es sinónimo de celebración y compartir, también es un evento que requiere una organización rigurosa y bien planificada.
¿Quieres organizar una reunión familiar pero no sabes por dónde empezar? Estos son los elementos clave que tienes que tener en cuenta.
Índice
1. ¿Qué es una reunión de familia extensa?
Una reunión familiar puede ser solo de la familia más cercana, pero también puede ir más allá, incluyendo a la familia extensa. Puedes reunir a todas las personas con el mismo apellido (y sus familias inmediatas) o descendientes de la misma familia, superando así el estrecho círculo familiar cercano. Este momento de encuentro puede reunir a veces a más de cien personas. Los eventos para este tipo de reuniones de familia extensa suelen celebrarse en verano en zonas al aire libre para disfrutar de gran cantidad de actividades.
2. Fijar una fecha y un lugar
En primer lugar, es fundamental definir la fecha de tu reunión familiar y encontrar un lugar de celebración que pueda acoger a todos los miembros de tu familia.
Es importante elegir una fecha que convenga a la mayoría, teniendo en cuenta sus horarios y obligaciones, la distancia que tengan que recorrer para llegar, etc. Puedes organizar de forma sencilla una encuesta para averiguar qué fecha viene mejor a la mayoría de los invitados.
Para el lugar de celebración, puedes optar por un espacio al aire libre como un parque o una playa, una casa particular o alquilar una sala en exclusiva, según el número de invitados. Asegúrate de contar con una opción que os permita resguardaros en caso de mal tiempo, ¡algo habitual incluso en verano!
3. Prepara la lista de invitados de tu familia
Haz una lista de las personas que quieres invitar a tu fiesta familiar.
Puedes elegir entre invitar solo a familiares cercanos o ampliar la invitación a todos los miembros de la familia, desde primos hermanos hasta primos terceros.
Asegúrate de tener actualizados los datos de contacto de cada persona, para poder enviarles las invitaciones cuando llegue el momento.
4. Elabora un presupuesto
Aunquese una momento de disfrute, una reunión familiar puede resultar muy cara, según el número de invitados.
Recuerda elaborar el presupuesto para tu evento teniendo en cuenta los gastos de comida, bebida, actividades, decoración, etc. Asegúrate de planificar cuidadosamente tu presupuesto para evitar gastar más de la cuenta. Esto también te permitirá saber cuánto costará cada persona y acordar un presupuesto máximo para tu reunión familiar.
5. Planifica el menú
Decide qué tipo de comida y bebida quieres servir durante tu reunión familiar. Puedes optar por una comida completa o simplemente por un gran bufé, que puede dar más pie a la interacción.
Asegúrate de incluir opciones para invitados con restricciones dietéticas, como opciones vegetarianas o sin gluten. También puedes recurrir a un servicio de catering, una carnicería local o un supermercado para que te ayuden a preparar la comida. Por ejemplo, si vas a celebrar una reunión familiar al aire libre, podrías organizar una barbacoa gigante.
6. Organiza actividades
Decide qué actividades vas a organizar durante tu reunión familiar. El objetivo es preparar actividades de las que todos puedan disfrutar como juegos, actividades al aire libre, una búsqueda del tesoro, concursos de canto, etc. Informa con antelación a los miembros de tu familia si necesitan llevar material o ropa especiales para las actividades (bañador, toalla, calzado cerrado, etc. ….).
7. Avisa a tu familia con tiempo
Una reunión familiar requiere una cuidadosa organización y hay que prepararla con varios meses de antelación.
Por lo tanto, envía las invitaciones con tiempo suficiente para que los miembros de tu familia puedan planificar el evento en sus agendas. Por ejemplo, puede enviarles una invitación por correo electrónico, donde todos puedan responder fácilmente. Incluye toda la información relevante como la fecha, el lugar, la hora de inicio, el coste por persona…
8. Haz la lista de la compra
Además de organizar las comidas, haz una lista de las compras que necesitarás hacer para tu reunión familiar.
Concretamente, no olvides los aperitivos y comidas complementarias (desayuno, merienda, aperitivo, cóctel…). Asegúrate de pedir todo lo que necesitas a tiempo para evitar retrasos u olvidos.
9. No te olvides de los niños
Las reuniones familiares conllevan la presencia de niños, así que organiza actividades que sean adecuadas para los niños como juegos para niños pequeños, manualidades, peleas de agua, etc.
Asegúrate también de tener comida y bebidas adecuadas para ellos, como golosinas, aperitivos salados y dulces, refrescos (agua, refrescos, chocolate, etc.).
10. Anima la fiesta con música
Pon música durante tu reunión familiar para animarla, ya sea para la fiesta principal o a lo largo del día durante las actividades organizadas.
Si tu presupuesto se lo permite, puedes contratar que, además de la música, podrá crear un ambiente agradable y entretenimiento para todas las edades y todos los gustos.
11. ¡Haz fotos de recuerdo!
Por último, como una reunión familiar suele ser un evento anual, ¡no olvides guardar recuerdos y hacer fotos! Puedes contratar a un fotógrafo profesional para que saque fotos de calidad y no tengas que preocuparte por este aspecto de tu reunión familiar.
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