6 puntos para organizar una fiesta de Navidad inolvidable

La época navideña invi­ta al encuen­tro y a la cel­e­bración. Es un momen­to clave para que los orga­ni­zadores de even­tos pon­gan su tal­en­to al ser­vi­cio de la plan­i­fi­cación de fies­tas entre ami­gos, ami­gos de ami­gos, com­pañeros de tra­ba­jo, o abier­tas a todo el mun­do. Organ­ices una fies­ta o cena de Navi­dad para 10 per­sonas o para 100, sigu­ien­do unas pocas reglas con­seguirás orga­ni­zar una fies­ta mem­o­rable. Aquí tienes nue­stros 6 con­se­jos para orga­ni­zar una fies­ta de Navi­dad a la altura de tus expec­ta­ti­vas.

Índice

1. Encon­trar un espa­cio
2. Escoger el for­ma­to
3. Definir una temáti­ca
4. Con­tratar un DJ
5. Fijar un pre­cio de entra­da
6. Plan­ear la comu­ni­cación

1. Encontrar un espacio

A la hora de orga­ni­zar una fies­ta de Navi­dad, hay que ser flex­i­ble. En gen­er­al, los espa­cios están reser­va­dos con tan­ta antelación que no suele haber disponi­bil­i­dad para las fechas clave. Empieza a orga­ni­zar lo antes posi­ble para aumen­tar tus posi­bil­i­dades de con­tar con un espa­cio extra­or­di­nario o apues­ta por el boca a boca para dar con la joya que está fuera del radar.

Entre los cri­te­rios de selec­ción, es impor­tante fijarse en la facil­i­dad de acce­so en trans­porte públi­co o en coche. Los invi­ta­dos tienen que poder acud­ir con como­di­dad y volver a sus casas de for­ma segu­ra.

Tra­ta de obten­er tam­bién la sigu­iente infor­ma­ción sobre el espa­cio:

• ¿El sis­tema de sonido y/o el DJ están inclu­i­dos en el con­tra­to?
• ¿El espa­cio cuen­ta con pista de baile? ¿Y con ter­raza exte­ri­or?
• ¿Cuál es el aforo máx­i­mo?
• ¿El espa­cio estará reser­va­do exclu­si­va­mente para tu fies­ta?
• ¿Habrá alguien del per­son­al del espa­cio pre­sente para ayu­darte?
• ¿Hay disponi­bil­i­dad de habita­ciones en caso de que los invi­ta­dos quisier­an quedarse a dormir?

2. Escoger el formato

El for­ma­to de la fies­ta de Navi­dad depen­derá de tu pre­supuesto, pero tam­bién y sobre todo, de tu públi­co. Una comi­da de tres platos será mucho más cara que un buf­fet y el públi­co para una y otro puede no ser el mis­mo. Es tu labor encon­trar un equi­lib­rio ade­cua­do para que tus invi­ta­dos no que­den decep­ciona­dos. Puedes inclu­so hac­er una encues­ta ráp­i­da a tu alrede­dor o en el even­to de Face­book de tu fies­ta para saber lo que quer­rían los asis­tentes poten­ciales.

3. Definir una temática

Lan­zar una fies­ta de Navi­dad temáti­ca te hará destacar entre las fies­tas más clási­cas. Hay tan­tos even­tos en estas fechas que es impre­scindible difer­en­cia­rse. Pien­sa en algo que atraiga y entu­si­asme al públi­co que te gus­taría que acud­iera a tu fies­ta. Des­de hace un tiem­po, la temáti­ca de los años 90 fun­ciona muy bien, pero los 2000 empiezan a cobrar fuerza tam­bién. Adáp­tate tú a tu públi­co obje­ti­vo en lugar de pre­tender que tu públi­co se adapte a tu tema.

4. Contratar un DJ

Con­tratar un DJ para una fies­ta de Navi­dad puede costar entre 200€ y 2000€, lo que hace que muchos orga­ni­zadores de even­tos deci­dan salir del paso sin él. Sin embar­go, un buen DJ puede ser clave para el ambi­ente de una fies­ta y ser una ven­ta­ja deci­si­va para atraer un máx­i­mo de per­sonas. Por lo tan­to, es impor­tante estu­di­ar las posi­bil­i­dades.

