5 claves para el éxito de tu evento infantil

Los even­tos infan­tiles pueden ser de muchos tipos, pero para ten­er éxi­to en su orga­ni­zación hay unos ele­men­tos comunes a todos ellos que siem­pre ten­drás que ten­er en cuen­ta.

Pres­ta aten­ción a los con­se­jos e ideas para orga­ni­zar un even­to para niños que te pre­sen­ta­mos a con­tin­uación para que todo vaya sobre ruedas y tan­to niños como adul­tos quier­an repe­tir.

Índice

1. 1. Por dónde empezar a orga­ni­zar tu even­to infan­til
   2. Ges­tionar la asis­ten­cia a tu even­to
   3. Dis­eñar el even­to infan­til ide­al
   4. La impor­tan­cia de la comu­ni­cación en tu even­to infan­til
   5. No te olvides de los adul­tos

1. Por dónde empezar a organizar tu evento infantil

Orga­ni­zar un even­to infan­til requiere de una plan­i­fi­cación detal­la­da, como cualquier otro even­to, pero las par­tic­u­lares car­ac­terís­ti­cas del públi­co tienen que estar pre­sentes en todos los detalles de la orga­ni­zación. Por supuesto que habrá que prestar espe­cial aten­ción a la seguri­dad, pero orga­ni­zar un even­to para un públi­co infan­til exige que teng­amos pre­sente la per­spec­ti­va de los niños en todos los detalles y por ejem­p­lo, ase­gu­rarse de que las mesas son de la altura ade­cua­da.

a) Encontrar una temática o hilo conductor

Algu­nas fies­tas infan­tiles ten­drán una temáti­ca defini­da por su propia nat­u­raleza, sobre todo si tienen relación direc­ta con la fecha de cel­e­bración, como un even­to navideño o de cel­e­bración de la pri­mav­era. Otros even­tos para niños, ya sean cul­tur­ales, educa­tivos o de ocio y entreten­imien­to, pueden ben­e­fi­cia­rse de una temáti­ca que sir­va de hilo con­duc­tor. Servirá como ali­ciente para los niños y como orga­ni­zador te ayu­dará a dar coheren­cia al even­to con menos esfuer­zo.

Cuan­do un even­to es temáti­co, la comi­da, la dec­o­ración e inclu­so el ves­tu­ario (¡tam­bién el de los asis­tentes!) sigue un hilo que te ayu­dará a hac­er avan­zar el even­to, a realizar una comu­ni­cación más lla­ma­ti­va y a implicar más a los niños y los adul­tos que los acom­pañen.

b) Escoger el lugar

Para escoger el lugar ide­al para tu even­to, pien­sa en el número de asis­tentes esper­a­dos y, sobre todo, ten en cuen­ta que los niños y niñas puedan moverse por todo el espa­cio, e inclu­so cor­rer, con como­di­dad y seguri­dad. Según la época del año, un even­to al aire libre da mucho juego.

Asegúrate de que la acce­si­bil­i­dad sea bue­na, tan­to para lle­gar, en coche o en trans­porte públi­co, como para acced­er al recin­to en sí con car­ri­tos.

c) Fijar la fecha

Lo más impor­tante a la hora de fijar la fecha de tu even­to infan­til es que lo hagas con sufi­ciente antelación.

Ten en cuen­ta tam­bién el cal­en­dario esco­lar, otros even­tos que se cele­bren en tu zona, los peri­o­dos de exámenes (según la edad de tu públi­co) o si puedes aprovechar algu­na fecha sig­ni­fica­ti­va para orga­ni­zar un even­to temáti­co alrede­dor de esta.

d) Determinar la duración

No es lo mis­mo un espec­tácu­lo que un cam­pa­men­to, pero, en gen­er­al, es mejor que la duración sea cor­ta. Al menos, asegúrate de que cada una de las activi­dades que ofrez­cas en tu even­to lo sean. Esto será espe­cial­mente impor­tante con niños pequeños y vari­ará según la edad. Ten pre­sente que la capaci­dad de aten­ción de los niños es muy lim­i­ta­da y las activi­dades de tu even­to no tienen que supon­er­les un esfuer­zo.

2. Gestionar la asistencia a tu evento

Nece­si­tarás saber el número de asis­tentes esper­a­dos y segu­ra­mente ten­drás que recoger datos como la edad de los niños, con cuán­tos adul­tos acud­irán, restric­ciones ali­men­ta­rias, etc. Además, si tu even­to es de pago, ten­drás que ges­tionar el cobro de las inscrip­ciones o la ven­ta de entradas.

Una solu­ción de ven­ta de entradas e inscrip­ciones online te facil­i­tará mucho la labor, al mis­mo tiem­po que haces el pro­ce­so más sen­cil­lo para los adul­tos respon­s­ables. Con Weezevent, en unos pocos clics podrás crear un even­to, con difer­entes sesiones si es el caso (por ejem­p­lo, para espec­tácu­los que se repiten a difer­entes horas), recoger los datos que nece­sites medi­ante el for­mu­la­rio de com­pra o inscrip­ción, ges­tionar el pago con tar­je­ta y el día del even­to realizar el con­trol de acce­so.

3. Diseñar el evento infantil ideal

a) La comida

Si tu even­to tiene cier­ta duración, es prob­a­ble que ten­gas que preparar un cater­ing. Ten en cuen­ta los gus­tos de los niños, la edad y detalles prác­ti­cos como que sea algo sen­cil­lo y fácil de com­er para ellos. Por ejem­p­lo, fun­ciona muy bien todo lo que se coma con un pal­i­to: de esta for­ma, los niños podrán seguir cor­rete­an­do, se man­charán menos y les resul­tará más diver­tido.

En un even­to infan­til, el com­po­nente visu­al jugará un papel impor­tante: espe­cial­mente si tu even­to tiene una temáti­ca defini­da, jue­ga con las for­mas y col­ores. A los niños les hará mucha ilusión y será más fácil que se intere­sen por la comi­da que les ofre­ces.

¡Todo esto no está reñi­do con que la comi­da sea salud­able!

Puedes aprovechar para incluir la comi­da en una activi­dad, de for­ma que cola­boren en la preparación de lo que van a com­er. ¡2 x 1!

b) Los juegos y actividades

Para empezar, es una bue­na idea preparar algu­nas activi­dades sen­cil­las para entreten­er a los primeros niños que vayan lle­gan­do mien­tras esperas a que llegue todo el mun­do.

Una de las claves para el éxi­to de tu even­to es que los jue­gos y activi­dades estén bien pen­sa­dos para el ran­go de edad de los asis­tentes. ¡Es muy impor­tante que dispon­gas de esta infor­ma­ción de ante­mano, ya sea restringien­do tu even­to a un grupo de edad o solic­i­tan­do este dato en el for­mu­la­rio de inscrip­ción!

Por ejem­p­lo, para niños de 1 a 4 años fun­cio­nan bien activi­dades como can­ciones, espec­tácu­los de mar­i­one­tas o dis­fraces. Los niños de 5 a 8 años dis­fru­tarán con even­tos temáti­cos, espec­tácu­los de magia, baile, pin­tacaras… Y los niños de entre 9 y 12 años preferirán algo de entreten­imien­to más orga­ni­za­do como búsquedas del tesoro. Las man­u­al­i­dades tam­bién tienen éxi­to en este grupo de edad.

c) Seguridad

Con los niños, toda seguri­dad es poca. Asegúrate de que no haya obje­tos peli­grosos a su alcance y de que el espa­cio en sí sea seguro, además de respetar las nor­mas de seguri­dad de cualquier even­to como el aforo, etc. No olvides tam­poco dispon­er de un botiquín.

Para garan­ti­zar la seguri­dad en todo momen­to, es impor­tante que todas las activi­dades ten­gan super­visión y que cuentes con mon­i­tores sufi­cientes para acom­pañar a los niños en las activi­dades.