5. Fijar un precio de entrada

El pre­cio de entra­da de tu fies­ta depende del for­ma­to ini­cial­mente elegi­do. Si se tra­ta de una cena de tres platos segui­da de una fies­ta con músi­ca, puedes fijar un pre­cio de entre 80€ y 100€ por per­sona. En gen­er­al, las aso­cia­ciones bené­fi­cas o los estu­di­antes que orga­ni­zan fies­tas de Navi­dad incluyen con la entra­da algu­na bebi­da o des­cuen­tos para con­vencer más fácil­mente a su públi­co. ¡Es una bue­na fór­mu­la para cualquier orga­ni­zador! Tam­bién disponemos de un artícu­lo para ayu­darte a fijar el pre­cio de tu even­to que seguro que te es de gran ayu­da.

6. Planear la comunicación

Lo primero que hay que hac­er a la hora de plan­i­ficar la comu­ni­cación de una fies­ta de Navi­dad es encon­trar un nom­bre atrac­ti­vo. Este pun­to es clave para dar ganas a los poten­ciales asis­tentes de acud­ir a tu even­to des­de el momen­to en que lo anun­cias. A con­tin­uación, hay que ser acti­vo en redes sociales para mostrar al públi­co cómo la fies­ta estará a la altura de sus expec­ta­ti­vas. Pub­li­ca vídeos, fotos de tu equipo, anéc­do­tas de lo que ocurre entre basti­dores… Todo lo que pue­da resul­tar atrac­ti­vo es bue­na idea com­par­tir­lo. Lo primero, antes de vender entradas, es crear una relación con tu públi­co. La Navi­dad es un momen­to espe­cial, ¡tu even­to y tu comu­ni­cación tienen que ser­lo tam­bién!

Anun­cia tu fies­ta de Navi­dad des­de el primer momen­to, con un vídeo de teas­ing y pon las entradas a la ven­ta a con­tin­uación. Crea un even­to de Face­book para invi­tar a tus ami­gos, los ami­gos de tus ami­gos… y que el cír­cu­lo vaya cre­cien­do. El boca a boca tam­bién es muy efi­caz. No dudes en con­tac­tar con per­sonas clave, una a una, y ellas se encar­garán después de parte del tra­ba­jo de comu­ni­cación, hablan­do a sus ami­gos e inscribién­dose a tu even­to en grupo.

Si ya has orga­ni­za­do una fies­ta con ven­ta de entradas online, envía e‑mails infor­ma­tivos a las per­sonas que acud­ieron. El uso de una her­ramien­ta de mar­ket­ing, como un CRM, te hará ganar tiem­po y podrás analizar el impacto de tus acciones.

Es cru­cial que sigas comu­ni­can­do y hacién­dote vis­i­ble has­ta el día del even­to. Durante esta época, todo el mun­do está muy solic­i­ta­do y la cartera se vacía rápi­do, por lo que es más fácil que en otras épocas que los asis­tentes poten­ciales se olv­i­den de la exis­ten­cia de una fies­ta entre otras tan­tas. Esto puede ser estre­sante para el orga­ni­zador, por lo que con­viene rodearse de un equipo moti­va­do y no dudar en pedir con­se­jo a la geren­cia del espa­cio que alquiles.

¡La Navi­dad es un pre­tex­to per­fec­to para orga­ni­zar una fies­ta mem­o­rable! No entres en páni­co si crees que vas tarde, al final todo sale. ¡Cui­da los ele­men­tos impor­tantes para estar a la escucha de tus invi­ta­dos y dar­les todo lo que se mere­cen!

La Navi­dad ya está cer­ca, ¡lan­za las ven­tas online de tu even­to ya mis­mo! Con Weezevent y sus múlti­ples fun­cional­i­dades, la gestión de tu fies­ta será mucho más fácil. Des­cubre todas las posi­bil­i­dades para la orga­ni­zación de tu fies­ta de Navi­dad pin­chan­do en el sigu­iente botón:

Orga­ni­zar una fies­ta