Tam­bién es recomend­able con­tratar un seguro de respon­s­abil­i­dad civ­il rela­ciona­do con tu tipo de even­to.

d) Goodie bags

A los niños les encan­tan los regal­i­tos que puedan lle­varse a casa tras el even­to. Una bol­sa que con­tenga var­ios detalles les hará mucha ilusión. Puede incluir algún juguete, unas gomi­no­las… ¡Te servirá para acabar el even­to en un tono pos­i­ti­vo y tan­to niños como adul­tos ten­drán tu orga­ni­zación más pre­sente, lo que aumen­ta las posi­bil­i­dades de que vuel­van a otro de tus even­tos!

4. La importancia de la comunicación en tu evento infantil

En primer lugar, ten­drás que comu­nicar para atraer asis­tentes a tu even­to. En el caso de los even­tos infan­tiles, es impor­tante que lo hagas en los espa­cios y comu­nidades donde están los niños: guarderías, cole­gios, cen­tros de activi­dades extraesco­lares infan­tiles. Pero tam­bién donde están los padres, sea por temas rela­ciona­dos con los niños como pueden ser los ante­ri­ores o com­er­cios de ropa infan­til o juguetes has­ta lugares no rela­ciona­dos con el mun­do infan­til como gim­na­sios, super­me­r­ca­dos y, por supuesto, las redes sociales.

La comu­ni­cación con­tinúa en el momen­to de infor­mar a los padres que ya han inscrito a sus hijos: tienes que trans­mi­tir con­fi­an­za y, para ello, infor­mar cor­rec­ta­mente será clave. Expli­ca cómo se va a desar­rol­lar el even­to, si es nece­sario (o posi­ble) que los padres estén tam­bién durante el even­to con sus hijos o si es solo para los niños, horar­ios, qué nece­si­tan lle­var… Aprovecha la ocasión para pre­sen­tarte y pre­sen­tar a los mon­i­tores que estarán pre­sentes en el even­to. ¡Cuan­to mejor conoz­can los padres tu even­to, más con­fi­arán para lle­var a sus hijos y recomen­dar­lo a otros padres!

Después del even­to, sigue en con­tac­to con los padres. Puedes enviar­les, por ejem­p­lo, el vídeo de esa can­ción que tan­to éxi­to ha tenido con los más peques y agradéce­les que hayan acu­d­i­do a tu even­to. A par­tir de ahí, podrás ir cre­an­do una relación e invi­tar­les a tus próx­i­mas edi­ciones.

Para todas estas comu­ni­ca­ciones, no dudes en uti­lizar una solu­ción de e‑mailing y CRM con la que crear seg­men­tos (por ejem­p­lo, por gru­pos de edad o even­tos a los que han acu­d­i­do pre­vi­a­mente) y realizar una comu­ni­cación más efi­ciente.

5. No te olvides de los adultos

¿Quieres que los adul­tos que acom­pañan a los niños tam­bién se involu­cren en el even­to con ellos? ¿Pre­fieres que estén cer­ca pero no impli­ca­dos en las activi­dades infan­tiles?

Eli­jas la opción que eli­jas, es pri­mor­dial que lo ten­gas en cuen­ta y lo comu­niques. Si sim­ple­mente lo das por hecho, puedes gener­ar frus­tra­ciones innece­sarias. Dis­eña tu even­to en con­se­cuen­cia: si quieres unos adul­tos involu­cra­dos, puedes pro­pon­er que el even­to sea phone-free (sin móviles) para pasar un tiem­po de cal­i­dad y com­ple­ta pres­en­cia con sus hijos. Si pre­fieres que los adul­tos se man­ten­gan al mar­gen, pien­sa en algo que puedas ofre­cer­les como un espa­cio de bar agrad­able.

Ya tienes las bases nece­sarias. Con las solu­ciones de Weezevent para la ven­ta de entradas o inscrip­ciones, el con­trol de acce­so y nues­tra her­ramien­ta de e‑mailing y CRM, orga­ni­zar un even­to infan­til está chu­pa­do.

Empieza ya mis­mo a orga­ni­zar tu even­to para niños y no dudes en pon­erte en con­tac­to con nosotros si tienes cualquier pre­gun­ta.

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